Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• tuberkulosekontroll
  av asylsøkere under opphold i ordinære mottak
  av bosatte overføringsflyktninger og familigjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose
• nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov
  av asylsøkere under opphold i ordinære asylmottak
  til bosatte overføringsflyktninger og samme gruppe familiegjenforente

Det ble funnet 1 avvik (brudd på lov eller forskrift) ved denne revisjonen:

Avvik 1

Kommunelegen sikrer ikke at journal med resultat av tuberkuloseundersøkelse blir oversendt kommunelegen i ny bopelskommune.

For nærmere opplysninger om funnene vises til rapporten pkt. 5 reviderte områder og funn.

Dato: 14. oktober 2004

1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Åmot kommune i perioden 8. juni 2004 – 14. oktober 2004. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Hedmark gjennomfører i inneværende år. Tilsynet er landsomfattende og gjennomføres i minst 2 kommuner i alle fylker.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Åmot kommune har pr. 1.1.2004 ca. 4.400 innbyggere. Asylmottaket i kommunen ble nedlagt 30.6.2004. Det var pr. 20. august 2004 ca. 120 bosatte flytninger i kommunen. Det er relativt lang tid siden en god del av disse flyktningen ankom og ble bosatt.

I kommunen er det ansatt fagleder helsesøster og en helsesøster i hel stilling. Når kommunen hadde asylmottak var det ansatt en sykepleier med særlig ansvar for helsetjenester til asylsøkerne. Det er regelmessige møter mellom virksomhetsleder, kommunelege og helsesøstrene. I disse møtene deltar også annet helsepersonell på legekontoret. Helsetjenesten til flyktningene og de familiegjenforente ivaretas i hovedsak av legekontoret på Rena som kommunelegen også er en del av. I tillegg forholder de bosatte flyktningene seg til helsestasjonen som de øvrige innbyggerne i kommunen. I perioden før de har fått fastlege har kommunelege 1 et spesielt ansvar.

Helsepersonellet som arbeider på det reviderte området har vært stabilt over tid. Dersom vakanser oppstår vil tjenesten kunne være sårbar da det er utarbeidet relativt få skriftelige rutiner på området. Kommunen arbeider med å videreutvikle internkontrollsystemet (kvalitetssystem) og vi finner det ikke nødvendig å kommentere dette nærmere.

Kommunen er organisert i virksomhetsområder hvor helsetjenester er plassert i ressurssenter helse og sosial.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• handlingplan 2004
• faktabeskrivelse av virksomhetsområdet Ressurssenter Helse og Sosial
• årsmelding 2003
• organisasjonskart RHS
• Stillingsbeskrivelser for aktuelle stillinger
• smittevernplan med vedlegg
• administrativt delegasjonsreglement
• utkast til kvalitetssystem miljørettet helsevern
• organisasjonskart administrativ og politisk organisering
• plan for psykisk helse barn, unge og voksne 2004-2008

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Hedmark:

• Helsetilsynets brev av 8. juni 2004. Varsel om tilsyn
• Kommunens brev av 8. juli 2004. Oversendelse av dokumenter i forbindelse med tilsynet
• Helsetilsynets brev av 28. juli 2004. Oversendelse av program for tilsynsdagen.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 8. juni 2004

Åpningsmøte ble avholdt 31. august 2004

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• 7 journaler for de siste bosatte
• 6 sist ankomne flytninger/bosatte

I tillegg ble følgende dokumenter gjennomgått:

• brev til Høgskolen om meldeplikt om utenlandske studenter
• informasjonshefte for nyankomne flyktninger i Åmot kommune
• flyktningeplan for Åmot kommune
• program for nye Åmotinger
• rutiner ved mottak av flyktninger i Åmot kommune
• intervjuguide psykososialt forebyggende arbeid blant flyktninger i primærhelsetjenesten
• oversikt over kvalitetssystemet

Verifikasjonene bekreftet i hovedsak det som ellers kom fram i den tilsendte dokumentasjonen og ved intervjuene. Deler av den dokumentasjonen vi fikk på revisjonsdagen hadde vært nyttig å få på forhånd da tilsynet var rettet mot de bosatte flyktningene og familiegjenforente i kommunen.

Sluttmøte ble avholdt 31. august 2004

Område 1: Tuberkulosekontroll.

Tilsynet skal avdekke om kommunen:

• sikrer asylsøkere og flyktninger fra land med høy forekomst av tuberkulose får eller har fått tuberkuloseundersøkelse innen 14 dager etter ankomst til landet
• sikrer at familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose får eller har fått tuberkuloseundersøkelse snarest mulig etter bosetting i kommunen
• har et system som sikrer at funnene ved tuberkuloseundersøkelsen følges opp med henvisning til spesialisthelsetjenesten ved mistanke om tuberkulose.

Avvik 1

Kommunelegen sikrer ikke at journal med resultat av tuberkuloseundersøkelse blir oversendt kommunelegen i ny bopelskommune.

Avvik fra følgende myndighetskrav: forskrift om tuberkulosekontroll § 4-2, jf. § 2-3, jf. internkontrollforskriften § 4 annet ledd bokstav a.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• ved intervjuene kom det fram at resultatene ble sendt til helsestasjon i ny bopelskommune. Kommunelegen i den nye kommunen fikk ikke rutinemessig underretning
• smittevernplanen pkt. 4.1. regulerer hvordan resultatet av tuberkuloseprøvene skal videresendes, men intervjuene og verifikasjonene bekreftet at praksis ikke var i tråd med det regulerte.

Område 2: Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov før tildeling av fastlege

Tilsynet skal avdekke om kommunen:

• sørger for at flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente får informasjon om helsetjenesten
• sikrer flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente nødvendig forebyggende tiltak, individuelle undersøkelser og behandling i forhold til smittsomme sykdommer
• tilbyr nødvendig helsehjelp ved behov særlig ved graviditet og psykisk sykdom
• tilbyr individuelle samtaler kort tid etter adkomst for å informere om helsetjenesten og foreta vurdering av behov for helsetjenester

Det er ikke påvist avvik eller merknader under dette området.

Kommentarer:

Kommunen har relativt oversiktlige forhold og det er derfor vårt inntrykk at informasjon og behov for helsetjenester fanges opp og bringes til helsesøster/lege når nye flyktninger/familiegjenforente kommer til kommune. De fleste bosatte flyktningene i kommunen kommer fra mottak i andre kommuner og er sånn sett godt kjent med helsetjenesten i Norge.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Hedmark deltok:
Assisterende fylkeslege Helle Jørstad
rådgiver Bjørn Stårvik
seniorrådgiver Inger Marie Tofthagen.

I tillegg deltok seniorrådgiver Sidsel Platou Aarseth fra Statens helsetilsyn som observatør.