INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3 Dokumentunderlag
4 Gjennomføring
5 Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Helsetilsynet i Finnmark gjennomførte 20. og 21. september 2004 tilsyn med helsetjenesten til asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente i Sør- Varanger kommune.

Tilsynet ble utført som systemrevisjon og omfatter følgende grupper:

• Asylsøkere i mottak
• De som har fått innvilget opphold og bosettes fra mottak til kommunen
• Familiegjenforente til flyktninger
• Familiegjenforente til ikke-flyktninger fra høyendemisk land

Tilsynet ble utført som systemrevisjon og omfattet følgende områder:

• Tuberkulosekontroll
  - av asylsøkere under opphold i ordinært asylmottak
  - av bosatte familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose
• Nødvendig helsehjelp
  - til asylsøkere underopphold i ordinært asylmottak
  - til bosatte familiegjenforente
• Kommunens ansvar med miljørettet helsevern i asylmottak

Hovedkonklusjon:

Helsetjenesten i Sør-Varanger har et godt utbygd internkontrollsystem som er kjent og de ansatte deltar i revisjoner av prosedyrer som foregår kontinuerlig. Det er prosedyrer for tuberkuloseundersøkelser, undersøkelser av andre smittsomme sykdommer og generell helseundersøkelse av flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente. Kommunen har et fungerende samarbeid med det lokale politi og UDI, slik at informasjon om nyankomne flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente raskt kommer til helsetjenesten. Helsetjenesten manglet imidlertid et lavterskel tilbud til asylsøkere.

Ved tilsynet ble det påvist tre avvik og to merknader:

Avvik 1:
Kommunen har ikke gode nok rutiner som sikrer at tuberkulose kontrollen blir gjort av asylsøkere og flyktninger innen 14 dager etter ankomst. Kommunen sikrer ikke at alle med positive funn følges opp tilfredsstillende.

Avviket er hjemlet i følgende myndighetskrav:

• Forskrift om tuberkulosekontroll § 3-2 jfr § 3- når det gjelder fristene for undersøkelse.
• Forskrift om tuberkulosekontroll § 3-3 når det gjelder oppfølging av funn.

Avvik 2:
Kommunen har ikke et system som;

• Sørger for at flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente får informasjon om helsetjenesten snarest mulig etter ankomst

• Sikrer flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente nødvendige forebyggende tiltak, individuell undersøkelse og behandling i forhold til smittsom sykdom.

Avviket er hjemlet i følgende myndighetskrav:

• Lov om kommunehelsetjeneste § 1-1 jfr 1-3 1.ledd, bokstav c og § 3, 1. ledd, bokstav d, jfr internkontroll forskriftens § 4, 2. ledd, når det gjelder informasjon.
• Lov om Smittevern § 6-1 og § 7-1, når det gjelder forebyggende undersøkelser.
• Lov om Smittevern § 6-1 jfr § 7-1, når det gjelder behandling av smittsomme sykdommer.

Avvik 3:
Kommunen har ikke ført tilsyn med at asylmottaket har tilfredsstillende inneklima eller hygieniske forhold.

Avviket er hjemlet i følgende myndighetskrav:

• Forskrift om miljørettet helsevern § 6 jfr § 10

Merknad 1:
Kommunen kan ikke dokumentere at journaler med tuberkulosestatus oversendes når asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente flytter til annen kommune.

Merknad 2:
Kommunen har ikke et system som sikrer at asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente benytter tilbud om generell vurdering av helsetilstand og behov for helsetjenester utover tiltak vedrørende smittsomme sykdommer

Dato:

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med helsetjenesten for asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente i Sør- Varanger kommune 20.-21.09.2004. Revisjonen er en del av et landsomfattende tilsynsom Statens helsetilsyn gjennomfører 2004.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Sør- Varanger kommune er en kommune med ca. 10.000 innbyggere. Det har vært ett mottak i kommunen siden 1993. Solenga mottak er lokalisert til Bjørnevatn, ca 10 km fra Kirkenes sentrum. Kommunen er driftsoperatør. Mottaket holder til i en brakkerigg i to etasjer som ble bygget som midlertidig anlegg i 1993. Anlegget fremstår som noe nedslitt, men etter forholdene rent. Det er atskilte avdelinger for menn og kvinner/barn/ familier. Avdelingen for menn er betydelig mer slitt enn kvinne/ familieavdelingen. Utearealene er hyggelige og velholdte.

