INNHOLD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen det reviderte området.

Systemrevisjonen omfattet følgende område:

• Saksbehandlingen når det gjelder tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2, bokstav a-c.

Fylkesmannen avdekket følgende avvik:

• I enkelte saker innhenter ikke kommunen uttalelse fra parten før vedtak fattes.
• Kommunen følger ikke fullt ut forvaltningslovens regler om begrunnelse og underretting av vedtak

Fylkesmannen fant grunnlag for følgende merknader:

• Det fremgår ikke av vedtakene at de er unntatt offentlighet.

Dato: 15. mars 2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Halsa kommune den 10. mars 2003. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Området for tilsyn var begrenset til saksbehandlingen knyttet opp til tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2, bokstav a-c, dvs praktisk bistand, avlastingstiltak og støttekontakt.

Innenfor dette området ble det spesielt fokusert på:

• Saksforberedelse, herunder brukermedvirkning
• Utforming av vedtak, begrunnelse og underretting
• Omgjøring av enkeltvedtak

Dokumentunderlag for kontrollen var:

• Organisajonsplan for politisk organisering
• Organisajonsplan for administrativ organisering og organisasjonsoppbygging
• Oversikt over ansatte med saksbehandlingsoppgaver relatert til soialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-c
• Delegasjonsvedtak datert 13.06.97 fra rådmannen til helse- og omsorgsjefen
• Delegasjonsvedtak datert 18.01.02 fra helse-, sosial- og omsorgsjefen til sosialleder
• Reglement for utvalg for helse- og omsorgstjenester
• Rutinebeskrivelse ved tildeling av pleie- og omsorgstjenester
• Orientering til brukere og tjenesteytere om hjemmebaserte tjenester
• Orientering til brukere om egenbetaling for hjemmehjelp
• 21 vedtak om praktisk bistand, avlastningstiltak og støttekontakt

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 04.02.2004

Åpningsmøte ble avholdt 10.03.2004

Intervjuer:

4 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner:
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

Gjennomgang av mappene til 6 tjenestemottakere

Sluttmøte ble avholdt 10.03.2004

Område 1: Saksforberedelse, herunder brukermedvirkning

Avvik 1
I enkelte saker innhenter ikke kommunen uttalelse fra parten før vedtak fattes.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester § 8-4 og § 8-1, jf forvaltningslovens § 16

Kommentar:

Det følger av § 8-4 i sosialtjenesteloven at kommunen plikter å rådføre seg med klienten.

Videre fremgår det av forvaltningsloven § 16 at en part som ikke allerede ved søknad eller på annen måte har uttalt seg i saken, skal varsles før vedtak treffes og gis høve til å uttale seg innen en nærmere angitt frist.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• I intervju og ved gjennomgang av saksmapper kom det fram at kommunen ikke alltid rådfører seg med parten før vedtak om forlengelse av hjelpetiltak fattes. Parten blir i de tilfellene heller ikke alltid forhåndsvarslet og gitt frist til å uttale seg før vedtakene fattes.

Område 2: Utforming av vedtak, begrunnelse og underretting

Avvik 2
Kommunen følger ikke fullt ut forvaltningslovens regler om begrunnelse og underretting av vedtak

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosialetjenester § 8-1, jf og forvaltningslovens §§ 25 og 27

Kommentar:

Etter forvaltningsloven § 24 skal enkeltvedtak begrunnes. § 25 stiller krav om at begrunnelsen som hovedregel skal inneholde en henvisning til de regler vedtaket bygger på, beskrivelse av de faktiske forhold og beskrivelse av de hovedhensyn som har vært avgjørende ved utøving av skjønn. Etter § 27 skal underretting om vedtak inneholde bl.a. opplysninger om retten til å se sakens dokumenter.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• De fleste begrunnelsene inneholder mangelfull faktabeskrivelse. Blant annet mangler en beskrivelse av hva det søkes om av tjenester; art og omfang, og hvilke behov kommunen legger til grunn at tjenestemottakeren har.
• Begrunnelsen mangler som hovedregel en redegjørelse for momenter i skjønnsutøvelsen. Dette gjelder fortrinnsvis momenter av betydningen for tjenestens omfang.
• I enkelte tilfeller blir det fattet vedtak om en annen tjeneste enn omsøkt, uten at avslag på omsøkt tjeneste begrunnes. I disse sakene fremgår det heller ikke av faktabeskrivelsen og skjønnsutøvelsen i begrunnelsene hvorfor tildelt tjeneste anses å dekke det spesifikke behovet.
• De fleste underrettinger om vedtak inneholder ikke opplysninger om retten til å se sakens dokumenter.

Merknad 1
Det fremgår ikke av vedtakene at de er unntatt offentlighet.

Kommentar:

Etter sosialtjenesteloven § 8-8 har enhver som utfører tjeneste eller arbeid for sosialtjenesten taushetsplikt og etter offentlighetsloven § 5a er opplysninger som er undergitt taushetsplikt unntatt fra offentlighet. Tjenesten bør derfor påføre dokumenter med taushetsbelagte opplysninger, at de er unntatt fra offentlighet som ledd i å sikre at taushetsplikten ikke brytes.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Dokument med vedtak, begrunnelse og underretting inneholder ikke opplysninger om at det er unntatt fra offentlighet.

Område 3: Omgjøring av enkeltvedtak

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok: