INNHALD

Innhald i rapporten
1. Innleiing
2. Særlege tilhøve
3. Dokumentunderlag
4. Omfang
5. Gjennomføring
6. Resultat av verifikasjonar
7. Avvik
8. Deltakarar ved tilsynet
Vedlegg 1 – Dokumentasjon frå Voss kommune
Vedlegg 2 - Omgrep

Innhald i rapporten
Helsetilsynet i Hordaland gjennomførte tilsyn ved Voss kommunes helsetenester til flyktningar og familiesameinte [1] 28. september 2004. Tilsynet blei utført som systemrevisjon og var avgrensa til følgjande område:

Tuberkulosekontroll av busette flyktningar og familiesameinte frå land med høg førekomst av tuberkulose

Nødvendig helsehjelp og helseundersøking ved behov til busette flyktningar og familiesameinte frå land med høg førekomst av tuberkulose

Ved tilsynet blei følgjande funne:

Helsetenesta får melding frå flyktningkontoret om flyktningar som skal koma til kommunen. Meldingar om familiesameinte frå politiet til helsetenesta i kommunen kjem ofte seint.

Tuberkuloseundersøking er ei høgt prioritert oppgåve og helsetenesta har rutinar som skal sikre at overføringsflyktningar og familiesameinte får slik undersøking innan fastsette fristar. I einskilde tilfelle har det vore vanskar med å få personane til å møte som avtalt til røntgen. Resultat av undersøkingane blir vurderte og følgde opp med tilvising til spesialisthelsetenesta, når det er mistanke om tuberkulose. Ved eventuell vidareflytting innanlands blir opplysningar med resultat av tuberkuloseundersøking oversendt til kommunelegen i tilflyttingskommunen.

Informasjon om helsetenesta blir gjeven av flyktningkontoret og av helsesyster og flyktninglege. I arbeidet med overføringsflyktningar og familiesameinte brukar helsetenesta tolk. Overføringsflyktningar og familiesmeinte får tilbod om individuell helseundersøking og tilbod om førebyggjande tiltak, undersøking og behandling for annan allmennfarleg smittsam sjukdom. I perioden før tildeling av fastlege får gravide tilbod om svangerskapsomsorg med oppfølging hos lege og jordmor. Personar med psykisk sjukdom blir følgde opp, eventuelt tilviste psykiatrisk poliklinikk. Vaksinasjonsstatus for barn blir kartlagt og dei får tilbod om oppfølging i samsvar med Barnevaksinasjonsprogrammet.

Ved tilsynet blei det påpeikt følgjande avvik:

Ved helsestasjon for flyktningar er det ikkje oppretta ein journal for kvar pasient.

Dato: 29. oktober 2004

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon med Voss kommunes helsetenester til flyktningar og familiesameinte 28. september 2004. Revisjonen inngår som ein del av dei planlagde tilsyn med verksemder i helsetenesta som Helsetilsynet i Hordaland gjennomfører i inneverande år, og som del av det landsomfattande tilsynet med kommunehelsetenesta inneverande år.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere korleis verksemda nyttar internkontroll til å oppfylle krav frå styresmaktene. Revisjonen omfattar undersøking av om

• aktivitetar blir utførde slik dei er framstilte skriftleg og munnleg
• verksemda når måla sine og driv verksemda innanfor dei rammene styresmaktene har sett.

Ein systemrevisjon blir gjennomførd ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjon inneber å sjekke om rutinar, prosedyrar og instruksar blir følgde i praksis, og om dei fysiske tilhøva tilfredsstiller krava frå styresmaktene.

Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav frå styresmaktene.
• Merknad er tilhøve som ikkje kjem inn under definisjonen av avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav frå styresmaktene avdekkjer potensial for betring.

Smittevernlege har ansvar for at tuberkuloseundersøking blir utført innan fastsette tidsfristar. Dei praktiske oppgåvene blir utførde av helsesyster, og ved behov, i samråd med smittevernlege.

Helsetenesta til flyktningar og familiesameinte blir gjeven av helsesyster og lege. Flyktninglege er ved helsestasjonen 2 timar per veke. Helsestasjonen gjev tilbod om førstegongs helseundersøking av asylsøkjarar, flyktningar og familiesameinte. Personar som i tida før tildeling av fastlege, treng legehjelp ut over førstegongs helseundersøking får time hos flyktninglege eller ein av dei to fast tilsette kommunelegane. Siste året har det grunna langtids sjukefråvere og permisjon vore skifte av personell i helsetenesta for flyktningar.

