INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Tildeling av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a –c , jf. § 4-3
• Tildeling av tjenester etter kommunehelsetjenesteloven § 2-1
• Saksbehandling og klagebehandling i henhold til krav i spesiallovgivningen og forvaltningsloven.

Revisjonen er gjennomført ved at disse områdene er behandlet felles og generelt. Gjennomføringen er gjort på bakgrunn av de mottatte opplysningene om kommunens organisering av saksbehandlingen og felles problemstillinger knyttet til saksbehandlingen på de ulike områdene samt oversendte saksdokumenter. Vår samordning av tilsynet har hatt vesentlig betydning for tilnærming til og gjennomføring av revisjonen.

Vi har således vurdert følgende:

• Om kommunen systematisk sikrer forsvarlig saksbehandling (internkontroll)
• Om saksbehandlingen faktisk gjennomføres i samsvar med krav i lov og forskrift
• Om vedtakenes materielle innhold oppfyller krav i lov og forskrift

Hovedkonklusjon:

Det er avdekket i alt fem avvik under revisjonen, mens vi ikke har funnet grunnlag for å gi merknader.

Det første avviket gjelder manglende bruk av Rygge kommunes system for avviksrapportering og –behandling i forhold til saksbehandling på de reviderte områder. Dette er i strid med kravene til internkontroll for de reviderte områder.

Videre gjelder tre avvik gjennomføringen av saksbehandlingen og kravene til innhold i avgjørelsene. Ved gjennomgåelse av fremlagte saker og gjennom intervjuene fremgår det at en rekke avgjørelser bygger på utilstrekkelige opplysninger, dvs at saksutredningen må anses mangelfull. Det er også avdekket at negative vedtak for det første er utilstrekkelig begrunnet og dessuten mangler de opplysninger som er nødvendige for at søkeren skal kunne ivareta sin lovbestemte klagerett.

Endelig har vi konstatert at det benyttes ventelister ved tildeling av sykehjemsplass, til tross for at pasienten da ikke får den helsehjelp som er nødvendig etter en faglig vurdering.

Dato: 30.08.2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Rygge kommune i perioden 18.03.2004 – 10.05.2004. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Østfold gjennomfører i inneværende år og er gjennomført i samarbeid med Fylkesmannen i Østfold Sosial- og familieavdelingen. Samarbeidet er et ledd i vårt arbeid for å samordne Fylkesmannens og Helsetilsynet i Østfolds tilsynsaktiviteter på tilgrensende områder.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Rygge kommune hadde pr 01.01.2004 13 753 innbyggere, herav 1276 innbyggere i alderen 67 – 79 år og 511 over 80 år (dvs 3,7 % over 80 år). Kommunen hadde pr 01.02.2004 en samlet dekningsgrad for sykehjemsplasser og omsorgsboliger på 24,9 % til befolkningen over 80 år, av dette utgjør 12, 1% sykehjemsdekningen. Tall fra SSB viser at kommunen tilbyr hjemmetjenester til 25,3 % av eldre over 67 år, mens gjennomsnittet for Østfold er 20,3 %. Årsverk pr. bruker av kommunale pleie- og omsorgstjenester er 0,3, mens fylkesgjennomsnitt er 0,4 årsverk pr. bruker. Kommunen har dermed mange brukere innen hjemmebasert omsorg, men har forholdsvis lite personellressurser til hver enkelt.

Kommunen har siden 1.02.03 vært organisert etter to-nivåmodellen. 28 virksomheter rapporterer til rådmannen, og 6 av disse gjelder pleie og omsorgstjenester. Alle virksomhetsledere er delegert myndighet til å fatte vedtak om tjenester innen sitt ansvarsområde.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Årsrapport for kommunen for 2002
• Gjeldende organisasjonskart
• Reglement av 13.01.2004 for delegering av oppgaver av myndighet fra rådmannen til enhetsledere
• Oversikter over saksbehandlere og personell med vedtakskompetanse
• Søknadsskjema med kartleggingsdel, rutinebeskrivelser, mal for egenevaluering
• Oversendte eksempler på saksutredninger og vedtak
• 5 avgjørelser av søknad om hjemmesykepleie med underliggende saksdokumenter fremlagt under tilsynet

