INNHALD

Samandrag
1. Innleiing
2. Om verksemda - særlege tilhøve
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte område og funn
6. Deltakarar ved tilsynet

Samandrag
Denne rapporten omtaler avvik og merknader som blei påpeikt på dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta fylgjande område:

Verksemda sin internkontroll for systematisk styring og forbetring av tenestene

System for å sikre ivaretaking av grunnleggjande behov i pleie- og omsorgstenesta.

Pleie- og omsorgstenesta i Hægebostad har utarbeida prosedyrer som ein del av eit system for helse- og sosialtenestene i kommunen. Tenesta har eit personale som gjev uttrykk for trivsel i jobben og som opplever at dei gjer ein god jobb.

Tilsynet avdekka eit avvik og ein merknad. Avviket handlar om at forskrifta om kvalitet ikkje var kjend for dei tilsette, og det er ikkje utarbeida skriftleg nedfelte prosedyrar slik forskrifta krev. Kommunen får påpeikt ein merknad fordi kvalitetspermane som er utvikla, ikkje er implementerte i tenesta. Pleie- og omsorgstenesta registrerer avvik, men dei blir ikkje nytta til forbetring av tenesta.

Dato: 10. juni 2004

Rapporten er utarbeida etter systemrevisjon med pleie – og omsorgstenesta i Hægebostad kommune i perioden 29. mars – 10.juni 2004. Revisjonen inngår som ein del av vår planlagde tilsynsverksemd.

Føremålet med tilsynet er å vurdere korleis verksemda nyttar internkontroll til å oppfylle krav frå styresmaktene. Revisjonen omfatta undersøking om:

• aktivitetar blir utførde slik dei er framstilte skriftleg og munnleg
• verksemda når måla sine og driv verksemda innanfor dei rammene styresmaktene har sett.

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjonar inneber å sjekke om rutinar, prosedyrar og instruksar blir følgte opp i praksis, og om dei fysiske forholda tilfredsstiller krav frå styresmaktene. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekka under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav frå styresmaktene.
• Merknad er forhold som ikkje er omfatta av definisjonen for avvik, men der vi meiner det er eit potensiale for betring.

Hægebostad kommune har 1613 innbyggjarar. Dei er midt i ein omorganiseringsprosess med overgang frå etatar til flat struktur. Dei har også måtta gjennomføre kraftige kutt i budsjettet. Den heimebaserte tenesta er inndelt i to sonar med ein tilsett på jobb på dag- og kveldstid i kvar sone. Kommunen prøver å alltid ha ein sjukepleiar på vakt.

Sjukeheimen har to avdelingar, ei for senil demente med åtte plassar, og ei pleieavdeling med tolv plassar. På dementavdelinga er det to tilsette på jobb på dag- og kveldstid og ein om natta. På pleieavdelinga er det tre tilsette på jobb på dagtid, to om kvelden og ein om natta.

Ein ny sjukeheim med 24 plassar er klar for innflytting neste sommar.

Korrespondanse mellom verksemda og Helsetilsynet i Vest-Agder:

• Varsel om tilsyn 29. mars 2004
• Brev frå Hægebostad kommune med tilsendt dokumentasjon 30. april 2004
• Brev med program for dagen frå Helsetilsynet 15. mai 2004
• Førebels rapport frå tilsynet 28.mai 2004
• Svar frå kommunen på førebels rapporten motteke elektronisk 10. juni 2004
• Endeleg rapport 10. juni 2004.

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei utsendt 29. mars 2004.

Formøte blei ikkje halde.

Opningsmøte blei halde 27.mai 2004.

Intervju: 6 personar blei intervjua.

Verifikasjonar

Følgjande verifikasjonar blei gjennomførde:

• Gjennomgang av cardex og legejournal for 12 bebuarar på sjukeheimen
• Gjennomsyn av kvalitetshandbok 1,2 og 3 for tenesta
• Gjennomsyn av perm med avviksmeldingar (32 stk) på sjukeheimen

Sluttmøte blei halde 27.mai 2004.

Presentasjon av observasjonar, systematiserte på dei to områda:

Område 1: Internkontroll

Helsetenesta har i tilsynslovens § 3 hatt internkontrollplikt sidan 1994. Forskrift om internkontroll i sosial - og helsetenesta trådde i kraft 01.01.03. Internkontroll er § 3 i forskrifta definert som: systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av sosial – og helselovgivningen”.

Det blei gjort observasjonar som gav grunnlag for ein merknad.

Merknad 1

Kvalitetspermar er ikkje implementerte eller oppdaterte i forhold til nytt regelverk.

Marknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Kvalitetsperm 1 for kommunens helse- og sosialteneste blei utarbeida i 2001.
• Kvalitetspermar pleie- og omsorgstenesta ligg føre som ”arbeidsutkast”
• Dei tilsette er orientert om arbeidet
• Implementeringsprosess blei stoppa i desember 2003 pga ein vanskeleg budsjettsituasjon. Det er nå inngått avtale med ein ressursperson om å halde fram med arbeidet.
• Avvik blir registrerte og samla i ein perm, men dei blir ikkje nytta i det systematiske forbetringsarbeidet.

Område 2: Ivaretaking av grunnleggjande behov

I forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstenesta er det fastsett at kommunen utarbeider skriftlege prosedyrar som søkjer å sikre at brukarar av pleie- og omsorgstenesta får tilfredsstilt grunnleggjande behov.

Det blei gjort observasjonar som gav grunnlag for eit avvik.

Avvik 1

Forskrifta var ikkje kjend for dei tilsette, og det er ikkje utarbeida skriftleg nedfelte prosedyrar slik forskrifta krev.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Gjennom intervju kom det fram at dei tilsette ikkje kjenner innhaldet i forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstenesta.
• Det ligg ikkje føre godkjend dokumentasjon på ivartaking av grunnleggjande behov slik forskrifta krev.

Kommentar:

Tilsynet har ikkje avdekka at grunnleggjande behov ikkje blir dekka hos personane som mottek pleie- og omsorgstenester.

Oversikt over personar frå verksemda som var direkte involverte i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ein oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over personar som blei intervjua.

Frå Helsetilsynet i Vest-Agder deltok:
Brit Olimstad, rådgivar
Sissel Andreassen, rådgivar