Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Tuberkulosekontroll av asylsøkere under opphold i ordinære asylmottak
• Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov (inntil fastlege er tildelt) til asylsøkere under opphold i ordinære asylmottak
• Tilsynet med miljørettet helsevern i asylmottak

Nome kommune har egen helsetjeneste for beboerne ved asylmottaket med dyktige fagfolk. Helsetjenesten er lokalisert til mottaket og er lett tilgjengelig for brukerne. Helsetjenesten er sårbar på grunn av mangler ved internkontrollsystemet. Dette medfører at tjenesten blir personavhengig.

Kommunens etterlevelse av myndighetskravene på de reviderte områdene er nærmere omtalt i kapittel 2.

Ved tilsynet er det avdekket 5 avvik og gitt 2 merknader. Dette er nærmere omtalt i kapittel 5.

Avvikene er følgende:

• Resultatet av tuberkuloseundersøkelsen og journal sendes ikke fra kommunelegen til kommunelege i ny oppholdskommune når asylsøker flytter
• Kommunen mangler internkontroll for flyktninghelsetjenesten på området nødvendig helsehjelp og helseundersøkelser ved behov
• Avvikshåndteringssystemet på de reviderte områdene er ikke implementert (2 avvik)
• Kommunen har ikke etablert et system som sikrer at henvendelser til kommunen vedrørende mangler ved miljørettet helsevern i asylmottaket blir videreformidlet til dem som er tillagt tilsynsansvar og oppgaver

Merknadene er følgende:

• Den enkelte asylsøkers journal er 2-delt og ikke samlet, slik at journalopplysninger finnes dels hos flyktninghelsetjenesten og dels på legekontor annet sted i kommunen
• Kommunen mangler tilsynsplan som omfatter miljørettet helsevern i asylmottaket 

Dato: 29. juli 2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med helsetjenester til asylsøkere i Nome kommune i perioden 02.04.2004 - 28.06.2004. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomheten som Helsetilsynet i Telemark gjennomfører i inneværende år. Tilsynet er en del av det fellestilsyn som Helsetilsynet i fylkene etter oppdrag fra Statens helsetilsyn, skal gjennomføre med helsetjenester til asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial

Nome kommune er avtalepartner med UDI Sør og har ett statlig asylmottak (Nome Statlige mottak for asylsøkere). Mottaket består av 11 bygninger og har plass til 163 beboere, herunder 20 plasser for enslige mindreårige (EM).

Asylmottaket har en informasjonsansvarlig som gjennomfører et obligatorisk informasjonsprogram for nyankomne asylsøkere umiddelbart etter ankomst. Programmet inneholder blant annet informasjon om helsetjenesten i Norge. Mottaket sørger for å sette av tid med tolk til førstegangsinformasjon, samt informasjon om smittsomme sykdommer. Det er helsetjenesten for flyktninger som tar ansvaret for informasjonen.

Nome kommune har fra januar 1993 hatt en egen flyktninghelsetjeneste for beboerne på asylmottaket. Tjenesten består av 2 kommunalt ansatte sykepleiere i til sammen 120 % stilling og 3.5 timer legetjenester pr. uke, og er lokalisert til asylmottaket.

Flyktninghelsetjenesten i kommunen har god tilgjengelighet og service overfor asylsøkerne. Den sørger for informasjon om helsetjenesten snarest mulig etter ankomst, tilbud om individuelle samtaler, tilbud om generell helseundersøkelse, tett helsemessig oppfølging, videreformidling til øvrig helsetjeneste og følgetjeneste. Det benyttes alltid tolk ved samtalene (telefontolk). Kommunens flyktninghelsetjeneste følger IS-1022 ”Veileder for helsetjenestetilbud til asylsøkere og flyktninger”, men mangler prosedyrer for tjenesten i sitt internkontrollsystem for helsetjenesten.

Fastlegeavtaler for asylsøkerne ordnes fortløpende etter ankomst til mottaket. Så langt som mulig tilbys de fastlege ved Ulefoss legesenter, som også gir legetjenester til asylsøkere i tiden før fastlege er tildelt. Utenom flyktninghelsetjenestens åpningstider kontakter asylsøkerne legekontoret på Ulefoss eventuelt legevakten ved behov.

