INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tilsynet omfattet følgende områder:

• Tuberkulosekontroll av asylsøkere under opphold i ordinært mottak
• Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov til asylsøkere under opphold i ordinært mottak
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottak

Hovedkonklusjon:

Sykepleier/helsesøster inviterer alle nyankomne til kartleggingssamtale innen 14 dager.

Dersom sykepleier/helsesøster får opplysninger om at noen har behov for nødvendig helsehjelp henvises de til legekontor, jordmor eller psykiatrisk sykepleier.

Mottatte helsepapirer sendes legekontoret.

Barn inviteres til å delta i kommunens helsestasjonsprogram. Gravide inviteres til å delta i svangerskapskontroller/oppfølging på linje med andre gravide i kommunen.

De to siste gruppene benytter seg i stor grad av nevnte tilbud.

Personer med behov for akutt helsehjelp henvises til legekontoret.

Det benyttes tolketjeneste i kommunikasjon med asylsøkere, i hovedsak benyttes det telefontolk.

Det ble påpekt avvik innen alle de reviderte områdene.

Det ble ved tilsynet påpekt 5 avvik

Avvik 1
Kommunen har ikke et tilfredstillende tuberkulosekontrollprogram

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Smittevernloven § 7-1, Jf. Forskrift om tuberkulosekontroll §§ 2-1, 2-3 og 3-2

Avvik 2
Kommunen mangler et system som sikrer samarbeid og informasjonsutveksling mellom de ulike aktører i helsetjenesten

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Tilsynsloven § 3, Kommunehelsetjenesteloven § 1-3a,

Avvik 3
Kommunen har ikke planlagt sitt smittevernarbeid

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Smittevernloven §§ 7-1 og 7-2

Avvik 4
Kommunen sørger ikke for relevante forebyggende tiltak og undersøkelser med tanke på allmennfarlig smittsom sykdom

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Smittevernloven §§ 6-1 og 7-1

Avvik 5
Kommunen ivaretar ikke sitt tilsynsansvar med miljørettet helsevern i asylmottak

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om miljørettet helsevern § 6, første ledd, jf kommunehelsetjenesteloven § 4a-2 og internkontrollforskriften § 4 andre ledd.

Dato: 10.11.2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med helsetjenester til asylsøkere i Storfjord kommune 28. og 29. september 2004. Revisjonen er en del av et landsomfattende tilsyn som Statens helsetilsyn gjennomfører i 2004.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Storfjord kommune har 1915 innbyggere. Kommunen er organisert i en etatssjefsmodell med rådmann og kontorsjef/nestleder, og 5 etater. Kontorsjefen er også fungerende helsesjef.

Det er etablert et asylmottak i kommunen – Skibotn mottak – som ble opprettet i desember 2001. Mottaket har 80 faste plasser og 20 stykkprisplasser. For tiden er det 62 personer ved mottaket, derav 5 familier, av disse er det 11 – 12 barn. I løpet av oktober måned vil mottaket få overført ca. 15 asylsøkere fra mottak i Tromsø kommune. Mottaket er etablert i et tidligere hotell der hvert rom har eget bad. I tre hytter som er tilknyttet mottaket bor det familier med barn.

Det er ingen bosatte flyktninger i kommunen i dag, men kommunen har i høst gjort vedtak om å bosette 10 flyktninger f.o.m. 2005 og i 3 år framover.

Mottaket har 3 ansatte som til sammen utgjør 3 årsverk.

Det er 50 % sykepleierstilling og 10 % helsesøsterstilling knyttet til mottaket. Ved behov for andre kommunale tjenester benyttes de eksisterende tjenester i kommunen fra legetjenesten, pleie- og omsorgsetaten, jordmortjeneste, psykiatrisk sykepleietjeneste og sosialkontor/ barnevern.

Helseetaten består av fysioterapitjeneste, helsesøstertjeneste, jordmortjeneste og legekontor.

Kommunen har 2,5 stillingshjemler for leger, 2 hjemler er besatt. Kommunen har pr. i dag også turnuslege. Kommunelege 1 er faglig ansvarlig for helsetjenesten i kommunen, han er også smittevernlege. Administrative og forebyggende oppgaver, inkludert smittevernlegeoppgaver utgjør 15 timer pr. uke. Kommunelege 2 har 7,5 timer pr. uke til kommunale oppgaver. Siste året har det blitt opprettet legekontor på Skibotn, med lege 1 dag i uken. Dette gjør det lettere for beboere på mottaket å oppsøke lege.

