INNHOLD

Helsetilsynet i Troms gjennomførte 10. og 11. juni 2004 tilsyn med helsetjenester til asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente i Salangen kommune.

Tilsynet ble utført som systemrevisjon og omfattet følgende områder:

• Tuberkulosekontroll
  - av asylsøkere under opphold i ordinære asylmottak
  - av bosatte overføringsflyktninger og familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose
• Nødvendig helsehjelp og undersøkelse ved behov
  - til asylsøkere under opphold i ordinære mottak
  - til bosatte overføringsflyktninger og samme gruppe familiegjenforente
• Kommunens tilsynsansvar med miljørettet helsevern i asylmottak

Hovedkonklusjon:

Salangen kommune sikrer at asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente får utført tuberkulosekontroll innen fristene, at funnene fra tuberkulosekontrollen vurderes og følges opp med henvisning til spesialisthelsetjenesten der det er mistanke om tuberkulose. Kommunen sikrer også at målgruppen får informasjon om helsetjenesten så snart som mulig etter ankomst, at de får nødvendige forebyggende tiltak, individuelle undersøkelser og behandling i forhold til smittsom sykdom og nødvendig helsehjelp ved behov i perioden før de får tildelt fastlege. Familiegjenforente til ikke-flyktninger får, utover tuberkuloseundersøkelsen, informasjon og tilbud om helsetjenester etter behov. De andre i målgruppen får tilbud om helseintervju innen 2-3 uker etter ankomst og de tilbys førstegangsundersøkelse hos lege utfra behov.

Når det gjelder miljørettet helsevern i asylmottak, er kommuneoverlegen kjent med tilsynsoppgaven og er delegert ansvar etter kommunehelsetjenesteloven §4a-3. Asylmottaket er en del av kommunens organisasjon og kommunen har sikret at henvendelser vedrørende miljørettet helsevern ved asylmottaket blir formidlet til kommuneoverlegen og kommuneledelsen.

Det ble ikke påvist avvik eller merknad ved dette tilsynet.

Dato: 12. juli 2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med helsetjenester til asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente i Salangen kommune 10. og 11. juni 2004. Revisjonen er en del av et landsomfattende tilsyn som Statens helsetilsyn gjennomfører i 2004.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Salangen kommune (2260 innbyggere) er organisert i en to-nivå modell; administrasjonssjefen og 12 avdelinger (seksjoner).

Flyktningseksjonen ledes av asylmottaksleder (mottaksleder) og består av asylmottaket og flyktningkontoret, totalt 17,5 årsverk fordelt på 21 stillinger. Seksjonen har felles administrasjon og kontorlokaler på asylmottaket for å legge forholdene til rette for samarbeid mellom flyktningkontoret og asylsmottaket. Seksjonen kjøper tjenester hos helsetjenesten, barneverntjenesten og teknisk etat.

Flyktningkontoret har ansvaret for bosetting av flyktninger i kommunen. Salangen kommune gjorde vedtak om å bosette 15 flyktninger i 2003. Det er for tiden 54 bosatte flyktninger i kommunen. Bosetting av enslige mindreårige flyktninger er organisert under barneverntjenesten og kommunen har for tiden 24 enslige mindreårige. De resterende 30 er enslige voksne, familier og familiegjenforente. De fleste flyktninger bosettes fra andre eller eget mottak. Det er 4 1/2 år siden de siste overføringsflyktningene kom til kommunen, disse har nå flyttet fra kommunen. I 2003 kom 4 personer gjennom familiegjenforening.

Kommunen har siden 1989 hatt asylmottak som kommunen er driftsoperatør for. Ansvarlig for daglig drift er mottaksleder. Asylmottaket har totalt 96 plasser. Av disse er det en egen avdeling med 28 plasser for enslige mindreårige. De øvrige plassene er for familier og enslige voksne. I 2001/2002 ble mottaket totalrestaurert og kommunen inngikk ny driftsavtale med UDI i 2003. Mottaket har selvstendige leiligheter for familier og enerom for alle enslige mindreårige og de fleste enslige voksne. Det er et moderne asylmottak som setter høye krav til bygningsmessig standard, boforhold og til kompetanse hos personell.

