INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Helsetilsynet i Finnmark gjennomførte 29. og 30. september 2004 tilsyn med helsetjenesten til asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente i Vadsø.

Tilsynet ble utført som systemrevisjon og omfatter følgende grupper:

• Asylsøkere i mottak
• De som har fått innvilget opphold og bosettes fra mottak til kommunen
• Kvoteflyktninger som bosettes direkte i kommunen
• Familiegjenforente til flyktninger
• Familiegjenforente til ikke-flyktninger fra høyendemisk land

Tilsynet ble utført som systemrevisjon og omfattet følgende områder:

• Tuberkulosekontroll
  av asylsøkere under opphold i ordinært asylmottak
  av bosatte flyktninger og familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose
• Nødvendig helsehjelp
  til asylsøkere underopphold i ordinært asylmottak
  til bosatte flyktninger og familiegjenforente
• Kommunens ansvar med miljørettet helsevern i asylmottak

Hovedkonklusjon:

Helsetjenesten i Vadsø har et internkontrollsystem med prosedyrer for helsetjenesten til asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente som var godt kjent. Alle flyktninger får gjennomgå første gangs helseundersøkelse hos lege/ helsesøster der smittsomme sykdommer, psykiske lidelser og andre vesentlige helseproblemer blir kartlagt. Alle undersøkelser var godt dokumentert. Miljørettet helsevern var under oppbygging i kommunen og vil i nær framtid også omfatte asylmottaket.

Ved tilsynet ble det påvist ett avvik og tre merknader.

Avvik 1:
Kommunen har ikke utført tilsyn med miljørettet helsevern ved flyktningmottaket

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om miljørettet helsevern §6 jf § 10

Merknad 1:
Smittevernlegens og helsesøsters oversikt over oppfølgingen av pasienter med positive funn ved tuberkulosekontroll er ufullstendig.

Merknad 2:
Kommunen kan ikke dokumentere at de som familiegjenforenes med ikke-flyktninger kontrolleres for tuberkulose innen fristen på 3 måneder.

Merknad 3:
Arbeidsbeskrivelse for flyktninghelsesøster mangler.

Dato: 05.01.2005

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med helsetjenesten for asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente i Vadsø kommune 29.11-30.11.2004. Revisjonen er en del av et landsomfattende tilsyn som Statens helsetilsyn gjennomfører 2004.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Vadsø kommune har 6122 innbyggere. I kommunen er det i dag 280-290 bosatte flyktninger, hvorav rundt 30 er enslige mindreårige (3-4 kvinner) og 18 familiegjenforente. I tillegg bor det nå rundt 230 på Oscarsgata asylmottak. Noen av disse er også enslige mindreårige.

Mottaket er lokalisert i sentrum av Vadsø og består av et ombygget sykehus og en rekke boenheter rundt om i byen. Kun 8 boenheter leies, de øvrige eies av mottaket. Mottaket har 250 godkjente plasser men kan huse 290.

Mottaket har helsesøster i full stilling og tilsynslege i 10 % stilling. Helsesøster på mottaket er ansatt i kommunen, men lønnen er dekket av mottaket. Hun har kontorsted på mottaket. Helsesøster har lang erfaring og høy kompetanse. Hun fungerer som bindeledd mellom mottak og helsetjenesten i kommunen. Helsesøster på mottaket har ansvar for første gangs helsesamtale og henviser de med behov videre til tilsynslegen. Hvis tilsynslegen har for få timer tilgjengelig, benyttes andre leger eller øyeblikkelig hjelp tjenesten.

Helsetjenesten til de flyktningene som er bosatte i Vadsø kommune dekkes av egen flyktningehelsesøster i 50 % stilling. Legen har ansvar for første gangs helseundersøkelse av kvoteflyktninger og familiegjenforente i kommunen. Den legen som gjør første gangs undersøkelse, fungerer som fastlege inntil flyktningen har fått midlertidig personnummer og får tildelt fastlege.

De enslige mindreårige som er bosatt i kommunen er alle behandlet etter barnevernlovgivningen. Kommunen har et flyktningteam som er underlagt sosialetaten og består av leder, fire konsulenter og et varierende antall miljøarbeidere.

Alle kommunens deltjenester benytter tolketjeneste som leveres over telefon.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning mottatt før tilsynet:

• Internkontroll og kvalitetsikring, helsevirksomheten i kommunene
• Kommunelegenes plan for 1. gangs undersøkelse av flyktninger
• Overføring av flyktninger fra asylmottak til kommunen
• Rutiner for ankomst av nye asylsøkere til flyktningemottak
• Mottak av direkte bosatte flyktninger
• Bestilling av tolketjeneste
• Avviksrapportering
• Årsmelding 2003, helsesøstertjenesten
• Virksomhetsplan 2004 Helsevirksomheten
• Smittevernplan for Vadsø kommune, vedtatt 2002
• Psykiatriplan for Vadsø kommune

Dokumentasjon mottatt under tilsynet:

• Plan for miljørettet helsevern

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Finnmark:

• Helsetilsynets brev av 21.04.2004, Melding om tilsyn med helsetjenesten til asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente i Vadsø kommune
• Vadsø kommunes brev 20.05.2004, Oversendelse av dokumentasjon
• Helsetilsynets brev av 04.08.2004, Om utsettelse av tilsyn med helsetjenesten til asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente i Vadsø kommune
• Helsetilsynets brev av 25.10.2004, Nytt program for tilsyn med helsetjenesten til asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente i Vadsø kommune
• Helsetilsynets mail av 24.11.2004, Endelig program for tilsyn med helsetjenesten til asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente i Vadsø kommune

