Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Tuberkulosekontroll av flyktninger og familiegjenforente
• Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov før tildeling av fastlege.

Det ble undersøkt om flyktninger og familiegjenforente får:

• Informasjon om helsetjenesten snarest mulig etter ankomst
• Forebyggende tiltak, individuelle undersøkelser og behandling i forhold til smittsom sykdom
• tilbud om svangerskapsomsorg
• helsehjelp ved psykisk sykdom
• tilbud om individuelle samtaler kort etter ankomst for å få informasjon om helsetjenesten og foreta en første vurdering av generell helsetilstand og behov for helsetjenester snarest mulig etter ankomst

Stavanger kommune har god styring med sin helsetjeneste til flyktninger og familiegjenforente. Det er utarbeidet et internkontrollsystem som sikrer at tjenestene blir planlagt, utført og vedlikeholdt i samsvar med krav i helselovgivningen. Ansvar og oppgaver er klart fordelt. Det er etablert relevante rutiner/prosedyrer for ulike tiltak, og uønskede hendelser og avvik fra kvalitetskrav blir systematisk brukt til forbedring av tjenestene.

Helsetilsynet i Rogaland peker i denne rapporten på to forhold som kommunen bør bruke i sitt forbedringsarbeid:

Merknad 1 Det er ofte behov for tolk ved gjennomføring av tuberkulosekontroll og ved formidling av informasjon om helsetjenesten. Det bør fremgå av pasientjournalen om tolk er brukt ved konsultasjoner.

Merknad 2 Kommunen bør vurdere om personer som uteblir fra ”førstegangs helseundersøkelse” skal følges mer aktivt opp når det gjelder smittevernhjelp utover tuberkulosekontroll.

Dato: 11. oktober 2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Stavanger kommune i perioden 12. mars – 11. oktober 2004. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Rogaland gjennomfører i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Helsetilsynet.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Stavanger kommune har om lag 112 000 innbyggere. I følge Utlendingsdirektoratet ble det i 2003 bosatt 187 utlendinger i kommunen. Det er ikke etablert statlig asylmottak i Stavanger.

Kommunen er organisert etter to-nivåmodellen. Helsetjenesten inngår som en del av kommunalavdelingen Oppvekst og levekår (nivå 1) og i flere av de 107 underliggende virksomhetene (nivå 2).

Helsetjenester til flyktninger og familiegjenforente er i prinsippet integrert i de samme organisatoriske enhetene som tjenestene til befolkningen for øvrig.

Kommunen har en smittevernoverlege, som inngår i Medisinsk faglig avdeling i Oppvekst og levekår (nivå 1). Det praktiske smittevernarbeidet og tilbud om andre helsetjenester til flyktinger og familiegjenforente, blir ivaretatt av smittevernkonsulenten og en helsesøster i samme avdeling (nivå 1).

Stavanger kommune tilbyr alle nyankomne flyktninger og familiegjenforente en førstegangs helseundersøkelse hos lege.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart Stavanger kommune
• Organisering av kvalitetsarbeid innen kommunalavdeling levekår
• Informasjon fra flyktningeseksjonen
• Personell med tilknytning til mottak av flyktninger i helsetjenesten
• Lederavtale for virksomhetsledere
• Stillingsbeskrivelser:
  smittevernkonsulent
  helsesøster i smittevernet
• ”Forslag til interne rutiner som gjelder helseopplysninger/helsetilbud til flyktninger og asylsøkere” datert 14.09.04
• Sjekkliste for mottak av utlendinger i helsetjenesten
• Mal for førstegangs helseundersøkelse av lege

Kvalitetsbeskrivelser:

