INNHOLD

Sammendrag
1 Innledning
2 Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3 Dokumentunderlag
4 Gjennomføring
5 Reviderte områder og funn
6 Deltakere ved tilsynet

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder i forbindelse med tjenesteutøvelse etter lov om sosiale tjenester, kap 4:

Område 1: Mål og organisering

Område 2: Saksbehandling

Område 3: Samarbeid m/ andre sektorer / forvaltningsnivå

Område 4: Kompetanseplan / kompetanseutvikling

Det ble avdekket 2 avvik og 3 merknader.

Tilsynsformen på dette området er ny både for Fylkesmannen og for kommunen, og Fylkesmannen er klar over at kommunen har behov for noe tid til å integrere og tilpasse seg ny internkontrollforskrift som trådte i kraft fra 01.01.03, og ny versjon av kvalitetsforskriften som trådte i kraft fra 01.07.03.

Dato: 11. februar 2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Levanger kommune i perioden 31.07.03 – 22.10.03. Revisjonen inngikk som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2003.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

•  aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
•  virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

•  Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
•  Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Omstillingsarbeidet, som fortsatt pågår, har bla medført at antall pleie- og omsorgsdistrikt i 2002 ble redusert til to: Distrikt Nord og Distrikt Sør. Antall personer som fatter vedtak er også redusert. Alle delegasjoner er på tilsynstidspunktet ikke på plass, men det arbeides med dette. Det arbeides også med samordning i forhold til virksomheten distriktene imellom.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart for kommunen
• Organisasjonskart for distrikt Sør, og distrikt Nord
• Oversikt over saksbehandlere i distrikt Sør
•  Stillingsbeskrivelse, distrikt Nord
•  Delegasjonsreglement for Levanger kommune, revidert 16.10.02
•  Utkast til administrativt delegasjonsreglement for begge pleie- og omsorgsdistrikter
•  Oversikt, opplæringsbehov vedr lovverk, fordelt på ulike yrkesgrupper (rev. sep ’03)
•  Flytskjema, klagevei for enkeltvedtak (rev. sept ’03)
•  Informasjon: Vedlegg til enkeltvedtak (jan ’03)
•  Flytskjema, saksbehandling (distrikt Nord) m/beskrivelse dat sept ’03
•  Flytskjema, tildeling tjenester (Skogn distrikt)
•  Kriterier for saksbehandling / tildeling omsorgslønn (ref. 02.06.03) m/ 2 vedlegg
•  Kopi av 4 siste vedtak etter sosialtjenestelovens § 4-2 a, brukerstyrt personlig assistanse
•  Kopi av 4 siste vedtak etter sosialtjenestelovens § 4-2 b, avlastning
•  Kopi av 6 siste vedtak etter sosialtjenestelovens § 4-2 e, omsorgslønn

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn fra Fylkesmannen, datert 31.07.03
•  Brev fra Levanger kommune med vedlagt dokumentasjon, datert 26.09.03
•  Brev fra Levanger kommune med ytterligere dokumentasjon, datert 17.10.03

Systemrevisjonen ble fysisk lagt til Levanger Bo- og Aktivitetssenter, der tilsynet også fikk omvisning. Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel utsendt 31.07.03

Formøte ble ikke gjennomført.

Åpningsmøte ble avholdt 22.10.03.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført under tilsynsbesøket:

Gjennomgang av et antall saker om praktisk bistand og opplæring, tilfeldig utplukket fra arkiv.

Sluttmøte ble avholdt 22.10.03.

I intervjuene ble det fokusert på 4 områder, som også legges til grunn for presentasjon av funn:

Område 1: Mål og organisering

Område 2: Saksbehandling

Område 3: Samarbeid m/ andre sektorer / forvaltningsnivå

Område 4: Kompetanseplan / kompetanseutvikling

Område 1: Mål og organisering

Overordnede målsettinger er nedfelt i ”Styringskort”, innført 01.01.2002. Disse skal i noen grad også omfatte målsettinger på enhetsnivå, men dette skal bearbeides nærmere.

I intervjuene ble ”styringskort” gjennomgående referert til, og føringer her til dels utdypet.

Avvik 1

Det foreligger ikke ajourførte delegasjonsbestemmelser i samsvar med ny organisering av pleie- og omsorgstjenestene.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Kommunelovens §§ 23, og 10 vedr administrasjonssjefens oppgaver og myndighet, faste utvalg mv. Lov om sosiale tjenester kap 4 om ansvarsfordeling og administrasjon. Iflg internkontrollforskriften skal det klart framgå hvordan ansvar, myndighet og oppgaver er fordelt.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Opplysninger i intervju om at delegasjonssystemet nå revideres.
• Kommunens oversendelsesbrev av 26.09.03 der det framgår at vedlagt delegasjonsdokument er et foreløpig forslag, men ikke vedtatt.

Kommentar:

Organisatoriske endringer, og endringer i delegasjon er gjensidig avhengige av hverandre, og bør derfor så langt mulig koordineres tidsmessig.

