Innhold

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Organisering, ansvar og myndighet
• Internkontroll
• Miljørettet helsevern
• Smittevern
• Helsemessig beredskap

Lyngen kommune har kriseplan og har foretatt risiko og sårbarhetsundersøkelse høsten 2003. De har ikke utarbeidet egen plan for helsemessig og sosial beredskap.

De er i ferd med å sluttføre arbeidet med smittevernplan.

Miljørettet helsevern er lite synlig i kommunens organisering, og det er ikke tilrettelagt for formelt samarbeid om saker i dette feltet. Det er satt av tilfredstillende personellressurser til arbeidet.

Tilsynet påpekte tre avvik og det gis to merknader

Avvik 1

Kommunen har ikke etablert et internkontrollsystem i henhold til helselovgivingen.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om statlig tilsyn §3

Avvik 2

Kommunens tilsynsoppgaver på det miljørettede helsevernområdet blir ikke utført i henhold til regelverket

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om helsetjenesten i kommunene §4a-2.
• Forskrift om miljørettet helsevern for barnehager og skoler §6
• Forskrift om røyking på restauranter og andre serveringssteder, internkontroll m.v.

Avvik 3

Kommunen har ikke oppdatert gyldig smittevernplan

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om vern mot smittsomme sykdommer § 7-1

Merknad 1

Kommunen mangler en plan for samfunnsmedisinske oppgaver.

Merknad 2

Kommunens helsemessig beredskapsplanlegging er ikke beskrevet i eget dokument.

Dato: 13.07.2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med samfunnsmedisinske oppgaver i Lyngen kommune 14.06.2004. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Troms gjennomfører med samfunnsmedisinske oppgaver i to kommuner i Troms.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Tilsynet var avgrenset til følgende områder og krav:

Område: Krav fastsatt i :

• Organisering, ansvar og myndighet Lov om helsetjenesten i kommunene
• Internkontrollsystem Lov om statlig tilsyn §3
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Miljørettet helsevern Lov om helsetjenesten i kommunene
• Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• Forskrift om røyking på restauranter og serveringssteder, internkontroll m.m
• Smittevern Lov om vern mot smittsomme sykdommer § 7-1
• Helsemessig beredskap Lov om helsemessig beredskap

Lyngen kommune ligger mellom Ullsfjorden og Lyngenfjorden. Næringslivet er variert og består av bl.a. jordbruk, fiske, reke-plast- og jernindustri. Kommunen har ca. 3200 innbyggere.

Det er 5 barnehager og 5 skoler i kommunen.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

Organisasjonskart- Lyngen kommune (udatert)

• Arbeids- og delegeringsreglement (kap. 5B – relevant del)
• Kriseplan for Lyngen kommune (revidert og gjeldende fra desember 2001)
• Katastrofeplan for Helsetjenesten i Lyngen kommune (utarb.mars 1999)
• Kommunal smittevernplan for Lyngen kommune (under revisjon)
• Miljørettet helsevern

          -  saksdokumenter Kvalvik vannverk 
          -  Sør-Lenangen barnehage
          -  Referater fra Miljørettet Helsevern gruppens møter

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Troms:

• Helsetilsynet i Troms sendte revisjonsvarsel i brev av 18.07.2003
• Lyngen kommune sendte svar tilbake i brev av 06.11.2003, vedlagt diverse dokumenter som Helsetilsynet ba om å få tilsendt.
• Av uforutsatte grunner har tilsynet blitt utsatt, og gjennomføres 14.06.2004. Varsel om endelig dato ble sendt 26.03.2004

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Åpningsmøte

Fire personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt samme dag

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• Årsmelding 2002 Helsesøstertjenesten i Lyngen kommune
• Årsmelding 2002 – Legetjenesten
• Rapport etter hygienisk inspeksjon i Furustua barnehage 10.07.02

Område 5.1: Organisering, ansvar og myndighet av samfunnsmedisinske oppgaver

Det ble ikke påvist avvik, dvs mangel på oppfyllelse av myndighetskrav.

Det er basert på følgende observasjoner:

• Kommunens organisasjonskart var kjent av alle
• Delegasjonsreglement var delvis kjent

Merknad 1

Kommunen mangler en plan for samfunnsmedisinske oppgaver.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Rollen som medisinsk faglig rådgiver er uklar. Plasseringen i organisasjonen gjør det vanskelig å utøve denne oppgaven.
• Kommunen mangler rutiner for å involvere kommunelege I i saker som vedrører miljørettet helsevern og saker der medisinsk faglig råd er vesentlige.
• Det mangler rutiner for å sikre tverrfaglig samarbeid når det er nødvendig for å ivareta helsemessige hensyn i andre sektorer.
• Kommunelege I har initiert en samarbeidsgruppe som omfatter teknisk etat, helsesøster og kommunelege I. Denne gruppen er ikke formelt forankret.

Område 5.2: Internkontroll

Avvik 1

Kommunen har ikke etablert et internkontrollsystem for samfunnsmedisinske områder.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om statlig tilsyn §3

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen har ikke et overordnet internkontrollsystem som gjelder hele helsetjenesten. Det foreligger et system i pleie- og omsorgsektoren, men dette er ikke tatt i bruk for samfunnsmedisinske områder.
• Det er ikke utarbeidet prosedyrer for dette feltet

Område 5.3: Miljørettet helsevern

Avvik 2

Kommunen har ikke godkjent skoler og barnehager i henhold til helselovgivningen

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om miljørettet helsevern for barnehager og skoler §6

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Barnehager og skoler i Lyngen kommune er ikke gyldig godkjent i henhold til forskrift.
• Det forlå ingen dokumentasjon på enkeltvedtak vedrørende skoler og barnehager

Øvrige observasjoner :

• Kommunelege I har initiert en samarbeidsgruppe som omfatter teknisk etat, helsesøster og kommunelege I. De arbeider i fellesskap med saker innen miljørettet helsevern og gjør en rekke uformelle henvendelser i slike saker til de det måtte angå.
• Kommunelege I har ansvaret for tobakkskadeloven. Det er ført tilsyn med kommunenes to serveringssteder etter 01.06.04

Område 5.4: Smittevern

Avvik 3

Kommunen har ikke en administrativ/politisk vedtatt smittevernplan

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om vern mot smittsomme sykdommer § 7-1

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunens smittevernplan er laget i 1999 og omhandler ikke endringer i forskjellige lover og forskrifter vedtatt etter dette.
• Planen er ikke vedtatt politisk/administrativt.

Øvrige observasjoner:

• Det finnes rutiner for rapportering av vaksinasjonsstatus gjennom SYSVAK og oversikt over allmennfarlige smittsomme sykdommer gjennom MSIS.
• Det er gjennomført internopplæring i nyere forskrifter på dette feltet

Område 5.5: Helsemessig beredskap

Merknad 2

Kommunens helsemessig beredskapslanlegging er ikke beskrevet i eget dokument.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det foreligger ikke en samlet oversikt over hvilke delplaner som er utarbeidet.

Oppgaver innen beredskapsplanlegging er ikke delegert.

Øvrige observasjoner:

• Det er foretatt ROS analyse i kommunen i 2003 hvor helsetjenester var inkludert og det har vært avholdt beredskapsøvelse.
• Kommunen har utarbeidet en kriseplan.
• Det foreligger en katastrofeplan for helsetjenesten i kommunen.
• Det foreligger en smittevernplan

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Troms deltok:

Beate Søholt Lupton, revisjonsleder
Birgit Heier Johansen, revisor
Kjellrunn Kristiansen, revisor