INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Tilsynet er del av landsomfattende tilsyn i 2004 med helsetjenester til bosatte flyktninger og familiegjenforente. I kommuner med statlig asylmottak, slik som i Gjøvik, omfattes helsetjenester til beboerne i disse også av tilsynet.

Denne rapporten beskriver funnene innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende tema:

1. Forankring av tjenestene i et internkontroll-/styringssystem

2. Smittevernproblematikk, herunder tuberkulosekontroll av bosatte flyktninger/bosatte i statlige asylmottak/familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose

3. Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelser ved behov til bosatte overføringsflyktninger og familiegjenforente

4. Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i statlige asylmottak

Revisjonen avdekket ingen avvik, men det er gitt tre merknader til område 2.

Dato: 2. november 2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved helsetjenesten i Gjøvik kommune i perioden 1.7.2004 – 2.11.2004. Revisjonen inngår som en del av landsomfattende tilsyn med helsetjenester til beboere i statlige asylmottak, bosatte flyktninger og familiegjenforente i 2004, der populasjonen det føres tilsyn med helsetjenestetilbudet til består av spennet mellom friske ressurssterke personer som søker en bedre livssituasjon til ofre for den nedrigste tortur. Samme personkrets har opprinnelsesland i de fleste deler av verden.

I Oppland gjennomføres dette tilsynet i 6 kommuner, herav 4 kommuner som har statlig asylmottak, der tilsynet også omfatter kommunens helsetjenester til beboere i mottak.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Helsetilsynet har et system for oppfølging av avvik som har framkommet under revisjonen, ved at det bes om en plan for hvordan disse lukkes. Merknader følges ikke opp på tilsvarende måte.

Gjøvik kommune er Opplands største kommune med 27.300 innbyggere. ”Flyktningebefolkningen” utgjør om lag 800 personer. Gjøvik var tidlig ute med bosetting av flyktninger, og har årlige vedtak om å ta i mot personer for bosetting.

Gjøvik kommune er også vertskap for Tranberg statlig mottak for asylsøkere, der organisasjonenen FORUT er driftsoperartør. På formøtedatoen hadde mottaket 80 faste og 20 variable plasser og har fasiliteter de er fornøyde med. Gjennomsnittsbelegget er 85 personer og 10 nasjonaliteter. Det er 6 ansatte i 5 stillinger. [1]

Helsetjenester til bosatte flyktninger og beboere i mottaket er fordelt over tre virksomhetsområder i Gjøvik kommune:

Virksomhetsområde Helse/omsorg gir tjenester inen psykisk helsearbeid i stort omfang ved at psykiatrisk sykepleier arbeider personrettet i forhold til beboerne ved mottaket. Andre tjenester innen pleie- og omsorgstjenestens tjenestetilbud gis også som til ordinær befolkning.

Det beskrives at alle beboerne i mottaket mottar innkalling til en undersøkelse hos lege ved Sentrum legesenter raskt etter ankomst til mottaket. De som ikke møter får én ekstra innkalling. Denne konsultasjonen er vederlagsfri.

Av organisasjonsbeskrivelsen [2] framgår det tuberkulosekontrollen og smittevernet er plassert i to virksomhetsområder – helse/omsorg og barn/familie.

Kommuneoverlegen i Gjøvik er vesentlig en stabsstilling, men også tillagt funksjoner innenfor smittevern og miljørettet helsevern.

Virksomhetsområde Barn/familie har tjenester til barn og foreldre/barn innen sin portefølje i tillegg til svangerskapsomsorgen. Helsesøster har fast tid ved mottaket som lavterskeltilbud til barnefamilier. Svangerskapsomsorgen skjer gjennom jordmor, men også hos lege.

