Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Ulstein kommune i perioden 25.02. - 28.04.2004. Revisjonen inngår som ein del av eit landsomfattande tilsyn med kommunehelsetenesta i 2004. Vidare går tilsynet inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda til Helsetilsynet i Møre og Romsdal i år.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere korleis verksemda nyttar internkontroll til å oppfylle krav frå styresmaktene. Revisjonen omfattar undersøking av om

• aktivitetar vert utførde slik dei er framstilt skriftleg og munnleg
• verksemda når måla sine og driv verksemda innanfor dei rammene styresmaktene har sett

Ein systemrevisjon blir gjennomførd ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjon handlar om å sjekke rutinar og prosedyrar, og om instruksar blir følgde i praksis, og om dei fysiske tilhøva oppfyller krava frå styresmaktene. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav frå styresmaktene
• Merknad er tilhøve som ikkje kjem inn under definisjonen av avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav frå styresmaktene avdekkjer potensial for betring

Ulstein kommune er ein øykommune med i overkant av 6 700 innbyggjarar. Kommune-helsetenesta har på bakgrunn av kommunen si storleik ein god oversikt over asylsøkjarar, flyktningar og familiegjenforente. I helsetenesta sitt arbeid med asylsøkjarar, flyktningar og familiegjenforente er helsestasjon og legetenesta sentral. Kommunen har 40 % stilling som helsesøster for asylsøkarar.

Søre Sunnmøre statlig mottak ligg i Ulstein kommune. Mottaket har ein kapasitet på 130 asylsøkjarar/ flyktningar.

3 Dokumentunderlag
Dokumentasjon frå verksemda sjølv:

• Prosedyre for rutineundersøking for tuberkulose, datert 26.02.2003
• Prosedyre og innhald i helsesjekk av flyktningar, datert 26.02.2003
• Tilbod ved første gangs legeundersøking av asylsøkjarar som kjem til Søre Sunnmøre mottak, datert 25.10.2001
• Rutinar og sjekklistar for mottak av flyktningar i Ulstein kommune
• Rutinar og sjekkliste for første gangs samtale med asylsøkar som helsesøster for asylsøkarar skal gjennomføre, datert 26.03.2004
• Prosedyre for mottak av flyktningar/ første møte med flyktningar på helsestasjon, datert 29.03.2004
• Prosedyre for larynxprøve for å avdekke sjukdom og hindre spreiing av tuberkulose i Ulstein kommune, datert 27.01.2003
• Prosedyre for tuberkulosekontroll av asylsøkjarar, datert 26.03.2004
• Prosedyre for vaksinering av asylsøkjarar, datert 20.02.2002
• Plan for helsestasjonstilbodet for asylsøkjarar, datert 05.03.2004
• Organisasjonskart, datert 01.03.2004
• Oversikt over helsepersonell i Ulstein kommune med oppgåver som gjeld til flyktningar/ asylsøkjarar pr 20.03.2004

På tilsynsdagen blei følgjande dokument motteke:

• Beredskapsplan og smittevernplan for helsetenesta i Ulstein kommune, datert 14.04.2004

Korrespondanse mellom verksemda og Helsetilsynet i Møre og Romsdal:

• Varsel om tilsyn frå Helsetilsynet i Møre og Romsdal, datert 25.02.2004
• Tilbakemelding vedlagt etterspurt dokumentasjon frå Ulstein kommune motteke 01.04.2004
• Brev av 19.04.2004 frå Helsetilsynet i Møre og Romsdal til Ulstein kommune med endeleg program for tilsynet

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn vart send ut 25.02.2004

Opningsmøte vart halde 28.04.2004

Intervjuer
4 personar vart intervjua

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar vart gjennomførde:

• gjennomgang av journalar til dei 20 siste asylsøkjarar som vart busett på asylmottaket før 01.04.2004
• gjennomgang av journalar til dei 6 siste personar som er flytta frå mottaket til anna kommune
• gjennomgang av journalar til dei 13 siste personane som er familiegjenforent og som kom frå høgendemiske land for meir enn tre månader sidan
  

Sluttmøte var halde 28.04.2004

Område 1: Tuberkulosekontroll

Avvik 1

Ulstein kommune har ikkje etablert tuberkulosekontrollprogram som ein del av sin smittevernplan.

