INNHALD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Tuberkulosekontroll
• av asylsøkere under opphold i ordinære asylmottak
• av bosatte flyktninger og familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose

Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov

• til asylsøkere under opphold i ordinære mottak
• til bosatte flyktninger og familiegjenforente familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose

Tilsynet med miljørettet helsevern i asylmottak

Hovedinntrykket er at Rauma kommune har et fungerende system som sikrer at asylsøkere og flyktninger ved Rauma mottak får oppfølging innen de reviderte områdene.

Det ble avdekket to avvik i tilsynet og gitt en merknad. Avvikene som ble avdekket er:

Avvik 1: Rauma kommune har ikke etablert tuberkulosekontrollprogram som en del av sin smittevernplan.

Avvik 2: Rauma kommune følger ikke opp sitt tilsynsansvar med miljørettet helsevern i asylmottak. Det er uklart og ikke kjent hvem som har ansvaret og oppgaven med å føre tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottak. Det er ikke utarbeidet styrende dokumentene gjeldende tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottaket.

Merknad: Rauma kommune kan med fordel utarbeide et system for å få en løpende oversikt over familiegjenforente. Manglende system innebærer en risiko for at denne gruppen ikke får: informasjon om helsetjenesten snarest mulig etter ankomst og relevante forebyggende tiltak, undersøkelser og eventuell behandling i forhold til smittsom sykdom.

Dato: 30.06.2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Rauma kommune i perioden 25.02. til 29.04.2004. Revisjonen inngår som en del av et landsomfattende tilsyn med kommune-helsetjenesten i 2004 og som del av den planlagte tilsynsvirksomheten til Helsetilsynet i Møre og Romsdal i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial

Rauma kommune hadde 01.01.2004 i overkant av 7 300 innbyggere. Kommunehelsetjenesten har på bakgrunn av størrelsen på kommunen en god oversikt over asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente. I helsetjenestens arbeid med asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente er helsestasjon og legetjenesten sentral. Helsetjenesten for asylsøkere er organisatorisk lagt til helsesøstertjenesten. Sykepleier i 20 % stilling er knyttet til mottaket med faste trefftider der.

Rauma Mottak er et midlertidig botilbud for personer som søker asyl i Norge, fra søknad er presentert og til vedkommende er bosatt i en kommune eller et eventuelt negativt vedtak er effektuert. Mottaket drives etter retningslinjer gitt av Utlendingsdirektoratet (UDI), og har normalt mellom 90 og 120 asylsøkere/ flyktninger.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Liste over helsepersonell med oppgaver relatert til reviderte områder
• Plan for helsetjenesten for asylsøkere ved Rauma Mottak, datert 16.04.2002
• Prosedyrer for legetjenesten i Rauma kommune vedrørende asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente, datert 19.03.2004
• Beskrivelse av relevante områder innen temaene for tilsynet: 1) arbeidsoppgaver lagt til helsearbeider med fast(e) dag(er) ved Rauma Mottak 2) tuberkulosekontroll 3) førstegangsundersøkelse av barn 4) oppfølging fra helsestasjons- og skolehelsetjenesten, datert 18.03.2004
• Arbeidsbeskrivelse for helsearbeider ved Rauma Mottak, datert 17.04.2004
• Organisasjonskart for helse- og sosialetaten i Rauma kommune
• Intern administrativ delegasjon, sist revidert januar 2004
• Årsrapport for 2003 fra helsearbeider ved Rauma Mottak, datert 01.03.2004
• Årsmelding fra helsekontor i Rauma Mottak for 2002, datert 22.01.2003
• Årsrapport fra helsesøstertjenesten for 2003, datert 05.02.2004
• Referat fra møte 20.01.2004 i kompetansegruppen (møtearena mellom ansvarlige for Rauma Mottak og Rauma kommune)
• Opptrappingsplan for psykisk helsearbeid 2004-2008, vedtatt 21.01.2004
• Smittevernplan for Rauma kommune, datert mars 1999
• Skjema for førstegangskonsultasjon av asylsøkerbarn
• Årsrapport for legesenteret i Rauma 2003, datert 09.02.2004
• Notat vedrørende miljørettet helsevern i Rauma kommune, datert 03.12.2003

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Møre og Romsdal:

• Varselbrev fra Helsetilsynet i Møre og Romsdal, datert 25.02.2004
• Dokumentasjon fra Rauma kommune gjeldende tilsynet ble oversendt i brev datert 19.03.2004
• Program for tilsynsdagen fra Helsetilsynet i Møre og Romsdal, datert 29.03.2004

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25.02.2004.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 29.04.2004.

Intervjuer

4 personer ansatt i Rauma kommune ble intervjuet. I tillegg ble det gjennomført en samtale med leder av Rauma Mottak.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

Følgende verifikasjoner ble gjennomført ved at pasient journaler ble gjennomgått:

• journaler til de 18 siste asylsøkere som ble bosatt på asylmottaket før 01.04.2004
• journaler til de 8 siste personer som er flyttet fra mottaket til annen kommune
• journaler til de 5 siste overføringsflyktningene som er bosatt i kommunen for mer enn 14 dager siden
• journaler til de 3 siste personer som er kommet gjennom familiegjenforening fra høyendemiske land for mer enn tre måneder siden

Sluttmøte ble avholdt 29.04.2004

Område 1: Tuberkulosekontroll

Avvik 1

Rauma kommune har ikke etablert tuberkulosekontrollprogram som en del av sin smittevernplan.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Smittevernloven § 7-1 
• Forskrift om tuberkulosekontroll § 2-1.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen mangler tuberkulosekontrollprogram i gjeldende smittevernplan, og i utkast til revidert plan datert 16.03.2004.

I tilsynet ble det i tillegg, uten at det ble funnet grunnlag for å påpeke avvik, vurdert om kommunen:

• sikrer at asylsøkere og flyktninger fra land med høy forekomst av tuberkulose får eller har fått tuberkuloseundersøkelse innen 14 dager etter ankomst til landet.
• sikrer at familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose får gjennomført tuberkuloseundersøkelse snarest mulig etter bosetting i kommunen
• har et system som sikrer at funnene ved tuberkuloseundersøkelsen til personer fra land med høy forekomst av tuberkulose vurderes, og at de følges opp med henvisning til spesialisthelsetjenesten der det er mistanke om tuberkulose

De observasjoner som legges til grunn for at det ikke ble påpekt avvik eller gitt merknad er:

• I styrende dokumenter som plan for helsetjenesten for asylsøkere er det gitt prosedyrer og sjekklister for oppfølging av området. Prosedyrer, sjekklister og praksis er kjent for aktuelt helsepersonell og nyttes i deres arbeid.

For øvrig vises det til merknad gitt under område 2.

Område 2: Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov før tildeling av fastlege

Det ble ikke avdekket avvik på området. Det ble gitt en merknad

I tilsynet ble det under område 2 vurdert om kommunen:

• sørger for at flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente får informasjon om helsetjenesten snarest mulig etter ankomst
• sikrer flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente nødvendige forebyggende tiltak, individuelle undersøkelser og behandling i forhold til smittsom sykdom
• tilbyr nødvendig helsehjelp ved behov i perioden før det er tildelt fastlege til:
• gravide asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente slik at disse sikres tilbud om svangerskapsomsorg
• flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente med psykisk sykdom slik at disse sikres nødvendig helsetjeneste
• tilbyr individuelle samtaler med asylsøkere og flyktninger kort etter ankomst for å gi informasjon om helsetjenesten og foreta en første vurdering av generell helsetilstand og behov for helsetjenester til flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente til flyktninger snarest mulig etter ankomst.

De observasjoner som legges til grunn for at det ikke ble påpekt avvik er:

• I styrende dokumenter som plan for helsetjenesten for asylsøkere og prosedyrer for legetjenester i Rauma kommune for asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente, er det gitt prosedyrer og sjekklister for oppfølging av området. Prosedyrer, sjekklister og praksis er kjent for aktuelt helsepersonell og nyttes i deres arbeid.

Merknad 1

Rauma kommune kan med fordel utarbeide et system for å få en løpende oversikt over familiegjenforente. Manglende system innebærer en risiko for at denne gruppen ikke får: informasjon om helsetjenesten snarest mulig etter ankomst og relevante forebyggende tiltak, undersøkelser og eventuell behandling i forhold til smittsom sykdom.

Område 3: Tilsynet med miljørettet helsevern i asylmottak

Avvik 2

Rauma kommune følger ikke opp sitt tilsynsansvar med miljørettet helsevern i asylmottak. Det er ikke kjent hvem som har ansvaret og oppgaven med å føre tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottak. Det er ikke utarbeidet styrende dokumenter gjeldende tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottaket.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om miljørettet helsevern § 6, første ledd, jf. § 2 
• Kommunehelsetjenesteloven § 4a-2 
• Internkontrollforskriften § 4 andre ledd.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• kommunen kjenner ikke til sitt tilsynsansvar overfor asylmottaks regeletterlevelse av miljø og helsekrav i medhold av kommunehelsetjenesteloven.
• ansvaret og oppgaven med å føre tilsyn med asylmottaks regeletterlevelse på dette området er ikke klart plassert.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Møre og Romsdal deltok:
Einar Andersen, revisjonsleder
Bergljot Vinjar, revisor
Vigdis Rotlid Vestad, revisor