INNHOLD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Tuberkulosekontroll
  - av asylsøkere under opphold i ordinære asylmottak
  -av bosatte flyktninger og familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose
• Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov
  - til asylsøkere under opphold i ordinære mottak
  - til bosatte flyktninger og familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose

Tilsynet med miljørettet helsevern i asylmottak

Hovedinntrykket er at Eide kommune har et godt fungerende system som sikrer at asylsøkere og flyktninger ved Svanviken statlige mottak får oppfølging innen de reviderte områdene.

Kommunen sikrer at familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose får oppfølging innen de reviderte områdene.

Det ble avdekket ett avvik og gitt en merknad i tilsynet. Avviket som ble avdekket er:

Avvik 1: Eide kommune har ikke etablert tuberkulosekontrollprogram som en del av sin smittevernplan.

Merknad 1: De styrende dokumentene gjeldende tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottaket er av nyere dato. De er i liten grad kjent av ansatte utenom de som er utpekt til å gjennomføre tilsynene. Kommunen kan med fordel informere ansatte med oppgaver knyttet til flyktninghelsetjenesten, samarbeidsparter etc om tilsynsansvaret kommunen har med miljørettet helsevern med asylmottaket.

Dato: 11.06.2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Eide kommune i perioden 25.02. til 16.04.2004. Revisjonen inngår som en del av et landsomfattende tilsyn med kommunehelsetjenesten i 2004, og som del av den planlagte tilsynsvirksomheten til Helsetilsynet i Møre og Romsdal i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial

Eide kommune har i underkant av 3 300 innbyggere. Kommunehelsetjenesten har på bakgrunn av størrelsen på kommunen en god oversikt over asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente. I helsetjenestens arbeid med asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente er helsestasjon og legetjenesten sentral. Kommunen har i tillegg engasjert sykepleier i halv stilling med særlig ansvar for dette arbeidet.

Svanviken statlige mottak er et midlertidig botilbud for personer som søker asyl i Norge, fra søknad er presentert og til vedkommende er bosatt i en kommune eller et eventuelt negativt vedtak er effektuert. Mottaket drives etter retningslinjer gitt av Utlendingsdirektoratet (UDI), og har en kapasitet på ca. 140 plasser.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt før tilsynsdagen:

• Plan for helsetjenestens arbeid med flyktninger og asylsøkere, sist revidert i desember 2003. Planen består av følgende områder: 1) generelt 2) helsetjenestens formål 3) personell 4) oversikt over flyktningene 5) bruk av tolk) 6) førstegangs helseundersøkelse 7) supplerende undersøkelser 8) tuberkulose arbeidet 9) vaksinasjoner 10) almenlegetjeneste, fysioterapitjeneste 11) helsestasjonstjeneste, skolehelsetjeneste 12) pleie/ omsorgstjenester 13) psykososialt arbeid 14) hygienisk tilsyn 15) flytting til annen kommune 16) viktigste litteratur 17) avviksbehandling
• Anonymisert oversikt over asylsøkere og flyktninger i asylmottaket, med oversikt over hvilke opplysninger og helseopplysninger som legges inn
• Skjema over tema som gjennomgås når førstegangssamtaler gjennomføres
• Smittevernplan, sist revidert i 2000. Planen er under revisjon og utkast datert 16.03.2004 er mottatt
• Oversikt over helsepersonell som arbeider med flyktningtjenesten
• Delegasjonsskriv datert 15.05.2002 gjeldende kommunalt tilsynsorgan i miljørettet helsevern
• Revisjonsprogram datert 16.03.2004 gjeldende miljørettet helsevern, herunder Svanviken statlige mottak
• Oversikt over personell i kommunen som skal føre tilsyn med miljørettet helsevern

På tilsynsdagen ble følgende dokument mottatt:

• Oversikt over sykepleieroppgaver ved Svanviken statlige mottak, datert 29.03.2004

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Møre og Romsdal:

• Varselbrev fra Helsetilsynet i Møre og Romsdal, datert 25.02.2004
• Dokumentasjon fra Eide kommune gjeldende tilsynet ble oversendt i brev datert 16.03.2004
• Program for tilsynsdagen fra Helsetilsynet i Møre og Romsdal, datert 29.03.2004

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25.02.2004.

Åpningsmøte ble avholdt 16.04.2004.

