INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder i forbindelse med tjenesteutøvelse etter lov om sosiale tjenester kap. 4:

        Område 1: Mål og organisering.

        Område 2: Saksbehandling.

        Område 3: Samarbeid med andre sektorer/forvaltningsnivå.

        Område 4: Kompetanseplan/kompetanseutvikling.

Det ble avdekket 3 avvik og 1 merknad.

Tilsynsformen på dette området er ny både for Fylkesmannen og kommunen. Fylkesmannen er derfor klar over at kommunen har behov for noe tid til å integrere og tilpasse seg ny internkontrollforskrift som trådte i kraft 01.01.03, samt ny versjon av kvalitetsforskriften som trådte i kraft 01.07.03.

Dato: 11.02.04

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Meråker kommune i perioden 30.07.03 – 10.10.03. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

•   Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
•   Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2.    Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
I sektor pleie, omsorg og sosial (nylig omgjort fra sektor helse, pleie og omsorg) har det sommeren 2003 vært stort fravær av personell, stor gjennomtrekk av kompetanse og flere langtidssykmeldte. Dette har ført til en løpende delegering av ansvar og vedtaksmyndighet. Vedtaksmyndigheten er ut fra sakens innhold fordelt på flere avdelinger. Omsorgsleder fatter vedtak om omsorgslønn, avdelingsleder for hjemmebaserte tjenester fatter vedtak om avlastning, sektorsjef fatter vedtak om støttekontakt. Det fattes også vedtak i et tverrfaglig sammensatt omsorgsteam.

Kommunen har ikke noe bestemt saksbehandlingsverktøy, men viser til at den kan samarbeide med Stjørdal kommune om dette. Meråker kommune har ikke planer om å kjøpe eget saksbehandlingsverktøy.

Sektorsjef mener at kommunens styrke ligger i at den er liten og gjennomsiktig. Han er av den oppfatning at en liten kommune sikrer at alle får rett hjelpetjeneste ut fra et individuelt behov.

3.    Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart for Meråker kommune.
• Organisasjonskart for sektor pleie, omsorg og sosial.
• Årsberetning for 2002.
• Delegasjonsreglement.
• Oversikt over internundervisning året 2003.
• Rutiner for kvalitetssikring av vedtak om støttekontakt, avlastning og hjemmehjelp/hjemmesykepleie.
• Kopi av fire vedtak om brukerstyrt personlig assistent etter sosialtjenesteloven § 4-2 a.
• Kopi av tre vedtak om avlastning etter sosialtjenesteloven § 4-2 b.
• Kopi av tre vedtak om omsorgslønn etter sosialtjenesteloven § 4-2 e.
• Kopi av ett vedtak om institusjonsplass etter sosialtjenesteloven § 4-2 d.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn fra Fylkesmannen, datert 30.07.03.
• Brev fra Meråker kommune vedlagt etterspurt dokumentasjon.

4.    Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 30.07.03.

Formøte ble ikke gjennomført.

Åpningsmøte ble avholdt 10.10.03.

Intervjuer

Fire personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført: Gjennomgang av fem tilfeldig utvalgte saksmapper vedrørende praktisk bistand, tildeling av institusjonsplass og omsorgslønn.

Sluttmøte ble avholdt 10.10.03.

5.    Reviderte områder og funn

Område 1: Mål og organisering.

Område 2: Saksbehandling.

Område 3: Samarbeid med andre sektorer/forvaltningsnivå.

Område 4: Kompetanseplan/kompetanseutvikling.

Område 1: Mål og organisering:

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Overordnede målsettinger ble opplyst å være nedfelt i permer som befinner seg på hver seksjon. Fylkesmannen hadde under tilsynsbesøket ikke anledning til å verifisere disse opplysningene. Fylkesmannen kan imidlertid ikke se at det for 2003 er utarbeidet generelle målsettinger for sektor pleie, omsorg og sosial. Målsetting for sektor helse, pleie og omsorg er nedfelt i årsberetning for 2002. Kunnskap om målsetting varierte blant intervjuobjektene.

Organiseringen av kommunens tjenester kan virke noe forvirrende i og med at tidligere sektor helse, pleie og omsorg har endret navn til sektor pleie, omsorg og sosial. Begge navn benyttes fortsatt i skriv fra kommunen, herunder i vedtak.

