Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Ringerike kommune, resultatenheten Familie og Velferd 19. april 2004. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er også en del av det landsomfattende tilsynet rettet mot kommunenes tjenester etter sosialtjenesteloven fastsatt av Helsetilsynet.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Ringerike kommune er organisert i ulike resultatenheter relatert til de brukerrettede tjenestene. Dette er en to-nivå modell, som ledes av rådmann og rådmannsteamet bestående av rådmannen og 3 kommunalsjefer. Pleie- og omsorgstjenestene er organisert i ulike resultatenheter hvor støttekontaktordningen og støttekontaktordningen er direkte organisert under virksomheten Familie og Velferd, mens ansvaret for andre deler av tjenestene etter kapittel 4 i sosialtjenesteloven er organisatorisk plassert i hvert enkelt omsorgsområde. Samlet er det i Ringerike kommune 27 resultatenheter.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning oversendt Fylkesmannen i Buskerud ved kommunens ekspedisjon 15.03.04:

• Ansatte innenfor rusområdet i Familie og Velferd
• Organisasjonskart, politisk og administrativ ledelse
• Organisasjonskart, rådmannen med ledere etc
• Organisasjonskart Familie og Velferd
• Kvalitetssikring – internkontrollhåndbok D
• Familie og Velferds ansatte som kan treffes på internett
• Info om Familie og Velferds sosialtjeneste
• Info om russeksjonen i Ringerike kommune
• Henvisningsskjema – Rusteam – Familie og Velferd
• Feltpleien i Villa´n
• Blå Kors, info og søknadsskjema til Stjernegruppen
• Saksprotokoll, boliger for rusmisbrukere, oppfølging av boligsosial handlingsplan
• Rusmiddelplan 2000-2003
• Enkeltvedtak
• Tjenestebeskrivelser på Internett, sosiale tjenester og psykisk helse
• Boligsosial handlingsplan for Ringerike kommune

Dokumentasjon som Ringerike kommune ble bedt om å fremlegge under tilsynet 19.04.04:

• Klientmappen tilhørende 5 klienter som bor på Ramsrud
• Klientmappen tilhørende 2 klienter som oppholder seg i rusinstitusjon
• Klientmappen tilhørende 2 klienter som mottar Legemiddelassistert rehabilitering
• Klientmappen tilhørende de 10 siste klientene som har vært i rusinstitusjon
• 2 klientmapper som inneholder referater fra ansvarsgruppemøter
• Mappene til de 10 siste rusmiddelmisbrukerne som fikk innvilget praktisk bistand og opplæring, og/eller støttekontakt, og/eller plass i bolig med heldøgns omsorgstjenester.
• 5 klientmapper hvor det er fattet vedtak om midlertidig husvære etter § 4-5.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Fylkesmannen i Buskeruds varsel om tilsyn 04.02.04
• Ringerike kommunes oversendelse av etterspurt dokumentasjon 15.03.04.
• Fylkesmannen i Buskeruds brev 30.03.04 med bl.a. program for tilsynet.

4.    Gjennomføring
Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel: ble sendt kommunen v/rådmannen 04.02.04.

Formøte: ble ikke gjennomført ved dette tilsynet.

Åpningsmøte: åpningsmøte ble avholdt 19.04.04 sammen med Helsetilsynet i Buskerud som samme dag gjennomførte tilsyn (systemrevisjon) med deler av tjenestetilbudet til demente i Ringerike kommune. Under dette møtet ble det gitt informasjon om revisjonens hensikt og omfang, den praktiske gjennomføringen av tilsynet, hvordan resultatene ville bli presentert i sluttmøtet og den skriftlige rapporten og videre oppfølging.

Intervjuer: Seks personer ble intervjuet.

Verifikasjoner: Gjennomgang av dokumentasjon som ble fremlagt under tilsynsbesøket, herunder klientmapper og stikkprøver på vedtak, journalnotat og ansvarsgruppemøter.

Sluttmøte: ble avholdt 19.04.04. Det ble gitt en oppsummering av tilsynet og resultatet av tilsynet ble presentert.

Avvik defineres som forhold som er i strid med myndighetenes krav i lov og forskrifter. Forhold som er beskrevet under "Avvik" skal utbedres.

Avvik 1

I Ringerike kommune er det ikke klart hvem som har myndighet til å fatte vedtak om tildeling av tjenester til rusmiddelmisbrukere.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenestelovens § 2-1 og forskrift av 20.12.02 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 bokstav a.

