Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• tuberkulosekontroll
  av asylsøkere under opphold i ordinære mottak
  av bosatte overføringsflyktninger og familigjenforendte fra land med høy forekomst av tuberkulose
• nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov
  av asylsøkere under opphold i ordinære asylmottak
  til bosatte overføringsflyktninger og samme gruppe familiegjenforente
• tilsynet med miljørettet helsevern i asylmottak

Det ble funnet 2 avvik (brudd på lov eller forskrift)og 1 merknad (forbedringspotensiale) ved denne revisjonen:

Avvik 1

Smittevernplanen inneholder ikke et ferdig utarbeidet tuberkulosekontrollprogram.

Avvik 2

Ansvaret for tilsynet med miljørettet helsevern er ikke formalisert, og fastsettelelse av rutiner for tilsyn og oppfølging ved asylmottaket mangler.

Merknad 1

Det er noe uklart hvorvidt resultatet av tuberkuloseundersøkelsen for asylsøkere og bosatte flyktninger alltid blir sendt til kommunelegen i ny bopelskommune.

For nærmere opplysninger om funnene vises til rapporten pkt. 5, reviderte områder og funn.

Dato: 14. oktober 2004

1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Stor-Elvdal kommune i perioden 8. juni – 14. oktober 2004. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Hedmark gjennomfører i inneværende år. Tilsynet er landsomfattende og gjennomføres i minst 2 kommuner i alle fylker.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Stor-Elvdal kommune har pr. 1.1.2004 ca. 2.800 innbyggere. I kommunen er det for tiden ett statlig mottak, Stor-Elvdal statlige mottak. Mottaket er organisert med ulike boenheter fra Stai til Koppang sentrum (en avstand på ca. 1 mil) med hovedtyngden på Stai. Mottaket er godkjent for 130 plasser. Dette er en reduksjon på 20 plasser gjeldende fra 1. september 2004. På revisjonstidspunktet var det 100 beboere på mottaket. Mottaket er drevet av Norsk Mottakssenter, 2686 Lom. Det var pr. 20. august 2004 30 bosatte flytninger i kommunen.

I kommunen er ansatt en ledende helsesøster i hel stilling. I tillegg er det ansatt en helsesøster i 75% stilling. Hun har hovedansvaret for kontakten med asylsøkerne på mottaket. Hun er også bindeleddet mellom mottaket og kommunelegen i forhold til de enkelte pasientene. Konsultasjonene finner i hovedsak sted på helsesenteret på Koppang. Forhold angående miljørettet helsevern ved mottaket blir også i det vesentlige observert og meldt videre av denne helsesøster til kommunelegen. Når det gjelder de bosatte flyktningene forholder disse seg til helsetjenesten som de øvrige innbyggerne i kommunen. I perioden før de har fått fastlege har kommunelege 1 et spesielt ansvar. Kommunen har relativt god kapasitet på legetjenester, men noe mer begrenset på helsesøstertjenester

Helsepersonellet som arbeider på det reviderte området har vært stabilt over tid. Dersom vakanser oppstår vil tjenesten kunne være sårbar da det er utarbeidet relativt få skriftelige rutiner på området. Kommunen arbeider med å videreutvikle internkontrollsystemet (kvalitetssystem) og vi finner det ikke nødvendig å kommentere dette nærmere.

Kommunen er organisert i tjenesteenheter hvor helsetjenester er organisert som en enhet med en virksomhetsleder med særlig ansvar for den administrative oppfølgingen.

Det framkom under revisjonsbesøket at det var en god kommunikasjon mellom mottaket og kommunen, herunder helsetjenesten. Kommunen var også aktiv i arbeidet med å integrere asylsøkere og flyktninger.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• årsmelding 2003 angående helsetjenester og sosialtjenester
• årsbudsjett 2004 og økonomiplan 2004-2007 angående helsetjenester og sosiale tjenester
• organisasjonskart administrativ og politisk organisering
• stillingsbeskrivelse helsesøster for asylsøkere
• smittevernplan
• tilsysnsrapport fra UDI om Stor-Elvdal statlig mottak
• kommunens brev til UDI angående samarbeid ved Stai mottak
• faglige prosedyrer for forebyggende helsearbeid i helsestasjon og skolehelsetjeneste
• innholdsfortegnelse for kommunens system for internkontroll
• informasjon om de faktiske forhold ved mottaket
• notat fra helsesøster for asylmottakere
• referat fra samarbeidsmøter med mottaket
• informasjonsskriv fra helsesøster om tilgjengelighet til helsetjenesten
• plan for psykisk helse barn, unge og voksne 2004-2008

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Hedmark:

• Helsetilsynets brev av 8. juni 2004. Varsel om tilsyn
• Kommunens brev av 20. juli 2004. Oversendelse av dokumenter i forbindelse med tilsynet
• Helsetilsynets brev av 28. juli 2004. Oversendelse av program for tilsynsdagen.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 8. juni 2004

Åpningsmøte ble avholdt 25. august 2004

Intervjuer

5 personer ble intervjuet. I tillegg hadde vi samtale med daglig leder av mottaket.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• 20 journaler for bosatte på mottaket
• 10 journaler for de 10 siste som har flyttet fra mottaket
• 12 journaler for de siste bosatte
• 10 sist ankomne flytninger/bosatte

