INNHALD

Samandrag
1 Innleiing
2 Om verksemda - særlege tilhøve
3 Dokumentunderlag
5 Gjennomføring
5 Reviderte område og funn
6 Deltakarar ved tilsynet

Samandrag
Denne rapporten omtalar påpeika avvik og merknader innan dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta følgjande område:

• Korleis kommunen har organisert skulehelsetenesta
• Om skulehelsetenesta tilbyr systematisk medisinsk undersøking til alle skuleelevar.
• Om skulehelsetenesta tilbyr individuell helserettleiing
• Om skulehelsetenesta har eit system for å fange opp og identifisere elevar med særskilde behov

Kommunen har utarbeidd metodebok for helseovervaking og ein plan for skulehelsetenesta. Skulehelsetenesta tilbyr systematiske undersøkingar til skuleelevar i samsvar med oppsett plan, og helserettleiing vert gjennomført både individuelt og klassevis. Helsepersonell har undervisning i klassar og deltek på foreldremøte etter nærare avtale. Det har vore gjennomført kartlegging av livsstilsvanar blant 8-10 klasse og elevar i aldersgruppa for vidaregåande skule med omsyn til rusbruk. Kommunen har individuelle planar for elevar med spesielle og samansette behov, og helsepersonellet frå skuelehelsetenesta er involvert i dette arbeidet.

Det vart påvist eit avvik:

Det går ikkje klart fram korleis ansvar, oppgåver og mynde er fordelt mellom rådmannen og leiinga for helsestasjons- og skulehelsetenesta.

Dato: 05.11.04.

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Gulen kommune i perioden 01.07.2004 – 22.09.2004. Revisjonen inngår som ein del av den planlagde tilsynsverksemda til Helsetilsynet i Sogn og Fjordane i år.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdera korleis verksemda nyttar internkontroll til å oppfylla krav frå styresmaktene. Revisjonen omfattar undersøking av om

• aktivitetar blir utførde slik dei er framstilte skriftleg og munnleg
• verksemda når måla sine og driv verksemda innanfor dei rammene styresmaktene har sett.

Ein systemrevisjon blir gjennomførd ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjon inneber å sjekke om rutinar, prosedyrar og instruksar blir følgde i praksis, og om dei fysiske tilhøva tilfredsstiller krava frå styresmaktene. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav frå styresmaktene.
• Merknad er tilhøve som ikkje kjem inn under definisjonen av avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav frå styresmaktene avdekkjer potensial for betring.

Gulen kommune har 2462 innbyggarar. Kommunen har 4 grunnskular, som alle er kombinerte barne- og ungdomsskular. Det er kontor for helsetenesta på alle 4 skulane, desse er bemanna minst ein dag kvar tredje veke. Helsestasjon og skulehelsetenesta i Gulen har god tilgang på godt kvalifisert helsepersonell. Skulehelsetenesta har fast samarbeid med lege og fysioterapeut, men nyttar ikkje jordmorkompetansen i skulehelsetenesta. Det er tilsett leiande helsesyster i 60% stilling og ei helsesyster i 60% stilling. Den eine helsesystera har og vidareutdanning i psykiatrisk sjukepleie, og jobbar med psykisk helsearbeid i 40% stilling i kommunen.

Det er arbeidd ut ein oversiktleg plan for helsetenesta i skulen og ei metodebok for helsepersonell i skulehelsetenesta i kommunen. Det vert utført vaksinasjonar og individuelle undersøkingar av elevane etter oppsett plan, i samsvar med tilråding i ”Veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten” frå Statens helsetilsyn.

Begge helsesystrene deltek i arbeidet med å lage individuelle planar til born med spesielle behov. Dei deltek og i ansvarsgruppemøte kring born med spesielle behov.

Helsesyster har saman med politi og sosialkontoret gjennomført ei undersøking om rus blant 8. -10. klasse. Undersøkinga er lagt fram for politikarane og det er sett i verk tverrfaglege og sektorovergripande tiltak i etterkant av undersøkinga. Kommunen har ei tverrfagleg gruppe for å førebygge mellom anna bruk av rus blant ungdom. Gruppa er sett saman av prest, lensmannsetaten, helse- og sosialtenesta med fleire.

