Innhold

Samandrag
1. Innleiing
2. Skildring av verksemda – særlege tilhøve
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakarar ved tilsynet

Denne rapporten omtalar avvik og merknader som vart påpeika innafor områda som vart reviderte. Systemrevisjonen omfatta følgjande område: Habilitering, rehabilitering, individuelle planar. Helsetilsynet har undersøkt om:

• Kommunen har eit system (internkontrollsystem) for å sikra at habilitering/rehabilitering er organisert slik at faglege standardar er kjende og blir ivaretekne ved planlegging og utføring av tenester

Kommunen har ansvar for å etablere eit system som sikrar at pasientar får individuelt tilpassa og samordna tenester. Ei koordinerande eining skal vera synleg både for interne og eksterne aktørar. Pasientar som fyller kriteria for individuell plan skal få tilbod om dette. Dei skal og ha rett til å medverka ved utarbeiding av innhaldet i planen.

Ved tilsynet vart det gjort funn som ga grunnlag for 2 avvik og 2 merknader:

Område 1

Avvik 1

Kommunen manglar koordinerande eining.

Merknad 1

Det er ikkje god nok felles oppfatning av kva som ligg i omgrepet brukarmedverknad.

Område 2

Avvik 1

Fleire personar i systemet med rett til individuell plan har ikkje fått tilbod om det

Merknad 1

Halvparten av dei verifiserte individuelle planane hadde manglar.

Avvik og merknader er omtala nærare i kapittel 5.

Dato: 14.05.04

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Valle kommune 8. mars 2004. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomfører dette året.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdera korleis kommunen gjennom internkontrollen sin ivaretek ulike krav frå styresmaktene. Revisjonen omfatta gransking om:

• aktivitetar vert utførte slik dei er framstilte skriftleg og munnleg
• kommunen driv verksemda si innafor dei rammene styresmaktene har sett.

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjonar inneber å sjekka om rutinar, prosedyrar og instruksar blir følgde i praksis og om dei fysiske tilhøva tilfredsstiller krava frå styresmaktene. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekka under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav frå styresmaktene.
• Merknad er tilhøve som ikkje er omfatta av definisjonen for avvik, men der Helsetilsynet i Aust-Agder meiner det er eit potensial for å betra tilhøva.

Valle kommune ligg i Setesdal i Aust-Agder fylke og har eit samla areal på omlag 1290 km2. Folketalet er på nær 1 470 innbyggarar. Av desse er om lag 23% i aldersgruppa 0-17 år, medan om lag 7% er over 80 år. Det er to sentra i kommunen, Rysstad og Valle, der kommunesenteret ligg.

Innafor helse- og sosialtenesta har kommunen det personell som skal til for å sikra eit tverrfagleg tilbod og det er utarbeidd eit godt kvalitetssystem for helsetenesta. Rehabilitering av vaksne med fysiske lidingar har gjennom fleire år vore ivaretatt av eit tverrfagleg team. Valle alders- og sjukeheim har totalt 34 plassar. Av desse er 2-4 plassar sett av til avlastings- og korttidsopphald.

I samband med pågåande omorganisering i kommunen har det komme fram behov for å sjå på korleis habiliterings- og rehabiliteringstilbodet er organisert og i kva grad menneske med rett til individuell plan får tilbod om dette. Det er laga ei skriftleg framstilling av ”Nye Valle”.

Kommunen sin eigen dokumentasjon knytta til den daglege verksemda og andre aktuelle tilhøve:

• Plan for somatisk rehabilitering for vaksne med fysiske lidingar
• Revurdera psykiatriplan 2004-2006
• PUH- stillingsstorleikar
• Kvalitetshandbok, sosial-PU
• Mal habiliteringsplan, sosialkontoret
• Mal individuell rehabiliteringsplan, pleie- og omsorgstenesta
• Kvalitetshandbok, helseavdelinga
• Kvalitetshandbok, prosedyre for organisering av habilitering/rehabilitering
• Detaljorganisering, ”nye” Valle kommune
• Organisasjonskart, ny modell frå 15.03.04
• Organisasjonskart, helseavdelinga, gammal modell
• Oversikt ”møter og opplæring” og ”kompetansehevande tiltak/opplæring”, helseavdelinga
• Oversikt over personar som er aktuelle for intervju

