Innhold

Denne rapporten omtalar avvik og merknader som vart påpeika innafor områda som vart reviderte. Systemrevisjonen omfatta følgjande område: Habilitering, rehabilitering, individuelle planar. Helsetilsynet har undersøkt om:

Kommunen har eit system (internkontrollsystem) for å sikra at habilitering/rehabilitering er organisert slik at faglege standardar er kjende og blir ivaretekne ved planlegging og utføring av tenester

Kommunen har ansvar for å etablere eit system som sikrar at pasientar får individuelt tilpassa og samordna tenester. Ei koordinerande eining skal vera synleg for interne og eksterne aktørar.

Pasientar som fyller kriteria for individuell plan skal få tilbod om dette. Dei skal og ha rett til å medverka ved utarbeiding av innhaldet i planen.

Kommunen har komme godt i gang med å laga system og arbeidsrutinar i tråd med forskriftene om habilitering/rehabilitering og individuell plan.

Ved tilsynet vart det gjort funn som ga grunnlag for 1 avvik og 2 merknader:

Område 1

Avvik 1

Det fins ingen koordinerande eining for habilitering og rehabilitering

Merknad 1

Informantane har ikkje ei felles forståing av kva dei legg i omgrepa habilitering/rehabilitering og individuell plan. Det er heller ikkje ei felles forståing av kva dei legg i reell brukarmedverknad og kva dette betyr for arbeidsmåten og rollene til profesjonane. (ekspertrollen).

Område 2

Merknad 1.

Kommunen har ikkje tilstrekkelig oversikt over personar som kan ha rett til individuell plan

Avvik og merknader er omtala nærare i kapittel 5.

Dato: 13.05.04

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Bykle kommune 9. mars 2004. Revisjonen går inn som ein del av den planlagte tilsynsverksemda Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomfører dette året

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdera korleis kommunen gjennom internkontroll sin ivaretek ulike krav frå styresmaktene. Revisjonen omfatta gransking om:

• aktivitetar vert utførte slik dei er framstilte skriftleg og munnleg
• kommunen driv verksemda si innafor dei rammene styresmaktene har sett.

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjonar inneber å sjekka om rutinar, prosedyrar og instruksar blir følgde i praksis og om dei fysiske tilhøva tilfredsstiller krava frå styresmaktene. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekka under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav frå styresmaktene.
• Merknad er tilhøve som ikkje er omfatta av definisjonen for avvik, men der Helsetilsynet i Aust-Agder meiner det er eit potensial for å betra tilhøva.

Bykle kommune ligg øvst i Setesdal i Aust-Agder fylke. Det er to bygdesentra i kommunen, Bykle kyrkjebygd - der kommuneadministrasjonen ligg, og turiststaden Hovden.
Folketalet var pr. 01.04.03 på 864 innbyggarar. Av desse er om lag 25% i aldersgruppa 0-17 år og om lag 4,5% over 80 år.

Bykle er ein kraftkommune med god kommuneøkonomi, noko som har gjort det mogeleg å investere i gode helse- og sosialtilbod, barne- og ungdomstilbod, kultur- og fritidstilbod.

Kommunen har store fjellområde og satsar stort på reiseliv heile året. I påsken kan folketalet auka med over 10 000 personar.

Innafor helse- og sosialtenesta har kommunen det personell som skal til for å sikre eit tverrfagleg tilbod.

Bykle kommune har tidlegare etablert eit tverrfagleg team som særleg skulle arbeida med barn og unge. For andre har samarbeid vore ad hoc i den enkelte sak. Kommunen har sett igang eit arbeid for å utvikla ein ny modell for samarbeid og koordinering av tenester som skal gjelda alle brukargrupper. Dei har klare mål for korleis dei skal få til ei fungerande koordinerande eining og korleis dei skal gjera denne kjent for tilsette og innbyggarar. Inkludert i dette arbeidet er tema som teieplikt og korleis ein skal få til brukarmedverknad. Kommunen har hatt internopplæring om individuell plan.

Verksemda sin eigen dokumentasjon knytta til den daglige drifta og andre aktuelle tilhøve:

• Kvalitetshandboka for helse- pleie- og hjelpetenesta
• Kompetanseutviklingsplan 2000
• Tverretatleg samarbeid om barn og unge med særskilde behov for tilrettelegging av tilbod
• Organisasjonskart
• Mal kartlegging og individuell plan
• Kommunestyresak Evaluering av pleie- og hjelpetenesta
• Oversikt over personar som er aktuelle for intervju

Korrespondanse mellom verksemda og Helsetilsynet i Aust-Agder:

• Revisjonsvarsel datert 26.01.04
• Oversendelsesbrev med aktuell dokumentasjon
• Revisjonsplan datert 23.02.03

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt ut 26.01.04

Opningsmøte vart halde 09.03.04

Intervju

7 personar vart intervjua

Verifikasjonar

Følgjande verifikasjon vart gjennomført:
Ein individuell plan vart lagt fram og vart gjennomgått på revisjonsdagen. Denne tilfredsstilte krava i forskriften, men det var ikkje kryssa av for om samtykke var gitt. Det vart opplyst at dette var ei forgløyming og at samtykke var gitt skriftleg og oppbevart i journalen. Det var berre laga ein individuell plan i kommunen.

Sluttmøte vart halde 09.03.04

Område 1:

Organisering, planlegging og system for gjennomføring og oppfølging av habilitering og rehabilitering (internkontroll)

Avvik 1

Det finst ingen koordinerande eining for habilitering og rehabilitering

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene: Forskrift av 28.06.01 nr 765 om habilitering og rehabilitering § 8, 2.ledd, jf. Forskrift av 01.01.03 om internkontroll i helse og sosialtenesta.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Dei fleste informantane var ikkje kjende med om kommunen hadde ei koordinerande eining. Det vart stadfeste i sluttmøtet at ei slik koordinerande eining ikkje fins i dag.

Merknad 1

Informantane har ikkje ei felles forståing av kva dei legg i omgrepa habilitering/rehabilitering og individuell plan. Det er heller ikkje ei felles forståing av kva dei legg i reell brukarmedverknad og kva dette betyr for arbeidsmåten og rollene til profesjonane. (”ekspertrolla”).

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Under intervjua kom det fram ulik forståing av kva habilitering/rehabilitering/individuell plan er og korleis det bør handterast i kommunen.
• Det kom fram at motivasjonen for å laga system i ein så liten kommune har vore variabel. No er det semje om at det er nyttig å ha eit system for å få til ei teneste som er forutsigbar og planmessig.

Område 2.

Individuell plan

Merknad 1.

Kommunen har ikkje tilstrekkelig oversikt over personar som kan ha rett til individuell plan

Merknaden er basert på følgjande observasjon:

• Intervjua viste at kommunen ikkje hadde sikra at alle som kan ha rett til individuell plan hadde fått tilbod om dette

Dette vart stadfesta i sluttmøtet.

Oversikt over personar frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

Tabellen under gir ein oversikt over deltakarane på opnings- og sluttmøtet, og over kva personar som vart intervjua.

Frå Helsetilsynet i Aust-Agder deltok:

Anne Kari Thomassen – revisjonsleiar
Inge Valentin Bakken – revisor
Anne-Brit Dræge - revisor