Det er 1.5 stillingshjemler for helsesøster og 0,5 stillingshjemmel for jordmor. Psykiatritjenesten i kommunen er organisert i pleie- og omsorgstjenesten og har 1,3 stillingshjemler for psykiatriske sykepleiere.

Det er et utstrakt uformelt samarbeid mellom ansatte på mottak, sykepleier/helsesøster ved mottak, helsestasjon og pleie- og omsorgsetaten (inkludert psykiatriske sykepleiere).

Det er ingen etablerte møtearena mellom kommunens administrasjon og de i helseetaten som involveres i arbeidet med asylsøkere. Det er heller ikke etablerte møtearena mellom de personer som yter tjenester til nevnte gruppe. Helsetjenesten har møte med Åsgårdteamet (Psykiatrisk team) 1 gang i måneden, den interkommunale BUP- tjenesten kan også brukes ved behov.

Nærmere beskrivelse av tjenesten til asylsøkere på mottak:

Sykepleier på mottak tilbyr kartleggingssamtale til voksne i forhold til fysisk/psykisk helse og den enkeltes behov for helsetjenester. Det gis også en generell informasjon om helsetjenesten i kommunen. Helsesøster på mottak foretar kartleggingssamtale i forhold til barn, og barna inviteres til kontroller i helsestasjons- og skolehelsetjenesten og tilbys vaksinasjon i henhold til anbefalt vaksinasjonsprogram. Tilbud om kompetanseheving for ansatte i helsetjenesten gis i den grad det etterspørres. Psykososialt team tilbyr kurs, der personer som arbeider med asylsøkere har anledning til å delta på.

Veiledere og retningslinjer:

• Veileder IS- 1022 Helsetjenestetilbudet til asylsøkere og flyktninger
• Veileder til smittevernloven: Førstegangs helseundersøkelse (IK-2595)
• Smittevern 7. Veileder om tuberkulose
• Retningslinjer for helsetjenestetilbud til innvandrere og asylsøkere (IK- 09/93)
• Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som Helsetilsynet i Troms mottok før tilsynet:
• Plan for psykisk helsearbeid 2003 – 2006
• Administrativ organisering i Storfjord kommune (lastet ned fra kommunens hjemmeside)
• Oversikt over aktuelle personer til intervju (fått pr.telefon)

Dokumentasjon mottatt under tilsynet

• Styringssystem for Storfjord kommune – reglement for delegasjon – reglement for møter, vedtatt 30.03.1998

Korrespondanse mellom Helsetilsynet i Troms og virksomheten:

• Helsetilsynet i Troms brev av 18.03.04, Varsel om tilsyn
• Helsetilsynet i Troms brev av 28. 05.04, Varsel om utsettelse av tilsyn
• Helsetilsynet i Troms brev av 15. 07.04, Varsel om tilsyn
• Kommunikasjonen mellom helsetilsynet og aktuelle personer i kommunen har i hovedsak forgått ved telefonsamtaler og E- post. Tilbakemelding om kontakt person ble mottatt fra 25.08.04.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 18.03.04 og 15.07.04

Besøk på mottaket og samtale med mottaksleder ble avholdt 28.09.04

Åpningsmøte ble avholdt 29.09.04

Intervjuer

4 personer ble intervjuet (kommunelege 1 ble intervjuet pr. telefon 24.09.04),

rådmann og psykiatrisk sykepleier meldte forfall

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

Verifikasjoner vedr. asylsøkere

• 21 journaler for asylsøkere, oppbevart på legekontoret (vedr. tuberkulosekontroll og helseundersøkelse)
  15 journaler for asylsøkere, som inneholdt kartleggingssamtaler og var oppbevart på mottaket (arkiv hos sykepleier)
• 10 siste journaler for personer flyttet fra asylmottaket til annen kommune (vedr. oversendelse av resultat tuberkuloseundersøkelse og helseundersøkelse)

Sluttmøte ble avholdt 29.09.04

Område 5.1: Tuberkulosekontroll

Tilsynet skulle avdekke:

• om kommunen sikrer at asylsøkere fra land med høy forekomst av tuberkulose får eller har fått tuberkuloseundersøkelse innen 14 dager etter ankomst til landet.
• om kommunehelsetjenesten har et system som sikrer at funnene ved tuberkuloseundersøkelsen til asylsøkere fra land med høy forekomst av tuberkulose vurderes, og at de følges opp med henvisning til spesialisthelsetjenesten der det er mistanke om tuberkulose.

