Harstad kommune har en administrativ struktur med 2 hovednivå, rådmannsfunksjonen samt 51 tjenesteenheter og 4 støtteenheter. I kommunen ivaretas saksbehandling ved tildeling av støttekontakt- og avlastningstjenester for personer over 18 år av tjenesteenhetene Hjemmetjenesten Nord, Hjemmetjenesten Sentrum og Hjemmetjenesten Sør. Tjenesteenheten Hjelpetjenester ivaretar saksbehandling ved tildeling av slike tjenester for barn og ungdom under 18 år.

I hovedsak tildeler Harstad kommune v/Hjemmetjenesten Sentrum tjenestene for ett år av gangen. Støttekontaktene er oppdragstakere og oppdraget reguleres i egen avtale. Avlastning gis som hovedregel som korttidsopphold i sykehjem, men gis også i form av avlastning i hjemmet.

Harstad kommune har etablert et eget kvalitetsutvalg som planlegger, utarbeider, evaluerer og justerer kommunens rutiner for internkontroll med tjenester etter lov om sosiale tjenester.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Rutinene "Saksbehandling hjemmetjenester" og "Første hjemmebesøk".
• "Retningslinjer for avlastning og korttidsopphold".
• "Harstad kommunes vilkår for engasjement av oppdragstakere".
• Driftsplan 2003 – Hjemmetjenesten Sentrum.
• Organisasjonskart for Harstad kommune.
• Harstad kommunes årsrapport for 2002.
• Anonymiserte vedtak for de 8 siste søknader om støttekontakt ved Hjemmetjenesten Sentrum.
• Anonymiserte vedtak for de 10 siste søknader om avlastning ved Hjemmetjenesten Sentrum.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 01.10.03.
•  Brev fra Harstad kommune av 30.10.03.
•  Brev fra Fylkesmannen av 17.11.03 med detaljert plan for tilsynet.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 01.10.03.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 24.11.03.

Intervjuer ble gjennomført 24.11.03. 6 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

Fylkesmannen gjennomgikk 27 saker vedrørende støttekontakt- og avlastningstjenester med fokus på søknader og vedtak for 2003. Fylkesmannen gjennomførte også saksinnsyn i enkelte saker der vedtak var fattet i 2001 og 2002.

Fylkesmannen fikk fremlagt vedtak av 24.11.03 om videredelegering av vedtaksmyndighet etter lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstavene a-e til distriktsledere i hjemmetjenesten og til enhetsleder for Hjelpetjenester. Videre fikk Fylkesmannen fremlagt "Prosedyrehåndbok for Hjemmetjenesten" og "Kvalitetshåndbok for Hjemmetjenesten".

Sluttmøte ble avholdt 25.11.03.

Avvik 1

Harstad kommune v/Hjemmetjenesten Sentrum yter ikke støttekontakt i samsvar med alle enkeltvedtak.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester § 4-3, jf. § 4-2 bokstav c. Kommunens enkeltvedtak.

Avviket er basert på følgende observasjoner: Det ble opplyst under intervju at det i to tilfeller ikke ytes støttekontakt i henhold til kommunens eget vedtak på grunn av problemer med rekruttering av støttekontakter.

Avvik 2

Harstad kommune v/Hjemmetjenesten Sentrum fatter vedtak som omfatter både korttidsopphold ved sykehjem og avlastning uten at vedtak om avlastning er hjemlet i lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav b, og det gis i den forbindelse uriktige opplysninger om klageorgan. Det fattes samtidig vedtak om egenbetaling uten at det presiseres at dette ikke gjelder avlastning.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav b, jf. forvaltningsloven § 27 tredje ledd. Forskift om vederlag for sosiale tjenester m.v. § 8-2 annet ledd.

Avviket er basert på følgende observasjoner: Ved granskning av de fremlagte vedtak og gjennom saksinnsyn fremkom at det i minst tre tilfeller var gjort feil som nevnt over.

Avvik 3

Harstad kommune v/Hjemmetjenesten Sentrum følger ikke fullt ut forvaltningslovens regler om grunngiving av enkeltvedtak vedrørende tildeling av støttekontakt og avlastning.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Forvaltningsloven §§ 24 og 25.

Avviket er basert på følgende observasjoner: Det fremkom av granskningen av de fremlagte vedtak og ved saksinnsynet at kommunen, ved tildeling av ovennevnte tjenester, har en ufullstendig og/eller ukorrekt hjemmelshenvisning. Dernest fremkom at innholdet i reglene ikke blir gjengitt i nødvendig grad i vedtak. Det fremkom videre under intervju at de faktiske forhold og skjønnet som vedtaket bygger på, ved flere tilfeller ikke nevnes i underretningen.

Avvik 4

Harstad kommune v/Hjemmetjenesten Sentrum opplyser ikke sakens parter om retten til å se sakens dokumenter når det fattes enkeltvedtak vedrørende tildeling av støttekontakt og avlastning.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Forvaltningsloven § 27 tredje ledd.

Avviket er basert på følgende observasjoner: Ingen av de fremlagte vedtak inneholdt opplysninger om partens rett til å se sakens dokumenter.

Merknad 1

Harstad kommunes informasjon i gjeldende søknadsskjema vedrørende mulige avlastningsformer som tilbys, er ufullstendig.

