INNHOLD 

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• System for tildeling av hjemmebaserte tjenester etter sosialtjenesteloven og kommunehelseloven
• System for oppfyllelse av kravene i forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten
• System for legemiddelhåndtering i hjemmesykepleien
• System for håndtering av vedtak etter forskrift om vederlag for opphold i institusjon

Søknad om hjelp, saksbehandling og vedtak om hjemmebaserte tjenester ble, slik det fremsto under tilsynet, håndtert uten system som sikrer overensstemmelse med krav i lov og forskrift.

Kommunen har system for legemiddelhåndteringen. Kun personell med delegert myndighet deltok i utdeling av medikamenter. Tilsynet viste at avvikshåndteringen på dette området var i henhold til krav.

Kommunen var lite kjent med kravene i forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten. Slik det fremsto under tilsynet var dette området lite bearbeidet.

Kommunen mangler innarbeidede prosedyrer for håndtering av vederlagsforskriften. Slik det fremsto under tilsynet, trenger kommunen en gjennomgang av saksbehandlingen, særlig i forhold til ansvarsplassering og regelverk.

Det ble under tilsynet avdekket tre avvik.

Avvik:

• Kommunen mangler rutiner som sikrer saksbehandling og vedtaksutforming ved tildeling av hjembaserte tjenester
• Kommunen mangler system som sikrer at grunnleggende behov ivaretas
• Kommunen mangler system for vederlagsberegning ved opphold i institusjon

Dato: 08.11.2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Snillfjord kommune i perioden 01.07.2004 - 30.09.2004. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet som Fylkesmannen i Sør-Trøndelag og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag gjennomfører i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighets­krav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved veri­fikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten om­handler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsyns­myndig­hetene mener det er et forbedringspotensial.

Snillfjord kommune har 1033 innbyggere, herav 130 innbyggere i alderen 67-79 år og 82 innbyggere over 80 år. Kommunen disponerer 22 sykehjemsplasser og 16 trygdeboliger, hvorav 10 med døgntjeneste. Det ytes ikke hjembaserte tjenester på kveld og natt.

Kommunen er organisert i enheter, hvor enhetslederne rapporterer direkte til rådmannen. Hjembaserte tjenester og sykehjem utgjør en enhet. Vedtaksmyndighet er ikke skriftlig videredelegert fra rådmannen.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av be­tydning:

• Serviceerklæring for kommunens tilbudene innen pleie og omsorg
• Delegasjons ved PRO-leders sykefravær
• Årsmelding for 2003
• Tjenestens bemanningslister
• Oversikt over brukere av tjenestene
• Maler for saksbehandling i fagsystemet Gerica
• Generelt avviksskjema og avviksskjema for legemiddelhåndtering

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag:

• Brev med varsel om tilsyn, datert 01.07.2004
• Brev, med diverse vedlegg, fra Snillfjord kommune, datert 19.08.2004
• Brev med program for tilsynsdagen, 03.09.2004

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 01.07.2004

Formøte er ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 30.09.2004

Intervjuer Fem personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• Gjennomgang av notat om ansvars og oppgavefordeling
• 4 vedtak om hjemmehjelp etter sosialtjenesteloven
• 4 vedtak om opphold i institusjon etter kommunehelsetjenesteloven
• 2 vedtak om hjemmesykepleie etter komunehelsetjenesteloven
• 3 vedtak etter vederlagsforskriften
• 17 brukermapper med saker etter sosialtjenesteloven og kommunehelsetjenesteloven

Sluttmøte ble avholdt 30.09.2004

Område 1: Tildeling av tjenester om hjemmebaserte tjenester etter sosialtjenesteloven og kommunehelseloven

Avvik 1:
Snillfjord kommune mangler rutiner som sikrer korrekt saksbehandling og vedtaksutforming ved tildeling av hjembaserte tjenester

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven §§ 2-3 og 8-1, kommunehelsetjenesteloven § 2-1 og 1-3a,forvaltningsloven § 11 bokstav d og forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten § 4 bokstav a) og c).

Kommentar:

Kommunen har ansvar for nødvendig opplæring av sitt personell. Etter internkontrollforskriften skal de ansvarlige for virksomheten sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet. Dette innebærer at kommunen må ta stilling til hva som er nødvendig opplæring og iverksette opplæringstiltak i henhold til behov. Opplæring skal sikre nødvendig kunnskap for forsvarlig tjenesteytelse. Det skal etter internkontrollforskriften klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt. For at klager skal kunne prøves på korrekt måte, er det nødvendig at muntlige klager identifiseres og nedtegnes, jfr forvaltningslovens § 11 bokstav d.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• I intervjuene framkom at det ikke sikres at muntlig framsatte klager blir gjenstand for formell klagebehandling.
• I intervjuene framkom at de som deltar i saksbehandlingen ikke er gitt opplæring om regelverket
• Gjennom intervju og verifikasjon framkom at det mangler skriftlig delegasjon av vedtakskompetansen.
• Kommunen har ikke kartlagt kompetansebehovet for tjenesteområdet.