Virksomhetsområde Velferd har egen ansatt psykiatrisk sykepleier som har oppgaver overfor de bosatte.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

A. Fra Gjøvik kommune:

• Brev datert 27.8.2004 om oversendelse av dokumenter
• Plan for psykisk helsearbeid 2003 – 2006
• Helsetjenstetilbud til asylsøkere og flyktninger i Gjøvik kommune 25.8.2004
• Vedlegg til ovennevte
• Tuberkuloseprogram for Gjøvik kommune - vedlegg til smittevernplan for Gjøvik kommunen, 25.8.2004
• Vedlegg til ovennevnte

B. Fra Tranberg statlige asylmottak:

• Kopi av inspeksjonsrapport fra Gjøvik kommune, Kommuneoverlegen, Avd. miljørettet helsevern, datert 4.8.2004

C. Fra Utlendingsdirektoratet:

• Kopi av tilsynsrapport ved Tranberg statlige asylmottak, datert 2.7.2004

D. Fra Fastlegekontoret i Oppland:

• Listetak, antall listepasienter og ledige plasser i fastlegeordningen i Gjøvik kommune

E. Korrespondanse mellom Helsetilsynet i Oppland og virksomheter:

• Varsel om tilsyn – fra Helsetilsynet i Oppland til Gjøvik kommune v/Rådmannen datert 1.7.2004
• ”Ønske om møte med Tranberg statlige asylmottak i forbindelse med landsomfattende tilsyn med helsetjenester til asylsøkere/bosatte flyktninger/familiegjenforente”, brev fra Helsetilsynet i Oppland til Tranberg statlige asylmottak, datert 12.7.2004

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 1.7.2004

Formøte ble avholdt:

A. Ved Tranberg statlige asylmottak den 18.8.2004. Deltagere: Fra mottaket: Jan Blom-Jensen, mottaksleder, Lise Glorvigen, resepsjonsmedarbeider. Fra Helsetilsynet i Oppland: Tony Heyerdahl, underdirektør, Tove Kristin Jevne, Assisterende fylkeslege.

Dagsorden: 1. Informasjon om det landsomfattende tilsynet – revisjonsprosessen – begrunnelse for formøte med mottaket. 2. Hvilke områder som omfattes av revisjonen. 3. Informasjon fra mottaket om forhold som er relevante for tilsynet. 4. Eventuelle oppfølgingsavtaler – herunder invitasjon til sluttmøtet. Se eget summarisk referat som vedlegg.

B. I Gjøvik kommune den 18.8.2004. Deltagere: Fra Gjøvik kommune: Kommuneoverlege Olav Brunborg. Fra Helsetilsynet i Oppland: Tony Heyerdahl, underdirektør, Tove Kristin Jevne, Assisterende fylkeslege.

Åpningsmøte ble avholdt 31.8.2004 kl. 08.30

Intervjuer

8 personer ble intervjuet, én ikke møtt.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

Det ble i formøtet bedt om at det ble framlagt dokumentasjon på:

A. Tuberkulosekontroll: 10 journaler eller annen dokumentasjon på de siste overføringsflyktninger/bosatte fra mottak + 20 siste personer som er kommet gjennom familiegjenforening

B. Tuberkulosekontroll: 20 journaler eller annen dokumentasjon på personer som bor i mottak

C. Tuberkulosekontroll – beboere i mottak som flytter til annen kommune: 10 siste flyttede

D. Nødvendig helsehjelp etc.: samme utvalg som A

E. Nødvendig helsehjelp etc.: samme utvalg som B

Sluttmøte ble avholdt 31.8.2004 kl. 15.15.

Område 1: Forankring av tjenestene i et internkontroll-/styringssystem

Utdrag fra Statens helsetilsyns veileder for det landsomfattende tilsynet:

”Helsetilsynet ønsker at etaten etter disse revisjonene skal ha oversikt over om det er etablert et styringssystem på de områdene som skal revideres og om dette systemet sørger for at tjenesten drives i henhold til gitte krav og fører kontroll med sin egen virksomhet på en slik måte at svikt forebygges.

Internkontrollplikten er hjemlet i lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3: Enhver som yter helsetjeneste skal etablere et internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lover og forskrifter.

Helsetilsynet i fylket skal påse at alle som yter helsetjenester har etablert internkontrollsystem og fører kontroll med sin egen virksomhet på en slik måte at det kan forebygge svikt i helsetjenesten.