Voss kommune har inngått rammeavtale med Utlendingsdirektoratet (UDI) om å ta imot inntil 25 kvoteflyktningar i året. Dette inkluderer inntil tre einslege mindreårige. I tillegg kjem nokre få familiesameinte med flyktningar og ei noko større gruppe familiesameinte med ”ikkje-flyktningar”.

Bulken statlege asylmottak ligg i kommunen. I følgje tal frå UDI var det 100 asylsøkjarar i mottaket i august 2004

I tilknyting til tilsynet vart det 28. september 2004 gjennomført samtale med flyktningkonsulent i kommunen.

Korrespondanse mellom Voss kommune og Helsetilsynet i Hordaland:

• Melding om tilsyn blei sendt i brev av 20. juli 2004 frå Helsetilsynet i Hordaland.
• Dokumentasjon frå Voss kommune blei motteken i brev 19. august 2004.
• Program blei sendt i brev av 9. september 2004 frå Helsetilsynet i Hordaland.
• Stadfesting av program for tilsynet og oversikt over planlagde verifikasjonar blei sendt i brev av 21. september 2004 frå Helsetilsynet i Hordaland.

Dokumentasjon frå Voss kommune:

• Opplysningar mottekne i brev 19. august 2004 med vedlegg frå Voss kommune, er lista i vedlegg 1.
• Dokument som blei lagt fram ved tilsynet, er lista i vedlegg 1.

Tilsynet blei utført som systemrevisjon og var avgrensa til følgjande område .

Tuberkulosekontroll av busette flyktningar og familiesameinte frå land med høg førekomst av tuberkulose

Om kommunen sikrar at flyktningar frå land med høg førekomst av tuberkulose får eller har fått tuberkuloseundersøking innan 14 dagar etter at dei er komne til landet.

Om kommunen sikrar at familiesameinte frå land med høg førekomst av tuberkulose får gjennomført tuberkuloseundersøking snarast mogeleg etter busetjing i kommunen.

Om kommunehelsetenesta har eit system som sikrar at funn ved tuberkuloseundersøkinga av personar frå land med høg førekomst av tuberkulose blir vurderte og følgde opp med tilvising til spesialisthelsetenesta ved mistanke om tuberkulose.

Nødvendig helsehjelp og helseundersøking ved behov til busette flyktningar og familiesameinte frå land med høy førekomst av tuberkulose

Om kommunen sørgjer for at flyktningar og familiesameinte får informasjon om helsetenesta snarast mogeleg etter at dei er komne

Om kommunen sikrar flyktningar og familiesameinte nødvendige førebyggjande tiltak, individuelle undersøkingar og behandling for smittsam sjukdom

Om kommunen tilbyr nødvendig helsehjelp ved behov i perioden før det er tildelt fastlege slik at:

Gravide flyktningar og familiesameinte er sikra tilbod om svangerskapsomsorg.

Flyktningar og familiesameinte med psykisk sjukdom er sikra nødvendig helseteneste.

Om kommunen tilbyr individuelle samtaler med flyktningar kort tid etter dei er komne for å gi informasjon om helsetenesta og gjere ei første vurdering av generell helsetilstand og behov for helsetenester til flyktningar og familiesameinte til flyktningar snarast mogeleg etter at dei er komne.

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt 20. juli 2004.

Program blei sendt 9. september 2004. Stadfesting av program blei sendt 21. september 2004.

Opningsmøte blei halde 28. september 2004.

Intervju: 4 personar blei intervjua, av desse var det eit telefonintervju 27. september 2004.

Sluttmøte blei halde 28. september 2004

Følgjande pasientjournalar blei gjennomgått:

I journalane til dei 7 sist familiesameinte komne til kommunen før 20. juni 2004 og journalane til dei 15 siste overføringsflyktningane komne til kommunen før 20. august 2004 vart det sett etter:

• Om tuberkuloseundersøking var utført innan fastsatte fristar etter ankomst til landet.
• Om det i aktuelle tilfelle var tilvist til vidare oppfølging i spesialisthelsetenesta.
• Om og når førstegangs helseundersøking var gjennomført.
• Om det var gitt tilbod om, og når undersøking for annan allmennfarleg smittsam sjukdom var gjennomført.