Intervjuer

5 personer ansatt i Eide kommune ble intervjuet. I tillegg ble det gjennomført en samtale med leder av Svanviken statlige mottak.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført ved at pasient journaler ble gjennomgått:

• journaler til de 20 siste asylsøkere som ble bosatt på asylmottaket før 01.04.2004
• journaler til de 10 siste personer som er flyttet fra mottaket til annen kommune

I tillegg etterspurte Helsetilsynet journaler til de 10 siste overføringsflyktningene som er bosatt i kommunen for mer enn 14 dager siden, og journaler til de 20 siste personer som er kommet gjennom familiegjenforening fra høyendemiske land for mer enn tre måneder siden. Fra disse kategoriene ble det ikke lagt fram journaler. Dette fordi det sjeldent er bosatt overføringsflyktninger i kommunen. Journaler gjeldende personer som er kommet gjennom familiegjenforening fra høyendemiske land ble ikke lagt fram pga en misforståelse.

Sluttmøte ble avholdt 16.04.2004.

Område 1:

Tuberkulosekontroll

Avvik 1

Eide kommune har ikke etablert tuberkulosekontrollprogram som en del av sin smittevernplan.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• smittevernloven § 7-1 
• Forskrift om tuberkulosekontroll § 2-1.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen mangler tuberkulosekontrollprogram i gjeldende smittevernplan og i utkast til revidert plan datert 16.03.2004.
• I tilsynet ble det i tillegg, uten at det ble funnet grunnlag for å påpeke avvik eller gi merknad, vurdert om kommunen:
• sikre at asylsøkere og flyktninger fra land med høy forekomst av tuberkulose får eller har fått tuberkuloseundersøkelse innen 14 dager etter ankomst til landet.
• sikrer at familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose får gjennomført tuberkuloseundersøkelse snarest mulig etter bosetting i kommunen
• har et system som sikrer at funnene ved tuberkuloseundersøkelsen til personer fra land med høy forekomst av tuberkulose vurderes, og at de følges opp med henvisning til spesialisthelsetjenesten der det er mistanke om tuberkulose
• De observasjoner som legges til grunn for at det ikke ble påpekt avvik eller gitt merknad er:
• I styrende dokumenter som plan for helsetjenestens arbeid med flyktninger og asylsøkere er det gitt prosedyrer og sjekklister for oppfølging av området. Prosedyrer, sjekklister og praksis er kjent for aktuelt helsepersonell og nyttes i deres arbeid.

Område 2:

Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov før tildeling av fastlege

Det ble ikke avdekket avvik på området eller gitt merknad

I tilsynet ble det under område 2 vurdert om kommunen:

• sørger for at flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente får informasjon om helsetjenesten snarest mulig etter ankomst
• sikrer flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente nødvendige forebyggende tiltak, individuelle undersøkelser og behandling i forhold til smittsom sykdom
• tilbyr nødvendig helsehjelp ved behov i perioden før det er tildelt fastlege til
• gravide asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente sikres tilbud om svangerskapsomsorg
• flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente med psykisk sykdom sikres nødvendig helsetjeneste
• tilbyr individuelle samtaler med asylsøkere og flyktninger kort etter ankomst for å gi informasjon om helsetjenesten og foreta en første vurdering av generell helsetilstand og behov for helsetjenester til flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente til flyktninger snarest mulig etter ankomst.

De observasjoner som legges til grunn for at det ikke ble påpekt avvik eller gitt merknad er:

• I styrende dokumenter som plan for helsetjenestens arbeid med flyktninger og asylsøkere er det gitt prosedyrer og sjekklister for oppfølging av området. Prosedyrer, sjekklister og praksis er kjent for aktuelt helsepersonell og nyttes i deres arbeid.

Område 3:

Tilsynet med miljørettet helsevern i asylmottak

Det ble ikke avdekket avvik på området, det ble gitt en merknad.

Eide kommune ivaretar sitt tilsynsansvar med miljørettet helsevern i asylmottak. Det er klart hvem som har ansvaret og oppgaven med å føre tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottaket. Kommunen har videre gjennom styrende dokumenter sikret at henvendelser vedrørende miljørettet helsevern ved asylmottak blir formidlet til de som har tilsynsansvaret.

Merknad 1

De styrende dokumentene gjeldende tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottaket er av nyere dato. De er i liten grad kjent av ansatte utenom de som er utpekt til å gjennomføre tilsynene. Kommunen kan med fordel informere ansatte som har oppgaver knyttet til flyktninghelsetjenesten, samarbeidsparter etc om tilsynsansvaret kommunen har med miljørettet helsevern med asylmottaket.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Møre og Romsdal deltok:
Einar Andersen, revisjonsleder
Bergljot Vinjar, revisor
Vigdis Rotlid Vestad, revisor