Helsesjefen (kommuneoverlegen) er leder for avdeling helse og administrativt og faglig ansvarlig for helsetjenesten i kommunen. Han er fastlege med 40% fast stilling for administrative og forebyggende oppgaver, inkludert smittevernlegeoppgaver. Avdeling helse utgjøres av rehabiliteringsseksjonen (ny), helsesøstertjenesten og legekontoret.

Legetjenesten har 3 fastlegehjemler i tillegg til turnuslege. Kommuneoverlegen har vært i sin stilling siden 1985 (inkludert 1 1/2 års permisjon ). De siste årene har det vært vanskelig å få fylt legestillingene slik at legetjenesten har vært preget av vakanser (denne våren har alle fastlegehjemlene vært besatt). Kommunen har legevaktssamarbeid med Bardu og Lavangen.

Helsesøstertjenesten ble redusert med 1 årsverk i 2003 og består nå av 2 helsesøsterstillinger, hvorav den ene stillingen særlig har ansvar for oppgaver vedrørende asylsøkere og bosatte flyktninger/familiegjenforente.

Kommunen har for tiden ingen jordmorstilling, men har gjort en forespørsel om å kjøpe tjenester fra Harstad og håper at dette kan komme i gang fra høsten.

Psykiatritjenesten i kommunen er organisert i rehabiliteringsseksjonen og er bemannet med vernepleier samt en stilling for hjelpepleier i bedriftsintern attføring og støttekontakter i ca 20% stilling. I kommunen finnes i tillegg en privat praktiserende psykiater, barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk og voksenpsykiatrisk poliklinikk som også driver et dagsenter.

Det meste av kommunikasjonen mellom og innen de ulike etater skjer fortløpende og uformelt. I tillegg til dette er det også et utstrakt formelt samarbeid både innenfor helseavdelingen og med de andre avdelingene og kommunens ledelse. Hver avdelingsleder rullerer på å delta på møte med den strategiske ledelsen i kommunen ca en gang per1-2 uker. En gang per måned er det utvidet lederforum der alle avdelingsledere møter. Helsesjefen har møte 1-2 ganger pr måned med de som arbeider innen helseavdelingen.

2-3 ganger per halvår er det møte i TEFBUS-flyktning (tverretatlig forum for barn- og unge i Salangen) hvor helsesøster, flyktningseksjonen, skole, barnevern, barnehager, BUP, PPT og kulturkontoret møter fast. Helsesøster har mulighet til å delta asylmottakets personalmøter (hver 14. dag). Avdeling helse møter også, sammen med asylmottak, på skolemøte hver 14. dag.

Når det gjelder klinisk virksomhet har legetjenesten ukentlig fast møte hvor det også er satt av tid til helsesøstrene. Legene har også faste samarbeidsmøter med omsorgstjenesten, fysioterapi og psykiatri ukentlig.

