INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• tuberkulosekontroll av asylsøkere under opphold i ordinært mottak
• nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov til asylsøkere under opphold i ordinært mottak
• kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottak

Det ble ved tilsynet påpekt 3 avvik og 1 merknad:

Avvik 1

Kommunen sikrer ikke at helseopplysninger fra transittmottak til kommunen blir mottatt og fulgt opp av helsepersonell.

Avvik 2

Kommunen hadde ikke etablert tuberkulosekontrollprogram som en del av smittvernplanen.

Avvik 3

Kommunen inviterer ikke voksne asylsøkere til individuell helseundersøkelse og har dermed ikke sørget for at denne gruppen får relevante forebyggende tiltak og undersøkelser med tanke på smittsom sykdom.

Merknad 1

Kommunen tilbyr ikke asylsøkerne individuell samtale for å gi informasjon om helsetjenesten og foreta en første vurdering av generell helsetilstand og behov for tjenester ut over smittevern.

Dato: 20.07.2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Evenes kommune i perioden 02.03.2004 – 20.07.2004. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Nordland gjennomfører i inneværende år. Den er videre del av et landsomfattende tilsyn på oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Begrepsavklaring:

Asylsøker er person som på egen hånd og uanmeldt ber myndighetene om beskyttelse og anerkjennelse som flyktning. Personen blir kalt asylsøker inntil søknad er avgjort.

Per 01.01.2004 hadde Evenes kommune 1444 innbyggere. Kommunen har ett asylmottak, Bogen Mottak. Per 18.05.2004 var det i alt 54 asylsøkere ved mottaket hvorav 41 personer over 20 år. I 2003 ankom det i alt 145 asylsøkere og 22 inntil mai 2004. 54 beboere har flyttet fra mottaket så langt i år.

Det er to leger i kommunen, en kommunelege og en privatpraktiserende lege som kommunen kjøper tjenester av. Kommunen har en helsesøster.

Helsetjenesten til asylsøkere er organisert under helse- og sosialsenteret som ledes av helse- og sosialleder. Denne driftsenheten ligger direkte under rådmannen. 40 % av kommunelegens stilling skal brukes til offentlig legearbeid hvorav 3 timer per uke til tilsyn med asylmottaket. Kommunelegen har det medisinsk faglige ansvaret for asylsøkerne.

Helsesøstertjenesten i kommunen gir tilbud til barn og unge fra 0 til 20 år ved asylmottaket. Dette tilbudet omfatter rutinemessige helsekontroller og oppfølging av vaksinasjonsprogrammet på helsestasjon og i skolehelsetjenesten.

Veiledere og retningslinjer:

• Veileder IS-1022 Helsetjenestetilbudet til asylsøkere og flyktninger
• Veileder til smittevernloven: Førstegangs helseundersøkelse (IK-2595)
• Smittevern 7. Veileder om tuberkulose.
• Retningslinjer for helsetjenestetilbud til innvandrere og asylsøkere (IK-09/93)

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som Helsetilsynet i Nordland mottok før tilsynet:

• brev av 14.05.2004 med oversikt over helsepersonell med oppgaver innen helsetjenesten til asylsøkere
• psykiatriplan 2003-2006
• utkast til smittevernplan

Dokumentasjon mottatt under tilsynet:

• Evenes kommune, reglementer, datert 10.10.2001
• årsmelding 2003, helsesøstertjenesten
• årsmelding fra Helse- og sosialtjenesten, 2003
• organisasjonskart (udatert)
• kompetanseutviklingsplan for Evenes kommune - 2004-2007
• funksjonsbeskrivelser for ansatte under driftsenheten Helse- og sosialsenteret
• individuell avtale om allmennpraksis i fastlegeordningen inngått 06.07.2001 mellom lege Teppo Niinimäki og Evenes kommune
• referat fra kommunelegens tilsynsbesøk ved Bogen Mottak den 18.05.2004
• statistikk for 2003 og 2004 for ankomster til Bogen Mottak
• diagram over flyttinger fra Bogen Mottak i perioden januar 2003 til mai 2004.