Avvik 1: Kommunen har ikke et tilfredsstillende tuberkulosekontrollprogram

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Smittevernloven § 7-1, Jf. Forskrift om tuberkulosekontroll §§ 2-1, 2-3 og 3-2

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen har ikke utarbeidet et skriftlig tuberkulosekontrollprogram
• Helsetjenesten har ikke rutiner for å sjekke tuberkulosestatus hos alle asylsøkere innen 14 dager etter ankomst til kommunen
• Verifikasjoner viser at tuberkulosestatus ikke registreres systematisk i legejournal og mottakssykepleiers dokumenter
• Helsetjenesten har ikke rutiner for oversendelse av resultat av tuberkuloseundersøkelse og journal til helsetjenesten i ny bopelskommune

Område 5.2: Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov til asylsøkere

Tilsynet skulle avdekke:

• om kommunen sørger for at asylsøkere får informasjon om helsetjenesten snarest mulig etter ankomst
• om kommunen sikrer at asylsøkere får nødvendige forebyggende tiltak, individuelle undersøkelser og behandling i forhold til smittsom sykdom
• om kommunen tilbyr nødvendig helsehjelp ved behov til psykisk syke asylsøkere og svangerskapsomsorg til gravide asylsøkere
• om kommunen tilbyr individuelle samtaler kort tid etter ankomst for å gi informasjon om helsetjenesten og for å foreta en første vurdering av generell helsetilstand og behov for helsetjenester snarest mulig etter ankomst

Avvik 2: Kommunen mangler et system som sikrer samarbeid og informasjonsutveksling mellom de ulike aktører i helsetjenesten

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Tilsynsloven § 3, Kommunehelsetjenesteloven § 1-3a

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen har ikke et internkontrollsystem for helsetjenesten
• Det er ikke et strukturert samarbeid mellom de ulike aktører i helsetjenesten
• Det er ikke en tydelig oppgavefordeling mellom sykepleier/helsesøster på mottak og leger med hensyn til oppfølging av asylsøkere med behov for helsetjenester
• Leger, sykepleier/helsesøster på mottak har ingen formelle møtearena for å utveksle viktige helseopplysninger
• Det er uklart hvem som har ansvar for å følge opp helseopplysninger fra transittmottak/andre mottak
• Det fremkom i intervju at det ikke var noe system som sikret at legetjenesten i kommunen hadde løpende oversikt over ankomne og flyttede asylsøkere. Det var derfor heller ikke noe system som sikret at ev. manglende helseopplysninger fra transittmottak ble etterspurt.

Avvik 3: Kommunen har ikke planlagt sitt smittevernarbeid

Avviket fra følgende myndighetskrav:

• Smittevernloven §§ 7-1 og 7-2

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen har ikke utarbeidet smittevernplan
• Kommunen sikrer ikke oversikt over art og omfang av smittsomme sykdommer
• Det ble i intervju bekreftet uklare ansvarsforhold i forhold til praktisk smittevernarbeid

Avvik 4: Kommunen sørger ikke for relevante forebyggende tiltak og undersøkelser med tanke på allmennfarlige smittsomme sykdommer

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Smittevernloven §§ 6-1 og 7-1

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Asylsøkere tilbys ikke undersøkelse med tanke på å avdekke smittsom sykdom og bærertilstand
• Det gis ikke generell informasjon om forebyggende smittevernarbeid

Område 5.3: Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottak

Tilsynet skulle avdekke:

• om kommunen ivaretar sitt tilsynsansvar med miljørettet helsevern i asylmottak,

herunder spesielt:

• om det er klart hvem som har ansvaret og oppgaven med å føre tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottak
• om kommunen har sikret at henvendelser vedrørende miljørettet helsevern ved asylmottak blir formidlet til den/de som har tilsynsansvaret

Avvik 5: Kommunen ivaretar ikke sitt tilsynsansvar med miljørettet helsevern i asylmottak

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om miljørettet helsevern § 6, første ledd, jf. 4a-2 og internkontrollforskriften § 4 andre ledd.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Den som er delegert ansvaret for miljørettet helsevern i kommunen er ikke kjent med at vedkommende har dette ansvaret
• Ansvaret og oppgaven med å føre tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottak er ikke klart plassert i kommunen
• Det er ikke utført tilsyn med miljørettet helsevern ved asylmottaket
• Kommunen har ingen plan for tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottaket
  

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Troms deltok:
Kjellrunn Kristiansen, revisjonsleder
Barbro Husebye, revisor
Evy Basso Moen, revisor
Bente Haugan, observatør