Område 2: System for oppfyllelse av kravene i forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten

Avvik 2:
Det er ikke omtalt eller fremlagt system som sikrer at grunnleggende behov ivaretas

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten § 3, jfr. forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten § 4 bokstav c (IK-forskrift). Lov om statlig tilsyn §3, Sosialtjenesteloven § 2-1, andre ledd, Kommunehelsetjenesteloven § 1-3a.

Kommentar:

Kommunen skal utarbeide skriftlige rutiner for å sikre at brukerne får dekket grunnleggende behov. Dette innebærer systematisk kartlegging av den enkeltes behov for pleie og omsorg, oversikt over gjennomførte tiltak og evaluering av tjenesten. Oppgaver og ansvar skal være klart plassert. Etter sosialtjenesteloven § 2-1, 2. ledd, kommunehelsetjenesteloven § 1-3a og lov om statlig tilsyn §3, skal kommunen føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.Det innebærersystematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av sosial- og helselovgivningen. Herunder innebærer internkontroll at den/de ansvarlige for virksomheten skal skaffe oversikt over områder i virksomheten der det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Ved intervju og verifikasjon fremkom at det mangler skriftlige system som innebærer at tjenestene blir sårbare når det kun er få personer i kommunen som kjenner til rutinene.
• Ved intervju og verifikasjon fremkom at ingen kjenner til system som sikrer at de grunnleggende behov for brukerne ble ivaretatt.

Område 3: System for legemiddelhåndtering i hjemmesykepleien

Det ble ikke gitt avvik eller merknader under dette området.

Område 4: System for håndtering av vedtak etter forskrift om vederlag for opphold i institusjon mv.

Avvik 3:
Kommunen mangler system for vederlagsberegning ved opphold i institusjon.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven §§ 11-2, kommunehelsetjenesteloven § 2-3, forskrift om vederlag for opphold i institusjon mv. §§ 2 og 3 og forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten § 4 bokstav a) og c).

Kommentar:

På bakgrunn av at vederlagsberegningen baseres på årets nettoinntekt, og kommunen krever løpende vederlag, må årets inntekt forhåndstipuleres til det man tror vil være riktig vederlag på bakgrunn av beboerens økonomi. Det er først når skatteoppgjøret for foregående år foreligger at kommunen får full oversikt over beboerens økonomi slik at korrekt vederlag for fjoråret kan fastsettes. Da det kan skje endringer i bl.a. pensjoner, renteinntekter, utlignet skatt osv. i løpet av året, må kommunen når skatteoppgjøret foreligger foreta en kontrollberegning om vederlaget for fjoråret var riktig utregnet, jfr. vederlagsorskriften § 3 sjette ledd om plikten til å foreta ny beregning når tidligere vedtak viser seg å bygge på uriktige opplysninger. Ved kontrollberegningen må kommunen ikke bare se på skatt og renteinntekter med også forsikre seg om at det ikke er skjedd endringer i øvrige beregningsposter.

Av vederlagsforskriften § 2 fremgår at det senest samtidig med flytting til institusjonen skal meddeles skriftlig til beboer/pårørende om at det vil bli truffet vedtak om betaling etter vederlagsforskriften.

I departementets merknader til vederlagsforskriften fremgår at dersom beboeren sitter i uskiftet bo, skal bare halvparten av fellesinntekten legges til grunn. Kommunen må derfor for den som sitter i uskifte undersøke hvorvidt det foreligger ”fellesinntekt” som skal deles i to.

Det følger av nevnte lov- og forskriftskrav at kommunen har ansvar for nødvendig opplæring av sitt personell, og det skal klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Ved intervju og verifikasjon fremkom at de som opplyser saken og fatter vedtak om vederlag for opphold i institusjon ikke er gitt opplæring på regelverket for området.
• Ved intervju og verifikasjon fremkom at det var uklart hvem som faktisk var tillagt ansvar og oppgaver med vederlagsberegningen.
• Ved intervju og verifikasjon fremkom at det ikke lengre foretas omberegning av vederlaget basert på faktiske opplysninger gitt i likningsoppgjør.
• Ved intervju og verifikasjon fremkom at uskifte ikke påvirker inntektsanslaget ved beregning av vederlag.
• Ved intervju og verifikasjon fremkom at det ikke foretas sluttoppgjør ved dødsfall.
• Ved intervju og verifikasjon fremkom at det en uklarhet i forhold til vederlagskrav ved avlastingsopphold. Avlastningsopphold var gitt med hjemmel i kommunehelsetjenesteloven og ikke etter sosialtjenesteloven.
• Intervju og verifikasjon avdekket at det kan gå mange måneder etter innflytting og vedrelagsbetalingen er påbegynt til vedtakene om opphold og om vederlag foreligger.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Sør-Trøndelag deltok:
Endre Beversmark, rådgiver/revisjonsleder
Åsmund Edvardsen, rådgiver
Inger Govasli, rådgiver
Jan Vaage, fylkeslege/observatør