Helsetilsynet i Sør-Trøndelag
Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.
Virksomhetens adresse:
|
Hemne kommune, Trondheimsveien 1, 7200 Kyrksæterøra. |
Tidsrom for tilsynet:
|
10.03.2004 - 10.06.2004 |
Kontaktperson i virksomheten:
|
Ass. rådmann Torger Aarvaag |
| Regelverk: |
- Lov 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
- Lov 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
- Lov 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
- Lov av 5. august 1994 nr.55 om vern mot smittsomme sykdommer
- Forskrift av 21. juni 2002 om tuberkulosekontroll
- Forskrift av 3. april 2003 om kommunenes helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
- Forskrift av 25. april 2003 nr. 586 om miljørettet helsevern
- Forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
|
INNHOLD
Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet
Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:
- Tuberkulosekontroll av asylsøkere under opphold i ordinære asylmottak, og av bosatte overføringsflyktninger og familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose
- Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov til asylsøkere, bosatte overføringsflyktninger og familiegjenforente
- Tilsynet med miljørettet helsevern i asylmottak
- Avgrensning av tilsynet framgår av rapportens punkt 5.
Hemne kommune har mange gode elementer for å ivareta helsetjenesten for asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente. Kommunen bruker helseopplysningene fra transittmottak for oppfølging i ordinært mottak, men dette framgår i liten grad av journalene. Oppfølging og henvisning av personer som trenger oppfølging i forbindelse med tuberkulose synes å være adekvat. Kommunen har en nylig revidert sin smittevernplan hvor tuberkulosekontrollprogram inngår. Det gjenstår politisk godkjenning av planen og distribusjon til og opplæring av relevant helsepersonell. Planen kan forbedres når det gjelder utfyllende tekst om gjeldende frister og andre rutiner, og således få større praktisk bruksverdi.
Hemne kommune sørger for at det blir gitt informasjon om helsetjenesten snarest mulig etter at asylsøkere og flyktninger har ankommet kommunen. Videre gis det tilbud om undersøkelse og behandling av smittsomme sykdommer, ved svangerskap, psykisk sykdom og andre tilstander. Med unntak av smittevern kommer imidlertid disse tilbudene og oppfølgingen ikke klart fram i journalene ved helsestasjonen og legekontoret. Oppfølging av somatiske plager ved legekontoret synes for øvrig å være bra. Kommunen har ikke et helhetlig journalsystem.
Kommunen har hatt vansker med å ivareta sitt tilsynsansvar med miljørettet helsevern generelt i kommunen og dermed også i asylmottaket. Kommunen har nylig ansatt kommunelege I, og er nå i gang med forbedring og nærmere avklaring av ansvaret vedrørende miljørettet helsevern.
Det kom fram under tilsynet at det er et positivt samarbeid mellom kommunen og mottaket for å integrere asylsøkere og flyktninger i kommunen.
Under tilsynet ble det funnet to avvik og gitt fire merknader:
Avvik:
- Kommunen sikrer ikke at tuberkuloseundersøkelse av familiegjenforente foretas så snart som mulig etter ankomst til kommunen.
- Kommunen ivaretar ikke sitt tilsynsansvar med miljørettet helsevern i asylmottak.
Merknader:
Det er mangelfull dokumentasjon på gjennomført tuberkulosekontroll fra transittmottak.
- Det er mangelfulle og ikke formaliserte ansvarsforhold mellom kommunelegen og helsestasjonstjenesten.
- Første vurdering av generell helsetilstand og behov for helsetjeneste gjenfinnes ikke dokumentert i journalene, særlig vedrørende psykisk helse.
- Kommunen har ulik praksis i bruk av tolk og dokumentasjon av dette ved helsestasjon og legekontor.
Dato: 01.07.2004
|
Eskild Haugum Revisjonsleder |
Hilde Bøgseth Revisor |
1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Hemne kommune i perioden 10.03.2004 - 10.06.2004. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Sør-Trøndelag gjennomfører i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.
Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:
- aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
- virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.