Det gjekk fram av pasientjournalane at tuberkuloseundersøking var utført innan fastsette tidsfristar. Ein var tilvist til spesialisthelsetensta.

Dokumentasjon av helseundersøking går fram av helsekort til barn. Når det gjeld vaksne er det mindre systematisk dokumentasjon av tilbod, tidspunkt for og notat etter førstegongs helseundersøking. Tilvisingar og laboratoriesvar tilseier at det er gitt tilbod om slik undersøking og om undersøking for annan allmennfarlege smittsam sjukdom.

Avvik 1: Ved helsestasjon for flyktningar er det ikkje oppretta ein journal for kvar pasient.

Avvik frå følgjande krav:

• Forskrift om pasientjournal §§ 4, 5 og 8, jfr.
• Lov om helsepersonell § 39

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

Ved tilsynet blei det lagt fram ein perm ”Offentleg helsearbeid” med opplysningar om forskjellige pasientar sortert i kategoriane asylsøkjarar, flyktningar og ”andre”, d.v.s. familiesameinte. Det ligg fortløpande opplysningar om den einskilde pasienten i kvar kategori, t. d. melding frå politiet, resultat av røntgenundersøking, andre prøvesvar og oversendt journalutskrift frå helseteneste ved anna mottak. Dokumentasjon av tilbod om og eventuelle notat frå førstegongs helseundersøking mangla.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøtet og sluttmøtet, og over personar som blei intervjua.

Frå Helsetilsynet i Hordaland deltok:
Alme, Laila Nordheim, fylkessjukepleiar
Danielsen, Bjørn, rådgjevar, observatør
Robøle, Anne Grete, rådgjevar, revisjonsleiar
Vabø, Anne-Lisbeth, ass. fylkeslege

Opplysningar mottekne 19. august 2004:

1. Organisasjonskart helseavdelinga

2. Stillingsinstruks for flyktningelege, datert 21. juni 2001

3. Tuberkulosekontroll og helsekontroll av flyktningar, datert 12. juli 2004

4. Prosedyre helseundersøking av asylsøkjarar, udatert

5. Referat frå møte vedr. helsetilbodet til asylsøkjarar i Voss 19. juni 2003

6. Plan og rapporteringsskjema for arbeidsoppgåver iht arbeidsinstruks, udatert

7. Rutinar for lovpålagt tuberkulosekontroll, datert 12. juli 2004

8. Tuberkulosekontroll av utlendingar, datert 9. juli 2004

9. Oppfølging av NB-barn, datert 15. juli 2004

10. Rapport frå UDI, Region Vest, tilsyn på Bulken mottak 19. april 2004

Motteken før og uavhengig av tilsynet:

Smittevernplan for Voss kommune, revidert utgåve våren 2004

Flyktning

Omgrepet omfattar alle som er komne til Noreg gjennom flukt; dvs. overføringsflyktningar og asylsøkjarar som har fått flyktningstatus, samt familiemedlemmer som var med på flukta.

Overføringsflyktning

Flyktning som kommer til Noreg etter avtale med FNs Høgkommissær for flyktningar. Overføringsflyktningar får permanent opphaldsløyve før dei kjem til landet. Dei flyttar direkte til tildelt bustad i ein kommune som har sagt seg villig til å ta i mot dei.

Asylsøkjar er ein person som på eiga hand og umeld ber styresmaktene om vern og godkjenning som flyktning. Personen blir kalla asylsøkjar inntil søknad er avgjort.

Familiesameinte

Nære familiemedlemmer til norske eller utanlandske statsborgarar med lovleg opphald i Noreg som får opphaldsløyve, eventuelt også arbeidsløyve.

Når det gjelder helsetenesta til dei familiesameinte er tilsynet avgrensa til dei som kommer frå land med høg førekomst av tuberkulose, uavhengig om dei blir sameinte med flyktningar eller ikkje-flyktningar. Overføringsflyktningar og familiesameinte blir busette direkte i kommunen utan å være innom et mottak.

I rapporten er "familiesameinte frå land med høy førekomst av tuberkulose" anten familiesameinte med flyktningar eller familiesameinte med ”ikkje-flyktningar".

[1] Omgrepet familiesameinte blir i denne rapporten nytta om familiesameinte frå land med høg førekomst av tuberkulose.