Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• System for tildeling av hjemmebaserte tjenester etter sosialtjenesteloven og kommunehelseloven
• System for oppfyllelse av kravene i forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten
• System for legemiddelhåndtering i hjemmesykepleien
• System for håndtering av vedtak etter forskrift om vederlag for opphold i institusjon

Vedtak om hjemmebaserte tjenester ble, slik det fremsto under tilsynet, håndtert med begrensede vurderinger og begrunnelser.

Kommunen har system for legemiddelhåndteringen, men det fremkom under tilsynet at vikarer har deltatt i legemiddelhåndtering uten nødvendig kompetanse.

Kommunen var lite kjent med kravene i forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten. Slik det fremsto under tilsynet kunne ikke kommunen fremlegge system som sikret at de grunnleggende behov hos brukerne ble ivaretatt.

Når det gjelder vederlagforskriften fremsto det under tilsynet ingen avvik. Tilsynet hadde en merknad i forhold til etteroppgjør.

Det ble under tilsynet avdekket tre avvik og en merknad:

Avvik:
Klæbu kommune har begrensede vurderinger og begrunnelser i vedtak om tildeling av tjenester.

Klæbu kommune har ikke framlagt system som sikrer at grunnleggende behov ivaretas.

Klæbu kommune har ikke sikret at personell som deltar i legemiddelhåndtering har nødvendig opplæring og skriftlig dispensasjon.

Merknad:
Klæbu kommune har i etteroppgjør ikke sikret at alle relevante beregningsposter blir vurdert i etteroppgjøret, og heller ikke sikret at det eventuelt skal tas hensyn til ektefellefradrag ved fastsetting av inntekter.

Dato: 08.11.2004

1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Klæbu kommune i perioden 01.07.2004 - 28.09.2004. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet som Fylkesmannen i Sør-Trøndelag og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag gjennomfører i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndig­hets­krav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved veri­fikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten om­handler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsyns­myndig­hetene mener det er et forbedringspotensial.

Klæbu kommune har 5261 innbyggere, hvorav 248 innbyggere i alderen 67-79 år og 98 innbyggere over 80 år. Kommunen disponerer 23 sykehjemsplasser og 45 omsorgsboliger. Det ytes hjembaserte tjenester hele døgnet.

Kommunen er organisert i enheter, hvor enhetslederne rapporterer direkte til rådmannen. Hjemmebaserte tjenester med ansvar for hjemmesykepleie, praktisk bistand i hjemmet, trygghetsalarm og matombringing utgjør en enhet. Vedtaksmyndighet er skriftlig videredelegert fra rådmannen.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av be­tydning:

• Personelloversikt for hjemmebaserte tjenester.
• Delegasjonsreglement for Klæbu kommune – rådmannens videredelegering.
• Årsmelding for 2003 for Klæbu kommune.
• Oversikt over brukere med vedtak etter kommunehelsetjenesteloven § 2–l og sosialtjenesteloven § 4–3 jfr. 4–2.
• Kopi av vedtak.
• Serviceerklæringer for kommunens tilbud innen pleie og omsorg.
• Kompetansehevingsplan for Klæbu kommune 2004.
• HMS-internkontroll – hovedbok.

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag:

• Brev med varsel om tilsyn, datert 01.07.2004
• Brev, med diverse vedlegg, fra Klæbu kommune, datert 05.08.2004
• Brev med program for tilsyndagen, 03.09.2004

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 01.07.2004

Formøte er ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 28.09.2004

Intervjuer Seks personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• Gjennomgang av tilsendte dokumentasjoner.
• 5 vedtak om hjemmehjelp etter sosialtjenesteloven
• 5 vedtak om hjemmesykepleie etter kommunehelsetjenesteloven
• 5 vedtak etter vederlagforskriften
• 15 brukermapper med underlagsopplysninger

Sluttmøte ble avholdt 28.09.2004

Område 1: Tildeling av tjenester om hjemmebaserte tjenester etter sosialtjenesteloven og kommunehelseloven