Område 2: Saksbehandling:

Det ble gjort funn som gir grunnlag for 3 avvik. Det ble ikke påpekt merknader på dette området.

Avvik 1:

Vedtak om tildeling av sosiale tjenester er gjennomgående ikke unntatt fra offentlighet.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Offentlighetsloven § 5a.
• Sosialtjenesteloven § 8-8.
• Forvaltningsloven §§ 13 flg.

Avviket er basert på observasjoner i forbindelse med gjennomgang av kopi av tilsendte vedtak, samt gjennomgang av tilfeldig utvalgte saksmapper under tilsynsbesøket.

Kommentar:

Vedtaksmaler må korrigeres.

Avvik 2:

Vedtak om tildeling av sosiale tjenester opplyser gjennomgående ikke om partsinnsyn etter forvaltningsloven §§ 18 og 19.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Forvaltningsloven § 27.

Avviket er basert på observasjoner i forbindelse med gjennomgang av kopi av tilsendte vedtak, samt gjennomgang av tilfeldig utvalgte saksmapper under tilsynsbesøket.

Kommentar:

Kommunen må opprette vedtaksmaler med korrekt innhold. Opplysning om partsinnsynet er en grunnleggende rettighet som skal ivareta partens behov for informasjon om egen sak. Fylkesmannen vil i denne sammenheng også gjøre oppmerksom på at arkivering av dokumenter vedrørende omsorgslønn bør vurderes endret. Personsensitive opplysninger i dokumenter og vedtak er satt i egen perm i kronologisk rekkefølge. Det er ikke foretatt noe fysisk skille mellom sakene. En slik ordning vil vanskeliggjøre partsinnsynet.

Avvik 3:

Gjennomgående mangelfull eller misvisende hjemmel i vedtak om tildeling av sosiale tjenester.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Forvaltningsloven § 25.

Avviket er basert på observasjoner i forbindelse med gjennomgang av kopi av tilsendte vedtak, samt gjennomgang av tilfeldig utvalgte saksmapper under tilsynsbesøket.

Kommentar:

Kommunen må sørge for korrekt hjemmelhenvisning i sine vedtak. Parten skal ha anledning til å ettergå hjemmel for eventuelt selv å vurdere om vedtaket er i samsvar med denne.

Med mindre justeringer kan kommunens vedtak bli tydeligere og lettere å forstå for mottaker. Vedtak etter kommunehelsetjenestelov og sosialtjenestelov kan gjerne, for oversiktens skyld, slås sammen i de tilfeller at vedtakene utfyller hverandre. Kommunen må da være påpasselig i forhold til korrekt hjemmelhenvisning.

Område 3: Samarbeid med andre sektorer/forvaltningsnivå:

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 4: Kompetanseplan/kompetanseutvikling:

Det ble ikke funnet avvik på dette området. Det ble gjort funn som gir grunnlag for å påpeke en merknad.

Merknad 1:

Det foreligger ingen opplæringsplan på sosialtjenestens område.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Dokumentgjennomgang og intervju. I intervju fremkom at vedtak innenfor sektor pleie, omsorg og sosial som regel fattes av ansatte med helsefaglig bakgrunn. Disse ansatte har ofte bedre oversikt over helselovgivningen enn over sosiallovgivningen. Kommunen viser selv til at den har et grunnleggende behov for opplæring.

Kommentar:

Kommunens ansvar for nødvendig opplæring av egne ansatte er hjemlet i sosialtjenesteloven § 2-3. Innen sektor pleie, omsorg og sosial skal ansatte ivareta både sosiale tjenester og helsetjenester. Behov for tjenesteyting på sosialtjenestelovens område øker i omfang og kompleksitet, blant annet som følge av utviklingen i forhold til boformer utenfor institusjon. Ansatte møter økende krav om ny kunnskap, samordning og samarbeid. Kommunens strategi i forhold til dette bør tydeliggjøres, også i kommunale opplæringsplaner.

Området bør fokuseres da manglende kunnskap om kommunens forpliktelser etter særlovene i sin tur kan medføre skjev fordeling av ressurser, spesielt mellom beboere i kommunale boformer og andre med tilsvarende behov som mottar tjenester i opprinnelig hjem.

6.    Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:
Revisjonsleder: Mariann Markussen
Medlem av revisjonsteamet: Kirsti K. Mørkved
Medlem av revisjonsteamet: Jan-Magne Sagaard