Mottaket har 105 plasser, hvorav 80 faste plasser, 20 variable plasser og 5 transittplasser. Transittplassene er til bruk for asylsøkere som kommer over Storskog (grenseovergang til Russland). Kommunen har i dag 77 personer bosatt på mottaket.

Kommunen har samordnet driften av dette mottaket med kommunes flyktningtjeneste. Alle ansatte i flyktningtjenesten er samlokalisert på mottaket i egen kontorfløy. Enheten er egen virksomhet under helse og sosialetaten.

Flyktningtjenesten legger opp til at alle aktiviteter beboerne skal på, skal foregå utenfor mottaket. Dette innebærer at de som bor på mottaket må til Kirkenes sentrum for å oppsøke helsesøster, flyktningsykepleier, lege og andre helsetjenester. I tillegg ligger beboernes aktivitetshus også i sentrum.

Kommunen har i dag 103 bosatte flyktninger inklusive 20 Kolanordmenn (etterkommere etter norskættede som bosatte seg på Kola før den russiske revolusjon). Ingen av de bosatte er kvoteflyktninger.

Kommunen har bosatt 330 familiegjenforente flyktninger og Kolanordmenn siden 1989. Kommunen har ikke oversikt over hvor mange familiegjenforente til ikke-flyktninger fra høyendemisk land som bosatt i kommunen

Flyktningsykepleier har kontor på helsestasjonen og er underlagt ledende helsesøster. Flyktninghelsesøster arbeider i 50 % stilling. Det er ansatt egen lege i ca 7 % stilling med ansvar for asylsøkere og flyktninger i tiden før fastlege blir tildelt. Kommunen har en psykiatrisk sykepleier med lang erfaring fra flyktningarbeid og som har delt tatt i psykososialt team for flyktninger i Nord-Norge tilknyttet Universitetssykehuset i Nord-Norge avd. Åsgård. Hun må ansees som en kommunal fagressurs. Allmennleger, helsestasjonen, psykiatritjenesten og fysioterapitjenesten er samlokalisert i Kirkens senter.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning.

Tilsendt før tilsynet:

• Organisasjonskart over administrasjonen i Sør- Varanger kommune pr 01.01.2002
• Organisasjonskart for seksjon Helse datert 21.03.2001
• Infeksjonskontrollprogram for flyktningtjenesten i Sør- Varanger versjon 01.08.2003
• Smittevernplan for Sør- Varanger kommune 2003
• Tuberkulosekontroll- skjema datert 09.12.2002
• Psykiatriplan, tiltaksdel politisk vedtatt 10.12.2003
• Delegasjonsvedtak av 16.10.1995
• Subdelegasjonsreglement pr. november 2000
• Oversikt over ansatte som jobber med helsetjenesten til asylsøkere og flyktninger

Mottatt under tilsynet:

• Innholdsfortegnelse i kvalitetshåndbok helse- og sosialetaten
• Virksomhetsplan for kommuneoverlegen, virksomhetsområde samfunnsmedisin; 2003 og 2004
• Prosedyre for: Tuberkulintesting og henvisning datert 07.07.2004
• Virksomhetsplan flyktningtjenesten 2004
• Årsmelding flyktningtjenesten 2003
• Rutinebeskrivelse renhold Solenga mottak 2003

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Finnmark:

• Helsetilsynet i Finnmarks brev av 19.04.2004, Varsel om tilsyn.
• E-post fra Heletilsynet i Finnmark til Sør- Varanger kommune dater 04.05.2004. Nytt tidspunkt for tilsyn.
• E-post fra Helsetilsynet i Finnmark til Sør- Varanger kommune datert 07.05.2004 angående nytt tidspunkt for tilsyn.
• E-post fra Sør- Varanger kommune til Helsetilsynet i Finnmark datert 07.05.2004 angående nytt tidspunkt for tilsyn.
• E-post fra Helsetilsynet i Finnmark til Sør- Varanger kommune datert 11.05.2004 angående bekreftelse av nye datoer for tilsyn.
• E-post fra Helsetilsynet i Finnmark til Sør- Varanger kommune datert 26. 08.2004. Etterspørsel av dokumentasjon.
• E-post fra Sør- Varanger kommune til Helsetilsynet i Finnmark datert 05.09.2004 angående dokumentasjon.
• E-post fra Helsetilsynet i Finnmark til Sør- Varanger kommune datert 09.09.2004 Forespørsel om liste over ansatte.
• E-post fra Sør- Varanger kommune til Helsetilsynet i Finnmark datert 10.09.2004. Liste over ansatte som arbeider med flyktninger og asylsøkere.
• E-post fra Helsetilsynet i Finnmark til Sør- Varanger kommune dater t 13.09.2004. Program for tilsynet.
  

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 19.04.2004.

Besøk på mottaket og intervju av leder for flyktningtjenesten ble gjennomført 20.09.2004

Åpningsmøte ble avholdt 21.09.2004

Intervjuer: 8 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

Verifikasjoner vedrørende asylsøkere:

• 20 journaler for asylsøkere (vedrørende tuberkulosekontroll og helseundersøkelse)
• Journaler for personer flyttet fra asylmottak til annen kommune kunne ikke fremskaffes.

Verifikasjoner vedrørende de som er bosatt direkte i kommunen:

• 20 journaler for familiegjenforente (vedrørende tuberkulosekontroll og vedrørende helseundersøkelse).

Sluttmøte ble avholdt 21.09.2004.

Tilsynet har vurdert helsetjenesten til følgende grupper:

• Asylsøkere i asylmottak
• De som har fått innvilget opphold og bosettes fra mottak til kommune
• Familiegjenforente til flyktninger
• Familiegjenforente til ikke-flyktninger fra høyendemiske områder

Område 5.1: Tuberkulosekontroll

Tilsynet skal avdekke om kommunen

• Sikrer at asylsøkere og flyktninger fra høyendemiske land får tuberkulosekontroll innen 14 dager etter ankomst til landet
• Sikrer at familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose får gjennomført tuberkulosekontroll snarest mulig etter bosetting i kommunen.
• Sikrer at funnene ved tuberkulosekontrollen vurderes, og at de følges opp med henvisning til spesialisthelsetjenesten der det er mistanke om tuberkulose.

Det ble påvist ett avvik og en merknad på dette området.

Avvik 1:
Kommunen har ikke gode nok rutiner som sikrer at tuberkulosekontrollen blir gjort av asylsøkere og flyktninger innen 14 dager etter ankomst. Kommunen sikrer ikke at alle med positive funn følges opp tilfredsstillende.

Avviket er hjemlet i følgende myndighetskrav:

• Forskrift om tuberkulosekontroll § 3-2 jfr § 3- når det gjelder fristene for undersøkelse.
• Forskrift om tuberkulosekontroll § 3-3 når det gjelder oppfølging av funn.

Avviket er basert på følgende observasjoner.

• Det er ikke tilfredsstillende rutiner for å fange opp asylsøkere i mottak som ikke har tilfredsstillende dokumentasjon på utført tuberkulosekontroll eller ikke møter til slik kontroll.
• Gjennomgang av journaler for asylsøkere viser at 16/ 20 hadde dokumentert tuberkulosestatus innen fristen.
• Gjennomgang av journaler for familiegjenforente viser at 20/20 hadde dokumentert tuberkulosestatus innen fristen, men en familie med positive funn var ikke tilfredsstillende oppfulgt.

Merknad 1:
Kommunen kan ikke dokumentere at journaler med tuberkulosestatus oversendes når asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente flytter til annen kommune.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen kunne ikke framskaffe dokumentasjon som viste hvem som var flyttet ut av kommunen.
• Det ble opplyst at journalene rutinemessig ble oversendt til ny kommune dersom bostedet var kjent, men det ble ikke journalført.

