Helsetilsynet i Troms gjennomførte 13. og 14. mai 2004 tilsyn med helsetjenester til asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente i Kvæfjord kommune.

Tilsynet ble utført som systemrevisjon og omfattet følgende områder:

• Tuberkulosekontroll
- av asylsøkere under opphold i ordinære asylmottak
- av bosatte overføringsflyktninger og familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose

• Nødvendig helsehjelp og undersøkelse ved behov
  -  til asylsøkere under opphold i ordinære mottak
  -  til bosatte overføringsflyktninger og samme gruppe familiegjenforente

• Kommunens tilsynsansvar med miljørettet helsevern i asylmottak

Hovedkonklusjon:

Helsetjenesten i Kvæfjord kommune er oversiktlig og har et utstrakt samarbeid med de etater som jobber i forhold til målgruppen. Kvæfjord kommune sikrer at asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente får utført tuberkulosekontroll innen fristene, at funnene fra tuberkulosekontrollen vurderes og følges opp med henvisning til spesialisthelsetjenesten der det er mistanke om tuberkulose. Kommunen sikrer også at målgruppen får informasjon om helsetjenesten så snart som mulig etter ankomst, at de får nødvendige forebyggende tiltak, individuelle undersøkelser og behandling i forhold til smittsom sykdom og nødvendig helsehjelp ved behov i perioden før de får tildelt fastlege. Alle i målgruppen får tilbud om helseintervju og legeundersøkelse snarest mulig etter ankomst.

Kommunen kjenner derimot ikke til sitt ansvar med å føre tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottak og det er ikke gjennomført slikt tilsyn i asylmottaket.

Det ble gitt to merknader og ett avvik:

Merknad 1:

Smittevernplanen er ikke revidert etter ny forskrift om tuberkulosekontroll.

Merknad 2:

Det mangler en oversikt over oppgaver og myndighet for helsesøster for flyktninger og kommunelege I.

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke at det føres tilsyn med at asylmottak overholder krav i forskrift om miljørettet helsevern.

Avviket er hjemlet i følgende myndighetskrav:

Lov om kommunehelsetjeneste § 4a-2,
Forskrift om miljørettet helsevern § 6, første ledd, jf § 2
Internkontrollforskriften § 4 andre ledd.

Dato: 21. juni 2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med helsetjenester til asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente i Kvæfjord kommune 13. og 14. mai 2004. Revisjonen er en del av et landsomfattende tilsyn som Statens helsetilsyn gjennomfører i 2004.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Kvæfjord kommune har ca 3200 innbyggere, hvorav ca 2000 bor i kommunesenteret Borkenes.

Asylmottaket ble etablert i 1999 på Trastad, ca fem minutters kjøretur fra kommunesenteret. Driftsoperatør er Kvæfjord eiendom (kommunalt). Daglig leder står for den daglige driften av asylmottaket. Mottaket har i dag 126 faste plasser og 31 stykkpris-plasser. Det bor 115 personer fra 21 nasjoner på mottaket, hvorav 10 har fått opphold og venter på bosetting i annen kommune.

Kommunestyret har vedtatt å bosette 10 flyktninger og deres familiegjenforente per år.

I desember 2003 bosatte kommunen 9 flyktninger fra mottak i annen kommune og i 2004 ble 10 overføringsflyktninger bosatt. Det har ikke vært noen familiegjenforeninger i 2003 og 2004, og de som fikk familiegjenforening før dette har flyttet fra kommunen. Kommunen har per dags dato ingen familiegjenforeninger fra høyendemiske områder til ikke-flyktninger.

Helsesenteret med legesenteret og helsestasjonen ligger i samme bygning, ca fem minutters gange fra asylmottaket. Mottakskontoret/ekspedisjonen for asylmottaket ligger i underetasjen på helsesenteret.

