INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• tuberkulosekontroll av asylsøkere under opphold i ordinært mottak
• nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov til asylsøkere under opphold i ordinært mottak
• kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottak

Det ble ved tilsynet påpekt 3 avvik.

Avvik 1

Kommunen har ikke etablert et tuberkulosekontrollprogram som en del av smittevernplanen.

Avvik 2

Kommunen inviterer ikke asylsøkere til undersøkelse vedrørende smittsomme sykdommer og sørger dermed ikke for at denne gruppen får relevante forebyggende tiltak og evt. behandling for slik sykdom.

Avvik 3

Ansvaret og oppgaven med å føre tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottak er ikke klart plassert i kommunen.

Dato:

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved i perioden 02.03.2004 - 21.07.2004. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Nordland gjennomfører i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Begrepsavklaring:

Asylsøker er person som på egen hånd og uanmeldt ber myndighetene om beskyttelse og anerkjennelse som flyktning. Personen blir kalt asylsøker inntil søknad er avgjort.

Per 01.01.2004 hadde Andøy kommune 5430 innbyggere. Kommunen har organisert administrasjonen under rådmannen i tre seksjoner hvorav helse og omsorg er en av dem. Det er ett asylmottak i kommunen, Andenes asylmottak. Mottaket er kommunalt drevet. Asylmottaket består av 6 firemannsboliger på Andenes. Boligene har 2-, 3- og 4-roms leiligheter. For tiden bor det kun familier og par ved mottaket, i alt 27 asylsøkere. Det er plass til inntil 90 beboere. Flyktningtjenesten ligger under helse og omsorg. Den har tilsatt en sykepleier som bruker 60 % av stillingen på asylsøkerne og 40 % av stillingen på bosatte flyktninger og familiegjenforente. Hun har kontor i flyktningtjenestens lokaler.

Sykepleier ansatt i flyktningtjenesten, besøker asylsøkerne i deres respektive leiligheter i mottaket. Hun har ansvar for å gi asylsøkerne informasjon og tilbud om en helsevurdering. Alle asylbarn blir innkalt til helsestasjon.

Det er avklart at man bruker lege ved Andenes Helsesenter dersom asylsøkere har behov for legehjelp.

Veiledere og retningslinjer:

• Veileder IS-1022 Helsetjenestetilbudet til asylsøkere og flyktninger
• Veileder til smittevernloven: Førstegangs helseundersøkelse (IK-2595)
• Smittevern 7. Veileder om tuberkulose.
• Retningslinjer for helsetjenestetilbud til innvandrere og asylsøkere (IK-09/93)

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som Helsetilsynet i Nordland mottok før tilsynet:

• organisasjonskart for Flyktningtjenesten
• rutine for helsemessig oppfølging av asylsøkere
• rutine for helsemessig oppfølging av overføringsflyktninger og familiegjenforente
• rutine for helseinformasjon til nyankomne asylsøkere
• retningslinjer for helseundersøkelse og psykososiale tiltak for kosovoflyktninger i transittmottak, datert mai 1999
• opptrappingsplan psykisk helse 2000-2006
• smittevernplan vedtatt 18.06.2001, K-sak 69/01
• oversikt over helsepersonell i kommunen med oppgaver i forhold til asylsøkere og flyktninger
• utfylt skjema for plan og rapport 2003 til UDI vedrørende UDIs krav til alle mottak
• utfylt skjema for plan og rapport 2004 til UDI vedrørende UDIs krav til alle mottak
• brev av 12.06.98 fra kommunen til Andøy næringsmiddeltilsyn ved Harald Fodstad vedrørende delegasjon av myndighet
• plan for miljørettet helsevern i asylmottak i Andøy
• brev av 15.02.99 fra kommunelege 1 til prosjektleder flyktningtjenesten vedrørende førstegangs helseundersøkelse av flyktninger, spesielt i forhold til smittevern
• brev av 14.04.2004 fra Andøy flyktningkontor til kommunalsjef for helse og omsorg vedrørende utvidelse av asylmottaket, meldepliktig virksomhet i henhold til forskrift om miljørettet helsevern

Dokumentasjon mottatt under tilsynet:

• årsmelding for flyktningtjenesten 2003 Bosatte og Asylmottak
• referat fra flere møter i lederforum for helse og omsorg
• referat fra flere møter i helseseksjonen
• arbeidsavtale datert 17.02.2004 for kommuneveterinær Harald Fodstad

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Nordland:

• brev av 02.03.2004 fra Helsetilsynet i Nordland til Andøy kommune med varsel om tilsyn
• brev av 14.04.2004 fra Andøy kommune med dokumentoversendelse
• brev av 19.05.2004 fra Helsetilsynet i Nordland til Andøy kommune med program for tilsynet

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 02.03.2004

Åpningsmøte ble avholdt 03.06.2004

Intervjuer

6 personer ble intervjuet. I tillegg ble det gjennomført samtale med leder for flyktningtjenesten.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• gjennomgang av 27 journaler for asylsøkere.
• tilsynsteamet besøkte to leiligheter ved asylmottaket.
• internkontrollperm for Andenes asylmottak og flyktningkontorets ansatte og fellesarealer.