Kommunens målsetting er at asylsøkere og flyktninger skal ha samme tilgang på helsetjenester som befolkningen for øvrig. Tjenester til asylsøkere og flyktninger er derfor integrert i de ordinære tjenester.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Oversikt over aktuelle personer til intervju, av 30.04.04
• Stillingsbeskrivelse for helsesøster for asylsøkere. Udatert
• Helsetjenestetilbud for flyktninger og asylsøkere. Kort gjennomgang av innholdet av tjenesten. Udatert
• Salangen kommune helsesøstertjenesten. Prosedyre:1.gangsundersøkelse av barn fra land utenfor Vest-Europa (0-16 år). Revidert 27.04.04
• Salangen kommune skolehelsetjenesten. Førstegangs helseintervju av enslig mindreårige asylsøkere i aldersgr. 13-20 år. Revidert 27.04.04
• Salangen kommune helsesøstertjenesten. 1.gangs helsesamtale med voksne >18 år. Revidert 28.04.04
• Salangen kommune helsestasjonen. Prosedyre: vaksinasjon av barn /ungdom fra land utenfor Vest-Europa. 0-18 år. 21.06.02
• Mottak av nye asylsøkere. Innhold av kartleggingssamtalen (1. gangssamtalen). Udatert
• Helseopplysninger. Samtykkeskjema. Udatert
• Rutiner når en asylsøker flytter. Udatert
• Salangen kommune. Årsmelding for helsetjenesten i Salangen 2003, av 18.03.04
• Smittevernplan Salangen kommune juni 2003. Inkludert tuberkulosekontrollprogram.
• §11 delegasjon til kommunelege I/helseleder. Kommunehelsetjenesteloven av 19.11.82, nr. 66. Udatert
• Stillingsbeskrivelse for ledende helsesøster i Salangen kommune. Udatert
• Stillingsbeskrivelse kommunelege/helsesjef. Udatert
• Stillingsbeskrivelse flyktningkoordinator. Udatert
• Målsetning og retningslinjer for TEFBUS-flyktning. Udatert
• Notat til utvidet TEFBUS-møte i Salangen 29.01.98 v/PPT, BWJ
• Pedagogisk-psykologisk tjeneste. Referat fra TEFBUS-flyktning 28. januar 2002
• Organisasjonskart Salangen kommune. Udatert
• Organisasjonskart avdeling helse. Udatert
• Sjøvegan statlige mottak for asylsøkere. Organisasjonskart januar 2004. (K2000:G)
• Salangen kommune – Sjøvegan statlige mottak for asylsøkere. Personal oversikt pr. 01. november 2002

Korrespondanse mellom Helsetilsynet i Troms og virksomheten:

• Helsetilsynet i Troms brev av 22.03.04, Varsel om tilsyn
• Salangen kommunes brev av 30.04.04, Oversendelse av dokumenter ifm tilsyn med helsetjenester for asylsøkere i Salangen kommune
• Helsetilsynet i Troms brev av 19.05.04, Oversendelse av program for tilsyn med helsetjenester til asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente
• Salangen kommunes brev av 03.06.04, Dokumentasjon vedr. tilsyn med helsetjenesten til flyktninger og asylsøkere i Salangen kommune

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.03.04

Besøk på mottaket og samtale med leder flyktningseksjonen ble avholdt 10.06.04

Åpningsmøte ble avholdt 11.06.04

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

Verifikasjoner vedr. asylsøkere

• 21 journaler for asylsøkere
  (vedr. tuberkulosekontroll og helseundersøkelse)
• 10 siste journaler for personer flyttet fra asylmottaket til annen kommune
  (vedr. oversendelse av resultat tuberkuloseundersøkelse og helseundersøkelse)
  I tillegg så vi på asylmottakets flyttemelding på disse personene

Verifikasjoner vedr. de som er bosatt direkte i kommunen

• 4 journaler av de eneste familiegjenforente bosatt i kommunen
  (vedr. tuberkuloseundersøkelse og helseundersøkelse)

Kommunen har per dags dato ingen overføringsflyktninger som er bosatt i kommunen.

Sluttmøte ble avholdt 11.06.04

Tilsynet har vurdert helsetjenesten til følgende grupper:

• Asylsøkere i asylmottak
• De som har fått innvilget opphold og bosettes fra mottak til kommune
• Direkte bosatte overføringsflyktninger
• Familiegjenforente til flyktninger
• Familiegjenforente (fra høyendemiske områder) til ikke-flyktninger

Område 5.1: Tuberkulosekontroll

Tilsynet skal avdekke om kommunen:

• sikrer at asylsøkere og flyktninger fra høyendemiske land får tuberkuloseundersøkelse innen 14 dager etter ankomst til landet/snarest mulig for familiegjenforente
• sikrer at funnene ved tuberkuloseundersøkelsen vurderes, og at de følges opp med henvisning til spesialisthelsetjenesten der det er mistanke om tuberkulose

Det ble ikke påvist avvik fra lov eller forskrift innenfor dette området.