Avvik frå følgjande krav frå styremaktene:

• Smittevernloven § 7-1 
• Forskrift om tuberkulose § 2-1

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Kommunen manglar tuberkulosekontrollprogram i gjeldande smittevernplan

I tilsynet blei det i tillegg, utan at det vart funne grunnlag for å påpeike avvik eller gje merknad, vurdert om kommunen:

• har eit system som sikrar at asylsøkjarar og flyktningar frå land med høg førekomst av tuberkulose får eller har fått tuberkulose undersøking innan 14 dagar etter at dei kom til landet
• sikrar at familiegjenforente frå land med høg førekomst av tuberkulose får gjennomført tuberkulose undersøking snarast mogleg etter busetting i kommunen
• har eit system som sikrar at funn ved tuberkulose undersøking til personar frå land med høg førekomst av tuberkulose vert vurdert, og følgt opp der det er mistanke om tuberkulose.

Dei observasjonar som vert lagt til grunn for at det ikkje blei påpeika avvik eller gitt merknad er:

• I styrande dokument er det gitt prosedyrar og sjekklister for oppfølging av området. Prosedyrane, sjekklistene og praksis er kjent for aktuelt helsepersonell og dei nyttar desse i sitt arbeid.

Område 2: Nødvendig helsehjelp og helseundersøking ved behov før tildeling av fastlege

Det vart ikkje funne avvik eller gjort merknader innan dette området.

I tilsynet ble det under område 2 vurdert om kommunen:

• gjev flyktningar, asylsøkjarar og familiegjenforente informasjon om helsetenesta snarast mogleg etter at dei kjem til kommunen.
• gjev denne gruppa tilbod om nødvendige førebyggande tiltak, individuell undersøking og behandling i forhold til smittsam sjukdom.
• gjev tilbod om nødvendig helsehjelp ved behov i perioden før det er tildelt fastlege til:
• gravide asylsøkarar, flyktningar og familiegjenforente slik at desse får tilbod om svangerskapsomsorg
• asylsøkjarar, flyktningar og familiegjenforente med psykisk sjukdom slik at desse får nødvendig helseteneste
• tilbyr individuelle samtaler med asylsøkjarar og flyktningar kort etter dei kjem for å gi informasjon om helsetenesta og foreta ein første vurdering av generell helsetilstand og behov for helsetenester til flyktningar, asylsøkjarar og familiegjenforente til flyktningar snarast mogleg etter dei kjem

Dei observasjonar som vert lagt til grunn for at det ikkje blei påpeika avvik eller gitt merknad er:

• I styrande dokument er det gitt prosedyrar og sjekklister for oppfølging av området. Prosedyrane, sjekklistene og praksis er kjent for aktuelt helsepersonell og dei nyttar desse i sitt arbeid.

Område 3: Tilsynet med miljøretta helsevern i asylmottak

Avvik 2

Ulstein kommune følgjer ikkje opp tilsynsansvaret sitt med miljøretta helsevern i asylmottaket.

Avvik frå følgjande krav frå styremaktene:

• Forskrift om miljørettet helsevern § 6, første ledd, jf. § 2 
• Kommunehelsetjenesteloven § 4a-2 
• Internkontrollforskriften § 4 andre ledd.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Kommunen kjenner ikkje til tilsynsansvaret sitt overfor asylmottaket
• Det er ikkje klart kven som har ansvaret og oppgåva med å føre tilsyn med miljøretta helsevern i asylmottaket
• Kommunen har ikkje sikra at hendingar som gjeld miljøretta helsevern ved asylmottak vert formidla til dei som har tilsynsansvaret
• Det er ikkje utarbeidd styrande dokument gjeldande tilsyn med miljøretta helsevern i asylmottaket

Oversikt over personar frå verksemda som var direkte involverte i revisjonen.

I tabellen under er det gjeve ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte og over personar som vart intervjua.

Frå Helsetilsynet i Møre og Romsdal deltok:
Einar Andersen, revisjonsleiar
Bergljot Vinjar, revisor
Vigdis Rotlid Vestad, revisor