Område 2: Saksbehandling

Saksbehandlerne samler seg i team, også på tvers av distrikt, dette innebærer mulighet til å sikre likebehandling, dele kunnskap og lage gode felles rutiner. Slik søker man å imøtekomme behovet som stadig foreligger, for klare saksbehandlerrutiner. Man ønsker også å oppnå bedre samordning yrkesgruppene imellom, hva angår vurdering av hjelpebehov, valg av tiltak, brukermedvirkning mv.

Kvalitetsforskriften er tema i eget arbeidsutvalg. Hjelpemidler som ”flytskjema” er utarbeidet. Serviceerklæring er under utarbeidelse.

Avvik 2:

Vedtak om tildeling av sosiale tjenester er ikke unntatt offentlighet, eller dette er ufullstendig hjemlet.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Tilsendte vedtak. Dokumentgjennomgang under tilsynet.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Forvaltningslovens § 13, offentlighetslovens § 5A, jf Lov om sosiale tjenester § 8-8

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Gjennomgang av tilsendte vedtak om sosiale tjenester etter kap. 4. (Eksempler: sak 2002/1251 der det kun vises til § 5 uten å oppgi lov, og sak 2003/378 der unntak helt mangler).

Kommentar:

Vedtaksmaler må korrigeres.

Merknad 1: Upresis hjemmelshenvisning, og eksempler på feil klagefrist i vedtak.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Tilsendte vedtak, og verifisering gjennom tilfeldige arkivsaker.

Kommentar: Vedtaksmaler er et greit hjelpemiddel, forutsatt tilpassing i den enkelte sak. Vedtaket må hjemles riktig og ikke henvise til andre paragrafer samtidig (for eksempel 2003/962).

Vedtak etter Lov om sosiale tjenester har en klagefrist på 3 uker, ikke 4 uker som i enkelte vedtak (for eksempel 2003/378).

Merknad 2: Om utforming av vedtak, spesielt vedr tiltakene avlastning og omsorgslønn:

Søknadsfrister er nyttig som arbeidsredskap, men det bør framgå at saker også behandles utenom disse, når behov tilsier det.

Ut fra en del vedtak er det ikke åpenbart for søker om, og når det evet må søkes på ny, dersom videreføring av tiltaket er ønskelig.

I noen vedtak om avlastning er faglig begrunnelse ufullstendig, eller manglende.

Merknaden er basert på følgende observasjoner: Tilsendte vedtak (for eksempel vedtakene 2003/963 vedr søknadsfrist, 2002/1889 vedr evet ny søknad, og 2003/539 vedr begrunnelse for delvis avslag).

Kommentar:

Med mindre justeringer kan mange vedtak bli enda klarere og lettere å forstå for mottaker. Vedtak etter kommunehelsetjenestelov og sosialtjenestelov kan gjerne for oversiktens skyld slås sammen der hvor tiltakene utfyller hverandre, men pass da på at hjemlingen og klagefristene på hvert tiltak blir riktig.

Område 3: Samarbeid m/ andre sektorer / forvaltningsnivå.

Som beskrevet over, pågår arbeid for bedre samordning internt i kommunen.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 4: Kompetanseplan / kompetanseutvikling

Merknad 3: Opplæringsplan mangler på sosialtjenestens område, mht saksbehandling.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Dokumentgjennomgang og intervju. I intervju framkom at vedtak innenfor pleie- og omsorgssektoren i regelen fattes av personell med helsefaglig bakgrunn, og at disse ofte har bedre oversikt over helselovgivningen, enn over sosialtjenesteloven.

Det kom fram i flere intervju at opplæringsplan savnes som redskap for å skaffe relevant kompetanse i forhold til oppgaver, og sikre kvalitet. Det ble likevel opplyst at noe opplæring er gjennomført eller på gang, både på avdelingsledernivå og saksbehandlernivå. Det gjelder bla individuell plan. Kartlegging av behov er igangsatt.

Kommentar:

Kommunens ansvar for nødvendig opplæring av eget personell er hjemlet i Lov om Sosiale tjenester §2-3.

Innen pleie- og omsorgstjenestene skal ansatte ivareta både sosiale tjenester og helsetjenester. Behov for tjenesteyting på sosialtjenestelovens område øker i omfang og kompleksitet, bla som følge av utviklingen i boformer utenfor institusjon. Ansatte møter økende krav om ny kunnskap, samordning og samarbeid. Kommunens strategi i forhold til dette bør tydeliggjøres, også i kommunale opplæringsplaner.

Området bør fokuseres, da manglende kunnskap om kommunens forpliktelser etter særlovene i sin tur kan medføre skjev fordeling av ressurser, spesielt mellom beboere i kommunale boformer, og andre med tilsvarende behov som mottar tjenester i opprinnelig hjem.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:

Revisjonsleder: Mariann Markussen

Medlem av revisjonsteamet: Kirsti K. Mørkved

Medlem av revisjonsteamet: Jan Magne Sagaard