Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Tuberkulosekontroll
• Nødvendig helsehjelp, informasjon om helsetjenesten og helseundersøkelse ved behov før fastlege er tildelt
• Miljørettet helsevern i asylmottak

Det ble gitt to merknader.

Merknad 1 - område 1: Tuberkulosekontroll.

Dokumentasjon i journalene fra flyktningesykepleier på helsestasjonen er ikke tilstrekkelig, jf. plikten til å føre inn alle nødvendige opplysninger som følger av Helsepersonelloven § 40 og journalforskriften.

Merknad 1 - område 2: Nødvendig helsehjelp, informasjon om helsetjenesten og helseundersøkelse ved behov før tildeling av fastlege.

Kommunen har ikke sikret seg tilstrekkelig dokumentasjon på at informasjon om helsetjenesten er gitt.

Kommentarer for øvrig:

• Alle asylsøkere får fastlege fra 1. dag
• SANA asylmottak har et formalisert og systematisk samarbeid med kommunen og andre relevante samarbeidspartnere
• Flyktningesykepleierstillingen har delvis vært vakant siden april 2004 pga. sykdom

Dato: 15.09.2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Birkenes kommune foretatt 17. og 24. august 2004. Revisjonen inngår som en del av Helsetilsynets landsomfattende tilsyn med helsetjenester til asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente i 2004.

Målet ved tilsynet var å etterse om kommunen gjennom sin organisering og planlegging sikrer at asylsøkere får nødvendige og forsvarlige helsetjenester i tråd med lov og forskriftskrav på området, herunder om kommunen ivaretar tilsynet med miljørettet helsevern i asylmottaket.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Birkenes kommune har ca. 4350 innbyggere.

SANA Birkeland statlige mottak for asylsøkere ligger i Birkenes kommune og er en privat stiftelse. To personer deler lederstillingen, en sykepleier og en med sosialfaglig bakgrunn. Mottaket har åpent hver dag mellom kl. 08.00 – 16.00.

Ved befaring på mottaket den 17. august hadde vi en samtale med begge lederne. Alle asylsøkere i Birkenes bor i egne boliger, sentralt i kommunen. Asylmottaket har plass til 120 personer. Kommunen bosetter ikke flyktninger. Administrasjonsbygningen for asylmottaket ligger i andre etg. i et forretningslokale sentralt i bygda. UDI har godkjent lokalene. SANA Birkeland statlige mottak har som regelmessig rutine å sende oppdaterte lister angående nyankomne og utflyttede asylsøkere til ulike instanser i kommunen bl.a. helse og skole en gang per mnd. Asylsøkere får hjemmebaserte tjenester på lik linje med resten av befolkningen.

Kommunen har organisert helsetjenesten i to sektorer. Kommunelegen er administrativt under helsesjefen, og helsestasjon og flyktningesykepleier er administrativt under oppvekstsjefen. Denne organiseringen er under revisjon.

Birkenes kommune har ansatt en flyktningesykepleier i 40 % stilling. Stillingen har ved flere anledninger vært ubesatt pga. sykdom. Siste periode har sykepleierstillingen vært ubesatt fra april til 16. august 2004. Fra 16. august 2004 er det ansatt en vikar i 40 %. Flyktningesykepleieren skal gjennomgå tilsendte journaler også fra transittmottak, og påse at undersøkelser er foretatt. Hun skal også gi asylsøkere informasjon om kommunens helsetilbud.

Kommunen gir alle asylsøkere tilbud om fastlege fra første dag de kommer til kommunen. Dette er spesielt, da en del av dette tilsynet i utgangspunktet retter seg mot det som skjer før tildeling av fastlege. Til kommunens ansvar vedrørende helsetjenester hører det også med å gi asylsøkere som kommer til SANA Birkeland informasjon om helsevesenet.

Kommunen opplever at alvorlig psykisk syke asylsøkere ikke får nødvendig helsehjelp fra andre linje tjenesten (spesialisthelsetjenesten).

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Oversikt over virksomhetens internkontrollsystem
• Organisasjonskart
• Stillingsbeskrivelser
• Prosedyrer vedrørende tuberkulosekontroll
• Maler for gjennomføring av første helseundersøkelse
• Kompetanse av personell som er knyttet til tjenesten
• Annet relevant materiell
• Smittevernplanen
• Tuberkulosekontrollprogrammet
• Psykiatriplan
• Oversikt over helsepersonell med oppgaver relatert til reviderte områder
• Årsplan/årsrapport ble ikke laget pga. mangel på ressurser i kommunen.
• Delegasjonsvedtak om ansvars- og oppgavefordeling innen miljørettet helsevern i kommunen
• Tilsynsrapport etter revisjon ved asylmottaket
• Evt. enkeltvedtak.
• Annen dokumentasjon: Det legges fram rutineperm i forhold til håndtering av uønskete hendelser på asylmottaket.
• Rutiner i forhold til fastlegeordningen
• Prosedyre for flyktningsykepleier

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Aust-Agder:

• Helsetilsynet i Aust-Agder sendte tilsynsvarsel i brev datert 26.05.2004
• Birkenes kommune oversendte etterspurt dokumentasjon i brev av 09.06.2004
• Helsetilsynet i Aust-Agder sendte brev til Birkenes kommune 22.06.2004
• Program ble utsendt fra Helsetilsynet 09.07.2004

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 26.05.2004

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 24.08.2004

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• Besøk i 2 boliger til asylsøkere 17.08.2004
• Gjennomgang av 20 journaler for asylsøkere som bor i asylmottaket
• Gjennomgang av journalene til de 10 siste asylsøkere som er flyttet fra mottaket til en annen kommune

Sluttmøte ble avholdt 24.08.2004

Område 1: Tuberkulosekontroll

Tilsynet skal avdekke om asylsøkere og flyktninger fra land med høy forekomst av tuberkulose får tuberkuloseundersøkelse innen 14 dager etter ankomst til landet. Videre om kommunen sikrer funnene fra de omtalte grupper av personer, og følger opp med henvisninger til spesialisthelsetjenesten der det er mistanke om tuberkulose.