Merknaden bygger på følgende observasjoner: Gjennomgang av kommunens søknadsskjema, side 1, samt intervju.

Kommentarer: I Sosialdepartementets rundskriv I-1/93, side 108, er betydningen av at det gis ulike avlastningsformer presisert fordi behovene kan være svært ulike. Videre er ikke informasjonen som gis i samsvar med kommunens egen praksis.

Merknad 2

Harstad kommune v/Hjemmetjenesten Sentrum sikrer ikke at det foretas en systematisk vurdering og oppfølging i forhold til støttekontakters behov for nødvendig opplæring og veiledning.

Merknaden bygger på følgende observasjoner: Det kom frem gjennom intervju at det er noe tilfeldig i hvilken grad støttekontaktene får opplæring og veiledning. Støttekontakter må i stor grad etterspørre dette selv, og i særlig grad gjelder dette der støttekontakten er rekruttert av tjenestemottaker.

Kommentarer: Kommunen har etter lov om sosiale tjenester § 2-3 ansvaret for nødvendig opplæring av sosialtjenestens personell, herunder støttekontakter. Etter forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 annet ledd bokstav c skal den ansvarlige for virksomheten sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet.

Harstad kommune må sikre en systematisk avklaring av den enkelte støttekontaktens behov formopplæring og veiledning, og videre systematisk sikre at eventuelt opplærings- og veiledningsbehov blir dekket i tilstrekkelig grad. Slik oppfølging har betydning for tjenestens kvalitet, og vil i enkelte tilfeller også kunne ha betydning for å beholde støttekontakter. Opplæringsansvaret er nærmere beskrevet i Sosialdepartementets rundskriv I-1/93, side 95, pkt. 2.3.3.

Merknad 3

Harstad kommune v/Hjemmetjenesten Sentrum har ikke rutiner som sikrer en individuell vurdering av behovet for utgiftsdekning og kjøregodtgjøring (ramme for kjørelengde) i forbindelse med tildeling av støttekontakt.

Merknaden bygger på følgende observasjoner: Det fremkom ved gjennomgang av kommunens rutiner, under intervju og ved saksinnsyn at det benyttes standardiserte satser ved dekning av ovennevnte utgifter, og at det ikke er adgang til å fravike standardsatsene.

Kommentarer: Etter lov om sosiale tjenester § 11-1 er kommunen pliktig til å dekke de utgifter som er nødvendige for å yte de tjenester og iverksette de tiltak som kommunen har ansvar for etter denne loven.

Avgjørende for kommunens plikt til å dekke slike utgifter blir etter dette hvilke "tjenester" som faller inn under ordningen med støttekontakt, og hvilke utgifter som er "nødvendige" for å utføre disse tjenestene. Etter tilsynets vurdering må det foretas en konkret vurdering fra kommunen vedrørende hvilke tjenester som ordningen i det enkelte tilfellet omfatter. Denne kartleggingen og vurderingen bør foregå i forbindelse med søknadsbehandlingen.

De økonomiske rammer vil være av betydning for tjenestens innhold og kvalitet, og det må fremkomme klarere at denne del av enkeltvedtaket (utgiftsdekning til støttekontakt og ramme for kjørelengde) også kan påklages av tjenestemottaker.

Merknad 4

Harstad kommune v/Hjemmetjenesten Sentrum sikrer ikke fullt ut at det gis skriftlig underretning og samtidig begrunnelse når tjenester videreføres.

Merknaden bygger på følgende observasjoner: Forholdet fremkom både ved intervju og saksinnsyn. Ved saksinnsynet ble det funnet to tilfeller der skriftlig underretning ble gitt over 10 måneder eller mer etter at søknad var innkommet. Det forelå ikke omstendigheter som kunne danne grunnlag for å gjøre unntak fra plikten til på gi skriftlig underretning og samtidig begrunnelse.

Kommentarer: Etter forvaltningsloven § 23, jf. § 24 første og annet ledd, skal det gis skriftlig underretning og automatisk, samtidig begrunnelse når det fattes enkeltvedtak. Etter § 23 kan det bare gjøres unntak fra kravet om skriftlig underretning dersom dette av praktiske grunner vil være svært byrdefullt for forvaltningsorganet. Etter § 24 annet og tredje ledd kan det bl.a. gjøres unntak fra kravet om samtidig begrunnelse dersom forvaltningsorganet innvilger en søknad og det ikke er grunn til å tro at noen part vil være misfornøyd med vedtaket. Dette unntaket kan komme til anvendelse i saker der det er en klar og direkte sammenheng mellom søknad og vedtak. Praksis i Harstad kommune v/Hjemmetjenesten Sentrum må imidlertid vurderes i lys av den persongruppe som vedtakene er rette mot, samt den særskilte plikten til å gi tjenestemottaker adgang til å medvirke ved tildeling og utforming av tjenestetilbudet, jf. lov om sosiale tjenester § 8-4. Videre var det i de aktuelle tilfellene tale om nye vedtak, og partene ble i realiteten avskåret fra å ta stilling til hvorvidt vedkommende kunne si seg fornøyd med vedtaket som følge av at det ikke le gitt skriftlig underretning og samtidig begrunnelse.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:
Førstekonsulent Odd Arvid Ryan (revisjonsleder).

Rådgiver Nils Aadnesen (revisor).

Førstekonsulent Elisabeth Nutti (revisor).