INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Tuberkulosekontroll
• Plikt til å yte nødvendig helsehjelp og til å foreta nødvendige helseundersøkelser før tildeling av fastlege
• Miljørettet helsevern i asylmottak

Det ble påvist 2 avvik og 1 merknad.

Avvik 1: Kommunen sikrer ikke at alle asylsøkere har gjennomgått tuberkulosekontroll innen 14 dager etter ankomst.

Avvik 2: Kommunen sikrer ikke at asylsøkere med psykisk sykdom får nødvendige helsetjenester

Merknad 1: Det er ikke klare rutiner for hvordan det skal føres tilsyn med det miljørettede helsevern ved Vårli mottak.

Dato: 21. oktober 2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Vårli asylmottak for enslige mindreårige asylsøkere i perioden 5. mai 2004 – 1. september 2004. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Østfold gjennomfører i inneværende år.

Dette tilsynet er en del av det landsomfattende tilsynet som landets helsetilsyn etter oppdrag fra Statens helsetilsyn skal gjennomføre med deler av helsetjenestetilbudet til flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente i 2004.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Vårli asylmottak drives av Fossnes A/S som har overlatt driften til den private barnevernsinstitusjonen UngPlan. De ansatte er ansatt i begge firmaene. Det er både faglærte og ufaglærte blant personalet som går i turnus med 3 ansatte tilstede samtidig. Vårli asylmottak er for tiden det eneste asylmottaket i landet for enslige mindreårige asylsøkere. Bygningen har tidligere vært brukt som skole for funksjonshemmede barn og som barnehage. Mottaket har plass til 25 barn, men for tiden er det 19 barn ved mottaket i alderen 0-15 år. Det er flere søskenflokker på mottaket. Barna kommer fra 10 land, og det er flest asiater og barn fra land i Afrika. Det er mange årsaker til at barna er plassert på mottaket. Alle barna har imidlertid lidd tap og vært utsatt for skremmende hendelser i tillegg til at mange også strever med å holde på ”familiehemmeligheter”. Barna får ofte innvilget opphold i Norge og da jobbes det med å skaffe fosterhjem og organisering av bofellesskap. Det er et krav fra UDI at det skal utarbeides individuelle planer for alle barna på mottaket.

Mottaket ble opprettet i november 2002 og det har tatt litt tid før helsetjenestetilbudet kom på plass. Barna kommer raskt, allerede etter 1-2 dager, til Vårli fra transittmottaket på Tanum når de kommer til Norge. Kommunen satser på at barna raskt skal komme inn under kommunens vanlige helsetjenester som helsestasjon, skolehelsetjeneste og fastlege. Det er derfor ikke etablert noen egen helsetjeneste ved mottaket, men for å sikre at alle får legetilsyn relativt raskt etter ankomst, bruker kommunen en av fastlegene til å foreta førstegangsundersøkelsen av alle barna. Personell ved smittevernkontoret sørger for oppfølging av tuberkulosekontrollen og andre smittsomme sykdommer.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Oversikt over organisering av helsetjenesten i Moss kommune med delegasjoner
• Oversikt over oppgaver og ansvar i virksomhet: Oppvekst og helsetjeneste
• Virksomhetsplan for miljørettet helsevern 2. halvår 2004
• Kvalitetssikringssystem for miljørettet helsevern i Mossedistriktet
• Beskrivelse av dr. Wolds arbeid med 1. gangsundersøkelsen
• Oversikt over helsepersonell med oppgaver og ansvar for asylsøkerne
• Psykiatriplan 2004 – 2008
• Smittevernplan
• Retningslinjer for helsetjenestetilbudet ved Vårli asylmottak datert 4.11.2003
• Prosedyre for helsetilbudet til beboere på Vårli 3. juni 2004 ikke godkjent
• Prosedyre for undervisning av ansatt ved Vårli 3. juni 2004 ikke godkjent
• Referat fra møte vedr. helsetilbudet ved Vårli asylmottak datert 4.11.2003

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Østfold:

• Varsel om tilsyn fra Helsetilsynet i Østfold 5. mai 2004
• Brev fra Moss kommune om ny dato 18.mai 2004
• Svar med oversendelse fra Moss kommune datert 4. juni 2004
• E-post med program 23. august 2004 fra Helsetilsynet

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 5. mai 2004

Åpningsmøte ble avholdt 1. september 2004

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Befaring på Vårli asylmottak.
• Gjennomsyn av 10 journaler på de sist ankomne asylsøkere som hadde bodd på mottaket mer enn 14 dager

Sluttmøte ble avholdt 1. september 2004

Område 1: Tuberkulosekontroll

Kommunen skal undersøke flyktninger og asylsøkere som ikke er undersøkt i transittmottak innen 14 dager

Kommunen skal sørge for at helseopplysninger fra transittmottak til ordinært mottak blir mottatt og fulgt opp

Kommunelegen skal sikre at journal med resultat av tuberkulosekontroll blir oversendt kommunelege i ny bopelskommune