Helsesjefen er administrativt ansvarlig for helsetjenesten til asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente. Kommunelege I er medisinskfaglig ansvarlig for helsetjenesten i kommunen. Kommunelege I-vikaren har vært i stillingen siden september 2003 og blir i stillingen til 15. august 2004. Legetjenesten består av kommunelege I, to kommunelege II og en turnuslege. Kommunelege I har avsatt to dager til administrative oppgaver og innehar stillingen som smittevernlege. Det er ikke avsatt en egen legestilling for flyktninger/asylsøkere, men legene deler på de asylsøkere og bosatte flyktninger som har behov for legehjelp. Helsestasjonen har en ledende helsesøster og en helsesøster for flyktninger i full stilling. Sistnevnte stilling ble opprettet i august 2002.

Helsestasjonen og legene har hvert sitt journalsystem. Helsestasjonen fører papirjournal på dem de har kontakt med og legene har datajournal. Helsesøstre har ikke tilgang til legenes datajournal. Legene får helsesøsters papirjournal ved førstegangsundersøkelsen, ellers ved behov.

Kultur- og oppvekstsjefen er administrativt ansvarlig for flyktningtjenesten. Det er per idag to flyktningkonsulenter som deler en full stilling, 50% hver. Flyktningtjenesten har kontorer i Rådhuset i Borkenes sentrum.

Tjenesteytere til asylsøkere/flyktninger har et utstrakt samarbeid. Det meste av samarbeidet foregår fortløpende og uformelt. Flyktninghelsesøster samarbeider tett med flyktningkonsulentene, asylmottaket og legetjenesten.

En gang per måned deltar flyktninghelsesøster i generell ansvarsgruppe for bosatte flyktninger der hun møter flyktningkonsulentene og representanter fra sosialkontor, voksenopplæringa og psykiatritjenesten. Her diskuteres mer generelle problemstillinger. Foruten dette dannes det ved behov ansvarsgrupper på individnivå for bosatte flyktninger.

Flyktninghelsesøster deltar også ved anledning på postmøtet for ansatte ved asylmottaket på mandager.

Leger og flyktninghelsesøster har satt av fast møtetid etter lunsj hver tirsdag til å diskutere generelle og/eller spesielle forhold vedrørende asylsøkere eller bosatte flyktningers helse. I tillegg tar flyktninghelsesøster daglig kontakt med legene ved behov. Helsesjefen har møte med legene hver fredag og med enhetslederne, inkludert ledende helsesøster og kommunelege I hver 14. dag.

Ledende helsesøster og kommunelege I skriver årsmelding til helsesjefen.

På etatsnivå er ansvarsgruppe flyktning som ledes av kultur- og oppvekstsjef. På disse møtene deltar teknisk sjef, helsesjef, omsorgssjef og (for administrasjonssjefen) kultur- og oppvekstsjef.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Smittevernplan for Kvæfjord kommune 27.11.2000
• Organisasjonskart-Helse-Sosialavdelingen, udatert
• Oversikt Personell ved Borkenes Mottak, udatert
• Kommunalt ansatte som jobber med de aktuelle grupper, udatert
• Prosedyre, Førstegangs helseundersøkelse av innvandrere til Kvæfjord kommune, udatert
• Helse: Prosedyre mottak av overføringsflyktninger, av 21.01.04
• Tuberkulosekontroll, av 21.01.04
• Helsetilbud til bosatte i vår kommune. Asylsøkere som har hatt opphold på mottak i Norge, udatert
• Helsetilbud til asylsøkere som har opphold på mottak i vår kommune, udatert
• Samarbeidspartnere, udatert
• Flyt-skjema for oppfølging av funn ved tuberkuloseundersøkelse, udatert
• Kvæfjord kommune, helseintervju, udatert
• Skjema for traumatisk erfaring og psykiske symptomer, udatert
• Nye rutiner ved renhold Borkenes mottak, av 22.03.03
• Vaskeliste, av 30.03.04
• Helse og sosialplan 2004-2007, høringsutkast 14.04.04, herunder tjenestebeskrivelser for enhetene og psykiatriplan
• Postmøtereferater 2004, asylmottaket

