Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Tuberkulosekontroll av bosatte overføringsflyktninger og familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose
• Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov (inntil fastlege er tildelt) til bosatte overføringsflyktninger og familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose

Skien kommune har en godt utbygd flyktninghelsetjeneste med dyktige fagfolk og medarbeidere. Det er utarbeidet kvalitetssystem som omfatter de reviderte områdene, men det er mangler ved deler av internkontrollen som har betydning for helsetjenestetilbudet til flyktninger og familiegjenforente.

Kommunens etterlevelse av myndighetskravene på de reviderte områdene er nærmere omtalt i kapittel 2.

Ved tilsynet er det avdekket 3 avvik. Det er ikke gjort funn som ga grunnlag for å påpeke merknader på de reviderte områdene. Dette er nærmere omtalt i kapittel 5.

Avvikene er følgende:

• Kommunen mangler internkontrollsystem for mottak og oppfølging av meldinger om familiegjenforente som ikke meldes via flyktningkontoret til helsekoordinator for flyktninger eller via politiet, utlendingsavdelingen eller Skien kommunes flyktningavdeling til Vaksinasjonskontoret
• Avvikshåndteringssystemet på de reviderte områdene er ikke implementert (2 avvik)

Dato: 16. september 2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med helsetjenester til flyktninger og familiegjenforente i Skien kommune i perioden 02.04.2004 - 28.06.2004. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomheten som Helsetilsynet i Telemark gjennomfører i inneværende år. Tilsynet er en del av det fellestilsyn som Helsetilsynet i fylkene etter oppdrag fra Statens helsetilsyn, skal gjennomføre med helsetjenester til asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Skien kommune har i dag rundt 400 bosatte flyktninger og familiegjenforente. Kommunen mottar rundt 100 nye i året og 35-40 % av disse er barn.

Anmodning om mottak av flyktninger kommer fra UDI. Kommunen vurderer mottaksmulighet blant annet i forhold til boliger og helsetjenestetilbudet. Når det er fattet politisk vedtak gis det tilbakemelding til UDI om hvor mange kommunen kan motta nærmeste år og hvilke grupper. Dette gir en viss forutsigbarhet.

Mottak av familiegjenforente kan ikke planlegges langsiktig på samme måte og er derfor mer sårbart. UDI forholder seg til flyktninge- og innvandrertjenesten i kommunen (flyktningkontoret). I tillegg kommer sekundærflyttinger som ikke meldes gjennom UDI. I 2003 ankom 61 personer til Skien kommune på denne måten. Disse fanges opp mer tilfeldig, eksempelvis gjennom skolehelsetjenesten.

Kommunen har etablert et tuberkulosekontrollprogram som utgjør en del av smittevernplanen, og som spesifikt omtaler tuberkulosekontroll av flyktninger og innvandrere. Kommunen har et system som sikrer at tilflyttede flyktninger og familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose og som meldes via politiet, utlendingsavdelingen eller Skien kommunes flyktningavdeling til Vaksinasjonskontoret, får tuberkuloseundersøkelser innen de frister som følger av forskrift om tuberkulosekontroll. Gjennom dette systemet sikres også at funn vurderes og følges opp med henvisning til spesialisthelsetjenesten der det er mistanke om tuberkulose. Ved videreflytting oversendes resultat av tuberkulosekontrollen til kommunelege på nytt bosted. Hvis nytt oppholdssted er ukjent, beholdes resultat til dette blir etterspurt av helsetjenesten på nytt bosted.

Skien kommune har egen flyktninghelsetjeneste, med dyktige fagfolk og medarbeidere.

Flyktninghelsetjenesten er del av Internasjonalt/Sosialmedisinsk senter og er samlokalisert med kommunelegen/smittevernlegen, vaksinasjonskontoret og helsestasjon for ungdom. Det er ansatt egen helsekoordinator for flyktninger som er psykiatrisk sykepleier med blant annet tilleggsutdanning innen flerkulturelt arbeid. Leder helsetjenesten er nærmeste overordnede til helsekoordinatoren.

Skien kommune sørger for at flyktninger og familiegjenforente som kanaliseres gjennom flyktningkontoret til helsekoordinatoren, får informasjon om helsetjenesten og om fastleger med ledig kapasitet snarest mulig etter ankomst. Det gis også tilbud om individuelle samtaler, undersøkelser og behandling samt nødvendige forebyggende tiltak og behandling i forhold til smittsomme sykdommer. I perioden før det er tildelt fastlege, tilbyr kommunen helsehjelp ved behov, svangerskapsomsorg til gravide og nødvendig helsehjelp ved psykisk sykdom. Kommunelegen som har kontor på Internasjonalt/Sosialmedisinsk senter sørger for nødvendig legehjelp i tiden før fastlege er tildelt. Det benyttes alltid tolk.

