Denne rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Virksomhetens internkontroll for systematisk styring og forbedring av tjenestene.
• System for å sikre ivaretakelse av grunnleggende behov i pleie- og omsorgstjenesten.

Pleie- og omsorgstjenestene i Audnedal kommune har i samarbeide med Hægebostad og Marnardal kommuner utarbeidet kvalitetshåndbøker for tjenestene våren 2004. For å sikre medvirkning har alle ansatte fått kopi av Perm 3. Mange innspill ble gitt. Håndbøkene skal revideres av kvalitetsutvalget i mars 2005.

Tilsynet møtte på alle nivå engasjerte medarbeidere som ga uttrykk for at de yter gode tjenester til sine brukere.

Tilsynet påpekte en merknad fordi avviksmeldinger i liten grad brukes til systematisk forbedringsarbeid.

Dato: 14. oktober 2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med pleie- og omsorgstjenestene i Audnedal kommune i perioden 29. mars -14. oktober 2004. Revisjonen inngår som en del av vår planlagte tilsynsvirksomhet.

Formålet med tilsynet er å vurdere hvordan virksomheten gjennom sin internkontroll ivaretar ulike myndighetskrav. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Audnedal kommune har 1568 innbyggere. Pleie- og omsorgstjenestene er organisert i to baser; på Konsmo og Byremo. Sykehjemmet på Konsmo har 8 langtidsplasser og 3 korttidsplasser, mens det på sykehjemmet i Byremo er 11 plasser. Kommunen har bygget et bokollektiv for demente med 6 plasser som et alternativ til institusjon.

Tall om Audnedal kommune fra SSB ble hentet på internett.

Fra kommunen har vi fått tilsendt:

• Organisasjonskart over IK-dokumentasjonen i kommunen
• Organisasjonskart helse, sosial og omsorgsetaten
• Organisasjonskart over pleie- og omsorgsavdelingen
• Innholdsfortegnelse i kvalitetspermene for helse, sosial og omsorgsetaten
• Anonymiserte vedtak om omsorgstjenester

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Vest-Agder:

• Varsel om tilsyn 29. mars 2004
• Brev fra Audnedal kommune med forespørsel om å utsette tilsynet 5. april 2004
• Vårt svar som imøtekom ønsket 5. mai 2004
• Brev fra Audnedal kommune med oversendelse av dokumentasjon 19. juli 2004
• Elektronisk oversendelse av program for dagen og ønske om ytterligere opplysninger fra Helsetilsynet 23. september 2004
• Elektronisk oversendelse av dokumentasjon fra kommunen 1. oktober 2004
• Foreløpig rapport fra tilsynet 7.oktober 2004
• Svar fra kommunen på den foreløpige rapporten mottatt 14. oktober.2004.
• Endelig rapport 14.oktober 2004

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 29. mars 2004.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 6. oktober 2004.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• Gjennomsyn av kardex for 13 beboere
• Gjennomsyn av Kvalitetsperm 1, 2 og 3.

Sluttmøte ble avholdt 6. oktober

Presentasjon av observasjoner, systematisert på de to områdene:

Område 1: Internkontroll

Helsetjenesten har i tilsynslovens § 3 hatt internkontrollplikt siden 1994. Forskrift om internkontroll i sosial – og helsetjenesten trådte i kraft 01.01.03. Internkontroll defineres i forskriftens § 3 til å bety: systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av sosial – og helselovgivningen”. Forskriftens § 4 konkretiserer krav til innholdet i internkontrollen.

Det ble gjort observasjoner som ga grunnlag for en merknad.

Merknad 1

Avviksmeldinger brukes i liten grad til systematisk forbedring av virksomheten.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Gjennom intervjuer kom det fram at det i liten grad meldes avvik.
• Gjennom intervjuer kom det frem at ansatte er usikre på hva som skal meldes som avvik.
• Avviksmeldinger samles i perm avdelingsleder
• Melder får tilbakemelding på hva som er gjort i forhold til avviket

Område 2: Ivaretakelse av grunnleggende behov

I forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten forutsettes det at kommunen utarbeider skriftlig prosedyrer som søker å sikre at brukere av pleie- og omsorgstjenester får tilfredsstilt grunnleggende behov.

Det ble ikke gjort observasjoner som ga grunnlag for avvik eller merknad. Intervjuer ga oss inntrykk av at de fleste grunnleggende behov ble godt ivaretatt. De ansatte opplever at de mest sårbare områdene er ivaretakelse av sosial kontakt og aktivisering. Disse behovene synes i dag å bli ivaretatt av frivillige foreninger og lag. Prosedyrer for ivaretakelse av grunnleggende behov forelå i kvalitetsperm 3.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Vest-Agder deltok:
Brit Olimstad, rådgiver, Helsetilsynet
Sissel Andreassen, rådgiver, Helsetilsynet