INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Tildeling av tjenester om hjemmebaserte tjenester etter sosialtjenesteloven og kommunehelseloven
• System for oppfyllelse av kravene i forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten
• System for legemiddelhåndtering i hjemmesykepleien
• System for håndtering av vedtak etter forskrift om vederlag for opphold i institusjon

Søknad om hjelp, saksbehandling og vedtak om hjemmebaserte tjenester ble, slik det fremsto under tilsynet, håndtert uten tilstrekkelig system som sikrer overensstemmelse med krav i lov og forskrift.

Kommunen har system for legemiddelhåndteringen. Kun personell med delegert myndighet deltok i utdeling av medikamenter. Tilsynet viste at avvikshåndteringen på dette området var i henhold til krav.

Kommunen var lite kjent med kravene i forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten. Slik det fremsto under tilsynet var krav ikke kartlagt. Tjenesten framstod som sårbart.

Kommunen har prosedyrer for håndtering av vederlagsforskriften. Slik det fremsto under tilsynet, trenger kommunen en gjennomgang av enkelte sider ved saksbehandlingen, særlig i forhold til etteroppgjørsbregningene.

Det ble under tilsynet avdekket to avvik og gitt en merknad.

Avvik:
Det er ikke omtalt eller fremlagt system som sikrer at grunnleggende behov ivaretas

Holtålen kommune har mangler ved rutiner som sikrer saksbehandling og vedtaksutforming ved tildeling av hjembaserte tjenester

Merknad:
Kommunen sikrer ikke at det eventuelt tas hensyn til uskifte ved fastsetting av inntekter, samt sikrer ikke at relevante beregningsposter blir vurdert i etteroppgjøret.

Dato: 08.11.2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Holtålen kommune i perioden01.07.2004 - 23.09.2004. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet som Fylkesmannen i Sør-Trøndelag og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag gjennomfører i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndig­hets­krav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved veri­fikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten om­handler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsyns­myndig­hetene mener det er et forbedringspotensial.

Holtålen kommune har 2172 innbyggere, herav 240 innbyggere i alderen 67-79 år og 189 innbyggere over 80 år. Kommunen disponerer 33 sykehjemsplasser og 30 omsorgsboliger, hvorav 9 er bygget med tilskudd fra Husbanken. Av de hjembaserte tjenestene er kun hjemmesykepleie tilgjengelig hele døgnet.

Kommunens administrasjon ledes av rådmannen og under ham er kommunen organisert i 10 virksomheter med virksomhetsledere. Pleie, rehabilitering og omsorg(PRO) er inndelt i tre virksomheter, hvorav to er hjembaserte tjenester.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av be­tydning:

• Kvalitets- og systemhåndbok for Holtålen kommune
• Årsmelding for 2003
• Oversikt over bemanning
• Oversikt over brukere av hjembaserte tjenester
• Orientering om vederlag
• Prosedyre for legemiddelhåndtering

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag:

• Brev med varsel om tilsyn, datert 01.07.2004
• Brev med diverse vedlegg datert 09.08.2004, fra Holtålen kommune
• Brev med program for tilsynsdagen, 03.09.2004

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 01.07.2004

Formøte er ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 23.09.2004

Intervjuer Fem personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• Gjennomgang av prosedyrer for hjemmesykepleie og hjemmehjelp
• 5 vedtak om hjemmehjelp etter sosialtjenesteloven
• 16 brukermapper med saker om hjembaserte tjenester etter sosialtjenesteloven og kommunehelsetjenesteloven
• 5 vedtak om opphold i institusjon etter kommunehelsetjenesteloven
• 5 vedtak om hjemmesykepleie etter komunehelsetjenesteloven
• 5 vedtak etter vederlagsforskriften.

Sluttmøte ble avholdt 23.09.2004

Område 1: Tildeling av tjenester om hjemmebaserte tjenester etter sosialtjenesteloven og kommunehelseloven

Avvik 1:
Holtålen kommune har mangler ved rutiner som sikrer saksbehandling og vedtaksutforming ved tildeling av hjembaserte tjenester

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialttjenesteloven § 8-1, kommunehelsetjensteloven § 2-1, Forvaltningsloven §§ 25, 26 og 27

Kommentar:

Sosialtjenesteloven § 8-1 og kommunehelsetjensteloven § 2-1 fjerd ledd, angir at vedtak om tildeling av tjenester etter sosialtjenestelovenog vedtak om hjemmesykepleie er enkeltvedtak etter forvaltningsloven. Forvaltningslovens kap V gir regler for form og innhold for enkeltvedtak. Formåleter bl. a å sikre rettsikkerheten til den enkelte. Etter forvaltningsloven §§ 23 og 24 skal enkeltvedtak som hovedregel være skriftlig, det skal grunngisog det skal klart fremgå hvilke plikter og rettigheter som er innvilget. Etter forvaltningsloven § 25skal det ibegrunnelsen vises til de regler vedtaket bygger på, med mindre parten kjenner reglene. I den utstrekning det er nødvendig for å sette parten i stand til å forstå vedtaket, skal begrunnelsen også gjengi innholdet av reglene eller den problemstilling vedtaket bygger på. Videre skal i utgangspunktet deti begrunnelsen nevnes de faktiske forhold som vedtaket bygger på.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det framkom under intervju at tjenester ytt til enkeltpersoner i stor utstrekning trappes opp og ned uten at vedtak fattes.
• I flere av de vedtak som ble fremlagt under tilsynet, var svært knapp beskrivelse av de faktiske forhold som vedtaket bygget på.
• Videre inneholder ikke vedtakene om hjemmehjelp opplysninger om vilkårene etter sosial­tjenesteloven § 4-3 og § 4-2a er oppfylt
• Noen av de gjenomgåtte vedtakene om tildelt hjemmehjelp manglet opplysning om hvilke tjenester som faktisk var tildelt.
• I enkelte klientmapper manglet søknad som tildeling av hjemmesykepleie, som tildelingen var bygget på.
• Det fremkom av intervju og verifikasjoner at det var manglende samordning mellom vedtak om hjemmesykepleie og hjemmehjelp. Det gjaldt bl.a. tjenester vedr. matlaging og matombringing og bading/personlig stell.
• Ansatte med myndighet til å treffe vedtak om tildeling av hjembaserte tjenester var ikke gitt opplæring om saksbehandling.

Område 2:System for oppfyllelse av kravene i forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten

Avvik 2:
Det er ikke omtalt eller fremlagt system som sikrer at grunnleggende behov ivaretas

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten § 3, jfr. forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten § 4 bokstav c (IK-forskrift). Lov om statlig tilsyn §3, Sosialtjenesteloven § 2-1, andre ledd, Kommunehelsetjenesteloven § 1-3a.

Kommentar:

Kommunen skal utarbeide skriftlige rutiner for å sikre at brukerne får dekket grunnleggende behov. Dette innebærer systematisk kartlegging av den enkeltes behov for pleie og omsorg, oversikt over gjennomførte tiltak og evaluering av tjenesten. Oppgaver og ansvar skal være klart plassert. Etter sosialtjenesteloven § 2-1, 2. ledd, kommunehelsetjenesteloven § 1-3a og lov om statlig tilsyn §3, skal kommunen føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.Det innebærersystematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av sosial- og helselovgivningen. Herunder innebærer internkontroll at den/de ansvarlige for virksomheten skal skaffe oversikt over områder i virksomheten der det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Ved intervju framkom at kommunen er lite kjent med kvalitetsforskriften og krav i denne.
• Ved intervju framkom at kommunens prosedyrer dels ikke var oppdatert og dels ikke kjent og i bruk.
• Intervju og verifikasjon viser at kommunen har et mangelfullt skriftlig system som sikrer at de grunnleggende behov for brukerne ble ivaretatt.
• Gjennom intervju og verifikasjon fremkom at de manglende skriftlige system innebærer at tjenestene blir sårbare når det kun er få personer i kommunen som kjenner til rutinene.

Område 3:System for legemiddelhåndtering i hjemmesykepleien

Det ble ikke gitt avvik eller merknad under dette området.

Område 4:System for håndtering av vedtak etter forskrift om vederlag for opphold i institusjon mv.

Det ble ikke gitt avvik, men en merknad under dette området.

Merknad 1:
Kommunen sikrer ikke at det eventuelt tas hensyn til uskifte ved fastsetting av inntekter, samt sikrer ikke at relevante beregningsposter blir vurdert i etteroppgjøret.

Kommentar:

I departementets merknader til vederlagsforskriften fremgår at dersom beboeren sitter i uskiftet bo, skal bare halvparten av fellesinntekten legges til grunn. Kommunen må derfor i forhold til den som sitter i uskifte undersøke hvorvidt det foreligger ”fellesinntekt” som skal deles i to. Hensynet er at den som sitter i uskifte bo ikke skal føle seg presset til å skifte for å slippe å betale i vederlag.

Ved kontrollberegningen når skatteoppgjøret foreligger bør kommunen ikke bare se på skatten, men også forsikre seg om at det ikke er skjedd endringer i øvrige beregningsposter som kan ha betydning for vederlaget.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen anser tilbakebetalt skatt som en egen inntekt i utbetalingsåret, uten å forsikre seg om at det ikke er skjedd endringer i øvrige beregningsposter som også kan innebære endring i vederlagsberegningen.
• Kommunen tar ikke hensyn til uskifte ved summering av inntekter til grunn for vederlagsberegningen.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Sør-Trøndelag deltok:
Endre Beversmark, rådgiver/revisjonsleder
Åsmund Edvardsen, rådgiver
Inger Govasli, rådgiver