I tillegg ble følgende dokumenter gjennomgått:

• oversikt over beboerne på mottaket med diverse helseopplysninger (perm)
• faglige prosedyrer for helsestasjon- og skolehelsetjeneste (perm)
• oversikt over de siste som har flyttet fra mottaket og oppfølgingen av disse (perm)

Verifikasjonene bekreftet i hovedsak det som ellers kom fram i den tilsendte dokumentasjonen og ved intervjuene. Det var imidlertid noe komplisert å få oversikt over deler av materialet da det til dels ble benyttet ikke forklarte forkortelser, for eksempel ”BORT” som kode på bortviste flyktninger fra asylmottaket.

Sluttmøte ble avholdt 25. august 2004

Område 1: Tuberkulosekontroll.

Tilsynet skal avdekke om kommunen:

• sikrer asylsøkere og flyktninger fra land med høy forekomst av tuberkulose får eller har fått tuberkuloseundersøkelse innen 14 dager etter ankomst til landet

• sikrer at familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose får eller har fått tuberkuloseundersøkelse snarest mulig etter bosetting i kommunen

• har et system som sikrer at funnene ved tuberkuloseundersøkelsen følges opp med henvisning til spesialisthelsetjenesten ved mistanke om tuberkulose.

Avvik 1

Smittevernplanen inneholder ikke et ferdig utarbeidet tuberkulosekontrollprogram.

Avvik fra følgende myndighetskrav: smittevernloven § 7-1 og forskrift om tuberkulose § 2-1.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• smittevernplanen er ajourført pr. april 2004 uten at tuberkulosekontrollprogram er innarbeidet i planen
• status til smittevernplanen er uklar da de ajourførte endringene ikke er endelig vedtatt
• den statlige veilederen for området benyttes i konkrete tilfelle

Merknad 1

Det er noe uklart hvorvidt resultatet av tuberkuloseundersøkelsen for asylsøkere og bosatte flyktninger alltid blir sendt til kommunelegen i ny bopelskommune.

Det vises i denne forbindelse til forskrift om tuberkulosekontroll § 4-2 pkt. 3, jf. § 2-3

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• ved intervjuene kom det fram at resultatene i noen tilfelle bare ble sendt til helsestasjonen i den nye kommunen og ikke direkte til kommunelegen mens det i andre tilfelle ble sendt til kommunelegen
• det kom fram fra intervjuene at informasjon alltid ble sendt til ny bostedskommune der denne var kjent. Verifikasjonene på dette området viste et velkjent problem – at asylsøkere forsvant fra mottaket.

Område 2: Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov før tildeling av fastlege.

Tilsynet skal avdekke om kommunen:

• sørger for at flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente får informasjon om helsetjenesten
• sikrer flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente nødvendig forebyggende tiltak, individuelle undersøkelser og behandling i forhold til smittsomme sykdommer
• tilbyr nødvendig helsehjelp ved behov særlig ved graviditet og psykisk sykdom
• tilbyr individuelle samtaler kort tid etter adkomst for å informere om helsetjenesten og foreta vurdering av behov for helsetjenester

Det er ikke påvist avvik eller merknader under dette området.

Kommentarer:

Kommunehelsetjenesten har et godt samarbeid med mottaket. Det er derfor vårt inntrykk at informasjon og behov for helsetjenester fanges opp og bringes til helsesøster/lege. Når det gjelder de bosatte kan det være litt vanskeligere å fange opp nye bosatte, men kommunen er så vidt oversiktlig at det ikke tar så lang tid til at man gjør det. De fleste bosatte flyktningene i kommunen kommer fra tidligere drevet mottak og er sånn sett godt kjent med helsetjenesten i kommunen.

Område 3: Miljørettet helsevern

Tilsynet skal avdekke om kommunen:

• ivaretar sitt tilsynsansvar med miljørettet helsevern i asylmottak, herunder spesielt
• om ansvaret og oppgaven er klart plassert
• om en har sikret seg at henvendelser ang. miljørettet helsevern kanaliseres til den/de som har tilsynsansvar

Avvik 2

Ansvaret for tilsynet med miljørettet helsevern er ikke formalisert, og fastsettelse av rutiner for tilsyn og oppfølging ved asylmottaket mangler.

Avvik fra følgende myndighetskrav: kommunehelsetjenesteloven § 4a-2 og forskrift om miljørettet helsevern § 6, første ledd.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• det er ikke dokumentert hvem som har ansvaret for tilsynet med asylmottaket, selv om det var godt kjent at det var kommunelege 1 som hadde oppgaven.
• tilsynet med mottaket var ikke planmessig gjennomført. Det ble gjort tiltak når forhold ble avdekket.
• delegasjonsreglement hvor oppgavene på dette området er beskrevet er under utarbeidelse.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Hedmark deltok:
assisterende fylkeslege Helle Jørstad
rådgiver Bjørn Stårvik
seniorrådgiver Inger Marie Tofthagen