INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3 Dokumentunderlag
4 Gjennomføring
5 Reviderte områder og funn
6 Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• hvordan kommunen ivaretar godkjennings- og/eller tilsynsansvaret sitt innen miljørettet helsevern, herunder også organisering av arbeidet
• hvordan sikres helsehensyn i kommunalt planarbeid og saksbehandling

Flakstad kommune har i forkant av tilsynsbesøket satt ned et arbeidsutvalg med ansvar for miljørettet helsevern i kommunen.

Det ble ved revisjonen påpekt tre avvik.

Avvik 1:
Flakstad kommune har ikke planlagt og organisert helsetjenesten slik at miljørettet helsevern ivaretas

Avvik 2:
Flakstad kommune ivaretar ikke sitt ansvar som tilsynsmyndighet innen miljørettet helsevern

Avvik 3
Flakstad kommune har ikke rutiner som sikrer at kommunelegens tilrådning og begrunnelse følger saker innen miljørettet helsevern

Dato: 16. desember 2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Flakstad kommune i perioden 11. mai 2004 –16. desember 2004. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Nordland gjennomfører dette året.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Flakstad kommune hadde per 1. januar 2004 1 484 innbyggere. Helsetjenesten har lokaler i kommunehuset som ligger i kommunesenteret Ramberg. I 2002 utgjorde kommunens utgifter til kommunehelsetjenesten 5,6 % av bruttoutgiftene mot 5,1 % på fylkesplan, og kommunen hadde 12,6 legeårsverk/100 innbygger mot 16,5 i fylkesgjennomsnitt.

Kommunens organisasjonskart viser to kommunalsjefer under rådmannen. Kommunalsjef for helse, sosial og omsorg er leder for kommunelege 1 og helsesøster som igjen leder henholdsvis legetjenesten og helsestasjonen. Kommunen har 2 legestillinger. Bemanninga har vært stabil de siste åra i disse to stillingene. Både kommunelege 1 og kommunelege 2 er ansatt i 100% stilling. Kommunelege 1 avvikler stillinga si med 3 uker på jobb og 2 uker avspasering som tilbringes utenfor kommunen. Kommunen har helsesøster i 100% stilling, og også denne bemanninga har vært stabil de siste åra.

Flakstad kommune har for 2003 rapportert inn en ressursbruk innen miljørettet helsevern på 0,04 årsverk per 1 000 innbygger til Kostra. Dette tilsvarer 2 timer per uke. Kommunen var tidligere tilknytta det interkommunale næringsmiddeltilsynet i Lofoten og kunne der få utført tjenester innen miljørettet helsevern. Etter opprettelsen av Mattilsynet fra 1. januar 2004 er laboratoriedelen av det tidligere næringsmiddeltilsynet videreført som en frittstående virksomhet, Toslab. Som eier av virksomheter benytter Flakstad kommune dette laboratoriet til ulike analysetjenester f.eks prøver fra vannverk og svømmebasseng.

I Flakstad kommune finnes to kommunale og en privat barnehage, to kommunale skoler og en privatskole, et kommunalt svømmebasseng, to kommunale og ti private vannverk og en rekke bedrifter innenfor fiskeri- og oppdrettsnæring og turisme.

Flakstad kommune har i forkant av tilsynsbesøket satt ned et arbeidsutvalg med ansvar for miljørettet helsevern i kommunen, det er utarbeida oversikt over tilsynsobjekter og arbeidet med å lage tilsynsplan er starta.

