INNHOLD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Tuberkulosekontroll
• Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov før tildeling av fastlege
• Informasjon om helsetjenesten til asylsøkerne
• Nødvendige forebyggende tiltak, individuelle undersøkelser og behandling i forhold til smittsom sykdom
• Helsehjelp ved psykisk sykdom
• Svangerskapsomsorg
• Vurdering av generell helsetilstand og behov for helsetjenester
• Tilsyn med miljøretta helsevern i asylmottaket

Sokndal kommune har siden januar 2002 hatt asylmottak med plass til 100 beboere. Kommunen har lagt opp til at asylsøkere skal få helsetjenester gjennom det ordinære kommunehelsetjenestetilbudet, men har også inngått en avtale med asylmottaket om 50 % helsekoordinatorstilling ved mottaket. Helsekoordinatoren skal ivareta betydelige oppgaver på vegne av helsesjefen/kommunelege I, og blir i kommunens Årsmelding 2003 omtalt som ”krumtapp” når det gjelder helsearbeidet blant asylsøkerne.

Tilsynet viser at et gjennomgående trekk ved de avvik og merknader som fremkommer på de ulike områder, er at kommunen ikke har etablert systematiske tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge avvikende praksis og brudd på lover og forskrifter.

Helsetilsynet i Rogaland påpeker i denne rapporten følgende avvik fra krav i helselovgivningen:

Avvik 1 Kommunehelsetjenesten sørger ikke for å iverksette relevante forebyggende tiltak og undersøkelse med tanke på smittsom sykdom hos asylsøkere.

Avvik 2 Kommunen har ikke kontroll med om asylsøkere med psykisk sykdom får nødvendig helsehjelp og om krav til pasientjournaler blir fulgt.

Det blir videre gitt følgende merknader:

Merknad 1 Kommunen bør vurdere hvordan risikoen for svikt i tuberkulosekontrollen blant asylsøkere kan reduseres når helsekoordinatoren har fravær.

Merknad 2 Kvinner som blir gravide mens de bor i asylmottaket får ikke tilbud om svangerskapskontroll hos lege i Sokndal kommune. Kommunen bør vurdere hensiktsmessigheten av dagens ordning.

Merknad 3 Kommunen bør vurdere om den skal gi tilbud om individuelle samtaler for å foreta en første vurdering av generell helsetilstand og behov for helsetjenester til alle asylsøkere.

Merknad 4 Kommunen har ikke gjort en konkret vurdering av behovet for tilsyn med miljøretta helsevern i asylmottaket.

Dato: 17. august 2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Sokndal kommune i perioden 6. april 2004 – 17. august 2004. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Rogaland gjennomfører i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Sokndal kommune har omkring 3300 innbyggere, hvorav 70-100 i Hauge i Dalane Mottakssenter for asylsøkere. Mottaket ble opprettet 1. januar 2002 og består av en administrasjonsenhet og 11 frittliggende boligenheter. Kommunen har lagt opp til at asylsøkere skal få helsetjenester gjennom det ordinære kommunehelsetjenestetilbudet. Kommunen har imidlertid inngått en avtale med asylmottaket om 50 % helsekoordinatorstilling ved mottaket. Utgiftene til stillingen deles mellom partene. Helsesjef/kommunelege I er helsekoordinatorens faglige og administrativt overordnede.

