INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• hvordan kommunen ivaretar godkjennings- og/eller tilsynsansvaret sitt innen miljørettet helsevern, herunder også organisering av arbeidet
• hvordan sikres helsehensyn i kommunalt planarbeid og saksbehandling

Dette tilsynet kommer på et tidspunkt hvor Herøy kommune er i en overgangsfase med hensyn til organisering av det samfunnsmedisinske arbeidet og i en oppstartsfase med hensyn til tilsynsarbeidet.

Det ble ved revisjonen påpekt ett avvik og en merknad.

Avvik 1: Herøy kommune har ikke ivaretatt ansvaret sitt tilsynsmyndighet innen miljørettet helsevern

Merknad 1: Herøy kommune har mangelfulle rutiner for å sikre at kommunelegens tilrådning og begrunnelse følger saker innen miljørettet helsevern

Dato: 17.12.04

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Herøy kommune i perioden 11. mai 2004 –17. desember 2004. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Nordland gjennomfører dette året.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Herøy kommune hadde per 1. januar 2004 1 748 innbyggere. I 2002 gikk 8,4 % av kommunens bruttoutgifter til kommunehelsetjenesten mot 5,1 % på fylkesplan, og kommunen hadde 10,5 legeårsverk/100 innbygger mot 16,5 i fylkesgjennomsnitt.

Kommunen har organisert seg med tre etater under rådmannen. Helse-, sosial- og omsorgsjefen er leder for kommunelege 1 og helsesøster som igjen leder henholdsvis legetjenesten og helsestasjon. Helsesøster og helsestasjon sammen med jordmortjenesten vil den nærmeste framtid bli underlagt kommunelege 1.

Kommunen har 2 legestillinger, samt for tida en turnuskandidat. Begge kommunelegestillingene har stått ubesatt fleire år, men gjennom bruk av faste vikarer har det kurative arbeidet blitt ivaretatt. Inge Skauen er ansatt som kommunelege 1 fra 16. august dette året. Kommunelege 1 har avsatt hver tirsdag til administrativt og samfunnsmedisinsk arbeid.

Herøy kommune har for 2003 rapportert en ressursbruk innen miljørettet helsevern på 0,00 årsverk per 1 000 innbygger til Kostra. Siden 1991 har kommunen vært tilknytta ei interkommunal ordning innen miljørettet helsevern med Alstahaug kommune som vertskommune. I den interkommunale ordninga arbeider en avdelingsingeniør i 100% stilling. Herøy betaler årlig ca 12 % av de årlige utgiftene knytta til den interkommunale ordninga, noe som utgjør 4,5 t/uke. Denne ordninga har vært og er uavhengig av det tidligere næringsmiddeltilsynet henholdsvis Mattilsynet.

I Herøy kommune finnes to kommunale og en privat barnehage, fire skoler, ett svømmebasseng, ett kommunalt vannverk, noen små private vannverk, et kommunalt avløsrenseanlegg og en rekke bedrifter innen fiskeri- og oppdrettsnæring og turisme.

Dette tilsynet kommer på et tidspunkt hvor Herøy kommune er i en overgangsfase mht organisering av det samfunnsmedisinske arbeidet og i en oppstartsfase mht tilsynsarbeidet.

Veiledere og retningslinjer

• veileder til forskrift om miljørettet helsevern
• veileder til forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• organisasjonskart Herøy kommune, 1. januar 2003
• organisasjonskart over helse-, sosial- og omsorgsetaten, 1. januar 2003
• samarbeidsavtale om teknisk hygienisk personell i det miljørettete helsevern, 12. juli 1990
• stillingsbeskrivelse for kommunelege 1, høsten 2003

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Nordland:

• brev av 11. mai 2004 fra Helsetilsynet i Nordland til Herøy kommune med varsel om tilsyn
• brev av 4. juni2004 fra Herøy kommune til Helsetilsynet i Nordland med dokumentoversendelse

Annen dokumentasjon oversendt eller mottatt under tilsynet:

• utdrag av Herøy kommunes delegasjonsreglement
• tilsynsplan Herøy kommune september 2004 - februar 2005, udatert
• interkommunal fordeling og tilsyn i Herøy kommune september 2003 – september 2004, udatert
• liste over alle virksomhetene MHV berøres av i Herøy kommune, udatert
• eksempler på saksbehandling:
  a) inspeksjonsrapport fra kontroll av solarium, 25. august 2004
  b) vurdering av svømmehallen, fra MHV til Herøy kommune, 19. april 2002
  c) samla saksbehandling med vedlegg fra innkommet søknad om godkjenning til behandling i vedtaksorgan for skolene Seløy, Herøy sentralskole og Øksningan, 1999-2004

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 11. mai 2004.

Åpningsmøte ble avholdt 24. september kl. 08.10.

Intervjuer

6 personer ble intervjua.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• gjennomgang av saksbehandling i forbindelse med godkjenning av skoler

• tilsynsplan Herøy kommune september 2004- februar 2005, udatert
• interkommunal fordeling og tilsyn i Herøy kommune september 2003 –september 2004, udatert
• liste over alle virksomhetene MHV berøres av i Herøy kommune, udatert
• eksempler på saksbehandling

Sluttmøte ble avholdt 24. september kl. 13.30 – 13.50

Område 1: hvordan kommunen ivaretar godkjennings- og/eller tilsynsansvaret sitt innen miljørettet helsevern, herunder også organisering av arbeidet

Kommunen skal føre tilsyn med og fatte vedtak vedrørende alle virksomheter som kommer inn under miljørettet helsevern. Kommunen må på en rekke områder føre tilsyn med egen aktivitet, dvs kommunen er eier og driver av virksomheter de har tilsynsansvar for. I Herøy kommune har teknisk etat driftsansvar for alle kommunale bygninger og anlegg, og dette inkluderer overvåking og kontroll av blant annet inneklima, svømmebasseng, drikkevann fra det kommunale vannverket og avløprenseanlegget. Tilsynet med både kommunalt og privat eide virksomheter utføres av kommunehelsetjenesten med assistanse fra den interkommunale enheten.