Helsekoordinator gir også tilbud om oppfølgingssamtaler og terapeutiske samtaler og har tett samarbeid med lege, psykolog, helsesøster ved Vaksinasjonskontoret og helsestasjons- og skolehelsetjenesten, blant annet helsesøster med ansvar for kommunens Velkomstklasse for flyktninger/innvandrere i skolepliktig alder. Helsekoordinatoren deltar også i ansvarsgrupper og tverrfaglige samhandlingsfora med deltakelse fra barnehage/skole, PP-tjenesten, voksenopplæringen, fastleger og spesialisthelsetjenesten (bl.a. psykolog ved psykiatrisk poliklinikk ).

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• IK-system/styringsdokument (Innholdsfortegnelse kvalitetssystem Skien kommune 2001 med felles prosedyre for dokumentstyring, for organisering av kvalitetsarbeidet, for regelverk og for planer)
• IKT oversikt Helsetjeneste for flyktninger og diverse prosedyrer, blant annet:
• Kvalitetssikring innhold i 1. gangssamtalen med sykepleier/Helsekoordinator for flyktning
• Tuberkulosekontroll. Vaksinasjoner
• Bestilling og bruk av tolk
• Innhenting og oppbevaring av journalopplysninger fra mottak, kommuner og IOM
• Etablering av fastlegekontakt ved bosetting inkludert avviksskjema
• Oversikt over relevante prøver ved førstegangsundersøkelse for flyktninger/innvandrere
• Oversikt over helsepersonell relatert til områder som skal revideres
• Smittevernplan for Skien kommune med tuberkulosekontrollprogram med div. vedlegg
• Organisasjonsplan Helsetjenesten
• Årsrapport 2002 for helsekoordinator for flyktninger
• Årsrapport 2003 for helsekoordinator for flyktninger med virksomhetsplan 2004

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Telemark:

• Brev av 02.04.2004 fra Helsetilsynet i Telemark med varsel om tilsyn
• Dokumentasjon oversendt fra Skien kommune ved brev av 06.05.2004
• Brev av 07.06.2004 fra Helsetilsynet i Telemark med anmodning om fremlegging av stikkprøver og program for tilsynsbesøket

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 02.04.2004

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 22.06.2004 

Intervjuer

Samtale med leder av flyktningkontoret 21.06.2004

5 personer ble intervjuet 22.06.2004

1 person ble intervjuet 28.06.2004

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

1. Gjennomgang av den samlede pasientjournalen for hver av de 10 siste overføringsflyktningene som er bosatt i kommunen for mer enn 14 dager siden.

2. Gjennomgang av den samlede pasientjournalen for hver av de 20 siste bosatte personene som er kommet gjennom familiegjenforening fra høyendemiske land for mer enn tre måneder siden.

Sluttmøte ble avholdt 22.06.2004

Område 1: Tuberkulosekontroll av bosatte overføringsflyktninger og familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose

Avvik 1-1

Se nedenfor

Merknad

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for å påpeke merknader på dette området

Område 2: Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov (inntil fastlege er tildelt) til bosatte overføringsflyktninger og familiegjenforente

Avvik 2-1

Kommunen mangler internkontrollsystem for mottak og oppfølging av meldinger om familiegjenforente som ikke meldes via flyktningkontoret til helsekoordinator for flyktninger eller via politiet, utlendingsavdelingen eller Skien kommunes flyktningavdeling til Vaksinasjonskontoret

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 1-1 første ledd jf. § 1-3 første ledd bokstav d
• Smittevernloven §§ 6-1 og 7-1
• IK-forskriften § 4 annet ledd, bokstav g jf § 5 

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Dokumentasjonen viser at familiegjenforente omfattes av målgruppen for helsekoordinator for flyktninger, som mottar meldinger om familiegjenforeninger fra flyktningkontoret
• Dokumentasjonen viser at familiegjenforente omfattes av målgruppen for Vaksinasjonskontoret, som mottar meldinger om familiegjenforeninger fra politiet, utlendingsavdelingen eller Skien kommunes flyktningavdeling
• Det kom frem i intervjuene at ikke alle familiegjenforeninger meldes via flyktningkontoret til helsekoordinator for flyktninger og at disse blir oppdaget mer tilfeldig gjennom kontakt med andre deler av helsetjenesten (helsestasjon eller vaksinasjonskontor) eller øvrige kommunale tjenester (skole osv). Det samme gjelder meldinger til Vaksinasjonskontoret. Det kom også frem at det er uklart om helsekoordinatoren skal underrettes i slike tilfeller

Avvik 2-2

Se nedenfor

Merknad

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for å påpeke merknader på dette området

Felles for område 1 og 2

Avvik 1-1 og 2-2

Avvikshåndteringssystemet på de reviderte områdene er ikke implementert

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Tilsynsloven § 3
• Internkontrollforskriften § 4 annet ledd, bokstav f og g

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det er ikke fremlagt avviksmeldinger innen de reviderte områdene
• Det kom frem i intervjuene at avvikshåndteringssystemet er lite kjent og ikke tatt i bruk

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Telemark deltok:

Seniorrådgiver Ida Mollerud (revisjonsleder)
Ass. fylkeslege Otto Brun Pedersen
Rådgiver Astrid Irene Keltner