En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.
- Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
- Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.
Begrepsavklaringer:
Asylsøkere
Person som på egen hånd og uanmeldt ber myndighetene om beskyttelse og anerkjennelse som flyktning. Personen blir kalt asylsøker inntil søknaden er avgjort.
Flyktninger
Begrepet omfatter alle som har kommet til Norge gjennom flukt; dvs. overføringsflyktninger og asylsøkere som har blitt innvilget flyktningstatus, samt familiemedlemmer som var med på flukten.
Familiegjenforente
Nære familiemedlemmer til norske eller utenlandske statsborgere med lovlig opphold i Norge som innvilges oppholdstillatelse, eventuelt også arbeidstillatelse.
Når det gjelder helsetjenesten til de familiegjenforente avgrenses tilsynet til dem som kommer fra land med høy forekomst av tuberkulose, uavhengig om de gjenforenes med flyktninger eller ikke-flyktninger. Overføringsflyktninger og familiegjenforente bosettes direkte i kommunen uten å være innom et mottak. Videre i rapporten er "familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose" enten "familiegjenforente til flyktninger" eller "familiegjenforente til ikke-flyktninger".
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
Helsetjenester til asylsøkere og flyktninger er integrert i de øvrige tjenestene. Det er 80% stillingsressurs ved helsestasjonen som særlig arbeider med asylsøkere og flyktninger. Sosial- og barnevernstjenesten har avsatt 1,5 stilling som ekstra ressurs på grunn av asylmottaket og mottak av flyktninger. Kommunen har ikke flyktningekonsulent.
Hemne kommune har ikke fått overføringsflyktninger (kvoteflyktninger) som er bosatt i Norge etter avtale med FNs Høykommissær for flyktninger.
Jarlen statlige mottak for asylsøkere drives av Hero Mottak og kompetanse AS. Mottaket har 200 plasser, hvorav 25 plasser er i en egen avdeling for enslige mindreårige. Mottaket består av et gammelt hotellbygg med ca 49 plasser, samt 22 leiligheter for barnefamilier i tillegg til enhet for mindreårige som er i eget bygg. Mottaket driver også barnehage for barn av mottaksbeboere og norske barn. Totalt har mottaket 33 ansatte, avdeling for enslige mindreårige (15-18 år) har døgnkontinuerlig bemanning.
Mottaket og Hemne kommune har inngått en samarbeidsavtale og i fellesskap utarbeidet informasjons- og prosedyrehåndbok i forholdet mellom mottaket og kommunen. Håndboken er distribuert til alle relevante samarbeidspartnere i kommunen. Kommunen har ikke plan for eller har gjennomført tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottaket. Kommunen har hatt store problemer med å få kommunelege I til tross for iherdige rekrutteringstiltak, men det er nå etablert en avtale med en av fastlegene om å ivareta denne funksjonen. I mellomtiden har ass. rådmann hatt ansvar for miljørettet helsevern og koordinerende tiltak innenfor helsetjenesten. Kontakten med legetjenesten ved fastleger hevdes å være god i saker som krever medisinsk faglig kompetanse.
3. Dokumentunderlag
Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:
- Organisasjonsplan Hemne kommune
- Utkast til revidert smittevernplan
- Psykiatriplan
- Habiliteringsplan
- Utkast til kvalitetsrutiner for psykiatritjenesten (som snart skal legges inn i kommunens elektroniske kvalitetshåndbok)
- Helsestasjonens rutiner om flyktninger og asylsøkere
- Kommunestyrets delegasjon i henhold til smittevernloven. Oppgavene er videredelegert til smittevernlegen
- Udatert utkast til saksframlegg om delegering miljørettet helsevern og saksframlegg for politisk godkjenning av smittevernplan (ble delt ut under tilsynet)
- Rådmannens delegasjon av myndighet til enhetsleder for helsestasjon.
Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag:
- Brev av 10. mars 2004 fra Helsetilsynet i Sør-Trøndelag med varsel om tilsyn
- Brev av 23. mars 2004 fra Trondheim kommune med varsel om kontaktperson mv.