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Nordland:

• brev av 02.03.2004 fra Helsetilsynet i Nordland til Evenes kommune med varsel om tilsyn
• brev av 14.05.2004 fra Evenes kommune til Helsetilsynet i Nordland med dokumentoversendelse
• brev av 19.05.2004 fra Helsetilsynet i Nordland til kommunelege 1 vedrørende verifikasjon i forbindelse med tilsynet
• brev av 19.05.2004 fra Helsetilsynet i Nordland til Evenes kommune med program for tilsynet

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 02.03.2004

Åpningsmøte ble avholdt 02.06.2004

Intervjuer

4 personer ble intervjuet under tilsynsbesøket 02.06.2004. I tilknytning til revisjonen ble det også gjennomført samtale med fungerende mottaksleder ved Bogen Mottak.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• 2 permer alfabetisk ordnet med
  - helseopplysninger oversendt fra transittmottak
  - epikriser o.a. helseopplysninger vedrørende asylsøker.
• Utskrift av de 10 siste konsultasjoner kommunelegen hadde hatt med asylsøkere.
• 11 helsekort på barn fra 0 til 20 år. Alle 11 barna hadde vært hos helsesøster. 6 av barna var undersøkt av lege. Det fremgikk bare av ett helsekort at tbc-kontroll var gjennomført.
• Perm med oversikt over benyttet tolketjeneste ved legekontoret. Legesekretær bestiller tolk.

Sluttmøte ble avholdt 02.06.2004.

Område 1: Tuberkulosekontroll av asylsøkere

Tilsynet skulle avdekke:

• om kommunehelsetjenesten har et system som sikrer at funnene ved tuberkuloseundersøkelsen til asylsøkere fra land med høy forekomst av tuberkulose vurderes, og at de følges opp med henvisning til spesialisthelsetjenesten der det er mistanke om tuberkulose.
• om kommunen sikrer at asylsøkere fra land med høy forekomst av tuberkulose får eller har fått tuberkuloseundersøkelse innen 14 dager etter ankomst til landet.

Avvik 1 Kommunen sikrer ikke at helseopplysninger fra transittmottak til kommunen blir mottatt og fulgt opp av helsepersonell.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om tuberkulosekontroll § 2-3, første strekpunkt, og § 4-1, jf. internkontrollforskriften § 4 andre ledd a), f) og g).

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• 5 av de 11 barna det ble fremlagt helsekort på fra helsestasjonen, ble ikke gjenfunnet i perm fra legekontoret hvor alle helseopplysninger oversendt transittmottak ble samlet.
• Det fremkom i intervju at det ikke var noe system som sikret at helsetjenesten i kommunen hadde løpende oversikt over ankomne og flyttede asylsøkere. Det var derfor heller ikke noe system som sikret at evt. manglende helseopplysninger fra transittmottak ble etterspurt. Dersom det kommer asylsøkere til kommunen som ikke har gjennomgått tuberkuloseundersøkelse i transittmottak, vil det derfor ikke nødvendigvis bli oppdaget av helsetjenesten i Evenes.
• Resultatet av tuberkuloseundersøkelsen i transittmottak var ikke innført i helsekortene ved helsestasjonen.
• Det var ikke laget skriftlige rutiner for oppfølging av pirquet- og skjermbildeundersøkelse.

Avvik 2 Kommunen hadde ikke etablert tuberkulosekontrollprogram som en del av smittvernplanen.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Smittevernloven § 7-1 og forskrift om tuberkulose § 2-1, jf. §§ 2-2, 2-3 og 4-1.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det er ikke vedtatt en smittevernplan i kommunen. Det forelå ved tilsynet et utkast til slik plan. I dette utkastet var tatt inn elementer til et tuberkulosekontrollprogram, men dette var imidlertid ikke tilstrekkelig i henhold til forskriftskravene til et slikt program. Pkt. 7.7.27893756.0 i utkast til smittevernplan, er dessuten ikke i henhold til regelverket. I følge forskrift av 21.12.90 om utlendingers adgang til riket og deres opphold her § 51 fjerde ledd, skal politiet gjøre utlending som skal oppholde seg i riket mer enn 3 måneder, kjent med plikten til å fremstille seg til tuberkuloseundersøkelse. Politiet skal videre gi vedkommende helsemyndighet melding om navn og adresse på utlendingen. Politiet er ikke helsemyndighet og skal ikke ha tilgang på asylsøkers helseopplysninger. De skal derfor heller ikke gi beskjed til helsevesenet om hvem som ikke har gjennomført tuberkuloseundersøkelse i transitt. Det er helsetjenesten som skal gjennomgå helseopplysninger på asylsøkere som kommer fra transittmottak og derved avdekke om det kommer asylsøkere til kommunen som ikke har gjennomført tuberkuloseundersøkelse.

