INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Tuberkulosekontroll
• Plikt til å yte nødvendig helsehjelp og til å foreta nødvendige helseundersøkelser før tildeling av fastlege
• Miljørettet helsevern i asylmottak

Det ble påvist 1 avvik.

Avvik 1: Kommunen sikrer ikke at alle som bor på asylmottak har gjennomgått tuberkulosekontroll innen 14 dager

Dato: 21. oktober 2004

1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Veumalleen mottak i Fredrikstad kommune i perioden >5. mai 2004 – 2. september 2004. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Østfold gjennomfører i inneværende år

Dette tilsynet er en del av det landsomfattende tilsynet som landets helsetilsyn etter oppdrag fra Statens helsetilsyn skal gjennomføre med deler av helsetjenestetilbudet til flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente i 2004.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Veumalleen asylmottak drives av Norsk folkehjelp. Mottaket leier lokaler av ”Ren” såpefabrikk som driver fabrikk i den ene delen av bygget. Bygget var tidligere ”mannssentralen” på Veum psykiatrisk sykehus og ligger fortsatt inne på området til Veum psykiatriske sykehus. Fredrikstad er en stor og viktig bosettingskommune i Østfold og det er naturlig at en del av beboerne på mottaket vil bosette seg i denne kommunen. Mottaket har 130 plasser hovedsakelig fordelt på dobbeltrom men det er også noen enkeltrom. Asylsøkerne kommer hovedsakelig fra transittmottak i Oslo eller andre steder. Noen kommer også fra andre asylmottak. Pr. dato er det 112 beboere ved mottaket. Maksimal botid ved mottaket er foreløpig 2 år. Gjennomsnittlig botid er ca. 1 år. 25 av nåværende beboerne har fått vedtak om bosetting og venter på klargjøring av bolig i kommunen, 90 beboere er i søkeprosessen og 10 har fått avslag på asylsøknad og venter på utreise. Det er for tiden 30 barn ved mottaket.

Det er 5.5 ansatte ved mottaket.

Det er innredet et legekontor med venterom i kjelleren på asylmottaket. Lege er på kontoret en gang i uka, psykiatrisk sykepleier er på mottaket 3 dager i uka og helsesøster er tilstede 1 dag i uka. Ledelsen ved mottaket ser svært positivt på at helsepersonellet er så ofte tilstede på mottaket. Det skaper trygghet for beboerne og de ansatte. Det tar ofte 3 måneder før beboerne får fastlege og ved behov for lege utenom arbeidstiden til legen ved mottaket brukes legevakten i Fredrikstad.

Helsetjenesten ved Veumalleen mottak er ikke en egen organisatorisk enhet og omfatter totalt 0.9 årsverk. Den består av psykiatrisk sykepleier i 50% stilling, en helsesøster i 20% stilling og en lege i 20% stilling. De arbeider i et team, men de er underlagt hver sin virksomhetsleder, leder for ”psykisk helsevern”, leder for ”helsevern for barn og unge” og for ”forebyggende og kurative tjenester”. Det finnes derfor ikke noe felles internkontrollsystem for teamet. Hver av helsearbeiderne følger prosedyrene som gjelder i virksomheten de er en del av.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Redegjørelse for organisering av virksomheten med organisasjonskart fra kommuneoverlege
• Fredrikstad kommunes smittevernplan med tuberkulosekontrollprogram
• Plan for psykisk helsearbeid 2004-2006
• Plan for forebyggende psykososialt arbeid
• Fredrikstad kommune – administrative fullmakter
• Rapport fra UDIs tilsyn ved Veumalleen statlige mottak 2004
• Rapport fra tilsyn med miljørettet helsevern ved Veumalleen mottak

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Østfold:

• Varsel om tilsyn fra Helsetilsynet i Østfold 5. mai 2004
• Purring pr. brev datert 9.6.2004
• Purring pr. e-post 17. juni 2004
• Svar fra Fredrikstad kommune 17. juni 2004
• E-post med program for besøket 25. august 2004

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 5. mai 2004

Formøte ble avholdt med flyktningekonsulentene i kommunen den 17. august 2004

Åpningsmøte ble avholdt 2. september 2004

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Befaring på Veumalleen asylmottak
• Gjennomsyn av 10 journaler på de sist ankomne asylsøkere som har vært i kommunen mer enn 14 dager

Sluttmøte ble avholdt 2. september 2004

Område 1: Tuberkulosekontroll

Kommunen skal undersøke flyktninger og asylsøkere som ikke er undersøkt i transittmottak innen 14 dager

Kommunen skal sørge for at helseopplysninger fra transittmottak til ordinært mottak blir mottatt og fulgt opp

Kommunelegen skal sikre at journal med resultat av tuberkulosekontroll blir oversendt kommunelege i ny bopelskommune

Kommunen skal etablere tuberkuloseprogram som en del av smittevernplanen

Avvik 1. Kommunen sikrer ikke at alle som bor på asylmottaket har gjennomgått tuberkulosekontroll innen 14 dager

Avvik fra følgende myndighetskrav: Tuberkuloseforskriften § 2-3 første strekpunkt og § 4-1 internkontrollforskriften

Avviket er basert på følgende observasjoner: Helsetjenesten kunne ikke godtgjøre at alle som kom til asylmottaket hadde gjennomgått tuberkulosekontroll. Der hvor asylsøkeren selv ikke hadde med seg helsekort eller hvor mottaket ikke hadde fått beskjed fra forrige mottak ble det ikke gjort ny undersøkelse av asylsøkeren.

Område 2: Plikten til å yte nødvendig helsehjelp og å foreta nødvendige helseundersøkelser før tildeling av fastlege

Kommunen skal sørge for at flyktninger og asylsøkere får informasjon om helsetjenesten snarest mulig etter ankomst

Kommunen skal sørge for relevante forebyggende tiltak og undersøkelser med tanke på smittsom sykdom ved å invitere til individuell undersøkelse

Kommunen skal sørge for at asylsøkere med allmennfarlig smittsom sykdom får nødvendig oppfølging

Kommunen skal tilby gravide svangerskapsomsorg

Kommunen skal sørge for nødvendige helsetjenester til asylsøkere og flyktninger med psykisk sykdom

Kommunen skal sørge for at ansatt personell får påkrevet videre og etterutdanning

Kommunen skal sørge for tolk ved behov for å sikre forsvarlig helsetjeneste

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader på dette området.

Område 3. Miljørettet helsevern i asylmottak

Kommunen har tilsynsansvar overfor asylmottakets regeletterlevelse av miljørettet helsevern

Ansvaret for å føre tilsyn må være klart plassert og det må være rutiner for hvordan henvendelser om svikt i det miljørettede helsevern skal håndteres

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader på dette området.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Østfold deltok:
Ass. fylkeslege Siri E. Fosse, revisjonsleder
Rådgiver Anette Mjelde, revisor
Rådgiver Karin Oraug, revisor