Sluttmøte ble avholdt 03.06.2004.

Område 1: Tuberkulosekontroll av asylsøkere

Tilsynet skulle avdekke:

• om kommunen sikrer at asylsøkere fra land med høy forekomst av tuberkulose får eller har fått tuberkuloseundersøkelse innen 14 dager etter ankomst til landet.
• om kommunehelsetjenesten har et system som sikrer at funnene ved tuberkuloseundersøkelsen til asylsøkere fra land med høy forekomst av tuberkulose vurderes, og at de følges opp med henvisning til spesialisthelsetjenesten der det er mistanke om tuberkulose.

Avvik 1 Kommunen har ikke etablert et tuberkulosekontrollprogram som en del av smittevernplanen.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Smittevernloven § 7-1 og forskrift om tuberkulose § 2-1, jf. §§ 2-2, 2-3 og 4-1.

Avviket er basert på følgende observasjon:

• Kommunen har en smittevernplan, vedtatt 18.06.2001. Planen er under revidering. Det er i gjeldende smittevernplan ikke et tuberkulosekontrollprogram som er i overensstemmelse med forskriftskravene til et slikt program.

Område 2: Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov til asylsøkere

Tilsynet skulle avdekke:

• om kommunen sørger for at asylsøkere får informasjon om helsetjenesten snarest mulig etter ankomst
• om kommunen sikrer asylsøkere nødvendige forebyggende tiltak, individuelle undersøkelser og behandling i forhold til smittsom sykdom
• om kommunen tilbyr nødvendig helsehjelp ved behov til psykisk syke asylsøkere og svangerskapsomsorg til gravide asylsøkere
• om kommunen tilbyr individuelle samtaler med asylsøkere kort etter ankomst for å gi informasjon om helsetjenesten og for å foreta en første vurdering av generell helsetilstand og behov for helsetjenester.

Avvik 2 Kommunen inviterer ikke asylsøkere til undersøkelse vedrørende smittsomme sykdommer og sørger dermed ikke for at denne gruppen får relevante forebyggende tiltak og evt. behandling for slik sykdom.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Smittevernloven §§ 6-1 og7-1.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det ble i intervju bekreftet at sykepleier kartlegger tidligere sykehistorie og nåværende behov for helsemessig bistand hos asylsøkere, og er behjelpelig med å bestille time hos annet helsepersonell, tolk o.a. tjenester. Asylsøkerne blir imidlertid ikke spesielt vurdert med tanke på mulige smittsomme sykdommer bl.a. ut fra hvilket land de kommer fra. De får heller ikke tilbud om undersøkelse med tanke på å oppdage slik sykdom.
• Det fremgikk av de 27 fremlagte journalene at bare tre av disse pasientene var undersøkt med tanke på smittsomme sykdommer.

Område 3: Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottak

Tilsynet skulle avdekke:

• om kommunen ivaretar sitt tilsynsansvar med miljørettet helsevern i asylmottak, herunder spesielt:
  - om det er klart hvem som har ansvaret og oppgaven med å føre tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottak
  - om kommunen har sikret at henvendelser vedrørende miljørettet helsevern ved asylmottak blir formidlet til den/de som har tilsynsansvaret

Avvik 3 Ansvaret og oppgaven med å føre tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottak er ikke klart plassert i kommunen.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om miljørettet helsevern § 6, første ledd, jf. kommunehelsetjenesteloven § 4a-2 og internkontrollforskriften § 4 andre ledd.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• I følge brev av 12.06.98 fra Andøy kommune, helse og sosial, er myndighet i enkeltsaker vedrørende miljøhygiene etter kommunehelsetjenesteloven delegert til helse- og sosialsjefen. Helse- og sosialsjefen har i følge samme brev delegert enkelte gitte oppgaver videre til leder for næringsmiddeltilsynet i kommunen. Det fremgår ikke i dokumentasjon vedrørende delegasjon på området miljørettet helsevern hvem som er delegert ansvar og myndighet med å føre tilsyn med asylmottak.
• Det fremkom i intervju at ikke alle hadde vært klar over kommunens tilsynsoppgave overfor asylmottak før Helsetilsynet i Nordland sendte varsel om tilsyn. Det fremkom videre at det er uklart hvem som har dette tilsynsansvaret i kommunen og om, og i tilfelle hvordan, tilsynsansvaret er delt mellom kommuneveterinæren og kommunelege 1.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Nordland deltok:

Benthe Westgaard revisjonsleder

Hege Meldal revisor

Solveig Mollnes revisor

Fra Statens helsetilsyn deltok seniorrådgiver Anne Solberg som observatør ved tilsynet.