INNHOLD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Tuberkulosekontroll 
  - av bosatte flyktninger og familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose
• Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov
  - til bosatte flyktninger og familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose

Hovedinntrykket er at Kristiansund kommune har et godt fungerende system som sikrer at flyktninger og familiegjenforente får oppfølging innen de reviderte områdene.

Det ble ikke avdekket avvik innen de reviderte områdene.

Dato: 30.06.2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Kristiansund kommune i perioden 25.02. til 06.05.2004. Revisjonen inngår som en del av et landsomfattende tilsyn med kommunehelsetjenesten i 2004, og som del av den planlagte tilsynsvirksomheten til Helsetilsynet i Møre og Romsdal i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial

Kristiansund kommune er bykommune med i overkant av 17 000 innbyggere. Kommunehelsetjenesten har på bakgrunn av størrelsen på kommunen en god oversikt over flyktninger og familiegjenforente. I helsetjenestens arbeid med flyktninger og familiegjenforente er helsestasjon og legetjenesten sentral.

Kristiansund kommune har siden 1994 tatt i mot ca. 250 flyktninger. Kommunen har flyktningkontor ledet av flyktningkonsulent. Det er et tilrettelagt for god samhandling mellom helsetjenesten og flyktningkontoret. Fra 2001 har kommunen hatt en 100 % stilling som helsesøster for flyktninger. For tiden er stillingen delt mellom to helsesøstere. Tuberkulosekontroll av flyktninger foretas av helsesøsterene. Kontrollen av andre grupper inkludert familiegjenforente uten flyktningbakgrunn foretas av vaksinasjonskontoret.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart
• Plan for flyktninghelsetjenesten, bestående av følgende kapitler: 1) innledning 2) plangrunnlag 3) flyktningers helsesituasjon 4) nasjonale innsatsområder for helsefremmende og forebyggende arbeid 5) flyktninghelsetjenestens formål og oppgaver 6) kommunale mål for flyktninghelsetjenesten 7) metode, tiltak og nivå 8) status, organisering og vurdering av flyktninghelsetjenesten 9) internkontroll/ kvalitetssikring 11) organisasjonsstruktur 12) metodeoversikt pr. 01.01.2004 13) litteraturoversikt
• Opptrappingsplan for psykisk helse 2000-2006
• Prosedyre tuberkulosekontroll
• Gangen i en førstegangskonsultasjon hos helsesøster
• Metodeoversikt pr. 01.01.2004
• Ansatte i helsetjenesten for flyktninger, pr. 01.01.2004
• Årsrapport for 2003 for flyktninghelsetjenesten
• Helsetilbud til flyktninger og deres familiemedlemmer bosatt i Kristiansund kommune (informasjonsbrosjyre)
• På tilsynsdagen ble følgende dokumenter mottatt:
• Smittevernplan for Kristiansund kommune, datert mai 2004, inkludert følgende vedlegg: oversikt over ressurser, krisehåndtering og influensapandemi, lokal plan for beredskap

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Møre og Romsdal:

• Varselbrev fra Helsetilsynet i Møre og Romsdal, datert 25.02.2004
• Dokumentasjon fra Kristiansund kommune gjeldende tilsynet ble oversendt i brev datert 31.03.2004
• Program for tilsynsdagen fra Helsetilsynet i Møre og Romsdal, datert 26.04.2004

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25.02.2004.

Åpningsmøte ble avholdt 06.05.2004.

Intervjuer

5 personer i kommunehelsetjenesten ble intervjuet. I tillegg hadde Helsetilsynet en samtale med en av flyktningkonsulentene i kommunen.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• journaler til de 11 siste overføringsflyktningene som er bosatt i kommunen for mer enn 14 dager siden
• journaler til de 18 siste personer som er kommet gjennom familiegjenforening fra høyendemiske land for mer enn tre måneder siden

Sluttmøte ble avholdt 06.05.2004.

Område 1: Tuberkulosekontroll

Det ble ikke avdekket avvik på området eller gitt merknad.

I tilsynet ble vurdert om kommunen:

• sikrer at flyktninger fra land med høy forekomst av tuberkulose får eller har fått tuberkuloseundersøkelse innen 14 dager etter ankomst til landet.
• sikrer at familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose får gjennomført tuberkuloseundersøkelse snarest mulig etter bosetting i kommunen
• har et system som sikrer at funnene ved tuberkuloseundersøkelsen til personer fra land med høy forekomst av tuberkulose vurderes, og at de følges opp med henvisning til spesialisthelsetjenesten der det er mistanke om tuberkulose
• har etablert tuberkulosekontrollprogram som en del av sin smittevernplan.

De observasjoner som legges til grunn for at det ikke ble påpekt avvik eller gitt merknad er:

• I styrende dokumenter som plan for flyktninghelsetjenesten er det gitt prosedyrer og sjekklister for oppfølging av området. Prosedyrer, sjekklister og praksis er kjent for aktuelt helsepersonell og nyttes i deres arbeid.

Område 2: Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov før tildeling av fastlege

Det ble ikke avdekket avvik på området eller gitt merknad.

I tilsynet ble det under område 2 vurdert om kommunen:

• sørger for at flyktninger og familiegjenforente får informasjon om helsetjenesten snarest mulig etter ankomst
• sikrer flyktninger og familiegjenforente nødvendige forebyggende tiltak, individuelle undersøkelser og behandling i forhold til smittsom sykdom
• tilbyr nødvendig helsehjelp ved behov i perioden før det er tildelt fastlege til:
  - gravide flyktninger og familiegjenforente slik at disse sikres tilbud om svangerskapsomsorg
  - flyktninger og familiegjenforente med psykisk sykdom slik at disse sikres nødvendig helsetjeneste
• tilbyr individuelle samtaler med flyktninger kort etter ankomst for å gi informasjon om helsetjenesten og foreta en første vurdering av generell helsetilstand og behov for helsetjenester til flyktninger og familiegjenforente til flyktninger snarest mulig etter ankomst.

De observasjoner som legges til grunn for at det ikke ble påpekt avvik er:

• I styrende dokumenter som plan for flyktninghelsetjenesten, er det gitt prosedyrer og sjekklister for oppfølging av området. Prosedyrer, sjekklister og praksis er kjent for aktuelt helsepersonell og nyttes i deres arbeid.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Møre og Romsdal deltok:
Einar Andersen, revisjonsleder
Bergljot Vinjar, revisor
Vigdis Rotlid Vestad, revisor