• Førstegangs helseundersøkelse
• Tuberkulosekontroll av personer som har vært i utlandet
• Tuberkulosekontroll – detaljert
• Arkiv og postjournal hos smittevernlegen
• Flytdiagram avviksbehandling
• Prosedyrer:
• Avvikshåndtering
• Mishagsytringer
• Oversikt over registrerte avvik vedrørende tuberkulosekontroll
• Smittevernplan 2003-2007
• Beskrivelse av helsesjef/overlegens rolle vedrørende ”drift av fastlegeordningen”
• ”Nytt fra Helsesjefen”. Eksempel på nyhetsbrev til fastlegene (26.06.02)
• Brev av 17. juni 2004 til Sandnes kommune vedrørende tuberkulosekontroll av asylsøker

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Rogaland:

• Brev av 12. mars 2004 til Stavanger kommune, melding om tilsyn
• Brev av 16. april 2004 til Helsetilsynet i Rogaland, vedlagt etterspurt dokumentasjon
• E-post 21. april 2004 til Stavanger kommune, forslag til program for tilsynsbesøket
• E-post 23. april 2004 til Helsetilsynet i Rogaland, utsettelse av tilsynsbesøket til 15. september 2004
• Brev av 3. mai 2004 til Stavanger kommune, program for tilsynsbesøket

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 12. mars 2004

Helsetilsynets revisjonsteam hadde 25. mai 2004 et møte med Flyktningeseksjonen i Stavanger kommune.

Åpningsmøte ble avholdt 15. oktober 2004

Intervjuer

6 personer ble intervjuet. Alle intervjupersonene representerte nivå 1 organisasjonen; Oppvekst og levekår

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• pasientjournaler til 12 overføringsflyktinger (de siste som ankom før 20. august 2004)
• pasientjournaler til 20 familiegjenforente fra høyendemiske land
• Skriftlige avviksmeldinger vedrørende tuberkulosekontroll siden juli 2003

Sluttmøte ble avholdt 15. oktober 2004

Område 1: Tuberkulosekontroll av flyktninger og familiegjenforente

Helsetilsynet i Rogaland undersøkte:

• om kommunen sikrer at flyktninger fra land med høy forekomst av tuberkulose får eller har fått tuberkuloseundersøkelse innen 14 dager etter ankomst til landet
• om kommunen sikrer at familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose får gjennomført tuberkuloseundersøkelse snarest mulig etter bosetting i kommunen
• om kommunehelsetjenesten har et system som sikrer at funnene ved tuberkuloseundersøkelsen til personer fra land med høy forekomst av tuberkulose vurderes, og at de følges opp med henvisning til spesialisthelsetjenesten der det er mistanke om tuberkulose

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Observasjoner

• Oppgaver, ansvar og myndighet innen tuberkulosearbeidet er klart fordelt
• Kommunen har utarbeidet skriftlige rutiner for tuberkulosearbeidet som samsvarer med krav i helselovgivningen. Rutinene er velkjente for aktuelt personell og blir regelmessig oppdaterte.
• Verifikasjon i pasientjournaler viser at rutinene blir etterlevd.
• Avvik fra krav til kommunens tuberkulosekontroll og henvisning til spesialisttjenesten blir systematisk registrert, rettet opp og brukt i forbedringsarbeidet for tjenesten.
• Årsaker til at noen flyktninger får tuberkulosekontroll senere enn 14 dager etter ankomst til landet, ligger utenfor Stavanger kommunes mulighet for styring. Gjentatte ganger kommer flyktninger fra asylmottak i andre kommuner uten at helsetjenesten der har gjennomført, eller kan dokumentere å ha gjort tuberkuloseundersøkelser slik helselovgivningen krever. Stavanger kommune følger opp dette problemet på en systematisk måte og holder Helsetilsynet i Rogaland orientert.
• Årsaken til at noen familiegjenforente ikke får tuberkulosekontroll innen 3 måneder, skyldes manglende, eller for sen, melding fra politiet om nye familiegjenforeninger. Stavanger kommune har tatt gjentatte initiativ overfor politimyndigheten, både på lokalt og sentralt nivå, for å få rettet opp svikt i meldingsrutinene.

