Innhold

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Plikt til å yte nødvendig helsehjelp og til å foreta nødvendige helseundersøkelser før det er tildelt fastlege
• Tuberkulosekontroll

Det ble påvist ett avvik:

1. Det mangler tuberkulosekontroll program som del av kommunens smittevernplan.

Det ble gitt to merknader:

1. Det mangler dokumentasjon på grenseoppgang mellom helseavdelingen og sosialavdelingen med hensyn til ansvars- og arbeidsfordeling for praktisk gjennomføring av flyktningmottak og oppfølging av flyktninger.

2. Pasientjournal eller helseopplysninger oppbevares på en slik måte at uvedkommende kan få innsyn.

Dato: 22. juni 2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Tjøme kommune i perioden 23. april 2004 –  17. juni 2004. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Vestfold gjennomfører i inneværende år.

Dette tilsynet er en del av det landsomfattende tilsynet som landets helsetilsyn (etter oppdrag fra Statens helsetilsyn) skal gjennomføre med deler av helsetjenestetilbudet til flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente i 2004. Oppdraget fra Statens helsetilsyn går ut på at det skal gjennomføres tilsyn med minst to kommuner i hvert fylke. Ett av tilsynene skal gjennomføres i en kommune som har asylmottak. Det andre skal gjennomføres i en større kommune hvor det er bosatt flyktninger/familiegjenforente, fortrinnsvis en større bykommune. For Vestfolds vedkommende er samtlige bykommuner gjenstand for andre, betydelige systemrevisjoner i løpet av 2004. I Vestfold blir således det ved dette landsomfattende tilsynet gjennomført tre tilsyn: I Stokke, Sande og Tjøme kommuner.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Tjøme kommune er øykommune med rundt 4.500 innbyggere. Kommunen har for tiden ca. 100 flyktninger. Disse er hovedsakelig kurdere fra Irak og bosniere.

Flyktninggruppen består i hovedsak av bosetningsflyktninger som kommer fra mottak og familiegjenforeningsflyktninger. Det har ikke vært mottatt ”overføringsflyktninger” (direkte bosatte flyktninger fra UNHCR) i løpet av de siste årene.

Flyktningarbeidet er organisert under helse- og sosialetaten. Det er ansatt en flyktningkonsulent som er knyttet til sosialavdelingen. Flyktninghelsetjenesten er tillagt helseavdelingen. Kommunelege, helsesøstre, jordmor og psykiatrisk sykepleier utfører oppgavene i henhold til vanlig ansvars- og arbeidsfordeling for befolkningen for øvrig.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Innholdsfortegnelse for kommunens og kommunehelsetjenestens IK-/styringssystem
• De skriftlige delene av kommunehelsetjenestens IK-/styringssystem som angår helsetjenesten til asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente, herunder
  - organisasjonskart
  - stillingsbeskrivelser
  - prosedyrer vedrørende tuberkulosekontroll og maler for gjennomføring av den første helseundersøkelsen
• Oversikt over helsepersonell med oppgaver relatert til de reviderte områdene

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Vestfold:

• Varsel om tilsyn datert 23. april 2004 til Tjøme kommune
• Svar angående varsel om tilsyn fra Tjøme kommune datert 28. april 2004
• Oversendelse av kvalitetssystem for helse- og sosialetaten i Tjøme kommune mottatt 1. juni 2004
• Program for tilsyn datert 4. juni 2004 til Tjøme kommune

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 23. april 2004

Åpningsmøte ble avholdt 17. juni 2004

Intervjuer

Fem personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Fem journaler fra helsestasjonen ble gjennomgått.

Sluttmøte ble avholdt 17. juni 2004

Område 1: Plikten til å yte nødvendig helsehjelp og å foreta nødvendige helseundersøkelser ved behov før tildeling av fastlege

1-1: Om kommunen sørger for at flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente får informasjon om helsetjenesten snarest etter ankomst

1-2: Om kommunen tilbyr individuelle samtaler med asylsøkere og flyktninger kort etter ankomst for å gi informasjon om helsetjenesten, og om det foretas en første vurdering av generell helsetilstand og behov for helsetjenester til disse grupper snarest mulig etter ankomst

1-3: Om kommunen sikrer flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente nødvendige forebyggende tiltak, individuelle undersøkelser og behandling i forhold til smittsom sykdom

1-4: Om kommunen sikrer gravide asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente tilbud om nødvendig helsehjelp i form av svangerskapskontroll i perioden før det er tildelt fastlege

1-5: Om kommunen sikrer flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente tilbud om nødvendig helsetjeneste ved psykisk sykdom

Avvik

Det ble ikke påvist noe avvik på dette området..

Merknad

Det ble gitt to merknader:

1.     Dokumentasjonen på grenseoppgang mellom helseavdelingen og sosialavdelingen med hensyn til ansvars- og arbeidsfordeling for praktisk gjennomføring av flyktningmottak og oppfølging av flyktninger er mangelfull og uklar.

Jf. forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten, jf kommunehelsetjenesteloven § 1-3a g sosialtjenesteloven § 2-1.

2. Pasientjournal eller helseopplysninger oppbevares på en slik måte at uvedkommende kan få innsyn.

Jfr. Lov om helsepersonell m.v. § 40 tredje ledd, jfr. forskrift om pasientjournal § 4 bokstav f

Merknaden er basert på følgende opplysninger

• Det er ikke fremlagt dokumentasjon i form av deler av kommunens kvalitetssystem som beskriver, retningslinjer eller prosedyrer for fordeling mellom sosial- og helseavdelingene av arbeidsoppgaver knyttet til flyktningmottak.
• Opplysninger tyder på at flyktningkonsulenten har gjennomført, og i praksis er tillagt, arbeidsoppgaver som betinger helsetjenestefaglig kompetanse. Det dreier seg om vurdering av mottatte helseopplysninger ved ankomst og psykososial oppfølging ved behov.
• Pasientjournal/helseopplysninger som mottas av kommunen i forbindelse med bosetting, oppbevares i pasientens saksmappe i sosialavdelingen inntil fastlege er tildelt.

Område 2: Tuberkulosekontroll

2-1: Om kommunen sikrer at asylsøkere og flyktninger fra land med høy forekomst av tuberkulose får eller har fått tuberkuloseundersøkelse innen 14 dager etter ankomst til landet

2-2: Om kommunen sikrer at familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose får gjennomført tuberkuloseundersøkelse snarest mulig etter bosetting i kommunen

2-3: Om kommunehelsetjenesten har et system som sikrer at funnene ved tuberkuloseundersøkelsen til personer fra land med høy forekomst av tuberkulose vurderes, og at de følges opp med henvisning til spesialisthelsetjenesten der det er mistanke om tuberkulose

Avvik

Det mangler tuberkulosekontroll program som del av kommunens smittevernplan.

Dette er avvik fra tuberkuloseforskriften § 2-1, jf smittevernloven § 7-1.

Avviket er basert på følgende opplysninger

• Kommunens smittevernplan er under revisjon og forventet ferdigstilt innen 31.12.2004. Tuberkulosekontrollprogrammet er forutsatt innarbeidet i den nye smittevernplanen.
• Flyktninger gjennomgår de undersøkelser som myndighetskravene fastsetter innenfor gjeldende tidsrammer.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Vestfold deltok:

Seniorrådgiver Svein-Erik Ekeid (revisjonsleder), rådgiver Lisbeth Øverjordet (revisor) og konsulent Inger H. Henriksen (sekretær).