Avvik 1:
Klæbu kommune har begrensede vurderinger og begrunnelser i vedtak om tildeling av tjenester.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialttjenesteloven § 8-1, kommunehelsetjensteloven § 2-1,  Forvaltningsloven §§ 25, 26 og 27

Kommentar:

Kommunen har ansvar for nødvendig opplæring av sitt personell. Etter internkontrollforskriften skal de ansvarlige for virksomheten sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet. Dette innebærer at kommunen må ta stilling til hva som er nødvendig opplæring og iverksette opplæringstiltak i henhold til behov. Opplæring skal sikre nødvendig kunnskap for forsvarlig tjenesteytelse. Det skal etter internkontrollforskriften klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt. For at klager skal kunne prøves på korrekt måte, er det nødvendig at muntlige klager identifiseres og nedtegnes, jfr forvaltningslovens § 11 bokstav d.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Fremgår ikke om vedtaket dekker søknaden/behovet.
• Lite forutberegnlig og vanskelig å påklage.
• Vanskelig å vite hva som er små eller store endringer.
• Rettigheter og plikter fremgår ikke av vedtak, gjelder særlig hjemmehjelp.

Område 2: System for oppfyllelse av kravene i forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten

Avvik 2:
Klæbu kommune har ikke fremlagt system som sikrer at grunnleggende behov ivaretas.

Avvik fra følgende myndighetskrav

• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten § 3, jfr. forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten § 4 bokstav c (IK-forskrift). Lov om statlig tilsyn §3, Sosialtjenesteloven § 2-1, andre ledd, Kommunehelsetjenesteloven § 1-3a.

Kommentar:

Kommunen skal utarbeide skriftlige rutiner for å sikre at brukerne får dekket grunnleggende behov. Dette innebærer systematisk kartlegging av den enkeltes behov for pleie og omsorg, oversikt over gjennomførte tiltak og evaluering av tjenesten. Oppgaver og ansvar skal være klart plassert. Etter sosialtjenesteloven § 2-1, 2. ledd, kommunehelsetjenesteloven § 1-3a og lov om statlig tilsyn §3, skal kommunen føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Det innebærer systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av sosial- og helselovgivningen. Herunder innebærer internkontroll at den/de ansvarlige for virksomheten skal skaffe oversikt over områder i virksomheten der det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det er uklart om rett til fri tannbehandling blir ivaretatt.
• Krav i sosial- og helselovgivning er ikke kartlagt.

Område 3:System for legemiddelhåndtering i hjemmesykepleien

Avvik 3:
Klæbu kommune har ikke sikret at personell som deltar i legemiddelhåndtering har nødvendig opplæring og skriftlig dispensasjon.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om legemiddelforsyning mv i kommunenes helsetjeneste § 8

Kommentar:

Etter legemiddelforskriften § 8 skal utdeling av legemidler foretas av de personer som har myndighet til det.

Avviket er basert på følgende observasjon:

• Korttidsvikarer har deltatt i legemiddelhåndtering uten nødvendig kompetanse.

Område 4: System for håndtering av vedtak etter forskrift om vederlag for opphold i institusjon mv.

Det ble ikke gitt avvik, men en merknad under dette området.

Merknad 1:
Klæbu kommune har i etteroppgjør ikke sikret at alle relevante beregningsposter blir vurdert i etteroppgjøret., og heller ikke sikret at det eventuelt skal tas hensyn til ektefellefradrag ved fastsetting av inntekter.

Merknad er basert på følgende observasjoner:

• Det fremstod som usikkert i hvilken grad kommunen vurderer om vilkårene for forsørgerfradrag foreligger.
• Ved dødsfall og ved etteroppgjør når skatteoppgjøret foreligger, blir ikke beregningsposter kontrollert i forhold til stipulert betaling.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Sør-Trøndelag deltok:
Endre Beversmark, rådgiver/revisjonsleder
Åsmund Edvardsen, rådgiver
Inger Govasli, rådgiver