Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Plikt til å yte nødvendig helsehjelp og til å foreta nødvendige helseundersøkelser før det er tildelt fastlege.
• Tuberkulosekontroll.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottak.

Det ble påvist ett avvik og gitt en merknad ved tilsynet.

Avviket ble gitt på mangler i forhold til oppfyllelse av krav i forskriften om internkontroll, og merknaden ble gitt i forhold til sikring av oversendelse av tuberkulinstatus ved flytting til annen kommune.

Informantenes tilbakemeldinger ble bekreftet ved verifikasjon. Det ble bekreftet at asylsøkere og flyktninger i kommunen svært raskt etter ankomst får informasjon om helsetjenestetilbud. Det ble verifisert at tolk ble benyttet, og at spesielle hensyn ble ivaretatt. Tuberkulosekontroll ble utført i samsvar med krav i regelverket. Det kunne gå en til to måneder etter ankomst til individuell samtale ble gjennomført, men ved graviditet eller behov for helsehjelp var flykningehelsetjenesten raskt tilgjenglig. Det ble også bekreftet at kommunen fulgte opp sitt tilsynsansvar med miljørettet helsevern i asylmottaket.

Legen tilsatt i flyktningehelsetjenesten var også tilsatt i fastlønnslege - stilling i kommunen, hun var fastlege for mange flyktninger og asylsøkere. I samtale med flyktningekontoret ble vi orientert om samarbeidende instanser opplevde at både kvaliteten og tilgjengligheten på helsetjenester er så god, at flyktninger og asylsøkere med spesielt behov for helsetjenester derfor blir plassert i Kristiansand kommune.

Dato: 02.09.2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Kristiansand kommune i perioden 22.06.2004 – 31.08.2004. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Vest-Agder gjennomfører i inneværende år. Dette tilsynet er en del av det landsomfattende tilsynet som landets helsetilsyn (etter oppdrag fra Statens helsetilsyn) skal gjennomføre med deler av helsetjenestetilbudet til flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente i 2004. Oppdraget fra Statens helsetilsyn går ut på at det skal gjennomføres tilsyn med minst to kommuner i hvert fylke. Ett av tilsynene skal gjennomføres i en kommune som har asylmottak. Det andre skal gjennomføres i en større kommune hvor det er bosatt flyktninger/familiegjenforente, fortrinnsvis en større bykommune. I Vest- Agder blir det ved dette landsomfattende tilsynet gjennomført to tilsyn: I Songdalen og Kristiansand kommuner.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Kristiansand kommune har ca. 75000 innbyggere. Arbeidet med flyktninger og asylsøkere i kommunen er organisert i Flyktningekontoret, som består av en statlig og en kommunal del. Kommunen har avtale med UDI om drift av asylmottak, 310 asylplasser plassert i mindre boenheter spredt i kommunen. Kommunen har landets største asylmottak. Kommunen tar også i mot flyktninger og familiegjenforente, hittil i år er det bosatt 150 flyktninger, og det er tatt i mot ca 20 personer til familiegjenforening.

Flyktningehelsetjenesten er organisert under samfunnsmedisinsk enhet, og holder til i funksjonelle, pene lokaler sentralt i byen. De fleste av kommunens helse- og sosialtjenester er organisert i forhold til bydeler, med noen får bydelsovergripende tiltak. Vaksinasjonskontor og flyktningehelsetjenesten er bydelsovergripende tjenester.

Kommunen har en utfordring knytett til det i å integrere denne helsetjenestens kvalitetssystem i kommunens overordnede kvalitetssystem. Videre er det en utfordring å få etablert samhandlingsrutiner som sikrer at de ansatte ikke opplever seg isolert i forhold til det utviklings- og forbedringsarbeidet som gjøres i helse-og sosialtjenesten forøvrig. Legen i flyktningehelsetjenesten er også fastlege, og har en pasientliste på 750 navn, i hovedsak flyktninger og asylsøkere. Ordningen bidrar til at denne befolkningsgruppens behov for helsetjenester blir godt ivaretatt, men kan nok til tider føre til uforutsett belastning på tjenesten. Kommunen har egen tolketjeneste, det opplyses at det er tilfredsstillende tilgjenglighet til tolketjeneste.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Tuberkuloseplan for Kristiansand kommune.
• Deler av Handlingsplan Helse- og sosialsektoren.
• Dokumentet” Strategi for etnisk likestilling 2004-2009”.
• Delegasjons-skriv til medisinsk faglig rådgiver.
• Rutiner i forhold til TBC ved flyktningehelsetjenesten.
• Funksjonsbeskrivelse til legesekretærene i flyktningehelsetjenesten.
• To funksjonsbeskrivelser for helsesøster.
• Forslag til funksjonsbeskrivelse psykiatrisk sykepleier, datert 04.08.04.
• Prosedyre for førstegangsundersøkelse nyankomne flyktninger, familiegjenforente og asylsøkere.
• Funksjonsbeskrivelse for lege ved flytningehlsetjenesten.
• Funksjonsbeskrivelse kommunejordmor.
• Rutiner for gravide og kvalitetskontroll.
• Personell og oppgaver i kommunehelsetjenesten.