Veiledere og retningslinjer

• veileder til forskrift om miljørettet helsevern
• veileder til forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• organisasjonskart over kommunen, udatert
• organisasjonskart over helse, sosial og omsorgssektoren, udatert
• enighetsprotokoll vedr. fastlegeordningen, mellom Den norske lægeforening og Flakstad kommune, av 29. januar 2001
• stillingsbeskrivelse for kommunelege 1, udatert
• oversikt over virksomheter med oppfølgingsstatus, udatert

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Nordland:

• brev av 11. mai 2004 fra Helsetilsynet i Nordland til Flakstad kommune med varsel om tilsyn
• brev av 9. juni 2004 fra Flakstad kommune til Helsetilsynet i Nordland med dokumentoversendelse
• brev av 12. juni 2004 fra kommunelege 1 til Helsetilsynet i Nordland
• brev av 12. august 2004 fra Flakstad kommune til Helsetilsynet i Nordland med dokumentoversendelse

Annen dokumentasjon oversendt eller mottatt under tilsynet:

• referat fra møte 6. september om organisering av arbeidet med miljørettet helsevern
• delegasjonsreglement sak KS 2003-027/sak AU 2004-25
• eksempler på saksbehandling:
  a) lekk kloakkledning gjennom Bulivatnet, Sund, 1998-2002
  b) lekkasje fra septikktank forurenser privat kjeller, Sund, 1999-2000
  c) forurensing og skrot rundt gammel kai/brygge, Sund, 2004
  d) støy fra mekanisk verksted på kveldstid, Ramberg, 2004
  e) søknad om skjenke- og serveringsbevilgning, 2004

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 11. mai 2004.

Åpningsmøte ble avholdt 9. september kl. 08.30.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• gjennomgang av referat fra møte 6. september om organisering av arbeidet med miljørettet helsevern
• gjennomgang av delegasjonsreglementet
• gjennomgang av eksempler på saksbehandling

Sluttmøte ble avholdt 9. september kl. 14.30 – 15.00

Område 1: hvordan kommunen ivaretar godkjennings- og/eller tilsynsansvaret sitt innen miljørettet helsevern, herunder også organisering av arbeidet

Kommunen skal føre tilsyn med og fatte vedtak vedrørende alle virksomheter som kommer inn under miljørettet helsevern. Kommunen må på en rekke områder føre tilsyn med egen aktivitet, dvs kommunen er eier og driver av virksomheter som de har tilsynsansvaret for. I tillegg har kommunen et tilsynsansvar i forhold til privateide virksomheter.

Det går fram av kommunelege 1 sin stillingsbeskrivelse at vedkommende er medisinskfaglig rådgiver i henhold til kommunehelsetjenestelovens § 3-5 og smittevernlege i henhold til smittevernloven.

Det går fram av delegasjonsreglementet punkt 4.7, under overskrift lov om helsetjenesten i kommunen, underpunkt III, V, VI, VII og VII at vedtaksmyndighet etter kommunehelseloven er delegert til rådmannen. Denne myndigheten er delegert videre til kommunens medisinsk ansvarlige lege i den grad lov om helsetjenesten i kommunen legger denne myndigheten direkte dit.

Flakstad kommune har i forkant av tilsynsbesøket 9. september 2004 satt ned en gruppe/et utvalg som har fått ansvaret for å organisere tjenesten og arbeidet med miljørettet helsever, herunder å avklare ansvars- og oppgavefordeling, etablere rutiner for saksbehandling og invitere Mattilsynet til et møte for å klargjøre ansvarsforhold og eventuelt etablere samarbeidsrutiner. Videre er det den seinere tida utarbeida en liste over virksomheter som kommer inn under miljøret tet helsevern.

Avvik 1:
Flakstad kommune har ikke planlagt og organisert helsetjenesten slik at miljørettet helsevern ivaretas

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov av 19.11.82 nr 66 om helsetjenesten i kommunene:

• § 1-3a: Kommunen skal planlegge, organisere og legge til rette for at kommunen, helsetjenesten og helsepersonell kan oppfylle krav fastsatt i eller i medhold av loveller forskrift.

