INNHOLD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Plikt til å yte nødvendig helsehjelp og til å foreta nødvendige helseundersøkelser før det er tildelt fastlege
• Tuberkulosekontroll
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottak

Det ble ikke påvist noe avvik, og det ble ikke gitt noen merknader ved tilsynet.

Informantenes tilbakemeldinger ble bekreftet ved verifikasjon. Det ble bekreftet at asylsøkere og flyktninger i Songdalen kommune raskt etter ankomst får informasjon om helsetjenestetilbud. Det ble verifisert at tolk ble benyttet, og at spesielle hensyn ble ivaretatt. Tuberkulosekontroll ble utført i samsvar med krav i regelverket. Tilbud om individuell samtale ble gitt raskt etter ankomst, og helsetjenesten var tilgjenglig ved graviditet eller behov for øyeblikkelig hjelp. Det ble også bekreftet at kommunen fulgte opp sitt tilsynsansvar med miljørettet helsevern i asylmottaket.

Dato: 02.09.2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Songdalen kommune i perioden 22.06.2004 – 24.08.2004. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Vest-Agder gjennomfører i inneværende år. Dette tilsynet er en del av det landsomfattende tilsynet som landets helsetilsyn (etter oppdrag fra Statens helsetilsyn) skal gjennomføre med deler av helsetjenestetilbudet til flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente i 2004. Oppdraget fra Statens helsetilsyn går ut på at det skal gjennomføres tilsyn med minst to kommuner i hvert fylke. Ett av tilsynene skal gjennomføres i en kommune som har asylmottak. Det andre skal gjennomføres i en større kommune hvor det er bosatt flyktninger/familiegjenforente, fortrinnsvis en større bykommune. I Vest-Agder blir det ved dette landsomfattende tilsynet gjennomført to tilsyn: I Songdalen og Kristiansand kommuner.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Songdalen kommune er nabokommune til Kristiansand og har ca. 5500 innbyggere. Norsk folkehjelp driver Birkelid asylmottak, det er avtale med UDI om mottak av opptil 130 asylsøkere.

Asylmottaket er plassert relativt sentralt i kommunnen, har nabofellesskap med privat grunn- skole, og benytter deres gymnastikksal etter ønske. Det meldes at dette fungerer greit.

De siste årene har politikerne i kommunen vedtatt ikke å motta kvoteflyktninger.

Flyktningearbeidet er organisert i eget flyktningekontor, kommunen har tilsatt helsesøster i deltidsstilling som har sitt arbeid ved asylmottaket i kommunen. Legene i kommunen er samlet i ett helsesenter. Kommunlege I foretar nødvendig helsesjekk/ legesamtale med nyankomne flyktninger. En av de andre legene ved helsesenteret er fastlege for de fleste asylsøkere og flyktninger/familiegjenforente. Det er ansatte på asylmottaket som raskt etter ankomst bistår med søknad om å få tildelt fastlege, og det er ansatte ved helsesenteret som bistår flyktninger og familiegjenforente med det samme.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Kommunens delegasjonsreglement
• Smittevernplan
• Samordning av kriseplaner/ Organisering av psykiatrisk kriseteam
• En side fra plan for helse- og omsorgstjenesten 2002-2010
• Skriv fra kommunelege I
• Skriv m/vedlegg fra sykepleier tilknyttet Birkelid Asylmottak
• Skriv/rutinebeskrivelser fra helsesøster
• Rapport fra befaring, 13.05.2004 ;forskrift MHV, Birkelid barnehage

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Vest-Agder:

• Varsel om tilsyn datert 22.06.2004
• Svar angående varsel om tilsyn fra Songdalen kommune, datert 10.08.2004
• Program for tilsynet datert 18.08.2004

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.06.2004

Åpningsmøte ble avholdt 24.08.2004

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• 11 journaler på sist ankomne asylsøkere på mottaket.
• 15 journaler på sist ankomne flyktninger/familiegjenforente
• 5 journaler på sist utflyttede asylsøkere til andre kommuner.

Sluttmøte ble avholdt 24.08.2004

Område 1: Plikten til å yte nødvendig helsehjelp og å foreta nødvendige helseundersøkelser ved behov før tildeling av fastlege

1-1: Om kommunen sørger for at flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente får informasjon om helsetjenesten snarest etter ankomst.

1-2: Om kommunen tilbyr individuelle samtaler med asylsøkere og flyktninger kort etter ankomst for å gi informasjon om helsetjenesten, og om det foretas en første vurdering av generell helsetilstand og behov for helsetjenester til disse grupper snarest mulig etter ankomst.

1-3: Om kommunen sikrer flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente nødvendige forebyggende tiltak, individuelle undersøkelser og behandling i forhold til smittsom sykdom.

1-4: Om kommunen sikrer gravide asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente tilbud om nødvendig helsehjelp i form av svangerskapskontroll i perioden før det er tildelt fastlege.

1-5: Om kommunen sikrer flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente tilbud om nødvendig helsetjeneste ved psykisk sykdom.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 2: Tuberkulosekontroll

2-1: Om kommunen sikrer at asylsøkere og flyktninger fra land med høy forekomst av tuberkulose får eller har fått tuberkuloseundersøkelse innen 14 dager etter ankomst til landet.

2-2: Om kommunen sikrer at familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose får gjennomført tuberkuloseundersøkelse snarest mulig etter bosetting i kommunen.

2-3: Om kommunehelsetjenesten har et system som sikrer at funnene ved tuberkuloseundersøkelsen til personer fra land med høy forekomst av tuberkulose vurderes, og at de følges opp med henvisning til spesialisthelsetjenesten der det er mistanke om tuberkulose.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 3: Miljørettet helsevern i asylmottak

Om kommunen ivaretar sitt tilsynsansvar med miljørettet helsevern i asylmottak, herunder spesielt:

Om det er klart hvem som har ansvaret og oppgaven med å føre tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottak.

Om kommunen har sikret at henvendelser vedrørende miljørettet helsevern ved asylmottak blir formidler til den/de som har tilsynsansvaret.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet:

Fra Helsetilsynet i Vest-Agder deltok:

Ass. fylkeslege Toril Hagerup-Jenssen, revisjonsleder
Rådgiver Brit Olimstad , revisor
Rådgiver Sidsel Birkeland Skaar, revisor.