Dokumentasjon frå verksemda sjølv:

• Namneliste over personell tilknytt skulehelsetenesta
• Oversikt over skulane i Gulen kommune
• Skulehelseplan for Gulen kommune (Innhaldsoversikt)
• Helseovervaking Metodebok for helsepersonell i skulehelsetenesta (Innhaldsoversikt)
• Årsmelding for Gulen helsestasjon 2003
• Organisasjonskart for administrasjon i Gulen kommune

Dokumentasjon framlagt under tilsynet:

• Informasjonsavis for skuleåret 2003/ 2004 (frå skulehelsetenesta- helsestasjonen)
• Info om årsplan for skulehelsetenesta v/ Dalsøyra skule 2004/ 2005
• Skjema for innkalling til helsesyster
• Referat frå ansvarsgruppemøte
• Individuell plan for brukar

Korrespondanse mellom verksemda og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane:

• Varsel om tilsyn med skulehelsetenesta i Gulen kommune frå Helsetilsynet, dagsett 01.07.04.
• Brev med etterspurd dokumentasjon frå Gulen kommune , mottatt 27.08.04
• Brev med varsel om dagsorden for tilsynet frå Helsetilsynet, dagsett 13.09.04

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

• Korleis kommunen har organisert skulehelsetenesta
• Om skulehelsetenesta tilbyr systematisk medisinsk undersøking til alle skuleelevar.
• Om skulehelsetenesta tilbyr individuell helserettleiing
• Om skulehelsetenesta har eit system for å fange opp og identifisere elevar med særskilde behov

Melding om tilsyn vart send ut 01.07.04.

Formøte vart ikkje halde

Opningsmøte vart halde 22.09.04 klokka 11.45 – 12.00

Intervju
5 personar vart intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar vart gjennomførde:

• Gjennomgang av Helseovervaking Metodebok for helsepersonell i skulehelsetenesta og skulehelseplan for Gulen kommune.
• Informasjonsavis for skuleåret 2003/ 2004 (frå skulehelsetenesta- helsestasjonen)
• Info om årsplan for skulehelsetenesta v/ Dalsøyra skule 2004/ 2005
• Skjema for innkalling til helsesyster
• Referat frå ansvarsgruppemøte
• Individuell plan for brukar

Sluttmøte var halde 22.09.04 klokka 15.00 – 15.20.

Avvik 1

Det går ikkje klart fram korleis ansvar, oppgåver og mynde er fordelt mellom rådmannen og leiinga for helsestasjons- og skulehelsetenesta.

Avvik frå følgjande krav frå styremaktene:

Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten §3, Enhver som yter helsetjeneste skal etablere et internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lover og forskrifter.

Jf. Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten §4, a) …Det skal klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt. f) skaffe oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav. §5.Dokumentasjon

Internkontrollen skal dokumenteres i den form og det omfang som er nødvendig på bakgrunn av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• På tenestenivå er internkontrollen på plass, medarbeiderane kjenner til sine ansvarsområde og samarbeidsrutinane som gjeld i deltenesta. Ansvarslinjene er avklara mellom dei ulike fagfolka og andre aktørar.
• Det er uklare ansvarslinjer mellom sentraladministrasjonen og helsestasjons- og skulehelsetenesta.
• Rapporterings- og kommunikasjonslinjene mellom adminstrasjonen i kommunen og denne deltenesta er ikkje avklara.
• Deltenesta opplever manglande koordinering. Leiande helsesyster manglar ei klar adresse på overordna administrativt nivå, som ho kan ta kontakt med, med omsyn til
  Melding om uynskte hendingar
  Budsjett og planlegging
  Opplæringstiltak

Område 2: Om skulehelsetenesta tilbyr systematisk medisinsk undersøking til alle skuleelevar.

Det vart ikkje avdekka avvik på dette området under tilsynet.

Område 3: Om skulehelsetenesta tilbyr individuell helserettleiing

Det vart ikkje avdekka avvik på dette området under tilsynet.

Område 4: Om skulehelsetenesta har eit system for å fange opp og identifisere elevar med særskilde behov

Det vart ikkje avdekka avvik på dette området under tilsynet.

I tabellen under er det gjeve ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte og over personar som vart intervjua.

Frå Helsetilsynet i Sogn og Fjordane deltok:

Rådgivar Tove Hovland, revisor
Rådgivar Bjørg Eikum Tang, revisjonsleiar