Område 2: Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov til asylsøkere

Tilsynet skulle avdekke:

• om kommunen sørger for at asylsøkere får informasjon om helsetjenesten snarest mulig etter ankomst.
• om kommunen sikrer asylsøkere nødvendige forebyggende tiltak, individuelle undersøkelser og behandling i forhold til smittsom sykdom
• om kommunen tilbyr nødvendig helsehjelp ved behov til psykisk syke asylsøkere og svangerskapsomsorg til gravide asylsøkere
• om kommunen tilbyr individuelle samtaler med asylsøkere kort etter ankomst for å gi informasjon om helsetjenesten og for å foreta en første vurdering av generell helsetilstand og behov for helsetjenester.

Avvik 3 Kommunen inviterer ikke voksne asylsøkere til individuell helseundersøkelse og har dermed ikke sørget for at denne gruppen får relevante forebyggende tiltak og undersøkelser med tanke på smittsom sykdom.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Smittevernloven §§ 6-1 og 7-1.

Avviket er basert på følgende observasjon:

• Det ble i intervju bekreftet at voksne asylsøkere ikke får tilbud om individuell helseundersøkelse verken hos helsesøster eller lege. Asylsøker, som selv ber om konsultasjon, må ta drosje fra mottaket til legekontoret. Dette faller relativt dyrt og kan være et hinder for at asylsøkere oppsøker lege. (Helsesøster får helseopplysninger på alle barn fra 0 til 20 år som kommer fra transittmottak. Hun innkaller dem til helsestasjonen og følger dem opp bl.a. i henhold til vaksinasjonsprogram og program for skolehelsetjenesten. Asylbarn får også legeundersøkelse ved helsestasjonen og i skolehelsetjenesten.)

Merknad 1

Kommunen tilbyr ikke asylsøkerne individuell samtale for å gi informasjon om helsetjenesten og foreta en første vurdering av generell helsetilstand og behov for tjenester ut over smittevern.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

• I følge intervju samt kommunens psykiatriplan, blir asylbarn innkalt til helsesøster som gir informasjon om helsetjenesten til barn og foreldre. Hun gjør også en vurdering av barnets generelle helsetilstand. Voksne asylsøkere har ikke et tilsvarende individuelt tilbud.

Område 3: Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottak

Tilsynet skulle avdekke:

• om kommunen ivaretar sitt tilsynsansvar med miljørettet helsevern i asylmottak, herunder spesielt:
• om det er klart hvem som har ansvaret og oppgaven med å føre tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottak
• om kommunen har sikret at henvendelser vedrørende miljørettet helsevern ved asylmottak blir formidlet til den/de som har tilsynsansvaret

Myndighet og gjøremål innen miljørettet helsevern er i følge vedtak i kommunestyret i Evenes delegert kommunelege1. I følge avtale mellom kommunelege Teppo Niinimäki og kommunen skal han bruke 3 timer per uke på "tilsynsfunksjon asylmottak". Kommunelegen foretar ca. to tilsynsbesøk ved asylmottaket per år. Det ble framlagt rapport fra tilsyn gjennomført 18.05.2004. Det fremkom i intervju at det var kjent at kommunelegen var delegert denne oppgaven.

Helsetilsynet i Nordland har ikke funnet grunnlag for avvik eller merknader på dette området.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Nordland deltok:

Benthe Westgaard revisjonsleder
Hege Meldal revisor
Solveig Mollnes revisor

Fra Statens helsetilsyn deltok seniorrådgiver Anne Solberg som observatør ved tilsynet.