Korrespondanse mellom verksemda og Helsetilsynet i Aust-Agder:

• Revisjonsvarsel datert 26.01.04
• Oversendelsesbrev med aktuell dokumentasjon
• Revisjonsplan datert 02.03.03

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt ut 26.01.04

Formøte var halde 02.03.04

Opningsmøte vart halde 08.03.04

Intervju

7 personar vart intervjua

Verifikasjonar

Følgjande verifikasjonar vart gjennomført:
Seks individuelle planar vart lagt fram og gjennomgått på revisjonsdagen. Det var ikkje brukt same mal for utarbeiding av planane. Halvparten av planane hadde manglar m.a. om kva brukar sjølv skal bidra med og tydeleg oversikt over aktuelle tiltak. I to tilfelle var det ikkje tydeleg kven som hadde ansvar for samordning og framdrift av innhaldet i planen.

Sluttmøte vart halde 08.03.04

Område 1:

Organisering, planlegging og system for gjennomføring og oppfølging av habilitering og rehabilitering (internkontroll)

Avvik 1

Kommunen har ikkje etablert ei koordinerande eining.

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene: Forskrift av 28.06.01 nr 765 om habilitering og rehabilitering § 8, 2.ledd, jf. Forskrift av 01.01.03 om internkontroll i helse og sosialtenesta.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Det er uklart kva rolle koordinerande eining skal ha
• Det er uklart kva som er funksjonsfordelinga mellom koordinerande eining og koordinatorane.
• Det er for det meste uklart kva som ligg i rollen som koordinator.

Merknad 1

Det er ikkje felles oppfatning av kva som ligg i omgrepet brukarmedverknad.

Merknaden er basert på følgjande observasjon

• Informantane har ulik oppfatning av om det er akseptabelt å gripa styrande inn for å sila kva ønske som skal fram.
• Det er stort fokus på medisinske forhold, medan det ikkje synest å være naudsynt fokus på at individuell plan også har andre viktige formål som bl.a. å registrere pasientens mål, ressursar og behov generelt.

Kommentar:

Kommunen har ei utfordring i å avklara kva som ligg i ”ekspertrolla” og om denne er tenleg når tenesteyterane skal stimulera brukerane til å komma fram med deira eigne mål, ønske, behov og ressursar. Ekspertrolla kan fort bli bremsande eller styrande.

Informantane er opptekne av korleis ein kan ivareta teieplikta i ein liten kommune der alle kjenner alle. Det har vore tilfelle der innbyggarar har vegra seg for å ta imot tverrfagleg tilbod fordi dei ikkje vil at mange skal få informasjon om dei.

Informantane uttrykker jamt over at det er gode samarbeidsforhold og at det er lett å ta kontakt faggrupper og etatar imellom.

Område 2:

Individuell plan

Avvik 1

Det er identifisert fleire brukarar med rett til individuell plan utan at dei har fått tilbod om dette.

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene: Forskrift om individuell plan § 3.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Fleire informantar meiner å kjenna til at brukerar som burde hatt tilbod om individuell plan
• Det manglar ei felles forståing for kva individuell plan betyr, mellom anna blir omgrepa individuell plan/ behandlingsplan/opplæringsplan blanda saman.
• Det har ikkje vore systematisk opplæring om individuell plan

Merknad 1

Halvparten av dei verifiserte individuelle planane hadde manglar.

Merknaden er basert på følgjande observasjon:

• Seks individuelle planar vart lagt fram og gjennomgått på revisjonsdagen. Det var ikkje brukt same mal for utarbeiding av planane. Halvparten av planane hadde manglar m.a. om kva brukar sjølv skal bidra med og tydeleg oversikt over aktuelle tiltak. I to tilfelle var det ikkje tydeleg kven som hadde ansvar for samordning og framdrift av innhaldet i planen.

Oversikt over personar frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

Tabellen under gir ein oversikt over deltakarane på opnings- og sluttmøtet, og over kva personar som vart intervjua.

Frå Helsetilsynet i Aust-Agder deltok:

Anne Kari Thomassen – revisjonsleiar
Inge Valentin Bakken – revisor
Anne-Brit Dræge - revisor