Korrespondanse mellom Rygge kommune og Helsetilsynet i Østfold:

• Varsel om tilsyn av 18.03.2004
• Brev fra kommunen av 06.04.2004 med oversendelse av dokumentasjon

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 18.03.2004

Formøte er ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt revisjonsdagen 10.05.2004

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gransking av oversendte dokumenter før revisjonen
• Gjennomgåelse av dokumentasjon fremlagt under revisjonen; 5 avgjørelser av søknad om hjemmesykepleie med underliggende saksdokumenter

Sluttmøte ble avholdt revisjonsdagen 10.05.2004

Område 1: Om kommunen har systemer som sikrer forsvarlig saksbehandling

Avvik 1

Rygge kommunes system for internkontroll er ikke alminnelig kjent og benyttet ved saksbehandling innenfor de reviderte områder.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Tilsynsloven §3
• Sosialtjenesteloven § 2-1, 2. ledd
• Internkontrollforskriften

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Intervjuer viser at det ikke er noen systematisk rapportering når det oppdages at rutiner for saksbehandling ikke følges (avviksrapportering). Det er opplyst at det foreligger et generelt avvikshåndteringssystem med prosedyrer, men intervjuer viser at det ikke er almen kunnskap om det og det benyttes ikke. Det gis ingen systematiske meldinger til kommuneledelsen om slike forhold. Vi viser til de avvik som konstateres nedenfor som eksempler på slike brudd på rutiner.

Område 2: Om kommunen faktisk gjennomfører saksbehandlingen på de kontrollerte områder i samsvar med lovkrav.

Avvik1

Saker er utilstrekkelig opplyst når vedtak gjøres.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forvaltningsloven § 11

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Ved gjennomgåelse av vedtak med underlagsdokumenter finner vi at saker mangler tilstrekkelig utredning. Aktuelle fremlagte saksdokumenter mangler faktiske opplysninger som er nødvendige for en forsvarlig saksbehandling. Dette gjelder bl. a. manglende beskrivelser av funksjonsevne for pasienter som søker hjemmehjelptjenester.

Avvik 2

Avslag er mangelfullt begrunnet.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forvaltningsloven §§ 23 – 27
• Pasientrettighetsloven §§ 3-1 og 3-2
• Kommunehelsetjenesteloven § 2-1
• Sosialtjenesteloven § 4A-3

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Ved gjennomgåelse av saksdokumenter finner vi at den faglige vurderingen i vedtak savner tilknytning til foreliggende relevante faktiske opplysninger som skal danne grunnlag for avgjørelsen.

Kommentar til område 2:

Tilstrekkelig dokumentasjon av faktiske opplysninger i saksforberedelsen og av opplysninger og faglige vurderinger i begrunnelsene er av betydning for sikring av korrekt materielt innhold i vedtaket. Dokumentasjonen er dessuten vesentlig for pasienters og klienters mulighet til å forstå vedtaket og ivareta sine rettigheter for eksempel gjennom å fremme klage samt for klageorganet ved behandlingen av en klage.

Avvik 3

Negative vedtak mangler henvisning til og orientering om rett til å se saksdokumenter og adgangen til å kreve utsatt iverksetting av vedtak.

Avvik fra flg myndighetskrav:

• Forvaltningsloven § 27, 3. ledd

Avviket er basert på flg observasjoner:

• Ved gjennomgåelse av negative vedtak finner vi ikke noen henvisning til disse lovfestede rettigheter.

Område 3: Om vedtakenes materielle innhold oppfyller krav i lov og forskrift

Avvik 1

Ved søknad om sykehjemsplass praktiseres ventelister.

Avvik fra flg myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 2-1

Avviket er basert på flg. observasjoner:

Ved gjennomgåelse av vedtak og i intervjuer fremkommer det at pasienter som på bakgrunn av behov for nødvendig helsehjelp tildeles sykehjemsplass ikke får oppfylt behovet ved inntak i sykehjem, men settes på venteliste.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Østfold deltok:
Rådgiver Fredrik S. Lorentzen, revisjonsleder
Rådgiver Kari Lislerud Smebye, revisor

Fra Fylkesmanen i Østfold deltok
Rådgiver Karin Bergvik, revisor
Rådgiver Kirsten Grimsrud, observatør