Øvrige observasjoner:

• Kommunen har tuberkuloseprogram som er innarbeidet i smittevernplanen.
• Kommunen har rutiner for å innkalle til tuberkuloseundersøkelse familiegjenforente til flyktninger og ikke-flyktninger fra høyendemisk område.

Område 5. 2: Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse før tildeling av fastlege

Tilsynet skal avdekke om kommunen

• Sørger for at flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente får informasjon om helsetjenesten snarest mulig etter ankomst
• Sikrer flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente nødvendige forebyggende tiltak, individuell undersøkelse og behandling i forhold til smittsom sykdom.
• Tilbyr nødvendig helsehjelp ved behov, før tildeling av fastlege, spesielt i forhold til gravide og de med psykisk sykdom
• Tilbyr individuelle samtaler kort tid etter ankomst for å gi informasjon om helsetjenesten og foreta en første vurdering av den generelle helsetilstanden og behov for helsetjenesten

Avvik 2:
Kommunen har ikke et system som;

• Sørger for at flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente får informasjon om helsetjenesten snarest mulig etter ankomst
• Sikrer flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente nødvendige forebyggende tiltak, individuell undersøkelse og behandling i forhold til smittsom sykdom.

Avviket er hjemlet i følgende myndighetskrav:

• Lov om kommunehelsetjeneste§ 1-1 jfr 1-3 1.ledd, bokstav c og § 3, 1. ledd, bokstav d, jfr internkontroll forskriftens § 4, 2. ledd når det gjelder informasjon.
• Lov om Smittevern § 6-1 og § 7-1 når det gjelder forebyggende undersøkelser.
• Lov om Smittevern § 6-1 jfr § 7-1 når det gjelder behandling av smittsomme sykdommer.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Av 31 journaler for voksne asylsøkere og familiegjenforente har 3 dokumentert at de har benyttet seg av tilbud om helsesamtale med kartlegging av viktige helseproblem samt informasjon om helsetilbudene i kommunen.

Øvrige observasjoner:

• Prosedyrer for helsesamtale og kartlegging av smittsomme sykdommer er tilfredsstillende
• Journalene fra 9/9 barn av familiegjenforente viste at de var fulgt opp via helsestasjonen.
• Ansatte ved asylmottaket henviser til lege og lignende ved behov.
• Helsepersonell kan ikke påpeke at gravide har kommet sent i graviditeten til svangerskapskontroll på grunn av manglende informasjon
• Telefontolkning av profesjonelt firma brukes regelmessig

Merknad 2:
Kommunen har ikke et system som sikrer at asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente benytter tilbud om generell vurdering av helsetilstand og behov for helsetjenester utover tiltak vedrørende smittsomme sykdommer.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

• Av 31 journaler for voksne asylsøkere og familiegjenforente har 3 dokumentert at de har benyttet seg av tilbud om helsesamtale med kartlegging av viktige helseproblem samt informasjon om helsetilbudene i kommunen.

Område 5.3 Miljørettet helsevern ved asylmottak

Tilsynet skal avdekke om kommunen

• om kommunen ivaretar sitt tilsynsansvar med miljørettet helsevern i asylmottak
• om det er klart hvem som har ansvaret og oppgaven med å føre tilsyn
• om kommunen sikrer at henvendelser vedrørende miljørettet helsevern blir formidlet til den som har tilsynsansvaret

Avvik 3:
Kommunen har ikke ført tilsyn med at asylmottaket har tilfredsstillende inneklima eller hygieniske forhold

Avviket er hjemlet i følgende myndighetskrav:

• Forskrift om miljørettet helsevern § 6 jfr § 10

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det er aldri (siden 1993) vært ført tilsyn med Solenga mottak med henblikk på inneklima og hygiene
• Det har aldri vært planlagt slike tilsyn
• Det er uklart for tilsynsmyndigheten om beboere på asylmottaket vet hvor de skal klage over dårlige hygieniske forhold

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Finnmark deltok:
Beate Lupton, revisjonsleder
Siri Ramberg, revisor
Grethe Hansen. revisor