INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Tuberkulosekontroll

Plikt til å yte nødvendig helsehjelp og til å foreta nødvendige helseundersøkelser før tildeling av fastlege

Det ble påvist 1 avvik:

Sarspborg kommune sikrer ikke at direktebosatte flyktninger og familiegjenforente får tuberkuloseundersøkelse i henhold til tuberkuloseforskriftens krav.

Det ble gitt 1 merknad:

Sarspborg kommune kan ikke godtgjøre at de har oversikt over antall direktebosatte flyktninger og familiegjenforente. Dette skaper tvil om i hvilke grad de oppfyller plikten til å gi informasjon om helsetjenesten

Dato:8.11.2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Sarpsborg kommune i perioden 12.mai 2004 – 26. august 2004. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Østfold gjennomfører i inneværende år.

Dette tilsynet er en del av det landsomfattende tilsynet som landets helsetilsyn etter oppdrag fra Statens helsetilsynskal gjennomføre med deler av helsetjenestetilbudet til flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente i 2004. Oppdraget fra Statens helsetilsyn går ut på at det skal gjennomføres tilsyn i minst to kommuner i hvert fylke. I Østfold blir det utført 3 slike tilsyn i: Fredrikstad, Sarpsborg og Moss kommuner.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

I følge flyktningekonsulenten i kommunen bosatte kommunen 42 personer i 2003 hvorav 35 kom fra det stedlige asylmottak, 7 personer kom som kvoteflyktninger og 12 personer i familiegjenforening. Hittil i 2004 har kommunen bosatt 17 personer som er kommet fra asylmottak. 3 er kommet i familiegjenforening.

Sarpsborg kommune er organisert etter ”bestiller-utfører” modell. Det vil si at rådmannen har 7 ”med-rådmenn” som i prinsippet er på samme nivå. Disse kalles kommunesjefer. Disse står for bestilling av tjenester til alle virksomhetene.

Helsetjenesten sorterer under kommuneområde helse og sosial og ledes av en fungerende kommunesjef. Kommuneområdene er delt inn i seksjoner og den som har ansvar for helsetjenester til flyktninger heter helse, miljø og forebygging. Denne seksjonen ledes av helsesjef med stedfortreder.

Den virksomheten som utfører de tjenester som gjelder flyktninger heter Forebyggende tjenester og ledes av en helsesøster. Kommunen har et asylmottak og forebyggende tjenester er teamorganisert der team smittevern har ansvar for flyktninger og asylsøkere. En av kommunenes fastleger har hatt helseundersøkelser av asylsøkere som sitt offentlige arbeidsfelt. Det er for tiden vikar i denne stillingen. Helseundersøkelsene av asylsøkere gjøres i lokaler på Sarpsborg legevakt.

Det er en egen helsesøster som foretar undersøkelser på asylmottaket. Verken denne helsesøsteren eller legen har noe ansvar for helsetjenester til flyktninger og familiegjenforente som ikke bor på asylmottaket. En helsesøster som er tilknyttet introduksjonsprogrammet i 50% stilling har en 50% stilling som helsesøster i forhold til denne gruppen. Hun tar første gangs samtale med flyktningene. Det er ingen lege som har et spesielt ansvar for denne gruppen. Det forventes at flyktningene skaffer seg fastlege. Dette kan imidlertid ta opp til 3 måneder og i mellomtiden blir pasienten henvist til legevakten. Kommuneoverlegen får melding fra politiet om nyankomne flyktninger og familiegjenforente og videresender denne meldingen til smittevernkontoret. Den øremerkede helsesøsteren bli kjent med nyankomne via introduksjonsprogrammet.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart over organisering av kommunehelsetjenesten generelt og spesielt for helsetjenesten for flyktninger
• Kommunens smittevernplan
• Kommunens psykiatriplan
• Oversikt over helsepersonell som har oppgaver overfor flyktninger på de aktuelle områder for tilsynet
• Perm med kvalitetssystem, internkontroll og rutiner for helsetjenester for flyktninger og asylsøkere

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Østfold:

• Varsel om tilsyn fra Helsetilsynet i Østfold datert 12.5.2004
• E-post fra Sarpsborg kommune fra kontaktperson Hans Morten Sundt datert 24.5.2004
• Brev fra Sarpsborg kommune med etterspurt dokumentasjon datert 4.6.2004
• E-post fra Hans Morten Sundt om praktiske forhold ved tilsynet datert 23.8.2004
• Journaler tilsendt fra Sarpsborg kommune mottatt 9.9.2004

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 12.5.2004

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 26.8.2004

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• Gjennomlesing av 20 Journaler fra smittevernkontoret på sist ankomne flyktninger for å sjekke om tb us er utført og om nødvendig helsehjelp er gitt. Gjennomlesing av 10 journaler fra helsesøster på sist ankomne bosatte flyktninger.

Sluttmøte ble avholdt 26.8.2004

Område 1: Tuberkulosekontroll

Kommunen skal sikre at flyktninger fra land med høy forekomst av tuberkulose får eller har fått tuberkuloseundersøkelse innen 14 dager etter ankomst til landet

Kommunen skal sikre at familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose får gjennomført tuberkuloseundersøkelse snarest mulig etter bosetting i kommunen

Kommunelegen skal sikre at journal med resultat av tuberkuloseundersøkelsen blir oversendt kommunelege i ny bopelskommune

Kommunen skal etablere tuberkulosekontrollprogram som en del av smittevernplanen

Avvik 1
Kommunen kan ikke godtgjøre at det finnes et system som sikrer at flyktninger får gjennomført tuberkuloseundersøkelse innen 14 dager etter ankomst eller at familiegjenforente får gjennomført tb undersøkelse snarest mulig.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift av 21.06.2002 om tuberkulosekontroll

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Ingen av de intervjuede kunne gjøre rede for det eksakte antall flyktninger og familiegjenforente som var bosatt i kommunen i 2003 og 2004. Ved å lese journaler fra smittevernkontoret gikk det ikke frem ankomstdato til landet slik at man ikke kunne se hvor lang tid det tok før undersøkelse ble gjort. Mottatte journaler fra helsesøster som drar på hjemmebesøk til første samtale var alle fra 2002, slik at det ikke er mulig å verifisere om og når det er gjort tb undersøkelse på de 42 som ble bosatt i 2003 og de 20 som er bosatt hittil i 2004.

Område 2. Plikten til å yte nødvendig helsehjelp og å foreta nødvendige helseundersøkelser før tildeling av fastlege på følgende områder:

Kommunen skal sørge for at flyktninger og familiegjenforente får informasjon om helsetjenesten snarest mulig etter ankomst

Kommunen skal sørge for relevante forebyggende tiltak og undersøkelser med tanke på smittsom sykdom ved å invitere til individuelle undersøkelser

Kommunen skal sørge for at flyktninger og familiegjenforente med allmennfarlig smittsom sykdom får nødvendig oppfølging

Kommunen skal tilby gravide svangerskapsomsorg

Kommunen skal sørge for nødvendig helsehjelp til flyktninger og familiegjenforente med psykisk sykdom

Kommunen skal sørge for at ansatt personell får påkrevet videre og etterutdanning

Kommunen skal sørge for tolk ved behov for å sikre forsvarlig helsetjeneste

Merknad 1
Kommunen kan ikke godtgjøre at helsetjenesten har oversikt over alle nyankomne flyktninger og familiegjenforente og det kan derfor herske noe tvil om de ivaretar plikten til å informere om helsetjenesten så snart som mulig. På grunn av den manglende oversikt er det også vanskelig å ta stilling til om alle får den helsehjelp de har behov for.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Ingen av de intervjuede kunne svare på hvor mange direktebosatte flyktninger og familiegjenforente som var kommet til kommunen i 2003 og 2004. Det var vanskelig å få sett fullstendige journalnotater på de 20 siste som var bosatt i kommunen, slik at det ikke kan verifiseres hva som er gjort i hvert enkelt tilfelle.
  

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Østfold deltok:
Ass. fylkeslege Siri E. Fosse, revisjonsleder
Rådgiver Anette Mjelde, revisor
Rådgiver Eileen Buer, revisor