INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Helsetilsynet i Nordland har gjennomført tilsyn med helsetjenesten til flyktninger og familiegjenforente i Rana kommune. Tilsynet ble utført som systemrevisjon og var avgrenset til følgende områder:

• Tuberkulosekontroll av bosatte flyktninger og familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose
• Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov til bosatte flyktninger og familiegjenforente (fra land med høy forekomst av tuberkulose)

Ved tilsynet ble det påpekt ett avvik.

Kommunen har ikke tuberkulosekontrollprogram som en del av smittevernplan

Dato: 11.06.2004

1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Rana kommune i perioden 02.03.2004 - 11.06.2004. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Nordland gjennomfører i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Helsetilsynet.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Begrepsavklaringer:

Flyktninger

Begrepet omfatter alle som har kommet til Norge gjennom flukt; dvs. overføringsflyktninger og asylsøkere som har blitt innvilget flyktningstatus, samt familiemedlemmer som var med på flukten.

Familiegjenforente

Nære familiemedlemmer til norske eller utenlandske statsborgere med lovlig opphold i Norge som innvilges oppholdstillatelse, eventuelt også arbeidstillatelse.

Når det gjelder helsetjenesten til de familiegjenforente avgrenses tilsynet til dem som kommer fra land med høy forekomst av tuberkulose, uavhengig om de gjenforenes med flyktninger eller

ikke-flyktninger. Overføringsflyktninger og familiegjenforente bosettes direkte i kommunen uten å være innom et mottak. Videre i rapporten er "familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose" enten "familiegjenforente til flyktninger" eller "familiegjenforente til ikke-flyktninger".

Rana kommunen har pr 1. januar 2004 totalt 25 309 innbyggere.

Kommunen har inngått avtale med UDI om å bosette 30 flyktninger pr år, i tillegg til disse flyktningene mottar kommunen personer fra land med høy forekomst av tuberkulose som kommer som familiegjenforente. Kommunen skiller ikke mellom familiegjenforente til flyktninger og familiegjenforente til ikke-flyktninger.

UDI&apo;s internettsider viser en oversikt over bosettinger i kommunene, her fremgår det at Rana kommune bosatte 48 flyktninger og familiegjenforente i 2003. Rana kommune opplyser at de har bosatt 53 flyktninger og familiegjenforente i 2003. Til nå i 2004 er det registeret 17 personer som ny-bosatte flyktninger/familiegjenforente.

Helsetjenesten til flyktninger og de familiegjenforente er organisert under helseavdelingen som igjen er organisert under kommunens helse- og sosialavdelingen.

Flyktninghelsetjenesten har ansatt en flyktninghelsesøster i 50 % stilling samt en kommunelege i 4 timer pr.uke med ansvar for flyktninger, familiegjenforente og asylsøkere. Legekontoret til flyktninger er i lokalene til Rana kommunale legevakt som ligger i lokalene til Rana sykehus.

Det er kommunelege I som har ansvar for denne tjenesten. Han er også tillagt oppgaver som smittevernlege.

Helsesøster som er ansatt i 50 % stilling ved flyktninghelsetjenesten, er også ansatt i 50 % stilling ved vaksinasjonskontoret og har her ansvar for oppfølging av de familiegjenforente som har plikt til tuberkuloseundersøkelse. Det er de samme lokaler som benyttes av helsesøster til flyktninghelsetjeneste og vaksinasjonskontor, disse lokalene er plassert i samme bygg som helsestasjonen.

• Veileder IS-1022 Helsetjenestetilbudet til asylsøkere og flyktninger
• Veileder til smittevernloven: Førstegangs helseundersøkelse (IK-2595)
• Smittevern 7. Veileder om tuberkulose
• Retningslinjer for helsetjenestetilbud til innvandrere og asylsøkere (IK-09/93)

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som Helsetilsynet mottok før tilsynsbesøket:

• Rutiner ved helsetjenesten for nyankomne flyktninger/familiegjenforente i Rana.
• Revidert sist 29.10.03
• Smittevernplan 2002-2004
• Dokumentasjon vi mottok under tilsynsbesøket:
• Organisasjonskart for helse- og sosialavdelingen
• Stillingsbeskrivelse for helsesøster for flyktninger
• Prosedyre for helse(søster)tilbudet til nyankomne flyktninger
• Melding om bosetting av nye flyktninger fra flyktningtjenesten til bl.a. helsesøster

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Nordland:

• Brev av 2. mars 2004 fra Helsetilsynet i Nordland med varsel om tilsyn
• Brev av 28. april 2004 fra Rana kommune med dokumentoversendelse
• Brev av 29. april 2004 fra Helsetilsynet i Nordland med program for tilsynet

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel: utsendt 2. mars 2004

Åpnings- og sluttmøte: gjennomført 5. mai 2004

Intervjuer: 3 personer ble intervjuet under tilsynsbesøket . Helsesøster med ansvar for flyktninghelsetjenesten var blitt sykemeldt dagen før tilsynsbesøket, ledende helsesøster ble innkalt til intervju samme dag.

I tilknytning til tilsynsbesøket ble det gjennomført samtaler med en representant fra flyktningkontoret for å få belyst hans opplevelse av tilbudet fra og samarbeid med flyktninghelsetjenesten .