Kommentar:

• Etter sosialtjenestelovens § 2-1, annet ledd skal kommunen føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester etter kapittel 4 er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Internkontroll innebærer bl.a at det klart skal fremgå hvordan myndighet til å treffe avgjørelser er fordelt i kommunen.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Delegasjonsreglement var ikke oversendt tilsynsmyndigheten slik det ble anmodet om

• Det fremkom av intervjuer at det ikke foreligger delegasjon fra kommunens administrasjon til resultatenheten Familie og Velferd.
• Det fremkom under intervjuer at det ikke foreligger delegasjon fra leder av resultatenheten til leder av russeksjonen
• Tilsendte vedtak er undertegnet av seksjonsledere og/eller saksbehandlere som ikke har fått delegert avgjørelsesmyndighet.

Avvik 2

Ringerike kommune yter tjenester til rusmiddelmisbrukere uten at det fattes vedtak om dette.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenestelovens §§ 2-1 første og annet ledd, jf § 6-1, 4-2a, c og d, 4-3 og 8-1.
• Forvaltningslovens §§ 23, 24, 25 og 28.

Kommentar:

• Etter sosialtjenestelovens § 8-1 er tildeling av sosiale tjenester enkeltvedtak. Slike vedtak skal som hovedregel være skriftlige, og det skal klart fremgå hvilke rettigheter som er innvilget, jf forvaltningslovens § 23. Søker skal også gjøres kjent med retten til å påklage vedtaket til nærmeste overordnede forvaltningsorgan, jf forvaltningslovens § 28. Miljøarbeidertjenester i tilknytning til boliger er praktisk bistand og opplæring (og i enkelte tilfeller også støttekontakttjeneste) etter sosialtjenestelovens § 4-2a og eventuelt c.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom under intervjuer at flere rusmisbrukere i kommunen var tildelt miljøarbeidertjenester uten at det var fattet enkeltvedtak
• Gjennomgang av klientmapper tilhørende disse klientene inneholdt ikke vedtak om tildeling av tjenester etter kapittel 4 i sosialtjenesteloven.

Avvik 3

Ringerike kommune sikrer ikke at positive vedtak til rusmiddelmisbrukere følges opp med tilsvarende tjenester.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenestelovens §§ 2-1 første og annet ledd, jf 6-1, 4-2 a, c og d, 4-3 jf 8-1.

Kommentar:

• Etter sosialtjenestelovens § 8-1 annet ledd skal tildeling av sosiale tjenester regnes som enkeltvedtak, og forvaltningslovens bestemmelser om enkeltvedtak vil komme til anvendelse fullt ut. I kravet til saksbehandling ligger det implisitt at kommunen må sikre at positive vedtak skal oppfylles i samsvar med vedtakets innhold. Den plikten kommunen har til å yte tjenester til de rusmiddelmisbrukerne som fyller vilkårene for dette, jf sosialtjenesteloves § 4-3, kan ikke omgås ved at tidspunktet for når det fattes vedtak utsettes til det er tilgjengelig en støttekontakt som kan påta seg det oppdraget vedtaket gir en positiv anvisning på.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom under intervjuer at søknader fra rusmiddelmisbrukere om støttekontakt ikke ble avgjort før det var skaffet til veie personer som kunne påta seg dette oppdraget.
• Gjennomgang av klientmapper tilhørende disse klientene avdekket at det ikke ble fattet positive vedtak om støttekontakt basert på klientenes konkrete behov, men etter kommunens tilgjengelighet på støttekontakter.

Merknad defineres som forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men som tilsynsmyndigheten mener det er nødvendig å påpeke. Forhold som er beskrevet under "Merknader" bør utbedres.

Merknad 1

I Ringerike kommune er det lite kjent i kommunen hvem som har ansvaret for å gi opplysning, råd og veiledning til rusmiddelmisbrukere.

Kommentar:

• Det informasjonsmateriell kommunen har utarbeidet for sin utadrettede informasjon er foreldet og gir i liten grad informasjon om hvilke tjenester etter sosialtjenestelovens kapittel 4 som er tilgjengelige for rusmiddelmisbrukerne i Ringerike kommune. Under intervjuene fremkom det også usikkerhet hvorvidt og på hvilken måte disse tjenestene ble tilbudt rusmiddelmisbrukerne.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:

Avdelingsdirektør Anne Cathrine Dahl (revisjonsleder)
rådgiver Tom Tvenge (revisor) og
rådgiver Anne-Lene E. Arnesen (revisor).

Jo Kittelsen fra Helsetilsynet var til stede som observatør under revisjonen.