Kommunens flyktninghelsetjeneste sikrer at asylsøkere fra land med høy forekomst av tuberkulose har fått eller får tuberkuloseundersøkelse innen 14 dager etter ankomst til landet. Resultatet av tuberkuloseundersøkelse vurderes av sykepleier i samråd med lege og følges opp med henvisning til spesialisthelsetjenesten der det er mistanke om tuberkulose.

Flyktninghelsetjenesten sørger også for relevante forebyggende tiltak og undersøkelser med tanke på smittsom sykdom hos asylsøkere ved å invitere til individuell undersøkelse.

Gravide asylsøkere tilbys svangerskapsomsorg hos jordmor og lege. Asylsøkere med psykisk sykdom sikres nødvendig oppfølging gjennom et nært samarbeid mellom flyktninghelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten. Sistnevnte gir veiledning til de ansatte i helsetjenesten for flyktninger og tar ved behov en forhåndssamtale for å vurdere om en asylsøker trenger poliklinisk behandling.

Ansvaret for miljørettet helsevern er delegert til rådmannen som etter fullmakt har inngått samarbeidsavtale med Miljøhygienisk avdeling Notodden/Hjartdal/Bø/Sauherad og Nome. Kommunen utførte inspeksjonstilsyn med asylmottaket i 2001 hvor det ikke ble avdekket forhold som tilsa oppfølging fra helseavdelingens side umiddelbart.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• IK-system/styringsdokument for Bø, Nome og Sauherad kommune
• Organisasjonskart for helse-, sosial- og omsorgsetaten
• Organisasjonskart for helse- og sosialtjenesten
• Stillingsbeskrivelser for sykepleier og sykepleiervikariat i kommunehelsetjenesten innenfor ”Helsetjenesten for flyktninger”
• Tjenestebeskrivelse for ”Helsetjenesten for flyktninger, Dagsrud. Gjelder for beboere ved Nome Statlige mottak.”
• Informasjon fra kommunens hjemmesider på internett om kommunens helsesøster- og jordmortjeneste og om helsetjenesten for flyktninger
• Mal for helseundersøkelse og kartlegging ”Skjema 1 – Helseundersøkelse for flyktninger og asylsøkere/egenmelding og ”Skjema 2 – Samtykkeerklæring”
• Prosedyre for avvikshåndtering inkludert avviksskjema og avvikslogg
• Prosedyre for hjemmebesøk (til familier med nyfødte barn)
• Smittevernplan m/tuberkulosekontrollprogram
• Offentlig legearbeid i Nome kommune – oppgavefordeling mellom legene
• Oversikt over helsepersonell med oppgaver relatert til flyktningehelsetjenesten
• Virksomhetsplan for 2004 – Helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Helsetjenesten for flyktninger
• Årsrapport 03. Helsetjenesten for flyktninger, Dagsrud. Gjelder for beboere ved Nome Statlige mottak
• Årsmelding 2003 Helsestasjonstjeneste – Skolehelsetjeneste. Helsetjeneste for flyktninger
• Miljøhygienisk avdeling: Årsmelding 2003 (med virksomhetsplan 2004) for Notodden, Hjartdal, Bø, Nome og Sauherad kommune
• Delegasjonsvedtak – delegasjon av myndighet etter kommunehelsetjenesteloven til rådmannen i Nome kommune
• Vedtak i kommunestyret av 02.11.01 der Rådmannen gis fullmakt til å inngå forlenget samarbeidsavtale vedrørende miljørettet helsevern
• Referat fra befaring ved Nome statlige mottak 08.06.01 (inspeksjonstilsyn)

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Telemark:

• Brev av 02.04.2004 fra Helsetilsynet i Telemark med varsel om tilsyn
• Dokumentasjon oversendt fra Nome kommune ved brev av 07.05.2004
• Brev av 07.06.2004 fra Helsetilsynet i Telemark med anmodning om fremlegging av stikkprøver og program for tilsynsbesøket

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 02.04.2004

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 17.06.2004

Intervjuer

Samtale med leder av Nome asylmottak 11.06.2004

5 personer ble intervjuet 17.06.2004

1 person ble intervjuet 28.06.2004

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

Gjennomgang av den samlede pasientjournalen for de 20 sist ankomne asylsøkere som bor på asylmottaket, hvor av 5 for mindreårige asylsøkere.