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• I alt utskrift av 8 papirjournaler til flyktninger (overføringsflyktninger) og 13 papirjournaler til familiegjenforente. Her fremgikk det at alle hadde fått gjennomført undersøkelser på smittsomme sykdommer, var tilbudt individuell samtale med helsesøster og lege og det var gjennomført en målrettet helseundersøkelse umiddelbart etter ankomst til kommunen. I to av journalene fremgikk det at tolk var benyttet. Tuberkulosekontroll var ikke regelmessig dokumentert i journalene fra lege. I ett tilfelle var det dokumentert oppfølging av tuberkuløs sykdom.
• Helsesøster hadde eget arkiv for oppfølging av tuberkulosekontroll av flyktninger og familiegjenforente. Av dokumentasjon som ble oppbevart i dette arkiv fremgikk det at tuberkulosekontrollen ble gjennomført innenfor gjeldende frister.

Område 1: Tuberkulose

Tilsynet ønsket å avdekke følgende:

• Om kommunen sikrer at flyktninger fra land med høy forekomst av tuberkulose får eller har fått tuberkuloseundersøkelse innen 14 dager etter ankomst til landet
• Om kommunen sikrer at familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose får gjennomført tuberkuloseundersøkelse snarest mulig etter bosetting i kommunen
• Om kommunehelsetjenesten har et system som sikrer at funnene ved tuberkuloseundersøkelsen til personer fra land med høy forekomst av tuberkulose vurderes, og at de følges opp med henvisning til spesialisthelsetjenesten der det er mistanke om tuberkulose

Følgende observasjoner ble gjort:

Det fremgikk av intervju :

• at de personer som er pliktig til å la seg tuberkuloseundersøke fikk tilbud om dette innenfor gjeldende frister (14 dager/snarest mulig (3mnd))
• at flyktninger og familiegjenforente fikk utført tuberkulosekontroll umiddelbart etter ankomst til kommunen dersom dette ikke allerede var utført tidligere i transittmottak eller annet statlig mottak
• at de familiegjenforente som fikk utført tuberkulosekontroll ved vaksinasjonskontoret ble innkalt til time umiddelbart etter at melding var mottatt fra politi, som regel innen 14 dager. Det fremgikk av intervju at tilmeldingen fra politiet ikke hadde fungert helt tilfredsstillende, men at dette var forhold kommunelegen hadde påpekt oveffor politiet og at rutinene var innskjerpet
• at skriftlige retningslinjer for oppfølging av tuberkulosekontroll for flyktninger også gjaldt alle familiegjenforente
• Det fremgikk av stillingsbeskrivelsen til helsesøster for flyktninger at denne hadde ansvar for oppfølging av tuberkulosekontrollen for alle flyktninger og familiegjenforente som bosettes i kommunen
• I kommunens smittevernplan er ansvaret for tuberkulosekontrollen for målgruppen plassert på ulike enheter som flyktninghelsetjenesten, vaksinasjonskontoret og skolehelsetjenesten
• Tuberkulosekontrollen inngår som en del av de skriftlige rutiner for bosetting av nyankomne flyktninger

Avvik 1:

Kommunen har ikke tuberkulosekontrollprogram som en del av smittevernplan

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Smittevernloven § 7-1 og forskrift om tuberkulose §§ 2-1, 2-2, 2-3 og 4-1

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det er nedfelt en del elementer for oppfølging av tuberkuloseundersøkelsen i smittevernplanen, men de ulike tiltak/rutiner er ikke samlet i et eget tuberkulosekontrollprogram

Område 2: Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov før tildeling av fastlege

Tilsynet ønsket å avdekke følgende:

• Om kommunen sørger for at flyktninger og familiegjenforente får informasjon om helsetjenesten snarest mulig etter ankomst
• Om kommunen sikrer flyktninger og familiegjenforente nødvendige forebyggende tiltak, individuelle undersøkelser og behandling i forhold til smittsom sykdom
• Om kommunen tilbyr nødvendig helsehjelp i perioden før det er tildelt fastlege til:
  -   flyktninger og familiegjenforente som er gravide
  -   flyktninger og familiegjenforente med psykisk sykdom
• Om kommunen tilbyr individuelle samtaler med flyktninger og familiegjenforente kort etter ankomst for å gi informasjon om helsetjeneste og foreta en første vurdering av generell helsetilstand og behov for helsetjenester

Følgende observasjoner ble gjort og legges til grunn for at det ikke gies avvik eller merknad:

Det fremgikk av intervju:

• at alle flyktninger og familiegjenforente fra høyendemiske områder fikk tilbud om legekontroll like etter ankomst til kommunen. Det var i tillegg ledig kapasitet hos primærlegene i kommunen og tilflyttede flyktninger/familiegjenforente fikk relativt snart tildelt fastlege
• at det ikke rutinemessig ble undersøkt på graviditet, men dersom det fremkom at flyktninger/familiegjenforente var gravide når de kom i kontakt med helsesøster/lege ble disse satt opp umiddelbart til time hos jordmor for svangerskapskontroll
• at prosedyrer for oppfølging av nyankomne flyktninger også gjaldt alle familiegjenforente fra høyendemiske områder
• at flyktningkontoret skaffet tolk til helsetjenesten ved behov

Tilsynet har ikke holdepunkter for at kommunen ikke har etablert tilfredsstillende rutiner/tiltak hva gjelder informasjon om helsetjenesten, nødvendige forebyggende tiltak og individuelle undersøkelser og behandling i forhold til smittsomme sykdommer, gravide og psykisk sykdom til flyktninger og familiegjenforente.

Det vises her til kapitlene som omhandler dokumentasjon og verifikasjoner.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Nordland deltok:

Hege Meldal seniorrådgiver/revisor

Solveig Mollnes underdirektør/revisor

Benthe Westgaard fylkessykepleier/revisjonsleder