INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

•  Tvangsbegrepet, herunder grensene for bruk av tvang.
•  Kommunens egenkontroll med meldinger om skadeavvergende tiltak i enkelttilfeller.

Fra 01.01.03 er det et krav at kommunen selv skal sikre at de overholder lover og forskrifter for tjenester etter sosialtjenesteloven kap. 6A gjennom internkontroll.

Det ble avdekket 2 avvik og gitt 2 merknader.

Avvikene omhandlet:

        Kommunen gir ikke nødvendig opplæring som sikrer at innholdet i tvangsbegrepet er kjent for alle som har et ansvar for utviklingshemmede

        Kommunen gir ikke nødvendig opplæring som sikrer at alle ansatte kjenner til hvordan melding om skadeavvergende tiltak i enkelttilfeller skal fylles ut

Merknadene omhandlet:

        Det er uklare ansvarslinjer mellom overordnet faglig ansvarlig og de underordnede nivåer i kommunen

        Kommunens skriftlige rutiner for håndtering av skadeavvergende meldinger i enkelttilfeller er ikke tilstrekkelige

Dato: 27.01.04

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Marker kommune i perioden 08.10.03 - . Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen i Østfold gjennomfører i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Marker kommune gir tjenester til voksne psykisk utviklingshemmede i Lilleveien Borettslag og i omsorgsboliger ved Marker Bo- og servicesenter. Beboerne i Lilleveien har eget personale, mens beboerne i omsorgsboligene får tjenester fra hjemmetjenestene.

Kommunen har vedtatt ny organisering fra 01.01.04.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

•  Rutiner for melding om skadeavvergende tiltak
•  To skjemaer for "Melding om skadeavvergende tiltak"
•  Oversikt over gjeldende administrativ organisering
•  Oversikt over administrativ organisering fra 01.01.04
•  Oversikt over politisk styringssystem
•  Hovedmålsetting for helse- og sosialetaten
•  Målsetting for Lilleveien borettslag
•  Stillingsbeskrivelser for boleder og miljøarbeidere i Lilleveien borettslag
•  Miljøregler
• Søknad om dispensajon fra utdanningskrav i forbindelse med vedtak etter sosialtjenestelovens § 6-A
•  Kopi av brev til fylkesmannen med informasjon om overordnet faglig ansvarlig datert 11.02.98
• Oversikt over ansatte

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen i Østfold:

• 08.10.03: Revisjonsvarsel fra fylkesmannen i Østfold
• 23.10.03: Dokumentasjon fra kommunen mottatt hos fylkesmannen
• 29.10.03: Brev om kontaktperson og om kommunens innkalling av relevante personer til formøte.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 08.10.03

Formøte ble avholdt 05.11.03

Åpningsmøte ble avholdt 12.11.03

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 13.11.03

Område 1:

Tvangsbegrepet, herunder grensene for bruk av tvang.

Avvik 1

Kommunen gir ikke nødvendig opplæring som sikrer at innholdet i tvangsbegrepet er kjent for alle som har et ansvar for utviklingshemmede.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Sosialtjenesteloven § 2-3 og § 6A-11 samt forskrift om internkontroll § 4 annet ledd bokstav c.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

I intervjuene opplyste flere av de ansatte at de ikke hadde fått opplæring eller ikke fått tilstrekkelig opplæring i sosialtjenesteloven kap. 6A, herunder tvangsbegrepet i sosialtjenesteloven § 6A – 2 annet ledd. Kunnskap om innholdet i tvangsbegrepet er varierende både i forhold til grensene for hva som er tvang, og spesielt i forhold til de objektive sidene ved tvangsbegrepet. Det foreligger ikke opplæringsplan.

Merknad 1

Det er uklare ansvarslinjer mellom overordnet faglig ansvarlig og de underordnede nivåer i kommunen.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Gjennom intervjuene gikk det fram at det var uklart for ansatte hvem som har overordnet faglig ansvar og hva dette ansvaret innebærer.

Område 2:

Kommunens egenkontroll med meldinger om skadeavvergende tiltak i enkelttilfeller.

Avvik 1

Kommunen gir ikke nødvendig opplæring som sikrer at alle ansatte kjenner til hvordan melding om skadeavvergende tiltak i enkelttilfeller skal fylles ut.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Sosialtjenesteloven § 2-3 og § 6A-11 samt forskrift til sosialtjenesteloven kap. 6A § 4-3 og internkontrollforskriften § 4 annet ledd bokstav c.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

I intervjuene kom det fram at:

-         flere er ukjent med kommunens rutinebeskrivelse på dette området

-         flere er usikre på meldingsrutinene ved bruk av tvang

-         det ikke gis systematisk opplæring i hvordan meldinger skal fylles ut

-         flere ønsker mer opplæring

Merknad 1

Kommunens skriftlige rutiner for håndtering av skadeavvergende meldinger i enkelttilfeller er ikke tilstrekkelige.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Gjennomgang av kommunens skriftlige rutiner og opplysninger gitt gjennom intervjuene viser at det ikke foreligger rutiner eller praksis for hvordan meldinger skal følges opp.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen i Østfold deltok:
Rådgiver Marit Werner Haabeth og rådgiver Kari E. Lund (revisjonsleder).
Førstekonsulent Atle Grønstøl deltok i åpningsmøte og intervjuer 11.12.03