Denne bestemmelsen bør ses i sammenheng med krav til organisering i helsepersonelloven § 16.: Virksomhet som yter helsehjelp skal organiseres slik at helsepersonellet blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter. Dessuten pålegges kommunen i kommunehelsetjenesteloven § 1-3 a å planlegge, organisere og legge til rette for at kommunen, helsetjenesten og helsepersonell kan oppfylle krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.”

Ved vurdering av om det er avvik eller merknad, skal det legges vekt på hvor sårbar tjenesten blir ved systemmangelen.

Dette området kunne ikke underkastes full vurdering ved tilsynet på grunn av for seint mottatt styringsinformasjon. Denne var feilsendt, som bildet av oversendelsesbrevet viser og kom ikke Helsetilsynet i Oppland i hende før ettermiddagen dagen før tilsynet.

Område 2: Tuberkulosekontroll av bosatte overføringsflyktninger/bosatte fra mottak/familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose

Tilsynet skal avdekke:

• Om kommunen sikrer at asylsøkere og flyktninger fra land med høy forekomst av tuberkulose får eller har fått tuberkuloseundersøkelse innen 14 dager etter ankomst til landet
• Om kommunen sikrer at familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose får gjennomført tuberkuloseundersøkelse snarest mulig etter bosetting i kommunen
• Om kommunehelsetjenesten har et system som sikrer at funnene ved tuberkuloseundersøkelsen til personer fra land med høy forekomst av tuberkulose vurderes, og at de følges opp med henvisning til spesialisthelsetjenesten der det er mistanke om tuberkulose

Det ble gitt en merknad i tilknytning til de to første punkter. I tillegg ble det gitt en merknad til rutiner for sending av tuberkulosestatus til tilflyttet kommune.

Merknad 1:

Det kunne ikke dokumenteres gjennomgående at asylsøkere som ikke har vært underkastet tuberkulosekontroll i transittmottak og alle bosatte flyktninger og familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose, er undersøkt innen fristen på 14 dager fra ankomst

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Kommunens helsetjeneste – herunder helsepersonell tilsatt i andre virksomhetsområder enn helse/omsorg - kunne ikke vise tilsynsmyndigheten et godt nok system for sikring av fristoverholdelse.
• Det ble ved gjennomgang av journaler og annen dokumentasjon ihht. pkt 4. Gjennomføring/Verifikasjoner, undersøkt om utvalget er undersøkt innen fristen på 14 dager fra ankomst. Det kan ut ifra denne gjennomgangen ikke dokumenteres fristoverholdelse for noen av de etterspurte personer, og det ble heller ikke anvist andre steder slik dokumentasjon finnes.
• I tillegg ble enkelte brevmaler og annen dokumentasjon gjennomgått med henblikk på lesbarhet og korrekt hjemmelsbruk, og tilsynsmyndigheten konkluderer med at det er et forbedringspotensiale når det gjelder dette området.
• Det er en stadfestet smittevernplan i kommunen som har et tuberkulosekontrollprogram som vedlegg – dette er datert 25.8.2004. Tuberkulosekontrollprogrammet bygger på Forskrift 21.6.2002 nr 567 om tuberkulosekontroll som myndighetskrav, og legger seg på nivå med faglig veileder om forebygging og kontroll av tuberkulose av 1.1.2003 fra Folkehelseinstituttet.
• Av kommunens tuberkulosekontrollprogram framgår det at ansvar og oppgaver innen smittevern er fordelt over to virksomhetsområder der kommuneoverlegen har det overordnede faglige ansvaret, og at helsesøstertjenesten i virksomhetsområde barn/familie i hovedsak har det operative ansvaret og ansvarslinjene framstår med utgangspunkt i samme kilder som noe uklare.

