Denne rapporten beskriver de verifikasjoner og observasjoner som ble gjort innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Tuberkulosekontroll.
• Nødvendig helsehjelp, informasjon om helsetjenesten og helseundersøkelse ved behov, før tildeling av fastlege.

Det ble ikke gitt avvik eller merknader.

På de reviderte områder oppfylte kommunen myndighetskravene. Inntrykket var at tjenestetilbudet ble gitt slik som planlagt, og at de ulike personer som hadde ansvar for å utføre de enkelte oppgavene var godt samordnet.

Det var på noen områder vanskelig å få dokumentasjon på kommunens egen internkontroll, og dette ble tatt spesielt opp til drøfting på sluttmøtet. Dett gjaldt bruk av avviksmeldinger i praksis.

Dato: 22.09.2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Arendal kommune i perioden 26.05.04 – 22.09.04 . Revisjonen inngår som en del av Helsetilsynets landsomfattende tilsyn med helsetjenester til asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente.

Målet med tilsynet var å etterse om kommunen sikrer at bosatte flyktninger og familiegjenforente får nødvendige og forsvarlige helsetjenester i tråd med lov og forskriftskrav på området.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Arendal kommune har om lag 40.00 innbyggere, og er med dette den største byen i Aust-Agder. Det er også et statlig mottak for asylsøkere i kommunen, men dette mottaket er ikke tema for tilsynet. Kommunens tjenestetilbud til asylsøkerne henger sammen med andre helsetjenester til bosatte flyktninger og familiegjenforente, selv om dette som nevnt ikke er gjenstand for tilsyn i denne rapporten.

Kommunen er organisert slik at fire kommunalsjefer rapporterer direkte til rådmannen. Under hver kommunalsjef er det ulike enheter, som igjen er organisert i ulike resultatenheter. Denne organiseringen er nå under revisjon. Kommunelegetjenesten og flykningehelsetjenesten ligger under en annen enhetsleder enn helsestasjonen med helsesøstertjenesten. Dette stiller kommunen overfor særlige utfordringer mht. internkontrollplikten og tilhørende kommunikasjons-, informasjons-, og kommandolinjer i organisasjonen.

Arendal kommune har over tid hatt kontinuitet i ulike stillinger innen helsetjenesten for flyktninger. Disse personene har opparbeidet seg en verdifull kompetanse for kommunen, og det sikrer at rutiner og prosedyrer blir fulgt.

Man har opplevd at det kan ta tid å få tildelt personnummer til nyankomne flyktninger som skal bosettes i kommunen. Dette gjør at tildeling av fastlege kan ta tid. Inntil tildeling av fastlege skjer, ivaretas helsetjenesten av konstituert smittevernlege. Flyktninger og familiegjenforente får tett oppfølging fra ankomst og frem til tildeling av fastlege.

Kommunen har gjennom innsendt dokumentasjon vist at de har organisert et avvikssystem, bla. med egne skjema for melding av avvik. Det er ingen meldte avvik på de reviderte områder. Det kan skyldes enten at de ikke forekommer avvik, eller at avvik ikke meldes.

Det ble i forkant av intervjuene gjennomført en samtale med flyktningekonsulent Øyvind Henriksen, som en del av forberedelsene til tilsynet.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Plan flykningehelsetjenesten for 2004.
• Årsberetning Helse og miljø 2003.
• Oversikt over ansatte helsesøstre i helsestasjon/skolehelsetjenesten.
• Organisasjonskart for Helse, miljø og legetjenester.
• Stillingsbeskrivelser kommunelege/smittevernlege, psykiatrisk syklepleier, hygienesykepleier og helsesøster.
• Smittevernplan 2004.03.05 (sikring mot smittsomme sykdommer).
• Tuberkuloseplan 2004.03.05 (tuberkulosekontroll).
• Infeksjonskontrollprogram 2001.03.01.
• Oversikt over ansvarsforhold (hvem kontrolleres/hvem kontrollerer).
• Retningslinjer for attester, helseerklæringer og lignende i utlendingssaker.
• Psykiatriplan, inkl. handlingsplan 2004-2006.
• Prosedyrer for avvikshåndtering.

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Aust-Agder:

• Varsel om tilsyn fra Helsetilsynet i Aust-Agder datert 26.05.04.
• Oversendelse av div. dokumentasjon fra Arendal kommune, datert 16.06.04.
• Brev til kommunen fra Helsetilsynet i Aust-Agder datert 22.06.04 (verifikasjoner).
• Brev til kommunen fra Helsetilsynet i Aust-Agder datert 09.07.04 (program).