Kommunen skal etablere tuberkuloseprogram som en del av smittevernplanen

Avvik 1 : Kommunen har ikke et system som sikrer at alle asylsøkerne har gjennomgått tuberkulosekontroll innen 14 dager

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Tuberkuloseforskriften § 2-3, første strekpunkt og § 4-1 internkontrollforskriften.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Ved gjennomgang av journalopplysninger som oppbevares på forskjellige steder i kommunen kan det ikke verifiseres at tuberkuloseundersøkelse er utført på alle barna verken i transittmottak eller i Moss. Legen har eget arkiv og helsesøster har eget arkiv. Dette gjør det vanskelig å holde oversikt over hvilke undersøkelser som er gjort og hvordan funn er fulgt opp. Papirer fra Tanum transittmottak fantes i noen få av disse arkivene.

Bestemmelsene i tuberkuloseforskriften er å forstå slik at dersom ikke kommunen kan få brakt på det rene at den enkelte asylsøker er tuberkuloseundersøkt før ankomst til aktuelle asylmottak, skal kommunen selv foreta denne undersøkelsen. Kravet i forskriften er at alle asylsøkere skal undersøkes for tuberkulose i løpet av de 14 første dager etter ankomst til landet. Alle instanser som har ansvar for asylsøkeren har et selvstendig ansvar for å sikre at dette krav blir oppfylt.

Område 2. Plikten til å yte nødvendig helsehjelp og å foreta nødvendige helseundersøkelser før tildeling av fastlege på følgende områder:

Kommunen skal sørge for at flyktninger og asylsøkere får informasjon om helsetjenesten snarest mulig etter ankomst

Kommunen skal sørge for relevante forebyggende tiltak og undersøkelser med tanke på smittsom sykdom ved å invitere til individuell undersøkelse

Kommunen skal sørge for at asylsøkere og flyktninger med allmennfarlig smittsom sykdom får nødvendig oppfølging

Kommunen skal tilby gravide svangerskapsomsorg

Kommunen skal sørge for nødvendige helsetjenester til asylsøkere og flyktninger med psykisk sykdom

Kommunen skal sørge for at ansatt personell får påkrevet videre og etterutdanning

Kommunen skal sørge for tolk ved behov for å sikre forsvarlig helsetjeneste

Avvik 2: Kommunen sikrer ikke at alle beboere ved asylmottaket får nødvendig helsehjelp ved psykisk sykdom

Avvik fra bestemmelsene i Lov om helsetjenesten i kommunene § 1-2 1. ledd og § 6-3.

Avviket er basert på følgende observasjoner.

Legen opplyste at det vanligvis ikke blir tid til å samtale med barna om eventuelle psykiske plager ved førstegangsundersøkelsen. Da det heller ikke benyttes tolk rutinemessig ved førstegangsundersøkelsen, finner helsetilsynet at det ikke kan godtgjøres at Moss kommune sikrer en faglig forsvarlig kommunikasjon med pasientene. God kommunikasjon anses som særlig viktig for å kunne oppdage alvorlig psykisk sykdom hos en person. Begrunnelsen for at det ikke rutinemessig ble brukt tolk ved førstegangsundersøkelsen hos lege var usikkerhet omkring hvem som har ansvar for å skaffe tolk. Kommunen har ikke utarbeidet retningslinjer og kriterier for bruk av tolk.

Område 3. Miljørettet helsevern i asylmottak

Kommunen har tilsynsansvar overfor asylmottakets regeletterlevelse av miljørettet helsevern

Ansvaret for å føre tilsyn må være klart plassert og det må være rutiner for hvordan henvendelser om svikt i det miljørettede helsevern skal håndteres

Merknad 1: Det er ikke klare rutiner for hvordan det skal føres tilsyn med det miljørettede helsevern ved Vårli asylmottak.

Merknaden baserer seg på intervjuer. Det har vært en del usikkerhet omkring ansvaret for det miljørettede helsevern på Vårli men det ser ut som om kommunen nå har fått plassert dette ansvaret på kommuneoverlegen. Det er seksjon for miljørettet helsevern som skal utføre tilsynet men det ble uttrykt en viss usikkerhet omkring hvilke krav som bør stilles til det miljørettede helsevern på mottaket. Informasjon om meldeplikt for virksomheter har stått i Moss avis vinteren 1003/2004. Det har hittil ikke vært ført noe tilsyn med det miljørettede helsevern ved asylmottak og kommunen kan ikke godtgjøre at det er planlagt slikt tilsyn i 2004.

Det er ikke klart beskrevet for tilsynsmyndigheten hvordan kommunen sikrer at eventuelle meldinger om svikt i det miljørettede helsevern kommer til rette vedkommende i kommunen.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Østfold deltok:
Ass. fylkeslege Siri E. Fosse, revisjonsleder
Rådgiver Anette Mjelde, revisor
Rådgiver Karin Oraug, revisor