Merknad 2:

Det kunne ikke dokumenteres gjenomgående at familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose, er undersøkt innen fristen på 3 måneder fra ankomst.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Kommunens helsetjeneste – herunder helsepersonell tilsatt i andre virksomhetsområder enn helse/omsorg – kunne ikke vise tilsynsmyndigheten et godt nok system for sikring av fristoverholdelse.
• Det ble ved gjennomgang av journaler og annen dokumentasjon på de siste personer som er ankommet som familiegjenforening, kontrollert om disse er undersøkt innen fristen på 3 måneder fra ankomst. Her var den framlagte dokumentasjonen noe bedre tilgjengelig enn i forrige merknad, men den er ikke komplett og det ble heller ikke anvist andre steder slik dokumentasjon finnes.
• Det er en stadfestet smittevernplan i kommunen som har et tuberkulosekontrollprogram som vedlegg – dette er datert 25.8.2004. Tuberkulosekontrollprogrammet bygger på Forskrift 21.6.2002 nr 567 om tuberkulosekontroll som myndighetskrav, og legger seg på nivå med faglig veileder om forebygging og kontroll av tuberkulose av 1.1.2003 fra Folkehelseinstituttet.
• Også tuberkulosekontrollen av de som ankommer til familiegjenforening, har ansvar og oppgaver fordelt over to virksomhetsområder der kommuneoverlegen har det overordnede faglige ansvaret, og helsesøstertjenesten i virksomhetsområde barn/familie har i hovedsak det operative ansvaret og ansvarslinjene framstår med utgangspunkt i samme kilder som noe uklare.

Merknad 3:

Det kunne ikke legges fram gjennomgående dokumentasjon på at det sikres at alle resultater av tuberkuloseundersøkelse blir oversendt kommunehelsetjenesten i ny kommune ved flytting.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Observasjonsgrunnlaget er i hovedsak det samme som ovenfor.
• Framlagte prosedyrer og dokumentmaler som brukes, viser at det finnes prosedyrer for opplysningsoverføring til relevante instanser, men igjen er det vanskelig å finne ut av det framlagte pasientrelaterte materiellet på en slik måte at det kan henføres til hver enkelt som er flyttet til annen kommune at opplysninger følger pasienten.

Område 3: Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelser ved behov til bosatte overføringsflyktninger og familiegjenforente

Tilsynet skal avdekke:

• Om kommunen sørger for at flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente får informasjon om helsetjenesten snarest mulig etter ankomst
• Om kommunen sikrer flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente nødvendige forebyggende tiltak, individuelle undersøkelser og behandling i forhold til smittsom sykdom
• Om kommunen tilbyr nødvendig helsehjelp ved behov i perioden før det er tildelt fastlege til gravide asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente sikres tilbud om svangerskapsomsorg til flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente og til pasienter med psykisk sykdom sikres nødvendig helsetjeneste
• Om kommunen tilbyr individuelle samtaler med asylsøkere og flyktninger kort etter ankomst for å gi informasjon om helsetjenesten og foreta en første vurdering av generell helsetilstand og behov for helsetjenester til flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente til flyktninger snarest mulig etter ankomst.

I tillegg ble prosedyrer for vurdering av behov for og bruk av tolk vurdert spesielt.

Det ble ikke avdekket svikt på de reviderte områder.

Område 4: Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i statlige asylmottak

Tilsynet skal avdekke om kommunen ivaretar sitt tilsynsansvar med miljørettet helsevern i asylmottak, herunder spesielt:

• om det er klart hvem som har ansvaret og oppgaven med å føre tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottak
• om kommunen har sikret at henvendelser vedrørende miljørettet helsevern ved asylmottak blir formidlet til den/de som har tilsynsansvaret

Det ble ikke avdekket svikt på de reviderte områder.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Oppland deltok:
Tony Heyerdahl, underdirektør, revisjonsleder
Svein Helgesen, seniorrådgiver
Tove Kristin Jevne, assisterende fylkeslege
Henning Pettersen, førstekonsulent

[1] Referanse. http://www.forut.no/index.php/4582 samt formøte 18.8.2004

[2] Referanse Tuberkulosekontrollprogram for Gjøvik kommune 25.8.2004