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.04.2004

Besøk på mottak ble gjennomført 29.11.2004

Åpningsmøte ble avholdt 30.11.2004

Intervjuer:

7 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner:

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• 50 journaler ble gjennomgått for å se på dokumentasjon vedrørende tuberkulosekontroll
• 10 journaler ble gjennomgått for å se på dokumentasjon vedrørende videresending av informasjon om tuberkulosestatus ved flytting til andre kommuner

Sluttmøte ble avholdt 30.11.2004

Tilsynet har vurdert helsetjenesten til følgende grupper:

• Asylsøkere i asylmottak
• De som har fått innvilget opphold og bosettes fra mottak til kommune
• Kvoteflyktninger som bosettes direkte i kommunen
• Familiegjenforente til flyktninger
• Familiegjenforente til ikke-flyktninger fra høyendemiske områder

Område 5.1: Tuberkulosekontroll

Tilsynet skal avdekke om kommunen

• Sikrer at asylsøkere og flyktninger fra høyendemiske land får tuberkulosekontroll innen 14 dager etter ankomst til landet
• Sikrer at familiegjenforente fra land med høy forekomst av tuberkulose får gjennomført tuberkulosekontroll snarest mulig etter bosetting i kommunen.
• Sikrer at funnene ved tuberkulosekontrollen vurderes, og at de følges opp med henvisning til spesialisthelsetjenesten der det er mistanke om tuberkulose.

Det ble gitt to merknader på dette området.

Merknad 1:
Smittevernlegens og helsesøsters oversikt over oppfølgingen av pasienter med positive funn ved tuberkulosekontroll er ufullstendig.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Helsesøster sørger for at alle med positive prøver henvises til lege, men det gis ikke tilbakemelding om videre oppfølging.
• Verken smittevernlege eller helsesøster har en samlet oversikt over antall som skal følges opp og om alle kontroller er fullført.

Merknad 2:
Kommunen kan ikke dokumentere at de som familiegjenforenes med ikke-flyktninger kontrolleres for tuberkulose innen fristen på 3 måneder.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Melding om ankomst av familiegjenforente kommer ofte sent fra politiet.

Øvrige observasjoner:

• Kommunen har smittevernplan som inkluderer tuberkuloseprogram.
• Kommunen har kvalifisert personell
• Kommunen sikrer at asylsøkere/flyktninger har fått tuberkulose innen 14 dager. 28 av 28 journaler dokumenterer dette.
• Kommunen sikrer at familiegjenforente til asylsøkere/flyktninger blir kontrollert innen fristen på 3 mnd. 18 av 18 journaler dokumenterer dette.
• Alle positive funn følges opp.
• Kommunen sikrer at pasienter som flytter til andre kommuner får ettersendt dokumentasjon vedrørende tuberkulosestatus. 10 av 10 journaler dokumenterer dette.

Område 5. 2: Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse før tildeling av fastlege

Tilsynet skal avdekke om kommunen

• Sørger for at flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente får informasjon om helsetjenesten snarest mulig etter ankomst
• Sikrer flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente nødvendige forebyggende tiltak, individuell undersøkelse og behandling i forhold til smittsom sykdom.
• Tilbyr nødvendig helsehjelp ved behov, før tildeling av fastlege, spesielt i forhold til gravide og de med psykisk sykdom
• Tilbyr individuelle samtaler kort tid etter ankomst for å gi informasjon om helsetjenesten og foreta en første vurdering av den generelle helsetilstanden og behov for helsetjenesten

Det ble påvist en merknad på dette området

Merknad 3:
Arbeidsbeskrivelse for flyktninghelsesøster mangler.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Verifisert gjennom intervju.

Øvrige observasjoner:

• Kommunen har retningslinjer for informasjon til nyankomne, individuell undersøkelse og behandling av smittsomme sykdommer, psykiske lidelser og andre helseproblemer.
• Alle flyktninger, asylsøkere og familiegjenforente blir undersøkt av lege/helsessøster etter ankomst.
• Alle undersøkelser er dokumentert i journal
• Det er dokumentert bruk av tolk ved alle undersøkelser

Område 5.3 Miljørettet helsevern ved asylmottak

Tilsynet skal avdekke om kommunen

• om kommunen ivaretar sitt tilsynsansvar med miljørettet helsevern i asylmottak
• om det er klart hvem som har ansvaret og oppgaven med å føre tilsyn
• om kommunen sikrer at henvendelser vedrørende miljørettet helsevern blir formidlet til den som har tilsynsansvaret

Det ble påvist ett avvik på dette området.

Avvik 1 :
Kommunen har ikke utført tilsyn med miljørettet helsevern ved flyktningmottaket

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om miljørettet helsevern §6 jf § 10

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Verifisert gjennom intervju.

Øvrige observasjoner:

• Kommunen har en plan for miljørettet helsevern
• Det er klarlagt for alle at det er kommunelege I som har ansvar for å føre tilsyn med mottaket

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Finnmark deltok:
Beate Søholt Lupton, revisjonsleder
Siri Ramberg, revisor
Grethe Hansen, revisor