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel 26.05.04

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 31.08.04

Intervjuer

Seks personer

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomgang av journalene for de 22 siste overføringsflykningene som er bosatt i kommunen for mer enn 14 dager siden ( 12 journaler mer enn det veilederen for det landsomfattende tilsynet anviste).
• Gjennomgang av journalene for de 12 siste personene som er kommet gjennom familiegjenforening via høyendemiske land de siste 2 år.(I veilederen for det landsomfattende tilsynet var de sagt at vi skulle undersøke 20 journaler. Arendal kommune hadde bare 12 personer i denne gruppen.)

Sluttmøte ble avholdt 31.08.04.

Område 1: Tuberkulosekontroll

Tilsynet skal avdekke om familiegjenforente og flyktninger fra land med høy forekomst av tuberkulose får tuberkuloseundersøkelse innen 14 dager etter ankomst til landet. Videre om kommunen sikrer funnene fra de omtalte grupper av personer, og følger opp med henvisninger til spesialisthelsetjenesten der det er mistanke om tuberkulose.

Myndighetskravet er at kommunen iverksetter tuberkulosekontrollprogrammet, og at undersøkelse iverksetters innen 14 dager etter ankomst til landet. Ved mistanke om smittsom tuberkulose skal utredning igangsettes umiddelbart.

Myndighetskrav:

• Smittevernloven §§ 6-1, 7-1 og 7-3, tuberkuloseforskriften §§ 2-1 og 2-5, §§ 3-1 til 3-3 og §§ 4-1 og 4-2, samt internkontrollforskriften § 4, særlig annet ledd bokstavene a) f) og g).

Avvik: Ingen avvik

Merknader: Ingen merknader

Dette baseres på følgende observasjoner:

• Intervjuer og gjennomgang av journaler dokumenterte at alle flyktinger og familiegjenforente får tuberkuloseundersøkelse innen 14 dager.
• Alle positive funn blir fulgt opp med henvisning til spesialisthelsetjenesten.
• Ved manglende oppmøte etter innkalling sikrer man at oppmøte skjer på tiden ved å følge vedkommende til timen.
• Det benyttes rutinemessig tolk.

Område 2: Nødvendig helsehjelp, informasjon om helsetjenesten og helseundersøkelse ved behov før tildeling av fastlege.

Tilsynet skal avdekke om alle flyktninger og familiegjenforente får informasjon om helsetjenestene snarest mulig etter ankomst. Det fremgår av brev fra Sosial- og helsedirektoratet av 16.02.2004 og veileder IS – 1022 at kommunen har er en særlig plikt til å ta kontakt og gi generell informasjon om helsetjenestens tilgjengelighet og oppgaver. Videre skal kommunen gi nødvendig helsehjelp, foreta de individuelle undersøkelser, og gi nødvendig behandling i forhold til smittsom sykdom. Gravide skal ha tilbud om svangerskapsomsorg, og de med psykisk sykdom skal sikres nødvendig helsetjeneste.

Myndighetskravet er at kommunen skal organisere opplysningsvirksomhet, herunder opplyse om tjenestetilbudet. Nyankomne asylsøkere skal tilbys undersøkelser for å avdekke smittsomme sykdommer. Kommunen skal ha oversikt over eventuelle smittetilfeller, og barn skal ha tilbud om å delta i barnevaksinasjonsprogrammet.

Myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven §§ 1-1 første ledd, jf. § 2-1 første ledd og internkontrollforskriften § 4 (nødvendig helsehjelp før fastlege). Forskrift av 3. april 2003 nr. 450 om kommunens helseforebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten § 2-3( gravide). Kommunehelsetjenesteloven § 3-1, første ledd bokstav d) og pasientrettighetsloven §§ 3-2 og 3-5, samt internkontrollforskriften § 4 g (informasjon).

Dette baseres på følgende observasjoner:

• Alle flyktninger og familiegjenforente får informasjon om helsetjenesten og tjenestetilbudet.
• Det gjennomføres individuell helseundersøkelse og henvises til 2. linjetjenesten ved smittsom sykdom.
• Gravide får tilbud om svangerskapskontroll.
• Ved psykiske lidelser henvises det til psykiatrisk sykepleier eller 2. linjetjenesten.
• Alle gis tilbud om deltakelse i barnevaksinasjonsprogrammet.
• Det brukes rutinemessig tolk.

Avvik: Ingen avvik.

Merknader: Ingen merknader

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Aust-Agder deltok:

Torunn Haabrekke Starheim, ass.fylkeslege/revisjonsleder
Anne Ragnhild Vestøl, rådgiver/revisor
Lasse Svenstrup Andersen, rådgiver/revisor