Observasjoner:

• Tuberkulosekontrollprogrammet er innarbeidet i Smittevernplanen fra 2003
• Helsestasjonen har skriftlige prosedyrer for å sjekke tuberkulosestatus og utføre tuberkuloseundersøkelse der det er aktuelt
• Det er avsatt helsesøsterressurser med kompetanse til å utføre tuberkulosekontroll
• Intervju og verifikasjoner bekrefter at alle som har vært innom transittmottak har fått utført pirquet og lungerøntgen (personer >15år)
• Intervju og verifikasjoner bekrefter at flyktninger og familiegjenforente som bosettes i kommunen får utført tuberkuloseundersøkelse innen fristene. De fleste møter, men hvis noen uteblir innkalles de på nytt og helsesøster tar evt kontakt med mottakskontoret slik at de som uteblir følges opp
• Papirer fra transittmottak kommer ofte før asylsøker ankommer kommunen og stort sett innen 14 dager. Hvis informasjon fra transittmottak ikke er kommet før førstegangs helsesamtale, er det rutiner for å sjekke asylsøkers tuberkulosekort og helsepapirer fra transitt/annet mottak etterspørres
• Alle verifiserte journaler på asylsøkere inneholdt oversendt informasjon fra transittmottak om tuberkulosestatus
• Helseopplysninger som ankommer mottakskontoret oppbevares ikke på mottakskontoret, men oversendes straks helsetjenesten
• Helsesøster har ventelistesystem på Win med og fører egen liste over de som trenger oppfølging ifht tuberkulosekontroll
• Det sørges for henvisning til diagnosestasjon i Harstad ved positive funn, ved mistanke om tuberkulose eller hvis anbefalt oppfølging fra transitt/annet mottak
• De med negativ pirquet uten BCG arr, tilbys BCG vaksine
• Ved tilfeller av tuberkulose/smittsom allmennfarlig sykdom gjennomføres miljøundersøkelser og smitteforebyggende tiltak. Helsesøster og kommuneoverlege, og mottak når det er aktuelt, samarbeider om dette
• Helsestasjonen har skriftlige prosedyrer vedr. oversendelse av journal/tuberkulosestatus ved flytting til kjent adresse, dette inkluderer samtykkeskjema
• Verifikasjoner viser at ny adresse registreres i eget journalnotat og at helsekortet sendes til den aktuelle helsestasjon. Legejournal sendes på forespørsel fra ny lege i bosettingskommunen

Område 5.2: Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov

Tilsynet skal avdekke om kommunen:

• sørger for at flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente får informasjon om helsetjenesten snarest mulig etter ankomst
• sikrer flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente nødvendige forebyggende tiltak, individuelle undersøkelser og behandling i forhold til smittsom sykdom
• tilbyr nødvendig helsehjelp ved behov før det er tildelt fastlege, spesielt i forhold til gravide og de med psykisk sykdom
• tilbyr individuelle samtaler kort tid etter ankomst for å gi informasjon om helsetjenesten og foreta en første vurdering av generell helsetilstand og behov for helsetjenester snarest mulig etter ankomst

Det ble ikke påvist avvik fra lov eller forskrift innenfor dette området.

Observasjoner:

• Kommunen har utarbeidet en generell opplæringsplan og personell i helsetjenesten deltar på kurs etter behov og kapasitet
• Helsestasjonen har skriftlige prosedyrer for førstegangs helsesamtale vedr. informasjon om helsetjenesten og allmennfarlige smittsomme sykdommer samt tuberkulosekontroll, kartlegging av fysisk og psykisk helse, tilbud om rutineundersøkelse på blod, urin, avføring og tilbud om legeundersøkelse ved behov
• Helsetjenesten får ankomstmeldinger fra mottakskontoret ved nyankomne asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente. Asylsøkere innkalles til førstegangs helsesamtale (som følger prosedyrer) innen 2-3 uker. Flyktninger som skal ha tuberkuloseundersøkelse får utført denne og førstegangssamtale innen 14 dager etter ankomst. Ved behov for helsetjenester før dette, tar asylmottak/flyktningkontor kontakt med helsestasjonen. Det er lav terskel for å ta kontakt med helsestasjonen
• Helsesøster tilbyr og bestiller førstegangs legeundersøkelse utfra vurdering av behov og følger opp med ekstra motivering dersom det er spesielle tilfeller hvor det er viktig
• Lege utfører en målrettet undersøkelse som bygger på informasjon fra helsesøsters førstegangs helsesamtale
• Alle tilbys screeningprøver på blod, urin og avføring uavhengig av legeundersøkelse. Både lege og helsesøster får prøvesvar
• Helsestasjonen og legene har hvert sitt datasystem, men legene har tilgang til helsestasjonens journal på data
• Ved allmennfarlig smittsom sykdom gir lege førstegangsinformasjon og sørger for behandling. Helsesøster følger opp ved ytterligere informasjonsbehov. Miljøundersøkelser utføres hvis nødvendig
• Helsesøster har bla hatt informasjon for ansatte på mottaket angående tuberkulose og allmennfarlige smittsomme sykdommer. Det arrangeres faste sex- og samlivsgrupper for mindreårige for å informere om samliv, prevensjon, seksuelt overførbare smittsomme sykdommer etc
• Det gis tilbud om vaksinasjon utfra generelle retningslinjer
• Gravide tilbys svangerskapsomsorg i form av faste kontroller hos lege. Da kommunen for tiden ikke har jordmor tilbyr helsesøster også oppfølging av gravide asylsøkere/flyktninger
• Kommunens psykiatriplan omfatter tiltak overfor flyktninger og asylsøkere
• Personer med psykisk sykdom følges opp av helsesøster, legetjenesten, den kommunale psykiatritjenesten og evt hjemmesykepleien
• Det er gjort en bevisst prioritering av barn og unge. De som har behov for psykososial oppfølging får det av den kommunale psykiatritjenesten og BUP i Salangen. BUP har krise- og mestringsgrupper for barn. Hvis det i gruppene kommer opp ting som krever oppfølging, tilbys individuell oppfølging
• Det henvises til spesialisthelsetjenesten ved behov. Langvarig oppfølging ved spesialisthelsetjenesten er imidlertid vanskelig å få gjennomført bla fordi det er usikkert om asylsøkeren/flyktningen blir i kommunen over tid
• Asylmottaket har døgnkontinuerlig bemanning, bakvaktsordning og skriftlige rutiner vedr. håndtering av vold- og trusler
• Det brukes rutinemessig tolk, fortrinnsvis telefontolk

Område 5.3:Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottak

Tilsynet skal avdekke om kommunen ivaretar sitt tilsynsansvar med miljørettet helsevern i asylmottak:

• om det er klart hvem som har ansvaret og oppgaven med å føre tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottak
• om kommunen har sikret at henvendelser vedrørende miljørettet helsevern ved asylmottak blir formidlet til den/de som har tilsynsansvaret

Det ble ikke påvist merknad eller avvik innenfor dette området

Observasjoner:

• Kommuneoverlegen er delegert ansvar etter kommunehelsetjenesteloven §4a-3, og er kjent med tilsynsoppgaven overfor asylmottak
• For 5 år siden ble det gjennomført hygieneinspeksjon – dette førte til oppgradering av asylmottaket og utarbeiding av nye rutiner ifht brann, teknisk standard etc
• Mottaket er en del av kommunens organisasjon. På linje med andre virksomheter (f.eks på sykehjemmet) registreres fortløpende om forholdene er tilfredsstillende og utilfredstillende forhold tas opp på månedlige avdelingsledermøter i regi av administrasjonssjefen i kommunen, hvor også kommuneoverlegen møter

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Troms deltok:
Barbro Husebye, revisjonsleder
Kjellrunn Kristiansen, revisor
Heidi Talsethagen, revisor