Korrespondanse mellom Helsetilsynet i Troms og virksomheten:

• Helsetilsynet i Troms brev av 16.03.04, Varsel om tilsyn
• Kvæfjord kommunes brev av 15.04.04, Ad tilsyn med helsetjenester til asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente
• Helsetilsynet i Troms brev av 27.04.04, Oversendelse av program for tilsyn med helsetjenester til asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.03.04

Besøk på mottaket, samtale med leder for mottaket og flyktningkonsulentene ble avholdt 13.05.04

Åpningsmøte ble avholdt 13.05.04

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

Verifikasjoner vedr. asylsøkere

• 20 journaler for asylsøkere
  (vedr. tuberkulosekontroll og helseundersøkelse)
• 10 siste journaler for personer flyttet fra asylmottaket til annen kommune og perm med oversikt over de som er flyttet/forsvunnet
  (vedr. oversendelse av resultat tuberkuloseundersøkelse)

Verifikasjoner vedr. de som er bosatt direkte i kommunen

• 10 journaler ved bosetting direkte i kommunen
  (vedr. tuberkuloseundersøkelse og helseundersøkelse)

Kommunen har ikke hatt familiegjenforeninger i 2003/2004, derfor har vi ikke kunnet gjøre verifikasjoner i forhold til denne gruppen.

Sluttmøte ble avholdt 14.05.04

Område 5.1: Tuberkulosekontroll

Tilsynet skal avdekke om kommunen:

• sikrer at asylsøkere og flyktninger fra høyendemiske land får tuberkuloseundersøkelse innen 14 dager etter ankomst til landet/snarest mulig for familiegjenforente
• sikrer at funnene ved tuberkuloseundersøkelsen til personer fra høyendemiske land vurderes, og at de følges opp med henvisning til spesialisthelsetjenesten der det er mistanke om tuberkulose

På dette området er tilbudet likt for (med mindre annet er presisert)

• Asylsøkere i asylmottak
• De som har fått innvilget opphold og bosettes fra mottak til kommune
• Direkte bosatte overføringsflyktninger
• Familiegjenforente til flyktninger
• Familiegjenforente (fra høyendemiske områder) til andre

Det ble ikke påvist avvik fra lov eller forskrift innenfor dette området.

Merknad 1:

Smittevernplanen er ikke revidert etter ny forskrift om tuberkulosekontroll.

Dette er basert på følgende observasjoner:

• Smittevernplanen er fra 2000
• Smittevernplanen er ikke tilpasset lokale forhold med hensyn til flyktninger, asylsøkere og innvandrere, men henviser til generelle retningslinjer
• Smittevernplanen gir ikke en samlet presentasjon av tuberkuloseprogrammet

Øvrige observasjoner:

• Flyktninghelsesøster fanger opp nyankomne flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente så snart som mulig når de kommer til kommunen, gjerne ankomstdag
• Prosedyrer og intervju bekrefter at tuberkuloseundersøkelsen for asylsøkere og flyktninger utføres innen 14 dager
• Prosedyrer for tuberkuloseundersøkelse av familiegjenforente til flyktninger og andre beskriver at tuberkuloseundersøkelse utføres så snart som mulig
• Flyktninghelsesøster kontrollerer tuberkulosestatus hos alle grupper, dvs etterspør helsekort med tuberkulosestatus og etterspør journal fra transittmottak hvis dette ikke foreligger
• Flyktninghelsesøster har laget et eget register på data over tuberkulosestatus og hvem som skal følges opp
• Verifikasjoner viser kopi av tuberkulosekort i alle verifiserte journaler
• Flyktninghelsesøster utfører tuberkulosekontroll, dvs setter/avleser pirquet og henviser til røntgen hvis det ikke er gjort i transitt eller hvis oppfølging er anbefalt utover den første tuberkuloseundersøkelsen
• Flyktninghelsesøster oppsøker aktivt de som ikke kommer til tuberkuloseundersøkelse
• Flyktninghelsesøster sørger for at personer med positive funn eller mistanke om tuberkulose henvises til diagnosestasjon
• Ved flytting til kjent adresse ettersender flyktninghelsesøster sin del av pasientens journal som inkluderer tuberkulosestatus og kopi av journal fra tidligere mottak der det foreligger. Flyttinger/forsvinninger dokumenteres i egen perm
• Helsetjenesten har strategier for å hindre at omgivelser blir smittet ved tuberkuløs sykdom
• Helsetjenesten/stasjon gir tilbud om vaksinasjon av usmittete
• Helsetjenesten gir informasjon for å forebygge smitte