- Brev av 2. april 2004 fra Trondheim kommune med dokumentoversendelse
- Brev av 28. april 2004 fra Helsetilsynet i Sør-Trøndelag med program for tilsynet
4. Gjennomføring
Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:
- Revisjonsvarsel ble utsendt 10.03.2004
- Åpningsmøte ble avholdt 10.06.2004
Intervjuer
5 personer ble intervjuet.
I tillegg ble det gjennomført en samtale med lederen for Jarlen statlige mottak for asylsøkere i tilknytning til tilsynet.
Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:
- Gjennomgang av journaler for asylsøkere som bor på mottaket (20);
- Gjennomgang av journalene til de siste personer som er flyttet fra mottaket til annen kommune (10);
- Gjennomgang av journaler til personer som er kommet gjennom familieforening fra høyendemiske land (13).
- Kort besøk i helsestasjonen med sjekking av prosedyrepermer, journalgjennomgang og beleggslister på nyankomne i mottaket.
Journalene ble innhentet og gjennomgått i forkant av selve tilsynet og omfattet separate journaler fra helsestasjon og fra legekontor. Det framkom ved intervjuer på tilsynsdagen at også psykiatritjenesten har egen separat journalføring.
Resultatet av journalgjennomgangen viste følgende:
- I journalene for asylsøkere som bor ved mottaket ble tuberkuloseundersøkelsen i en tredje del dokumentert gjennomført innen fristen (i transittmottak). I alle andre tilfeller var det ut ifra journalene ikke mulig å bedømme om tuberkulosekontroll var gjennomført innen fristen, noe som med unntak av en person skyldes at innkomstdato til Norge ikke var nedtegnet. Dette gjenspeiler mangelfull registrering og oppfølging av opplysningene fra transittmottak. I de tilfeller hvor det var nødvendig synes oppfølgingen av resultatene av tuberkulosekontroll ved helsestasjon for øvrig å være adekvat, men det er påfallende at tuberkulosestatus ikke på en eller annen måte journalføres i legejournalen. Dato for når individuell informasjon om helsevesenet ble gitt noteres i journalene, men det skrives ikke noe om innholdet. Tilbudet om helseundersøkelse for smittsomme sykdommer gis på legekontor og ble gjennomført i 95%. Det var en graviditet i gruppen. Denne ble fulgt opp adekvat. Tilbudet om nødvendig helsehjelp ved psykiske sykdommer framgår mer uklart. I kun noe journaler ble det funnet en dokumentert vurdering av eventuelle psykiske problemer. Dette resulterte i tilbud om nærmere oppfølging i to tilfeller. For øvrig fremkommer det fra journalene ved legekontoret at det gis en bra oppfølging og behandling når asylsøkere/flyktninger melder seg med somatiske plager. Bruk av tolk er registrert for halvparten av gruppen men er ikke dokumentert i de øvrige tilfeller.
- I journalene for personer som har flyttet fra mottak til annen bopelkommunen ble tuberkuloseundersøkelsen dokumentert gjort innen fristen i kun to tilfeller. I 60 % var det uklart om fristen ble overholdt grunnet manglende nedtegning av innkomstdato til landet, men resultatene av nødvendig tuberkulosekontroll var notert. For en person var undersøkelsen ikke komplett (mangel på røntgen thorax), og en annen person flyttet til annen kommune før man kunne kontrollere tuberkulosestatus. Det synes som om oppfølging, for eksempel henvisning, var adekvat i de tilfeller hvor dette var indisert. Registrering og oppfølging av funn ved transittmottak var administrativt sett ikke god nok, blant annet manglet dokumentasjon av innkomstdato til landet. Med hensyn til informasjon om helsevesenet gjelder det samme som for de som bor på mottaket. Undersøkelse for smittsom sykdom ble gjennomført i mindre enn halvparten av denne gruppen og det ble ikke funnet noen tilfeller hvor det var notert noe om vurdering av psykisk helse. Det forekom ingen gravide i gruppen. Bruk av tolk er ikke dokumentert. Med unntak av ett tilfelle var det registrert at personene var flyttet og at papirene ble oversendt.