Det vises også til kommunehelsetjenestelovens §§1-2, 1-3 og 1-4 om helsetjenestens formål, oppgaver, informasjon og samordning.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• det er ikke kjent i organisasjonen, hvem som er delegert vedtaksmyndighet i henhold til kommunehelsetjenestelovens kap 4-a. Dette kom fram under intervju .
• organisering og oppgavefordeling mellom helsesøster, kommunelege 1 og teknisk avdeling innen miljørettet helsevern er ikke avklart, særlig medisinsk faglig rådgiver sin rolle. De som ble intervjua, hadde ulik oppfatning av arbeids- og ansvarsfordeling innen miljørettet helsevern. Det er bare kommunelege 1 som har stillingsbeskrivelse
• kommunen har manglende og uklare saksbehandlingsrutiner/prosedyrer, og det er tilfeldig om en klagesak havner hos teknisk etat, kommunelege 1 eller helsesøster. Dette kom fram under intervju
• kommunelege 1 har ikke avsatt tid til arbeid med miljørettet helsevern. Dette kom fram under intervju og går fram av kommunelege 1 sin stillingsbeskrivelse og arbeidsavtale
• det er uklart om kommunelege II har ansvaret for kommunelege I sine oppgaver som medisinsk faglig rådgiver i kommunelege 1 sitt fravær (2 av 5 uker). Dette kom fram under intervju
• kommunen har ikke organisert rutiner som sikrer at plansaker går til medisinsk faglig rådgiver til uttalelse underveis i prosessen. Plansaker legges bare ut til offentlig høring. Dette kom fram under intervju.
• medisinsk faglig rådgiver er ikke gjort kjent med kommunens saksbehandlingsrutiner i forbindelse med plansaker. Dette bekreftes under intervju

Avvik 2:
Flakstad kommune ivaretar ikke sitt ansvar som tilsynsmyndighet innen miljørettet helsevern

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov av 19.11.82 nr 66 om helsetjenesten i kommunene:

• § 4a –2: Kommunestyret skal ha tilsyn med de faktorer som er nevnt i § 4a-1, første ledd. Innen miljørettet helsevern skal kommunestyret utøve den virksomhet og treffe de avgjørelser som det er tillagt i lov eller i medhold av lov.

Det vises også til forskrift om miljørettet helsevern § 6 om tilsyn, forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager § 25 om tilsyn, forskrift om hygienekrav for frisør-, hudpleie,- tatoverings- og hultakingsvirksomheter §8 om tilsyn.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• tilsynsaktivitet kan ikke dokumenteres siden 1999, bare enkeltsaker (klagesaker). Dette bekreftes under intervju

• det kom fram under intervju at kommunen har noe oversikt over situasjonen på de kommunalt eide virksomhetene, men mangelfull kjennskap til den private skolen, barnehagen og de mange private vannverka

• kommunen mangler tilsynsplan. Dette bekreftes under intervju. Det er den seinere tida utarbeida en oversikt over tilsynsobjekter, men tilsynsplan og en tilhørende risikovurdering mangler

• kommunen kan ikke legge fram dokumentasjon på at godkjenningspliktige virksomheter (skoler, barnehager, hultakingvirksomheter) er godkjent, og det er heller ikke fatta vedtak som pålegger de godkjenningspliktige virksomhetene å søke om godkjenning. Dette bekreftes under intervju.

Område 2: hvordan sikres helsehensyn i kommunalt planarbeid og saksbehandling

Avvik 3:
Flakstad kommune har ikke rutiner som sikrer at kommunelegens tilrådning og begrunnelse følge saker innen miljørettet helsevern

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov av 19.11.82 nr 66 om helsetjenesten i kommunene:

• §3-5 3. ledd: Kommunelegens tilråding og begrunnelse skal alltid følge saken når kommunen behandler saker om miljørettet helsevern, smittsomme sykdommer og helsemessig beredskap

Avviket er basert på følgende observasjon:

• det kom fram under intervju at medisinsk faglig rådgivers uttalelse ikke følger saker innen miljørettet helsevern. Dette er verifisert gjennom f.eks saken om forurensing rundt gammel kai/ brygge. Klagesaker kan bli behandla av teknisk etat uten medisinsk faglig rådgivers deltakelse

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Nordland deltok:
Kjell Hjelle, revisjonsleder
Solveig Mollnes, revisor
Hege Meldal, revisor

Fra Helsedepartemenet deltok rådgiver Ragnhild Spigseth som observatør.