Område 2: Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov før tildeling av fastlege

Helsetilsynet i Rogaland undersøkte:

• om kommunen sørger for at flyktninger og familiegjenforente får informasjon om helsetjenesten snarest mulig etter ankomst
• om kommunen sikrer flyktninger og familiegjenforente nødvendige forebyggende tiltak, individuelle undersøkelser og behandling i forhold til smittsom sykdom
• om kommunen tilbyr nødvendig helsehjelp ved behov i perioden før det er tildelt fastlege til:
  - gravide flyktninger og familiegjenforente og familiegjenforente
  - flyktninger og familiegjenforente med psykisk sykdom
• om kommunen tilbyr individuelle samtaler med flyktinger kort etter ankomst for å gi informasjon om helsetjenesten og foreta en første vurdering av generell helsetilstand og behov for helsetjenester til flyktinger og familiegjenforente snarest mulig etter ankomst

Det ble ikke funnet avvik dette området.

Observasjoner:

• Flyktninger og familiegjenforente får, muntlig og skriftlig, informasjon om helsetjenesten ved frammøte til tuberkulosekontroll, jf. ovenfor. Verifikasjon i pasientjournalene viser at disse konsultasjonene her blitt gjennomført i løpet av få dager etter at kommunehelsetjenesten hadde fått melding om nyankomne personer.
• Kommunen sikrer at flyktninger og familiegjenforente får tilbud om nødvendig helsehjelp vedrørende smittsom sykdom, graviditet, psykisk sykdom og vurdering av generell helsetilstand ved å tilby ”førstegangs helseundersøkelse” hos lege. Dette skjer ved frammøte til tuberkulosekontroll. Da bestiller kommunen legetime for vedkommende - fortrinnsvis hos en lege som i ettertid kan ha mulighet til å få personen på sin pasientliste.
• Kommunen kjøper ”førstegangs helseundersøkelse” hos fastleger som har ledig plass på sine pasientlister. Kommunen sender henvisning på et standardskriv hvor det blant annet fremgår: behov for tolk, tuberkulosestatus og oversikt over hvilke vaksiner det kan være aktuelt å gi personen etter blodprøvesvar. Henvisningsskjemaet inneholder også en liste over laboratorieprøver legen bør ta og forslag til anamnestiske opplysninger legen bør innhente. For øvrig henviser kommunen legene til Sosial- og helsedirektoratets veileder: Helsetjenestetilbudet til asylsøkere og flyktninger (IS-1022) Gjennom det økonomiske regnskapet på bestilte/gjennomførte konsultasjoner, får kommunen informasjon om hvilke pasienter som uteblir fra ”førstegangs helseundersøkelse.”
• Fastlegene i Stavanger blir orientert om kommunens internkontroll med ”førstegangs helseundersøkelse” gjennom distribusjon av kommunes skriftlige prosedyre på dette området.

Merknad 1
Det er ofte behov for tolk ved gjennomføring av tuberkulosekontroll og ved formidling av informasjon om helsetjenesten. Det bør fremgå av pasientjournalen om tolk er brukt ved konsultasjoner.

Opplysninger som er relevante og nødvendige skal tas inn i journalen, jf . forskrift om pasientjournal § 8 siste ledd.

Merknad 2
Kommunen bør vurdere om personer som uteblir fra ”førstegangs helseundersøkelse” skal følges mer aktivt opp når det gjelder smittevernhjelp utover tuberkulosekontroll.

Mange flyktninger og familiegjenforente kommer fra høyendemiske områder for smittsomme sykdommer. Dette kan være svake grupper fordi de ikke kjenner norsk språk, kultur, helsevesen, regelverk, rettigheter og plikter. Det er i tråd med smittevernlovens intensjon at kommunen skal ha en større aktivitet i forhold til denne gruppen enn befolkningen for øvrig.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Rogaland deltok:
Kirsti Baardsen Svalestad, underdirektør/jurist
Leif Gunnar Vøllestad, ass. fylkeslege
Bjørg Botne, kvalitetsrådgiver/sykepleier