INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Saksbehandling ved søknad om hjemmesykepleie
• Dekking av pasientenes grunnleggende behov

Lørenskog kommune har innført Balansert målstyring for å lede, styre og utvikle pleie- og omsorgstjenesten. Det er utviklet målekart for utvalgte fokusområder. Innenfor hvert av fokusområdene er det valgt ut noen ” kritiske suksessfaktorer”, noe det er avgjørende for tjenesten å ha kontroll på og lykkes med dersom kvaliteten skal forbedres.

Helsetilsynet i Oslo og Akershus sitt inntrykk etter systemrevisjonen, er at pleie- og omsorgstjenesten i Lørenskog kommune har greid å integrere kravene i internkontrollforskriften i sitt styringssystem når det gjelder saksbehandling ved søknad om hjemmesykepleie og sikring av at pasientene får dekket sine grunnleggende behov.

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader ved systemrevisjonen.

Dato: 14.12.04

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Lørenskog kommune i perioden 20.10.04 – 14.12.04. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomfører i inneværende år. Revisjonen ble gjennomført i samarbeid med Fylkesmannen i Oslo og Akershus med felles åpnings- og sluttmøte og noen felles intervju.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Lørenskog kommune er en relativ stor kommune i Akershussammenheng med ca 30 000 innbyggere. Kommunen har hatt en god styring på økonomien, men det økonomiske bildet er i ferd med å endres. De to siste årene har kommunen hatt et budsjettmessig underskudd og innstramninger på tjenestetilbudet i kommende år vurderes.

Hjemmetjenesten er delt i to distrikt, Fjellhammer distrikt og Skårer distrikt. Distriktene er inndelt i totalt seks soner med hver sin soneleder.

Organiseringen er etter ”bestiller-utfører” modellen, der forvaltning, utredning og søknadsbehandling er skilt fra utførerdelen, dvs tjenesteytingen.

Lørenskog kommune har innført Balansert målstyring for å lede, styre og utvikle pleie- og omsorgstjenesten. Det er utviklet målekart for utvalgte fokusområder. Innenfor hvert av fokusområdene er det valgt ut noen ” kritiske suksessfaktorer”, noe det er avgjørende for tjenesten å ha kontroll på og lykkes med dersom kvaliteten skal forbedres. Fokusområdene er: Økonomi, brukere, medarbeidere, interne prosesser og rutiner, og læring og fornyelse.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Siste årsmelding
• Mål for virksomheten
• Organisasjonskart
• Delegasjonsreglement for hvordan vedtaksmyndighet på området er organisert
• Oversikt over internkontrollsystemet for pleie- og omsorgstjenesten
• Rutiner/prosedyrer for saksbehandling
• Rutiner/prosedyrer for klagebehandling
• Rutiner/prosedyrer for avviksbehandling
• Rutiner/prosedyrer for hvordan grunnleggende behov dekkes
• Oversikt over avviksmeldinger 2004
• Oversikt over klager på hjemmesykepleie 2004
• Bemanningsoversikt (navn, stillingsstørrelse)
• Stillingsbeskrivelse for ledere og helsepersonell i hjemmesykepleien
• 10 siste søknader med vedtak om tildeling (evt avslag) på hjemmesykepleie. Send gjerne med rapportene fra vurderingsbesøket.
• Eventuelt annen dokumentasjon kommunen anser som relevante for tilsynsområdene

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Oslo og Akershus:

• Revisjonsvarsel i brev av 21.09.04
• Mottatt dokumentasjon i brev av 20.10.04
• Program for tilsynet i brev av 12.11.04
• Oversendelse av tilsynsrapport i brev av 14.12.04

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.09.04

Åpningsmøte ble avholdt 23.11.04

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• 15 søknader med vedtak om hjemmesykepleie
• Sykepleiedokumentasjon

Sluttmøte ble avholdt 25.11.04

Område 1: Saksbehandling ved søknad om hjemmesykepleie

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 2: Dekking av pasientenes grunnleggende behov

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Akershus deltok:
Randi Lilletvedt, rådgiver/jurist (revisor)
Lise Sjømoen, rådgiver/sykepleier (revisor)
Gudny Fløttum, seniorrådgiver/sykepleier (revisjonsleder)