Kommunehelsetjenesten i Sokndal er fra 1. januar 2004 organisert under tre forskjellige etater, hvorav Helseetaten og Oppvekst og kulturetaten er aktuelle for dette tilsynet. Helsetilsynet i Rogaland retter ved dette tilsynet oppmerksomheten mot legetjenester og oppgaver som er delegert til helsekoordinator (sykepleier) ved asylmottaket. Disse tjenestene er organisert under Helseetaten som blir ledet av helsesjef/kommunelege I (37 % stilling). Videre omfatter tilsynet også helsestasjonsvirksomheten/jordmortjenesten, samt psykiatrisk sykepleie. Disse tjenestene er organisert under Kultur og oppvekstetaten med egen etatsleder.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart
• Årsmelding 2003
• Avtale om helsekoordinator mellom Sokndal kommune og Hauge i Dalane Mottakssenter datert 02.04.02
• Personelloversikt
• Stillingsbeskrivelser
• Retningslinjer for kommunens helsetjenestetilbud til asylsøkere
• Rutiner for helsetjenester til asylsøkere:
  • Ankomst
  • Tuberkulosekontroll
  • Kontakt med beboere i mottak
  • Helseundersøkelse
  • Gruppehelseinformasjon til nyankomne
  • Håndtering av beboere med psykiske lidelser
  • Håndtering av alvorlig syke
  • Oppfølging av gravide i Hauge og Dalane mottak
  • Flytting
• Kommunens kontrollprogram for gravide uten risiko for komplikasjoner
• Samarbeidsrutine – helsesjef/kommunelege 1 og helsekoordinator i asylmottaket
• Samarbeidsrutiner mellom Hero asylmottak og Sokndal kommune
• Kommunal smittevernplan datert 15.05.02
• Plan for psykisk helsearbeid i Sokndal kommune 2002 –2006

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Rogaland:

• Brev av 6. april 2004 fra Helsetilsynet i Rogaland med varsel om tilsyn
• Brev av 26. april 2004 fra Sokndal kommune med vedlagt etterspurt dokumentasjon
• Telefaks av 11. mai 2004 fra Helsetilsynet i Rogaland med forslag til program for tilsynsbesøket
• Brev av 11. juni 2004 fra Helsetilsynet i Rogaland om praktiske forhold vedrørende tilsynsbesøket i kommunen
• Brev av 25. juni 2004 fra Helsetilsynet i Rogaland, oversendelse av foreløpig tilsynsrapport

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 6. april 2004

Revisjonsteamet hadde 15. juni 2004 et møte (2 timer) med lederen, informasjonskonsulenten og sosialkonsulenten ved Hauge i Dalane Mottakssenter.

Åpningsmøte ble avholdt 16. juni 2004

4 personer ble intervjuet

Verifikasjoner ble gjort i 30 pasientjournaler fra asylmottaket samt 18 supplerende pasientjournaler fra kommunens legekontor.

Sluttmøte ble avholdt 16. juni 2004

Område 1: Tuberkulosekontroll

Helsetilsynet i Rogaland undersøkte:

• om kommunen sikrer at asylsøkere fra land med høy forekomst av tuberkulose får eller har fått tuberkuloseundersøkelse innen 14 dager etter ankomst til landet
• om kommunehelsetjenesten har et system som sikrer at funnene ved tuberkuloseundersøkelsen til asylsøkere fra land med høy forekomst av tuberkulose vurderes, og at de følges opp med henvisning til spesialisthelsetjenesten der det er mistanke om tuberkulose

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Kommunehelsetjenesten i Sokndal har god oversikt over hvilke personer som bor i asylmottaket. Helsekoordinator (sykepleier) ved asylmottaket sørger for at helseopplysninger fra transittmottak blir mottatt og fulgt forsvarlig opp.

Merknad 1

Kommunen bør vurdere hvordan risikoen for svikt i tuberkulosekontrollen blant asylsøkere kan reduseres når helsekoordinatoren har fravær.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Helsekoordinatoren er den eneste som har full innsikt i og oversikt over gjennomføringen av tuberkuloseprogrammet overfor asylsøkere.
• Gjeldende skriftlige prosedyrer er udaterte, mangler godkjenning, er uklare på hvem som har ansvar for de forskjellige oppgavene og fremstår ikke klart som en del av kommunens styringssystem på området.
• Kun helsekoordinator har tilgang til journalsystemet ved mottaket der svar på tuberkulintesting og øvrige helseopplysninger arkiveres.
• Det er ikke avklart hvordan og av hvem tuberkulosearbeidet skal følges opp i helsekoordinators fravær.