Gjennomgang av den samlede pasientjournalen for de 10 siste personene som er flyttet fra mottaket til annen kommune/mottak.

Fremvisning av Kvalitetshåndbok for helsestasjons- og skolehelsetjenesten

Sluttmøte ble avholdt 17.06.2004

Område 1: Tuberkulosekontroll av asylsøkere under opphold i ordinære asylmottak

Avvik 1-1

Resultatet av tuberkuloseundersøkelsen og journal sendes ikke fra kommunelegen til kommunelege i ny oppholdskommune når asylsøker flytter

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Tuberkulosekontrollforskriften § 4-2, strekpunkt 3
• Internkontrollforskriften § 4 annet ledd, bokstav a

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Rutine for overføring av opplysninger ved flytting til annen kommune er ikke i samsvar med kravene til overføring etter tuberkulosekontrollforskriften (Tuberkulosekontrollprogrammet pkt. 4.4)
• Det kom frem i intervjuene at bare journaler med opplysninger om konstatert tuberkulose/smittsomme sykdommer sendes til kommunelegen i ny bopelskommune ved flytting. Øvrige journaler oppbevares i flyktninghelsetjenesten og overføres direkte til fastlegen i den nye bopelskommunen så snart det er kjent hvem dette er.

Avvik 1-2

Se nedenfor  

Merknad

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for å påpeke merknader på dette området.

Område 2: Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelser ved behov (inntil fastlege er tildelt) til asylsøkere under opphold i ordinære mottak

Avvik 2-1

Kommunen mangler internkontroll for flyktninghelsetjenesten på det reviderte området

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Tilsynsloven § 3
• IK-forskriften § 4 annet ledd, bokstav g jf § 5

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Dokumentgjennomgang viser at kommunen mangler skriftlige prosedyrer for flyktninghelsetjenesten på det reviderte området (Under Kvalitetssystemet pkt. 18.7 Helsetjeneste for flyktninger ble det ikke funnet noen beskrivelse eller prosedyrer)
• Det kom frem i intervjuene at det bare er utarbeidet enkelte prosedyrer for flyktninghelsetjenesten og at disse ikke er samlet systematisk og innlemmet i Kvalitetssystemet.

Avvik 2-2

Se nedenfor

Merknad 2-1

Den enkelte asylsøkers journal er 2-delt og ikke samlet, slik at journalopplysninger finnes dels hos flyktninghelsetjenesten og dels på legekontor annet sted i kommunen.

Felles for område 1 og 2

Avvik 1-2 og 2-2

Avvikshåndteringssystemet på de reviderte områdene er ikke implementert

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Tilsynsloven § 3
• Internkontrollforskriften § 4 annet ledd, bokstav f og g

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det er ikke fremlagt avviksmeldinger innen de reviderte områdene
• Det kom frem i intervjuene at avvikshåndteringssystemet er lite kjent og ikke tatt i bruk

Område 3: Miljørettet helsevern i asylmottak

Avvik 3-1

Kommunen har ikke etablert et system som sikrer at henvendelser til kommunen vedrørende mangler ved miljørettet helsevern i asylmottaket blir videreformidlet til dem som er tillagt tilsynsansvar og oppgaver.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om miljørettet helsevern § 6 første ledd jf. kommunehelsetjenesteloven § 4a-2 Internkontrollforskriften § 4 annet ledd.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det kom frem i intervjuene at det er uklart om og på hvilken måte de som innehar tilsynsansvaret og -oppgaven blir gjort kjent med henvendelser eller informasjon kommunen får vedrørende svikt i det miljørettede helsevernet i asylmottaket

Merknad 3-1

Kommunen mangler tilsynsplan som omfatter miljørettet helsevern i asylmottaket.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Telemark deltok:

Seniorrådgiver Ida Mollerud (revisjonsleder)

Ass. fylkeslege Otto Brun Pedersen

Rådgiver Astrid Irene Keltner