Vedtaksmyndighet etter kommunehelsetjenesteloven er delegert til hovedutvalget for persontjenester. Det er tenkt at denne myndigheten i nærmeste framtid skal delegeres til kommunelege 1.

Det går fram av kommunelege 1s stillingsbeskrivelse at vedkommende blant annet er medisinsk faglig rådgiver i henhold til kommunehelsetjenestelovens § 3-5, smittevernlege og ansvarlig for internkontroll og kvalitetssikringsarbeid.

Det har i Herøy kommune mangla rutiner for samarbeid med og bestilling av tjenester fra den interkommunale ordningen, og de samfunnsmedisinske oppgavene har i lange perioder med vikarleger ikke vært ivaretatt, dvs Herøy kommune har ikke hatt medisinsk faglig rådgiver. Heller ikke ansvaret for miljørettet helsevern i kommunen har vært plassert før HSO-sjefen tiltrådte 1. januar 2003.

På det tidspunkt tilsynet fant sted var situasjonen annerledes. Helse-, sosial- og omsorgssjefen og kommunelege 1 har etter kommunelege 1s tiltredelse 16. august hatt møter med teknisk etat og den interkommunale enheten. Det er bestemt at helsesøster skal være delaktig ved tilsyn med skoler og barnehager, mens den interkommunale enheten er ansvarlig for tilsyn med svømmebasseng og i henhold til lov om tobakkskader. Kommunelege 1 er ansvarlig for saker vedrørende ulike former for forurensing (avløp, slam og lignende) og kommunale planer. Det er avtalt at kommunelege 1 skal få kopi av alle analyseresultater vedrørende vannverk, svømmebasseng og avløpsrenseanlegg fra teknisk etat og få oversendt kommunale planer til uttalelse. Det er laget tilsynsplan for skoler og barnehager, og planlegging av øvrig tilsynsaktivitet, inkludert risikovurderinger, er satt i gang. Det finnes liste over virksomheter som kommer inn under miljørettet helsevern.

Avvik 1:
Herøy kommune har ikke ivaretatt ansvaret sitt som tilsynsmyndighet innen miljørettet helsevern.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov av 19.11.82 nr 66 om helsetjenesten i kommunene:

• § 4a –2: Kommunestyret skal ha tilsyn med de faktorer som er nevnt i § 4a-1, første ledd. Innen miljørettet helsevern skal kommunestyret utøve den virksomhet og treffe de avgjørelser som det er tillagt i lov eller i medhold av lov.

Det vises også til forskrift om miljørettet helsevern § 6 om tilsyn, forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager § 25 om tilsyn og forskrift om hygienekrav for frisør-, hudpleie,- tatoverings- og hultakingsvirksomheter § 8 om tilsyn.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• det kan ikke legges fram dokumenter som viser aktivitet eller tilsyn innen miljørettet helsevern i perioden 1999-2003. Bekreftes av fleire intervjuobjekt. Fra slutten av 2003 og i 2004 kan noe aktivitet dokumenteres.
• det mangler saksbehandlingsrutiner. Skolene og barnehagene søkte om godkjenning i 1999, men først våren 2004 ble saksbehandlinga vedrørende skolene satt i gang. Barnehagenes søknader er ikke saksbehandla. Dette går fram både av sakspapirene og bekreftes av fleire
• ingen godkjenningspliktige virksomheter er godkjent

Merknad: Herøy kommune har mangelfulle rutiner for å sikre at kommunelegens tilrådning og begrunnelse følger saker innen miljørettet helsevern

Merknaden er basert på følgende observasjon

• det framkom under intervju at medisinsk faglig rådgivers uttalelse ikke følger saker innen miljørettet helsevern

Område 2: hvordan sikres helsehensyn i kommunalt planarbeid og saksbehandling

Plansaker har ikke gått til medisinsk faglig rådgiver til uttalelse underveis i prosessen de siste åra. Tidligere ble plansaker sendt til medisinsk faglig rådgiver, og dette går fram av enkelte saksdokument der det står saken er lagt fram for kommunelegen, men det kom aldri noen uttalelser fra medisinsk faglig rådgiver. Det ble derfor slutt på å sende sakene til medisinsk faglig rådgiver. Medisinsk faglig rådgiver har heller ikke av eget tiltak gitt informasjon/råd/uttalelser til andre kommunale etater i plansaker eller andre offentlige organer.

Helse-, sosial- og omsorgssjefen og kommunelege 1 har etter kommunelege 1s tiltredelse 16. august hatt møter med teknisk etat. Rutiner som sikrer at helsehensyn ivaretas i kommunale plansaker er etablert.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte og hvilke personer som ble intervjuet.

*Torstein Grønbech deltok på siste del av sluttmøtet.

Fra Helsetilsynet i Nordland deltok:
Kjell Hjelle, revisjonsleder
Solveig Mollnes, revisor
Hege Meldal, revisor