- Av de 13 journaler for familiegjenforente, som er bosatt direkte i kommunen, ble tuberkuloseundersøkelsen i kun ett tilfelle dokumentert gjennomført innen fristen. For åtte personer ble tuberkulosekontroll gjennomført, men det var uklarhet i forhold til fristen grunnet manglende nedtegning av innkomstdato til landet. For en person var det notert for lite om tuberkulosekontroll til å kunne bedømme hva som ble gjort. I de øvrige tre tilfeller ble tuberkuloseundersøkelsen gjort etter ett år etter ankomst til kommunen. En av de tre tilfellene gjelder en person som nå får medikamentell behandling for tuberkulose, en annen gjelder en kvinne hvor det kun ble tatt pirquet og ingen røntgen thorax, formodentlig fordi hun var gravid. Med hensyn til informasjon om helsevesenet gjelder det samme som for de andre to gruppene. Undersøkelse for smittsom sykdom ble dokumentert gjennomført i litt over en tredjedel av de familiegjenforente, det ble ikke funnet noen tilfeller med vurdering av psykiske problemer og/eller henvisning. Somatisk oppfølging ved legekontoret synes å være bra. Bruk av tolk er kun registrert i noen tilfeller og er således uklar for resten av de familiegjenforente.
- Prosedyreperm var tilgjengelig ved besøket på helsestasjonen. Det framkom at Hemne kommune har tre separate journalsystemer (helsestasjon, legekontor, psykiatrisk sykepleier). Helsestasjonen får beleggingslister fra asylmottaket med oversikt over nyankomne. Disse inneholder personspesifikke opplysninger om blant annet ankomst til Norge, men disse brukes ikke i forbindelse med tuberkulosekontroll. Tilgjengeligheten av informasjon i rutinepermen har for øvrig noe forbedringspotensiale med hensyn til struktur og innholdsfortegnelse.
Sluttmøte ble avholdt 10.06.2004
5. Reviderte områder og funn
Hemne kommune har mange gode elementer for å ivareta helsetjenesten for asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente. Kommunen bruker helseopplysningene fra transittmottak for oppfølging i ordinært mottak, men dette framgår i liten grad av journalene. Oppfølging og henvisning av personer som trenger oppfølging i forbindelse med tuberkulose synes å være adekvat. Kommunen har nylig revidert sin smittevernplan hvor tuberkulosekontrollprogram inngår. Det gjenstår politisk godkjenning av planen og distribusjon til og opplæring av relevant helsepersonell. Planen kan øke i praktisk bruksverdi med noe mer utfyllende tekst om gjeldende frister og andre rutiner.
Hemne kommune sørger for at det blir gitt informasjon om helsetjenesten snarest mulig etter at asylsøkere og flyktninger har ankommet kommunen. Videre gis det tilbud om undersøkelse og behandling av smittsomme sykdommer, svangerskap, psykisk sykdom og andre tilstander. Med unntak av smittevern kommer imidlertid disse tilbudene og oppfølgingen ikke klart fram i journalene ved helsestasjonen og legekontoret. Oppfølging av somatiske plager ved legekontoret synes for øvrig å være bra. Kommunen har hatt vansker med å ivareta sitt tilsynsansvar med miljørettet helsevern generelt i kommunen og dermed også i asylmottaket. Forbedring og nærmere avklaring av ansvaret på dette område er under planlegging.
I det følgende omtales de reviderte områder hver for seg med fokus på saker som ble funnet å ikke være tilfredsstillende.
