Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Tuberkulosekontroll av flyktninger og familiegjenforente
• Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov før tildeling av fastlege
• Tilsynet ga følgende resultat:

Det foreligger en del rutiner i tillegg til en beskrivelse av praksis i forhold til tuberkulosekontroll av flyktninger, men ikke et helhetlig program i samsvar med kravene i Forskrift om tuberkulosekontroll. Tuberkulosekontrollprogram er heller ikke integrert i kommunens smittevernplan.

Kommunen har et journalsystem for flyktninger som er lite helhetlig, har uensartet føring og inneholder sparsomt med opplysninger. Dette kan medføre en risiko for at flyktninger ikke får den helsehjelpen de har krav på.

Kommunen kan ikke framlegge avviksmeldinger som viser en systematisk registrering og oppfølging av avvik. Intervjuene viste at det var uklarheter på dette området.

Det ble gitt 1 avvik og 2 merknader:

Avvik 1:

Namsos kommune har ikke etablert et tuberkulosekontrollprogram som del av smittevernplan.

Merknad 1:

Kommunen har ikke etablert tifredsstillende journalsystem som sikrer at flyktninger får den helsehjelpen de har krav på i perioden før tildeling av fastlege.

Merknad 2:

Kommunens avvikssystem er ikke implementert i helsetjenesten for flyktninger.

Dato: 7. juli 2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Namsos kommune i perioden 30.03.2004 – 04.06.2004. Revisjonen inngår som en del av et landsomfattende tilsyn som gjennomføres av alle helsetilsynene i fylkene inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Namsos kommune har pr. 01.01.2003 12 380 innbyggere.

Namsos kommune har tatt imot 487 flyktninger siden 1987. Det har vært varierende antall pr år, men kommunen har i perioden 2001-2004 vedtak om å ta imot 50 personer hvert år. For øyeblikket bor det ca 150 flyktninger fra 11 land i kommunen, hvorav 120 har kommet i løpet av de siste 5 årene.

I 2001 startet kommunen et introduksjonsprogram for nyankomne. Med dette programmet er målsetting endret til at gjennomsnittstiden for å være klar for arbeid og utdanning skal være 2 år. Alle nyankomne deltar i dette kvalifiseringsprogrammet.

Helsetjenester for flyktninger og asylsøkere er organisert under resultatenhet helsevern. Det er ansatt en helsesøster i 50% stilling. I tillegg er det ansatt to leger som deler på dette arbeidet med til sammen 5 timer pr uke. I flyktningtjenesten arbeider det dessuten en helsesøster i 50% stilling som miljøarbeider

Fra 01.06 2004 har Namsos kommune etablert felles kommuneoverlege med kommunene Fosnes, Flatanger, Namdalseid og Overhalla.

3. Dokumentunderlag
Følgende dokumentasjon er mottatt fra kommunen:

• Namsos kommunes organisasjonskart
• Stillingsbeskrivelser
• Kommunens internettsider vedr. flyktningtjenesten
• Oversikt over helsepersonell med oppgaver relatert til de aktuelle tilsynsoppgaver
• Prosedyrer vedrørende tuberkulosekontroll
• Kravspesifikasjon og rutinebeskrivelser for første helseundersøkelse
• Smittevernplan. (Namsos kommunes smittevernplan er under redigering)
• Helseprosjektet Psykisk helse og mestring
• Årsrapporter for helsesøstertjenesten 2002 og 2003(side 6-7)
• Flyktningtjenestens årsmelding 2002 og 2003
• Stillinger i flyktningtjenesten pr 21.04.04
• Rutiner vedrørende legetjenesten
• Oversikt over tema som tas opp ved førstegangs samtale med helsesøster
• Rutinebeskrivelse tuberkulinprøver dater 26.02.01

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag:

• Brev av 30.03.2004 med varsel om tilsyn
• Brev av 14.05.2004 med program for tilsynsdagen

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 30.03.2004.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 04.06.2004.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet. I tillegg ble det gjennomført en samtale med flyktningkonsulent Jan Greiff.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• 20 journaler til de siste overføringsflyktninger som er bosatt i kommune for mer enn 14 dager siden
• 20 journaler på personer som er kommet gjennom familiegjenforening fra høyendemiske land for mer enn 3 måneder siden

Sluttmøte ble avholdt 04.06.2004.

Område 1: Tuberkulosekontroll av flytninger

Avvik 1

Namsos kommune har ikke etablert et tuberkuloseprogram som en del av smittevernplan.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om tuberkulosekontroll § 2-1, jf Lov om smittevern § 7-1.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det foreligger en del rutiner i tillegg til beskrevet praksis i forhold til tuberkulosekontroll av flyktninger, men ikke et helhetlig program i samsvar med kravene i forskriften.
• Tuberkulosekontrollprogram er ikke integrert i kommunens smittevernplan.

Område 2: Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelser ved behov før tildeling av fastlege.

Merknad 1

Kommunen har ikke etablert et tilfredsstillende journalsystem som sikrer at flyktninger får den helsehjelpen de har krav på i perioden før tildeling av fastlege.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Journalsystemet er lite helhetlig ved at journalnotater befinner seg på flere steder.
• Deler av journalene inneholder sparsomt med opplysninger.
• Journalføringen er uensartet og kan fremstå som vanskelig tilgjengelig.

Generelt: Avvikshåndtering

Merknad 2

Kommunens avviksystem er ikke implementert i helsetjenesten for flyktninger.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det foreligger ingen avviksmeldinger eller annen dokumentasjon som viser at det foregår en systematisk registrering og oppfølging av avvik.
• Intervjuene viste at det var uklarheter på dette området.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Nord-Trøndelag deltok:
Fylkessykepleier Ingrid Selnes Haugdahl, revisor
Rådgiver/sykepleier Jorunn Bjerkan, revisor
Seniorrådgiver/jurist Ellinor Wessel Pettersen, revisjonsleder