Område 5.2: Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov

Tilsynet skal avdekke om kommunen:

• sørger for at flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente får informasjon om helsetjenesten snarest mulig etter ankomst
• sikrer flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente nødvendige forebyggende tiltak, individuelle undersøkelser og behandling i forhold til smittsom sykdom
• tilbyr nødvendig helsehjelp ved behov før det er tildelt fastlege, spesielt i forhold til gravide og de med psykisk sykdom
• tilbyr individuelle samtaler kort tid etter ankomst for å gi informasjon om helsetjenesten og foreta en første vurdering av generell helsetilstand og behov for helsetjenester snarest mulig etter ankomst

På dette området er tilbudet likt for (med mindre annet er presisert)

• Asylsøkere i asylmottak
• De som har fått innvilget opphold og bosettes fra mottak til kommune
• Direkte bosatte overføringsflyktninger
• Familiegjenforente til flyktninger
• Familiegjenforente (fra høyendemiske områder) til andre

Det ble ikke påvist avvik fra lov eller forskrift innenfor dette området.

Merknad 2:

Det mangler en oversikt over oppgaver og myndighet for helsesøster for flyktninger og kommunelege I.

Dette er basert på følgende observasjoner:

• Tjenestebeskrivelsene inneholder ikke alle oppgavene som tillegges flyktninghelsesøster og kommunelege I
• Stillingsinstruksene er ikke ferdigstilt

Øvrige observasjoner:

• Flyktninghelsesøster får ukentlig oppdaterte lister fra ledelsen ved asylmottaket over asylsøkere på asylmottaket
• Flyktninghelsesøster får melding fra flyktningkonsulenter når overføringsflyktninger kommer, av og til kommer papirene på forhånd slik at flyktninghelsesøster kan forberede ankomsten
• Flyktninghelsesøster får melding fra politiet om de fra høyendemiske områder som har fått oppholdstillatelse og skal ha tuberkuloseundersøkelse
• Kommunen har ingen familiegjenforente per dags dato, men alle som skal ha tuberkuloseundersøkelse får informasjon og tilbud om helseintervju og legeundersøkelse
• Flyktninghelsesøster har egne prosedyrer for informasjon, helseintervju og legeundersøkelse for innvandrere/familiegjenforente, overføringsflyktninger og asylsøkere på mottak og de som bosettes i kommune
• Rett etter ankomst av asylsøker eller flyktning/familiegjenforent tar flyktninghelsesøster kontakt for å gi informasjon om helsevesen, smittevern, rettigheter og deler ut time til tuberkulosekontroll, helseintervju og legeundersøkelse. Samtidig vurderer hun akutte behov for helsetjenester
• Informasjon gis enten i gruppe, ved hjemmebesøk eller individuelt på helsestasjonen, tolk er tilstede
• Ingen taushetsbelagte helseopplysninger oppbevares på flyktningkontor eller på asylmottak
• Flyktninghelsesøster har en egen mal for helseintervju og hvilke screeningprøver som skal tas. Dette følger anbefalte retningslinjer
• Helsehjelp ved behov og oppfølging ved sykdom ivaretas av den ordinære legetjenesten
• Flyktninghelsesøster informerer smittevernlege ved påvist allmennfarlig smittsom sykdom
• Flyktninghelsesøster vurderer muligheten for graviditet hos kvinnelige asylsøkere/flyktninger i helseintervju og gir informasjon om prevensjon
• Gravide fanges opp og tilbys svangerskapsomsorg ved helsestasjonen og hos lege
• Kommunen nevner flyktningene i sin psykiatriplan
• Psykisk syke ivaretas av legetjenesten ved akutt sykdom og følges opp ved behov
• Asylsøkere og de på mottak som venter på bosetting i annen kommune, får kun akutt psykiatrisk hjelp ved henvisning til andrelinje tjenesten. Støttesamtaler foregår hos de lokale leger
• Helsesøster samarbeider med psykiatritjenesten i kommunen som på dagtid kan foreta hjemmebesøk og ha samtaler med bosatte flyktninger hvis det er behov
• Psykiatritjenesten driver Møteplassen som er et aktivitetstilbud til personer med psykiske problemer/lidelser, også åpent for flyktninger/asylsøkere
• Det bestilles primært telefontolk til alle planlagte konsultasjoner hos helsesøster og leger ved planlagte konsultasjoner
• Leger avsetter 40 minutter til tolketime
• Flyktninghelsesøster avsetter 60 minutter til tolketime
• Det fins en generell plan for videreutdanning i kommunen, men ikke en spesifikk plan for videreutdanning innenfor området helsetjenester til målgruppen
• UDI, Psykososialt Team for flyktninger i Nord-Norge og andre tilbyr kurs, deltagelse skjer på eget initiativ
• Flyktninghelsesøster har deltatt på kurs siste året