Myndighetskravet er at kommunen iverksetter tuberkulosekontrollprogrammet, og at undersøkelse iverksetters innen 14 dager etter ankomst til landet. Ved mistanke om smittsom tuberkulose skal utredning igangsettes umiddelbart.

Myndighetskrav:

• Smittevernloven §§ 6-1, 7-1 og 7-3, tuberkuloseforskriften §§ 2-1 og 2-5, §§ 3-1 til 3-3 og §§ 4-1 og 4-2, samt internkontrollforskriften § 4, særlig annet ledd bokstavene a) f) og g).

Avvik: Ingen avvik

Merknad 1

Dokumentasjon i journalene fra flyktningesykepleier på helsestasjonen er ikke tilstrekkelig, jf. plikten til å føre inn alle nødvendige opplysninger som følger av Helsepersonelloven § 40 og journalforskriften.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Tilsendt dokumentasjon fra UDI inneholdt tuberkulosekontrolldato, men ankomstdato til Norge manglet. Vi kunne ikke ved gjennomgang av journalene få verifisert om det er foretatt tuberkulosekontroll innen 14 dager.
• Av intervjuene kom det frem at tuberkulosekontroll innen 14 dager sannsynligvis ble fulgt opp i henhold til loven.
• Det fremkom at noen helseopplysninger er elektronisk ført og noen er i papirversjon.
• Vikar for flyktningesykepleier er satt inn i 40 % stilling fra 17.08. 2004. I tidsrommet april til 24.08.2004 har det vært sporadisk bemanning av flyktningesykepleier.

Område 2: Nødvendig helsehjelp, informasjon om helsetjenesten og helseundersøkelse ved behov før tildeling av fastlege.

Tilsynet skal avdekke om alle flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente får informasjon om helsetjenestene snarest mulig etter ankomst. Det fremgår av brev fra Sosial- og helsedirektoratet av 16.02.2004 og veileder IS – 1022 at kommunen har er en særlig plikt til å ta kontakt og gi generell informasjon om helsetjenestens tilgjengelighet og oppgaver. Videre skal kommunen gi nødvendig helsehjelp, foreta de individuelle undersøkelser, og gi nødvendig behandling i forhold til smittsom sykdom. Gravide skal ha tilbud om svangerskapsomsorg, og de med psykisk sykdom skal sikres nødvendig helsetjeneste.

Myndighetskravet er at kommunen skal organisere opplysningsvirksomhet, herunder opplyse om tjenestetilbudet. Nyankomne asylsøkere skal tilbys undersøkelser for å avdekke smittsomme sykdommer. Kommunen skal ha oversikt over eventuelle smittetilfeller, og barn skal ha tilbud om å delta i barnevaksinasjonsprogrammet.

Myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven §§ 1-1 første ledd, jf. § 2-1 første ledd og internkontrollforskriften § 4 (nødvendig helsehjelp før fastlege). Forskrift av 3. april 2003 nr. 450 om kommunens helseforebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten § 2-3( gravide). Kommunehelsetjenesteloven § 3-1, første ledd bokstav d) og pasientrettighetsloven §§ 3-2 og 3-5, samt internkontrollforskriften § 4 g (informasjon)

Kommentarer:

Alle asylsøkere får tildelt fastlege fra 1. dag i kommunen. Tilbudet om helsetjenestetilbud innen 1. linjetjenesten i kommunen er godt i varetatt. Kommunen har prosedyrer for flyktningesykepleiers oppgaver men har ikke dokumentert at det er foretatt noen planmessig informasjon. Selv om fastlege tildeles straks, vil kommunen fremdeles ha ansvaret for å gi informasjon om det generelle helsetilbudet, slik at de nyankomne kan orientere seg og være i stand til å etterspørre de nødvendige tjenester.

Avvik: Ingen avvik

Merknad 1

Kommunen har ikke sikret seg tilstrekkelig dokumentasjon på at informasjon om helsetjenesten er gitt.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Manglende dokumentasjon om informasjon om helsetilbudet i kommunen og helseinformasjon generelt
• Manglende gjennomføring av kommunens egne prosedyrer for flyktningesykepleier

Område 3 Miljørettet helsevern i asylmottak

Tilsynet skal avdekke:

Om kommunene ivaretar sitt tilsynsansvar med miljørettet helsevern i asylmottak, og om det er klart hvem som har ansvaret og oppgaven med å føre tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottak. Om tilsynet blir gjennomført etter en fastsatt plan, og om kommunen har sikret at henvendelser vedrørende miljørettet helsevern ved asylmottaket blir formidlet til den/ de som har tilsynsansvaret.

Myndighetskravet er at det skal utpekes en person som har ansvaret for å føre tilsyn, og at de henvendelser som angår forhold omkring miljørettet helsevesen kommer denne personen i hende.

Myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven kap.4a, og forskriften om miljørettet helsevern

Avvik: Ingen avvik

Merknader: Ingen merknader

Dette baseres på følgende observasjoner:

• Kommunelegen er delegert avsvar fra administrasjonen.
• Tilsyn er gjennomført
• Kommunen har en plan og gjennomføringsstrategi

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Aust-Agder deltok:

Torunn H. Starheim, ass. fylkeslege/revisjonsleder
Lasse Svenstrup Andersen, rådgiver/revisor
Anne-Ragnhild Vestøl, rådgiver/revisor