Område 2: Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov før tildeling av fastlege

Helsetilsynet i Rogaland undersøkte:

• om kommunen sørger for at asylsøkere får informasjon om helsetjenesten snarest mulig etter ankomst
• om kommunen sikrer asylsøkere nødvendige forebyggende tiltak, individuelle undersøkelser og behandling i forhold til smittsom sykdom
• om kommunen tilbyr nødvendig helsehjelp ved behov i perioden før det er tildelt fastlege til
  - asylsøkere med psykisk sykdom 
  - gravide asylsøkere (tilbud om svangerskapsomsorg)
• om kommunen tilbyr individuelle samtaler med asylsøkere kort etter ankomst for å gi informasjon om helsetjenesten og foreta en første vurdering av generell helsetilstand og behov for helsetjenester til asylsøkere snarest mulig etter ankomst

Kommunehelsetjenesten sørger for, i samarbeid med informasjonskonsulenten ved asylmottaket, å gi asylsøkerne informasjon om helsetjenesten snarest mulig etter ankomst. Opplegget fra kommunehelsetjenesten tilpasses informasjonsprogrammet fra Hero Mottak og kompetanse AS som gjennomføres systematisk overfor alle beboere i asylmottaket i Sokndal.

Avvik 1

Kommunehelsetjenesten sørger ikke for å iverksette relevante forebyggende tiltak og undersøkelse med tanke på smittsom sykdom hos asylsøkere.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Smittevernloven §§ 6-1 og 7-1
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 c) og g)

Avviket er bygger på følgende observasjoner:

• Kommunens smittevernplan omtaler spesielle forhold i kommunen uten å nevne asylmottaket hvor det kan bo inntil 100 asylsøkere, som kan utgjøre en risikogruppe med tanke på allmennfarlig smittsom sykdom.
• Ikke alle asylsøkere tilbys samtaler der behovet for smittevern vurderes.
• Det fremgår ikke av journaler/helseskjema om det er gjort en vurdering av den enkeltes behov for smittevern.
• Det blir ikke systematisk vurdert om asylsøkeren faller inn under grupper som skal gis tilbud om vaksine mot smittsom sykdom.
• Ingen av de 30 gjennomgåtte pasientjournalene inneholdt opplysninger eller prøvesvar som viste at det tas tester for allmennfarlige smittsomme sykdommer.
• Kommunen hadde ikke vurdert om helsekoordinatoren (sykepleier) har tilstrekkelig kompetanse på smittsomme sykdommer og smittevern utover tuberkulose.
• Manglende etterlevelse av egne retningslinjer fanges ikke opp og var ukjente for ledelsen for helsetjenesten.
• Knappe helseopplysninger om smittsomme sykdommer i pasientjournalene gjør at Helsetilsynet har ikke grunnlag for å vurdere om kommunen sørger for at asylsøkere med allmennfarlig smittsom sykdom får nødvendig behandling.

Avvik 2

Kommunen har ikke kontroll med om asylsøkere med psykisk sykdom får nødvendig helsehjelp og om krav til pasientjournaler blir fulgt.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven §§ 1-1 og 1-3a)
• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4
• Forskrift om pasientjournal §§ 5, 6 og 8

Avviket er bygget på følgende observasjoner:

• Helsekoordinator ved asylmottaket fanger stadig opp psykiske plager blant asylsøkerne. Verifikasjon i pasientjournaler gir indikasjon på at dette kan være betydelige psykiske problemer, uten at det framgikk av journalene hvordan disse problemene var fulgt opp.
• Vurdering av alvorlighetsgrad av tegn på psykisk sykdom er i hovedsak overlatt til helsekoordinator (sykepleier) ved asylmottaket. Det er ikke avklart hvem og i hvilke situasjoner asylsøkere med tegn på psykisk sykdom skal henvises til allmennlegetjeneste og/eller spesialisthelsetjeneste.
• Helsesjef/kommunelege I var ikke kjent med hvordan helsekoordinator i praksis følger opp disse pasientene. Etter eget skjønn henviser hun noen til psykiatrisk sykepleier i kommunen eller sørger for at pasienten får allmennlegehjelp i nabokommunen evt. fra Dalane psykiatriske senter.
• Helsekoordinator ved asylmottaket oppretter pasientjournal på alle som bor i mottaket. Helsesjefen/kommunelege I var ikke kjent med innholdet i dette journalsystemet, og at det også finnes pasientjournaler for noen av disse personene hos kommunens psykiatriske sykepleietjeneste.
• Pasientjournalene ved asylmottaket innholder skjema for dokumentasjon av psykiske symptomer. Utfylte skjemaer følger ikke pasienten ved henvisning til psykiatrisk sykepleier.
• Det er ikke avklart hvem som har ansvaret for pasientjournalene og hvilke opplysninger som skal inngå i de ulike delene av journalen.
• Det fremgår ikke av pasientjournalene hva som er ”hovedjournal” og at det eventuelt finnes tilleggsjournaler i andre deler av kommunehelsetjenesten.
• Verifikasjon i 30 pasientjournaler ved asylmottaket, viser gjennomgående sparsom beskrivelse av pasientenes tilstand og dokumentasjon på tiltak som er iverksatt. I en av journalene var pasienten beskrevet på en måte som ga sterke holdepunkt for alvorlig psykisk lidelse. Det var ikke dokumentert hvilken helsehjelp vedkommende hadde fått, eller om kommunehelsetjenesten hadde henvist pasienten til spesialisthelsetjenesten. Det forelå ingen plan for oppfølging i pasientjournalen.
• Gjennom intervjuer/samtaler kom det fram konkrete beskrivelser av hendelser der tidligere asylsøkere med psykisk sykdom sannsynligvis ikke hadde fått nødvendig helsehjelp.

Merknad 2

Kvinner som blir gravide mens de bor i asylmottaket får ikke tilbud om svangerskapskontroll hos lege i Sokndal kommune. Kommunen bør vurdere hensiktsmessigheten av dagens ordning.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Kvinner som blir gravide mens de bor i asylmottaket får ikke den samme svangerskapsomsorgen som andre gravide i kommunen. Jordmor må henvise kvinnen til gynekolog i en nabokommune i stedet for på vanlig måte å samarbeide med allmennlegetjenesten i Sokndal.
• Kommunen har ikke etablert rutiner for å avdekke hvorvidt egne retningslinjer etterleves. Ledelsen var ukjent med at kommunens ”Kontrollprogram for gravide uten økt risiko for komplikasjoner” ikke blir fulgt.

Merknad 3

Kommunen bør vurdere om den skal gi tilbud om individuelle samtaler for å foreta en første vurdering av generell helsetilstand og behov for helsetjenester til alle asylsøkere.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Kommunehelsetjenesten følger ikke sine egne retningslinjer som legger opp til at alle asylsøkere ”ved ankomst eller så snart som mulig” skal tilbys en slik samtale.
• Kommunen har ikke oversikt over hvor mange av asylsøkerne som får tilbud om samtale.
• Kommunen har ikke etablert rutiner for å fange opp avvik fra egne retningslinjer.

Område 3: Miljørettet helsevern

Helsetilsynet i Rogaland undersøkte:

• om kommunen ivaretar sitt tilsynsansvar med miljørettet helsevern i asylmottak, herunder spesielt:
  - om det er klart hvem som har ansvaret og oppgaven med å føre tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottak
  - om kommunen har sikret at henvendelser vedrørende miljørettet helsevern ved asylmottak blir formidlet til den/de som har tilsynsansvaret

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Merknad 4

Kommunen har ikke gjort en konkret vurdering av behovet for tilsyn med miljøretta helsevern i asylmottaket.

Kommentar:

Det vises til merknaden til § 6 i forskrift om miljørettet helsevern hvor det står at kommunen skal føre tilsyn etter en fastsatt plan. Generelt bør tilsyn være basert på risikovurderinger , jf. § 4f) i forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen:

Fra Helsetilsynet i Rogaland deltok:

Kirsti Baardsen Svalestad, underdirektør/jurist
Bjørg Botne, kvalitetsrådgiver/sykepleier
Heidi Merete Rudi, seniorrådgiver/lege i Statens helsetilsyn