Område 5.3:Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottak

Tilsynet skal avdekke om kommunen ivaretar sitt tilsynsansvar med miljørettet helsevern i asylmottak:

• om det er klart hvem som har ansvaret og oppgaven med å føre tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottak
• om kommunen har sikret at henvendelser vedrørende miljørettet helsevern ved asylmottak blir formidlet til den/de som har tilsynsansvaret

Det ble påvist avvik fra lov og forskrift innenfor dette området.

Avvik1:

Kommunen sikrer ikke at det føres tilsyn med at asylmottak overholder krav i forskrift om miljørettet helsevern.

Avviket er hjemlet i følgende myndighetskrav:

• Lov om kommunehelsetjeneste § 4a-2,
• Forskrift om miljørettet helsevern § 6, første ledd, jf § 2
• Internkontrollforskriften § 4 andre ledd.

Dette er basert på følgende observasjoner:

• Utkast til Helse- og sosialplanen nevner ikke miljørettet helsevern og planens tjenestebeskrivelse for legetjenesten nevner ikke miljørettet helsevern
• Kommunens ledelse er ikke kjent med sitt tilsynsansvar ovenfor miljørettet helsevern i asylmottaket
• Ansvaret for miljørettet helsevern er delegert til kommunelege I, men tilsynsoppgaven i forhold til asylmottak var ikke kjent
• Det foreligger ikke et skriftlig delegasjonsvedtak for miljørettet helsevern
• Kommunen har ikke hatt formelt tilsyn med asylmottaket
• Kommunen har ikke en tilsynsplan for miljørettet helsevern i asylmottak

Øvrige observasjoner:

• Flyktninghelsesøster er ofte innom mottaket og deltar på postmøter på mottaket der hygieniske forhold er i fokus
• Det er satt opp vaskeliste og ansvar for at renholdet følges opp er plassert hos en av de ansatte på mottaket
• Det er satt i gang oppussing av lokalene
• Flyktninghelsesøster har daglig kontakt med legene og kan i den forbindelse ta opp evt helsemessige/hygieniske forhold i asylmottaket

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Troms deltok:

Barbro Husebye, revisjonsleder
Kjellrunn Kristiansen, revisor
Birgit Heier Johansen, revisor