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Vest-Agder:

• Varsel om tilsyn datert 22.06.2004
• Svar angående varsel om tilsyn fra Kristiansand, datert 14.07.2004 og 09.08.2004.
• Program for tilsynet datert 25.08.2004

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.06.2004

Åpningsmøte ble avholdt 31.08.2004

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• 20 journaler på sist ankomne asylsøkere på mottaket.
• 20 journaler på familiegjenforente som er kommet for mer enn tre måneder siden.
• 10 journaler på sist utflyttede asylsøkere til andre kommuner.
• 10 journaler for de 10 siste overføringsflyktningene som er bosatt for mer enn 14 dager siden.

Sluttmøte ble avholdt 31.08.2004

Område 1: Plikten til å yte nødvendig helsehjelp og å foreta nødvendige helseundersøkelser ved behov før tildeling av fastlege.

1-1: Om kommunen sørger for at flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente får informasjon om helsetjenesten snarest etter ankomst.

1-2: Om kommunen tilbyr individuelle samtaler med asylsøkere og flyktninger kort etter ankomst for å gi informasjon om helsetjenesten, og om det foretas en første vurdering av generell helsetilstand og behov for helsetjenester til disse grupper snarest mulig etter ankomst.

1-3: Om kommunen sikrer flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente nødvendige forebyggende tiltak, individuelle undersøkelser og behandling i forhold til smittsom sykdom.

1-4: Om kommunen sikrer gravide asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente tilbud om nødvendig helsehjelp i form av svangerskapskontroll i perioden før det er tildelt fastlege.

1-5: Om kommunen sikrer flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente tilbud om nødvendig helsetjeneste ved psykisk sykdom.

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader på dette området.

Område 2: Tuberkulosekontroll

2-1: Om kommunen sikrer at asylsøkere og flyktninger fra land med høy forekomst av tuberkulose får eller har fått tuberkuloseundersøkelse innen 14 dager etter ankomst til landet.

2-2: Om kommunen sikrer at familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose får gjennomført tuberkuloseundersøkelse snarest mulig etter bosetting i kommunen.

2-3: Om kommunehelsetjenesten har et system som sikrer at funnene ved tuberkuloseundersøkelsen til personer fra land med høy forekomst av tuberkulose vurderes, og at de følges opp med henvisning til spesialisthelsetjenesten der det er mistanke om tuberkulose.

2-4: Om kommunen har system som sikrer oversendelse av tuberkulinundersøkelse og journal til kommunelege i ny bopelskommune ved flytting.

Det ble gitt en merknad på delområdet 2-4.

Merknad 1
Mangelfull sikring av kommunikasjon om resultat av tuberkulinundersøkelse mellom flyktningehelsetjenesten og vaksinasjonskontoret.

Merknaden er basert på følgende opplysninger: Oppfølging av barn i forhold til tuberkuloseforskriften gjøres av helsesøster, som er tilknyttet flyktningehelsetjenesten. Oppfølging av voksne asylsøkere, familiegjenforente og flyktninger gjøres ved vaksinasjonskontoret. Flyktningehelsetjenesten har ansvar for oversendelse av resultat av tuberkulintest/informasjon om tuberkulosestatus og eventuelt journal ved flytting til annen kommune. Flyktningehelsetjenesten får rutinemessig informasjon fra vaksinasjonskontoret om asylsøkeres tuberkulinstatus. Det mangler rutiner som sikrer at resultat av tuberkulinundersøkelse på voksne flyktninger og familiegjenforente oversendes kommunelege i ny bostedskommune.

Område 3: Miljørettet helsevern i asylmottak

Om kommunen ivaretar sitt tilsynsansvar med miljørettet helsevern i asylmottak, herunder spesielt:

Om det er klart hvem som har ansvaret og oppgaven med å føre tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottak.

Om kommunen har sikret at henvendelser vedrørende miljørettet helsevern ved asylmottak blir formidlet til den/de som har tilsynsansvaret.

Det ble ikke funnet avvik gitt påpekt merknader på dette området.

Område 4: Krav til internkontroll i helsetjenesten

Om kommunen har et system som sikrer at kravene i internkontrollforskriften oppfylles.

Her ble det påvist ett avvik.

Avvik 1.
Det er ikke etablert et internkontrollsystem som ivaretar forskriftens krav.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Flyktningehelsetjenesten inngår som en del av den samfunnsmedisinske enhet, men er ikke beskrevet i handlingsplan for samfunnsmedisinsk enhet. Ansvar for den daglige drift og faglig ansvar internt i flyktningehelsetjenesten var kjent. Flyktningehelsetjenesten manglet internkontrollsystem. Det var ikke etablert system som sikret at arbeidstakerne hadde tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter. Det var ikke utarbeidet plan for kompetansebygging. Det var ikke etablert system for avvikshåndtering. Det var ikke etablert system som sikret oversikt over områder med fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Vest-Agder deltok:

Ass. fylkeslege Toril Hagerup-Jenssen, revisjonsleder
Rådgiver Brit Olimstad , revisor
Rådgiver Sidsel Birkeland Skaar, revisor.