Område 1:
Tuberkulosekontroll
Tilsynet ønsket å avdekke følgende:
- Om kommunen sikrer at asylsøkere og flyktninger fra land med høy forekomst av tuberkulose får eller har fått tuberkuloseundersøkelse innen 14 dager etter ankomst til landet
- Om kommunen sikrer at familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose får gjennomført tuberkuloseundersøkelse snarest mulig etter bosetting i kommunen
- Om kommunehelsetjenesten har et system som sikrer at funnene ved tuberkuloseundersøkelsen til personer fra land med høy forekomst av tuberkulose vurderes, og at de følges opp med henvisning til spesialisthelsetjenesten der det er mistanke om tuberkulose
Avvik
Kommunen sikrer ikke at tuberkuloseundersøkelse av familiegjenforente foretas så snart som mulig etter ankomst til kommunen.
Avvik fra følgende myndighetskrav:
- Forskrift om tuberkulosekontroll:
§ 2-3: Kommunens tuberkulosekontrollprogram skal inneholde rutiner for:
|
- |
tiltak for å oppdage personer som nevnt i § 3-1, samt rutiner for henvisning til spesialisthelsetjenesten av personer som det er mistanke om har tuberkulose, |
|
- |
oversendelse av resultat av tuberkuloseundersøkelsen og journal til kommunelegen i ny bopelskommune ved flytting av person jf. § 3-1 nr. 1, |
…..
jf. § 3-1:
Følgende personer har plikt til å gjennomgå tuberkuloseundersøkelse:
|
1. |
Personer fra land med høy forekomst av tuberkulose, som skal oppholde seg mer enn tre måneder i riket og som ikke er unntatt fra krav om arbeidstillatelse eller oppholdstillatelse, samt flyktninger og asylsøkere. Tuberkuloseundersøkelsen omfatter tuberkulintesting av denne gruppen og røntgenundersøkelse av personer som har fylt 15 år…… |
jf. § 3-2:
Undersøkelse av personer som nevnt i § 3-1 skal gjennomføres så snart som mulig.
Flyktninger og asylsøkere skal undersøkes innen fjorten dager etter innreise. …..
jf. § 4-1: Kommunens oppgaver:
Kommunen har ansvaret for etablering, tilrettelegging og oppfølging av sitt tuberkulosekontrollprogram jf. § 2-1 - § 2-3, og skal påse at:
|
- |
tjenestene etableres, |
|
- |
forholdene legges til rette for en hensiktsmessig fordeling av personell med kompetanse på tuberkulose, |
|
- |
helsepersonell kan få nødvendig opplæring og anledning til å vedlikeholde sine kunnskaper. |
|
|
|
Kommunen skal sørge for at tuberkulosekontrollprogrammet utformes, iverksettes og vedlikeholdes som en del av kommunens internkontrollsystem. …..
jf. § 4-2: Kommunelegen har ansvaret for:
|
- |
å utarbeide forslag til tuberkulosekontrollprogrammet, |
|
- |
gjennomføring av programmet, |
|
- |
oversende resultat av tuberkuloseundersøkelsen og journal til kommunelegen i ny bopelskommune ved flytting av personer jf. § 3-1 nr. 1, |
|
- |
bistå tuberkulosekoordinatoren med å overvåke forekomsten av tuberkulose i kommunen, |
|
- |
delegere tuberkulintesting, vaksinasjon mot tuberkulose, observasjon av inntak av tuberkulosemedikamenter mv. til annet helsepersonell når dette finnes faglig forsvarlig og i henhold til gjeldende bestemmelser |
jf. internkontrollforskriften § 4 andre ledd:
Internkontroll innebærer at den/de ansvarlige for virksomheten skal:
|
a) |
beskrive virksomhetens hovedoppgaver og mål, herunder mål for forbedringsarbeidet samt hvordan virksomheten er organisert. Det skal klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt, |
|
b) |
sikre tilgang til aktuelle lover og forskrifter som gjelder for virksomheten, |
|
c) |
sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet samt om virksomhetens internkontroll, |
|
d) |
sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes, |
|
e) |
gjøre bruk av erfaringer fra pasienter/tjenestemottakere og pårørende til forbedring av virksomheten, |
|
f) |
skaffe oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav, |
|
g) |
utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av sosial- og helselovgivningen, |
|
h) |
foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i virksomheten |
Avviket er basert på følgende observasjoner:
- Ved intervjuer framkom manglende kunnskap om fristene som forskriften setter for tuberkuloseundersøkelser
- I kommunens egne ”rutiner og retningslinjer for flyktningehelsetjenesten” framgår at det ved familiegjenforening til bosatte i kommunen ikke er gode rutiner på melding til helsetjenesten om nyankomne
- Ved intervjuer framkom at helsestasjonen ikke får melding om familiegjenforente som kommer direkte til bosetting i kommunen
- Ved gjennomgang av journaler for familiegjenforente framkom flere mangler i dokumentasjon av tuberkulosekontroll
- Kommunens tuberkulosekontrollprogram er ikke utfyllende når det gjelder frister og rutiner
- Kommunen har ikke implementert (etablert) rutiner for melding om nyankomne , blant annet er det ikke fungerende (etablert) meldingsrutiner mellom politi og kommunen når det gjelder familiegjenforente. Dette samsvarer ikke med kommunens utkast til tuberkulosekontrollprogram.
