INNHOLD

Rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen reviderte 3 områder. Disse var:

Tvangsbegrepet, herunder grensene for bruk av tvang og makt

Kommunens egenkontroll med meldinger om skadeavvergende tiltak i enkelttilfelle

Kommunens opplæring og veiledningsansvar

Revisjonen viser at kommunens praksis avviker fra det som er bestemt i lov i følgende tilfeller.

Avvik 1:

Det blir ikke skrevet meldinger i alle tilfeller der det blir brukt tvang som skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner. Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester § 4A-7, 1.ledd, jfr. § 4A-5, 3. ledd bokstav a.

Avvik 2:

Kommunen gir ikke alle tjenesteytere som arbeider med personer med psykisk utviklingshemming nødvendig opplæring i henhold til sosialtjenesteloven kap. 4A.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester § 4A-4, jfr. § 2-3 og forskrift om internkontroll § 4.

Tilsynet har i tillegg en merknad. Merknaden omhandler kommunes valg når det gjelder organisering av tjenestetilbudet

Lillehammer 30.01.04

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Lillehammer kommune i perioden 24.11.03 – 13.01.04. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Lillehammer kommune er en kommune med 25.000 innbyggere. Det er 87 personer med psykisk utviklingshemming i kommunen.

Lillehammer kommune er organisert i tjenesteområder med en tjenesteområdeleder for hvert område. De tre kommunalsjefene er øverste ansvarlige for hver sine tjenesteområder.

Lillehammer kommune har 9 bofellesskap for personer med psykisk utviklingshemmede. Disse varierer i størrelse fra boliger med 4 til 10 beboere. Boligene er også ulike i forhold til beliggenhet og også til utforming. Det er ansatt en boveileder i hvert bofellesskap. Boveileder har budsjett- og personal- ansvar i boligen.

Tjenestene for psykisk utviklingshemmede er organisert under tre ulike tjenesteområder. Tjenestetilbudet til psykisk utviklingshemmede i sin helhet er lagt inn under tjenesteområdet bofellesskap. Dagtilbudet for denne gruppa er organisert under tjenesteområde sysselsetting. Videre er det tildelingskontoret som har vedtaksansvaret i forhold til vedtak etter kap. 4A. Tjenesteområdeleder for området tildeling, er delegert vedtaksmyndighet på området. En saksbehandler knyttet til tildelingskontoret har i praksis hovedansvaret for å følge opp vedtak etter kap. 4A.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart for kommunen
• Oversikt over tjenestesteder i tjenesteområde Bofellesskap og Tjenesteområde Sysselsetting
• Oversikt over ansatte på de ulike tjenestestedene
• Dokumentasjon om hvordan vedtaksmyndighet etter stl. kap. 4A er organisert
• Opplæringsplan
• Rutiner for saksbehandling knyttet til kap 4a
• Skjema for melding om skadeavvergende tiltak i enkelttilfelle

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 24.11.03
• Tilbakemelding fra kommunen med etterspurt dokumentasjon datert 11.12.03
• Oversendelse av program for tilsynet 06.01.04

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

- Revisjonsvarsel 24.11.03

- Formøte ble ikke avholdt

- Åpningsmøte ble avholdt 13.01.04

- Intervjuer. 11 personer ble intervjuet

- Verifikasjoner

Organisasjonskart

Oversikt over ansatte og tjenestesteder

Dokumentasjon om hvordan vedtaksmyndighet etter kap. 4 er organisert

Rutiner for saksbehandling

Skjema for melding om skadeavvergende tiltak i enkelttilfelle

- Sluttmøte ble avholdt 13.01.04

Område 1: Tvangsbegrepet, herunder grensene for bruk av tvang og makt

Kravet til kommunen er at innholdet i tvangsbegrepet skal være kjent for overordnet faglig ansvarlig og nedover i organisasjonen til alle ansatte som arbeider med mennesker med psykisk utviklingshemming. Følgende myndighetskrav ble revidert: Lov om sosiale tjenester § 4A-2 jfr. § 2-3.

Det ble ikke avdekket avvik eller funnet grunn til merknader på dette området.

Område 2: Kommunens egenkontroll med meldinger om skadeavvergende tiltak i enkelttilfelle

Kravet er at kommunen skal føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester er i samsvar med lov og forskrift når kommunen anvender tvang ovenfor mennesker med psykisk utviklingshemming som skadeavverging i enkelttilfeller. Kravene er beskrevet i lov om sosiale tjenester § 4A-7, 1.ledd, jfr. § 4A-5, 3. ledd bokstav a.

Avvik 1:

Det blir ikke skrevet meldinger i alle tilfeller der det blir brukt tvang som skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner.

Observasjoner:

Avviket er basert på følgende observasjoner: Det ble under intervjuene referert til hendelser der det hadde vært brukt tvang som skadeavvergende tiltak i enkelttilfelle uten at det hadde blitt sendt melding om forholdet. Det kom også fram at ansatte i tjenesten for psykisk utviklingshemmede har manglende kunnskaper i forhold til når meldinger om bruk av tvang i skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner skal fylles ut. Dette gjaldt flere informanter på ulike nivåer.

Område 3: Kommunens opplæring og veiledningsansvar.

Kravet er at kommunen plikter å sørge for nødvendig opplæring for sine ansatte. Kravet er beskrevet i lov om sosiale tjenester § 4A-4, og § 2-3 jfr. forskrift om internkontroll § 4.

Avvik 2:

Kommunen gir ikke alle tjenesteytere som arbeider med personer med psykisk utviklingshemming nødvendig opplæring i henhold til sosialtjenesteloven kap. 4A.

Observasjoner

Avviket er basert på følgende observasjoner: Under intervjuene kom det frem at det ikke er gitt opplæring i bruk av bokstav a-meldinger, melding om skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner. Flere av de ansatte hadde ikke kunnskaper om når melding skulle sendes.

Merknad 1

Kommunens organisering av tjenestetilbudet etter kap 4A i lov om sosiale tjenester:

Tilsynet er usikre på om kommunens organisering av tjenestene etter kap. 4A er hensiktsmessig i forhold til å ivareta et helhetlig og godt samordnet tjenestetilbud.

Merknaden er basert på observasjoner under intervjuene.

Usikkerhet omkring hvem som har det ansvaret for at ansatte får opplæring i henhold til 4A. Slik fylkesmannen ser det gis det på grunn av dette ulik opplæring i boligene (også forskjellig opplæring på dagsenter og i boliger).

Fra Fylkesmannen deltok:
Inger Berg, revisor
Randi Marthe Graedler, revisor
Are Fjermeros, revisjonsleder