- Kommunelegen har aldri mottatt melding om nytilflyttede familiegjenforente fra politiet, og har heller ikke etterspurt dette
- Kommunen mangler system for å registrere og følge opp avvik
Merknad 1
Det er mangelfull dokumentasjon på gjennomført tuberkulosekontroll fra transittmottak.
Merknaden er basert på følgende observasjoner:
- Ved intervjuer framkom manglende kunnskap om frister og om disse ble overholdt
- Ved gjennomgang av journaler for asylsøkere var tuberkulosekontrollen dokumentert gjennomført innen fristen kun i en tredjedel av tilfellene.
Merknad 2
Det er mangelfulle og ikke formaliserte ansvarsforhold mellom kommunelegen og helsestasjonstjenesten.
Merknaden er basert på følgende observasjoner:
- Det framkom av dokumentasjon og intervjuer at helsestasjonen utfører en utstrakt del av tuberkulosekontrollen som i følge forskriften tilligger kommunelegen, uten at dette er formalisert. Dette er lite i samsvar med utkast til smittevernplan.
- Resultatet av tuberkulosekontrollen er ikke systematisk registrert i legejournalen, med unntak av der det forelå funn etter undersøkelse på sykehuset
- Ved intervjuene framkom ulike oppfatninger av oversendelse av journal til ny bopelskommune
- Det framkom under intervjuer at det er hyppige kontakter, men det er manglende strukturert kommunikasjon mellom legekontor og helsetjenesten for øvrig.
Område 2:
Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov før tildeling av fastlege
Tilsynet ønsket å avdekke følgende:
- Om kommunen sørger for at flyktninger, asylsøker og familiegjenforente får informasjon om helsetjenesten snarest mulig etter ankomst
- Om kommunen sikrer flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente nødvendige forebyggende tiltak, individuelle undersøkelser og behandling i forhold til smittsom sykdom
- Om kommunen tilbyr nødvendig helsehjelp ved behov i perioden før det er tildelt fastlege til:
- Flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente som er gravide
- Flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente med psykisk sykdom
- Om kommunen tilbyr individuelle samtaler med flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente kort etter ankomst for å gi informasjon om helsetjenesten og foreta en første vurdering av generell helsetilstand og behov for helsetjenester
Avvik
Det ble ikke funnet avvik på dette området.
Merknad 1
Første vurdering av generell helsetilstand og behov for helsetjeneste gjenfinnes ikke dokumentert i journalene, særlig vedrørende psykisk helse.
Merknaden er basert på følgende observasjoner:
- Det framkom ved intervjuer og gjennomgang av journaler at kommunen mangler et helhetlig journalsystem. Det er separate journaler for legetjenesten, helsestasjonen og psykiatritjenesten.
- Ved gjennomgang av journaler var det kun noen tilfeller hvor psykisk helse var dokumentert vurdert. Kun to tilfeller ble dokumentert henvist for oppfølging
- Kommunens rutiner for førstegangssamtale tilsier bruk av registreringsskjema, men det ble ikke gjenfunnet i journalene at dette brukes systematisk og/eller utfyllende.
Merknad 2
Kommunen har ulik praksis i bruk av tolk og dokumentasjon av dette ved helsestasjon og legekontor.
Merknaden er basert på følgende observasjoner:
- Bruk av tolk er dokumentert i mindre enn 50 % av journalene.
- Det framkom fra intervjuer at bruk av telefontolk brukes systematisk av helsestasjonen, men ikke rutinemessig ved legekontoret.
Område 3:
Tilsynet med miljørettet helsevern i asylmottak
Tilsynet ønsket å avdekke følgende:
- Om kommunen ivaretar sitt tilsynsansvar med miljørettet helsevern i asylmottak, herunder spesielt:
- om det er klart hvem som har ansvaret og oppgaven med å føre tilsynet
- om kommunen har sikret at henvendelser vedrørende miljørettet helsevern ved asylmottak blir formidlet til den/de som har tilsynsansvaret
Avvik
Kommunen ivaretar ikke sitt tilsynsansvar med miljørettet helsevern i asylmottak.
Avvik fra følgende myndighetskrav:
- Kommunehelsetjenesteloven § 4a-2:
Kommunestyret skal ha tilsyn med de faktorer som er nevnt i § 4a-1, første ledd. Innen miljørettet helsevern skal kommunestyret utøve den virksomhet og treffe de avgjørelser som det er tillagt i lov eller i medhold av lov. Virksomheten og avgjørelsene, herunder enkeltvedtak, skal være i samsvar med helsetjenestens formål, jfr. § 1-2.
jf. forskrift om miljørettet helsevern § 6, første ledd:
Kommunen skal føre tilsyn med at denne forskriften overholdes og treffe de nødvendige enkeltvedtak hjemlet i kapittel 4a i lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene. Når det gjelder kommunens plikter etter forskriften kapittel 2, fører Helsetilsynet i fylket tilsyn i medhold av lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten.
jf. internkontrollforskriften § 4 andre ledd.
Avviket er basert på følgende observasjoner:
- Ansvaret og oppgavene med miljørettet helsevern er ikke plassert i kommunens organisasjon
- Under intervju framkom mangelfull kunnskap om kommunens tilsynsansvar for miljørettet helsevern i asylmottaket
- Asylmottaket er ikke kjent med kommunens tilsynsansvar med miljørettet helsevern i mottaket
- Kommunen har ikke gjennomført tilsyn med miljørettet helsevern i mottaket
- Det framkom under intervju at kommunen ikke har etablert et system for videreformidling av relevant informasjon vedrørende miljørettet helsevern i mottaket til noen ansvarlige
- Ved intervju framkom at det er utarbeidet saksframlegg/forslag for delegasjon innen området, men dette er ennå ikke vedtatt.
6. Deltakere ved tilsynet
Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.
I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.
| Navn |
Funksjon |
Åpningsmøte |
Intervju |
Sluttmøte |
|
Oddlaug Børseth Brekken |
Enhetsleder/ ledende helsesøster |
X |
X |
X |
|
Tove Mette Langmo |
Sykepleier/helsestasjonen |
X |
X |
X |
|
Holger Ahlsdorff |
Kommunelege I og smittevernlege |
X |
X |
X |
|
Marit Furan Schei |
Gruppeleder psykiatritjenesten |
X |
X |
X |
|
Torger Aarvaag |
Ass. rådmann |
X |
X |
X |
|
Inger-Lise Ø. Waade |
Enhetsleder pleie- og omsorg |
X |
|
X |
|
Morten Myking |
Leder Jarlen mottak |
|
Samtale |
|
Fra Helsetilsynet i Sør-Trøndelag deltok:
Rådgiver Hilde Bøgseth, revisor
Folkehelserådgiver Jorunn Lervik, revisor
Ass.fylkeslege Harry van de Water, fagrevisor
Rådgiver Eskild Haugum, revisjonsleder